Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 44.1 von Marco Bauer am 2024/05/29 10:40

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
29.1	3	(% class="wikigeneratedid" id="HAdminBereichKontaktmanagement:" %)
	4	Admin Bereich Kontaktmanagement:
9.1	5
	6	{{toc/}}
	7	)))
	8
25.1	9	= Zusatzfelder =
9.1	10
32.1	11	Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
9.1	12
25.1	13
	14	== Zusatzfeldtypen ==
	15
24.1	16	\|=Feldtyp\|=Beschreibung
	17	\|Text\|In diesem können Buchstaben eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen.
	18	\|Zahl\|In diesem können Zahlen eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen.
	19	Hinweis: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden.
	20	\|Datum\|Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden. Auch hier sind Vorabanpassungen bezüglich der Länge empfehlenswert.
	21	\|Ja/Nein\|Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja oder ein Nein angeben.
	22	\|Werteliste\|Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
	23	\|Memo\|Dieser Feldtyp ist für längere Texte geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
	24
25.1	25	== Übersicht Zusatzfelder ==
24.1	26
23.1	27	1. Begriff Zusatzfeld in Schnellsuche eingeben
	28
	29	(% style="list-style-type:circle" %)
	30	* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
	31
	32	(% start="2" %)
	33	1. Verzeichnis Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder doppelklicken
	34
	35	(% style="list-style-type:circle" %)
	36	* Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
	37
10.1	38	[[image:Zusatzfelder_Menue.png]]
9.1	39
10.1	40	\|=Nummer\|=Beschreibung
	41	\|1\|Die einzelnen Spaltenkriterien, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.
	42	\|2\|Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne Eintrag nach unten oder oben verschieben.
	43	\|3\|Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.
	44	\|4\|Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button Zusatzfelder aktualisieren anklicken.
	45	Wichtig: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.
	46	\|5\|Über diesen Button kann man Werte in ein Zusatzfeld übertragen.
	47	\|6\|Über diesen Button kann man Inhalte austauschen.
18.1	48	\|7\|Möchte man ein neues Zusatzfeld erstellen, kann man dies über das + Icon machen.
9.1	49
18.1	50	== Zusatzfeld erstellen ==
	51
	52	1. Auf das + Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
40.1	53	1. Gewünschten Bereich auswählen. Dieser regelt dann wo das Zusatzfeld angezeigt wird. Bspw. Förderung dann wird das Zusatzfeld bei der Neuanlage/Bearbeitung einer Förderung angezeigt.
18.1	54	1. Button Fortsetzen klicken
	55
	56	(% style="list-style-type:circle" %)
	57	* Die weiteren Eingaben werden möglich.
	58
	59	(% start="4" %)
	60	1. Weitere Eingaben machen
	61	1. OK-Button klicken
	62
	63	(% style="list-style-type:circle" %)
	64	* Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
	65
43.1	66	== Zusatzfeld einblenden/ausblenden ==
	67
44.1	68	1. In das Modul Kontaktmanagement wechseln[[image:Zusatzfelder_ein_ausblenden.png\|\|height="259" style="float:right" width="354"]]
43.1	69	1. Menüpunkt Kontakte auswählen
	70
	71	(% style="list-style-type:circle" %)
	72	* Die Übersichtsliste der Kontakte wird angezeigt.
	73
	74	(% start="3" %)
	75	1. Oben links auf die drei Punkte neben der Suchleiste klicken
	76	1. Auf Ansicht gehen
	77	1. In nun geöffneter Auswahl Felder einblenden/ausblenden auswählen
	78	1. In geöffnetem Menüfenster des Befehls Felder ein-/ausblenden das + vor Variable Zusatzfelder klicken
	79	1. + vor nun ausgeklappter Option Übergreifende variable Zusatzfelder klicken
	80	1. In der nun geöffneten Auswahl gewünschte Zusatzfelder anklicken
	81	1. Im anschließenden Viewmember eine Überschrift auswählen
	82	1. Mit OK-Button bestätigen
	83
	84	(% style="list-style-type:circle" %)
	85	* Das Zusatzfeld wird nun in der Übersicht angezeigt.
	86
	87	(% class="box infomessage" %)
	88	(((
	89	Wenn man möchte, dass das Zusatzfeld nicht nur jetzt gerade sondern ab jetzt immer in der Übersichtsliste mit angezeigt werden soll, muss man die Ansicht speichern.
	90	Die Option Ansicht speichern befindet sich direkt unter Felder ein-/ausblenden.
	91	)))
	92
	93
10.1	94	== Neuanlage Kategorie ==
	95
25.1	96	Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
	97
10.1	98	[[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png\|\|height="391" style="float:left" width="601"]]
	99
	100	(% style="width:860px" %)
	101	\|=Nummer\|=(% style="width: 779px;" %)Beschreibung
	102	\|1\|(% style="width:779px" %)Hierüber gibt man eine Nummer ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch katalogisieren möchte.
41.1	103	\|2\|(% style="width:779px" %)Hier gibt man eine beschreibende Bezeichnung ein, so wie die jeweilige Kategorie später auch angezeigt werden soll.
	104	\|3\|(% style="width:779px" %)Wird die Kategorie nicht mehr benötigt, dann kann man den Status auf inaktiv setzen.
10.1	105	\|4\|(% style="width:779px" %)(((
	106	Das Anzeigeformat legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:
	107
41.1	108	* Einzeilig: Das Zusatzfeld wird im Desktop nur über eine Zeile ausgegeben.
	109	* Mehrzeilig: Das Zusatzfeld wird im Desktop über mehrere Zeilen ausgegeben.
10.1	110	)))
42.1	111	\|5\|(% style="width:779px" %)Die Information, ob die Kategorie mit Zusatzfeldern offen angezeigt wird, kann man hier festlegen. Ist Sinnvollen wenn es sehr viele Zusatzfelder innerhalb einer Kategorie gibt.
10.1	112	\|6\|(% style="width:779px" %)Über das + Icon kann man der Liste der Kategorien ein neue Kategorie hinzufügen. Drückt man auf das + Icon, erscheint eine neue Zeile.
	113
42.1	114	=== Kategorie mit Zusatzfelder Beispiel ===
38.1	115
42.1	116	Eine Kategorie mit Zusatzfelder wird im angegebenen Bereich der Zusatzfelder dann im jeweiligen Desktop bei bei der Neuanlage und Bearbeitung angezeigt.
	117	Wie das dann im Desktop aussehen kann finden Sie unterhalb zwei Screenshots.
38.1	118
	119
42.1	120	Zugeklapter und aufgeklapter Zustand einer Kategorie. Die Kategorie kann dan mit + und - entweder aufgeklappt oder zugeklappt werden.
38.1	121
42.1	122
	123
	124
	125
	126
39.1	127	[[image:Zusatzfelder_Erklaerung_Version_2.png\|\|height="585" width="1101"]]
38.1	128
	129
	130
	131
	132
	133
	134	xx
	135
	136
	137
	138
	139
	140
30.1	141	BEISPIELANZEIGE WIE DAS MIT DER KATEGORIE MIT ECHTEN DATEN AUSSCHAUT. Einzeilig und mehrzeilig.
10.1	142
	143
	144
	145	== Neuanlage Zusatzfeld ==
	146
	147	[[image:Zusatzfeld_Neuanlage.png\|\|height="670" style="float:left" width="589"]]
	148
	149	(% style="margin-left:auto; width:896px" %)
	150	\|=Nummer\|=(% style="width: 805px;" %)Beschreibung
	151	\|1\|(% style="width:805px" %)Im Bereich wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das Zusatzfeld hinterlegt sein soll. In diesem Fall wird ein Zusatzfeld für den Bereich Zuwendungen angelegt.
	152	\|2\|(% style="width:805px" %)Hier wählt man eine der erstellten Kategorien aus. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].
	153	\|3\|(% style="width:805px" %)Jedes Zusatzfeld hat einen bestimmten Feldtyp. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.
	154	\|4\|(% style="width:805px" %)Zeichenbegrenzungen legt man hier fest. Hierüber kann man zu lange/unerwünschte Eingaben verhindern. Beispielsweise ist kein Vorname über 1.000 Zeichen lang. Die Limits für diese Zeichenlängen nimmt man hier vor.
	155	\|5\|(% style="width:805px" %)Ob das Zusatzfeld aktuell gültig ist, legt man hierüber fest.
	156	\|6\|(% style="width:805px" %)Die Werteliste gibt alle wählbaren Menüpunkte an. Klickt man auf den Button Werteliste, so gelangt man zur Auflistung aller verfügbaren Optionen. Indem man die unterste neue leere Zeile klickt, kann man die Werteliste um einen weiteren Punkt ergänzen. Möchte man einen bereits bestehenden Listeneintrag ändern, so klickt man in das Textfeld eines bereits bestehenden Beitrags. Den Status eines Wertes kann festlegen:(((
	157	* Gültig:
	158	* Abgelaufen:
	159	)))
	160	\|7\|(% style="width:805px" %)Mittels dem Standardwert bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
	161
	162	xx
	163
	164
	165
8.1	166
	167
3.1	168
	169
19.1	170
31.1	171
	172
	173
	174
	175
	176
	177
	178
	179
	180
	181
19.1	182	= Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
	183
35.1	184	Möchte man Einstellungen bezüglich des temporären Ablagepfades oder Auscheckpfades für Dokumente vornehmen, muss man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] zunächst den Begriff Programmparameter ein.
	185	Im Ordner Allgemein angekommen, klickt man schließlich auf den Unterordner DMS.
34.1	186	Wenn man ein z.B. ein Dokument, Vorlage usw. erzeugt, so wird eben dieses erstellte Dokument temporär im Ablagepfad gespeichert.
	187	Der temporäre Ausgabepfad wird auch beim Versenden von Mails genutzt, als Zwischenablage für die Anlagen an Mails.
	188	Checkt man ein Dokument aus, will man es vielleicht bearbeiten. Für diesen Fall wird ein Auscheckpfad für Dokumente genutzt.
19.1	189
32.1	190	[[image:programmparameter_ablagepfad.png\|\|alt="image-20240405151806-1.png" height="461" width="1286"]]
19.1	191
	192
31.1	193
	194
2.1	195	= Einrichtung E-Mail Anbindung =
	196
36.1	197	[[image:Programmparameter_Email_04-2024.png\|\|alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="373" width="915"]]
6.1	198
7.1	199	Indem man den Begriff Programmparameter in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den Einstellungen der Programmparameter (Ziffer 1).
6.1	200	Hier wählt man bei der Rubrik Allgemein den Unterpunkt Mail (Ziffer 2) aus und gelangt so zu den Einstellungen des E-Mail Modus (Ziffer 3).
	201	Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
	202
15.1	203	Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[IMAP/SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]].
16.1	204	Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[Outlook>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]].
17.1	205	Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]].
37.1	206	Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
6.1	207
14.1	208
12.1	209	== E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
6.1	210
13.1	211	[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png\|\|height="506" style="float:left" width="770"]]
6.1	212
13.1	213	(% style="margin-left:auto; width:714px" %)
	214	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 636px;" %)Beschreibung
	215	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum IMAP Server und zum SMTP Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine IP oder einen Namen eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.
	216	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den E-Mail Timeout.
	217	Achtung: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.
	218	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:636px" %)Indem man ein Häkchen setzt, aktiviert man die SSL. Dies bedeutet, dass...
	219	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man das Verfahren, wie der Login zu erfolgen hat.
	220	\|(% style="width:74px" %)5\|(% style="width:636px" %)Hier werden die ClientID und TenantID eingeblendet.
	221	\|(% style="width:74px" %)6\|(% style="width:636px" %)Hier werden Absender und Empfänger festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den Testmail-Button tun.
	222	\|(% style="width:74px" %)7\|(% style="width:636px" %)Hier legt man die Anmeldeoption fest.
19.1	223	\|(% style="width:74px" %)8 BRAUCHEN WIR NICHT\|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den Ablageordner. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei versendete UP-Belege im Ordner ablegen.
	224	\|(% style="width:74px" %)9 BRAUCHEN WIR NICHT\|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man Kürzel für das Hauptdokument (Beleg) und für zusätzliche Anlagen fest.
6.1	225
	226
	227
	228
12.1	229	xx
	230
	231
	232	== E-Mail Modus Outlook ==
	233
20.1	234	Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
	235
13.1	236	[[image:Email_Anbindung_Outlook.png\|\|height="415" style="float:left" width="842"]]
12.1	237
13.1	238	(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
	239	\|=(% style="width: 71px;" %)Nummer\|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
	240	\|(% style="width:71px" %)1\|(% style="width:564px" %)Hier werden die ClientID und TenantID eingeblendet.
	241	\|(% style="width:71px" %)2\|(% style="width:564px" %)Hier legt man die Anmeldeoption fest.
19.1	242	\|(% style="width:71px" %)3 BRAUCHEN WIR NICHT\|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man den Ablageordner. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei versendete UP-Belege im Ordner ablegen.
	243	\|(% style="width:71px" %)4 BRAUCHEN WIR NICHT\|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man Kürzel für das Hauptdokument (Beleg) und für zusätzliche Anlagen fest.
12.1	244
	245
	246	xx
	247
	248
36.1	249
	250
	251
	252
12.1	253	== E-Mail Modus EWS ==
	254
13.1	255	[[image:Email_Anbindung_EWS.png\|\|height="517" width="1067"]]
	256
	257	(% style="width:1066px" %)
	258	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 985px;" %)Beschreibung
	259	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:985px" %)Möchte man einen Testdurchlauf mit dem EWS-Zugang starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.
	260	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:985px" %)Hier legt man fest, ob man den lokalen Exchange Server verwenden möchte oder nicht.
	261	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man das Verfahren, wie der Login zu erfolgen hat.
	262	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:985px" %)Hier werden die ClientID und TenantID eingeblendet.
	263	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:985px" %)Hier werden Absender und Empfänger festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den Testmail-Button tun.
	264	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:985px" %)Hier legt man die Anmeldeoption fest.
	265	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man den Ablageordner. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei versendete UP-Belege im Ordner ablegen.
	266	\|(% style="width:77px" %)8\|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man Kürzel für das Hauptdokument (Beleg) und für zusätzliche Anlagen fest.
	267
12.1	268	xx
	269
	270
	271
	272
	273
	274
	275
	276
	277
	278
	279
	280
	281
	282
	283
	284
28.1	285	== E-Mail Modus MS Graph ==
12.1	286
36.1	287	{{info}}
	288	Die Nutzung des E-Mail Modus MS Graph setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist.
	289	{{/info}}
12.1	290
36.1	291	[[image:Email_MS-Graph.png\|\|height="624" style="float:left" width="1073"]]
12.1	292
36.1	293	(% style="margin-left:auto; width:411px" %)
	294	\|=(% style="width: 83px;" %)Nummer\|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
	295	\|(% style="width:83px" %)1\|(% style="width:324px" %)Hier werden die ClientID und TenantID eingeblendet.
	296	\|(% style="width:83px" %)2\|(% style="width:324px" %)Über den Button Parameterübersicht gelangt man zu einer tabellarischen Anzeige der Programmparameter. Hier unterteilen die Spalten unter anderem in die Bereiche, Standardwerte und Datentypen. Außerdem kann man hier via Anklicken der jeweiligen Kästchen auswählen, ob der jeweilige Programmparameter mandbezogen oder usergroupbezogen ist.
	297	\|(% style="width:83px" %)3\|(% style="width:324px" %)Mittels Button Übersetzungen verwalten kann man sämtliche Begriffe gemäß der Übersetzungen einsehen und verwalten.
	298	\|(% style="width:83px" %)4\|(% style="width:324px" %)Mit dem Button Zustandsüberwachung konfigurieren gelangt man zum Fenster der Zustandsüberwachung. Neben dem Benutzernamen und Überwachungsintervall in Stunden, legt man hier auch die Mailversandoptionen fest. Außerdem definiert man hier noch Absender, Empfänger und Betreff der Mail.
12.1	299
	300
	301
	302
	303
	304
22.1	305
	306
36.1	307
	308
	309
	310
	311
	312
	313
	314
	315
	316
	317
	318
	319
	320
	321
	322
	323
	324
	325
	326
	327
	328
	329
	330
	331
	332
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	336
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	339
	340
	341