Zusatzfelder

Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.

Zusatzfeldtypen

Übersicht Zusatzfelder

1. Begriff Zusatzfeld in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

2. Verzeichnis Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder doppelklicken

• Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.

Formatierung der Zusatzfelder

Zusatzfelder vom Typ "Zahl" können wie folgt formartiert werden:

Zusatzfelder vom Typ "Datum" können wie folgt formartiert werden:

Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen

Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.
Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).

1. In beliebiges Modul wechseln (z.B. Kontaktmanagement, Förderungen,...)

2. Menüpunkt auswählen, um sich die Übersicht aller Einträge des Moduls anzeigen lassen (z.B. Kontakte, Förderungen,...)

• Die Übersichtsliste des gewünschten Moduls wird angezeigt.

3. Oben links auf die drei Punkte neben der Suchleiste klicken

4. Auf Ansicht gehen

5. In nun geöffneter Auswahl Felder ein-/ausblenden auswählen

6. In geöffnetem Menüfenster des Befehls Felder ein-/ausblenden das + vor Variable Zusatzfelder klicken

7. + vor nun ausgeklappter Option Übergreifende variable Zusatzfelder klicken

8. In der nun geöffneten Auswahl gewünschte Zusatzfelder anklicken

9. Im anschließenden Viewmember eine Überschrift auswählen

10. Mit OK-Button bestätigen

• Das Zusatzfeld wird nun in der Übersicht angezeigt.

Neuanlage Kategorie

Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an

Kategorie mit Zusatzfelder Beispiel

Eine Kategorie mit Zusatzfeldern wird im entsprechenden Bereich der Zusatzfelder auf dem jeweiligen Desktop sowohl bei der Neuanlage als auch bei der Bearbeitung angezeigt.
Die Einstellung Anzeigeformat der Kategorie bestimmt, wie die Zusatzfelder im Desktop angeordnet werden.
Die Möglichkeiten sind hierbei:

• alles untereinander

• alles in einer Zeile

Die Einstellung offen legt fest, ob die Kategorie der Zusatzfelder offen oder zugeklappt ist.
Wie dies aussehen kann, zeigt der folgende Screenshot.

Neuanlage Zusatzfelder

1. Begriff Zusatzfeld in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.

2. Die Suchergebnisse werden angezeigt.

3. Verzeichnis Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder doppelklicken

4. Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.

5. Auf das + Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken

6. Gewünschten Bereich auswählen. Dieser regelt dann wo das Zusatzfeld angezeigt wird. Bspw. Förderung dann wird das Zusatzfeld bei der Neuanlage/Bearbeitung einer Förderung angezeigt.

7. Button Fortsetzen klicken

• Die weiteren Eingaben werden möglich.

8. Weitere Eingaben machen

9. OK-Button klicken

• Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.

Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente

Vorraussetzung: Sie haben die Berechtigung um in die Programmparameter zu kommen.

Wenn Einstellungen für den temporären Ablagepfad oder den Auscheckpfad von Dokumenten vorgenommen werden sollen gehen Sie wie folgt vor:

1. Tragen Sie in der Schnellsuch den Begriff Programmparameter ein.
2. Im Bereich Allgemein angekommen, öffnet man den Unterordner DMS, wo die entsprechenden Optionen zu finden sind.

Temporarer Ablagepfad:
Wird beispielsweise ein Dokument oder eine Vorlage erzeugt, wird dieses erstellte Dokument zunächst im temporären Ablagepfad gespeichert.
Auch beim Versenden von E-Mails kommt der temporäre Ablagepfad zum Einsatz – er dient als Zwischenablage für die Anhänge der E-Mail.

Auscheckpfad:
Soll ein Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt werden, wird dafür der Auscheckpfad genutzt, in dem das Dokument temporär abgelegt wird.

Einrichtung E-Mail Anbindung

Indem man den Begriff Programmparameter in die Schnellsuche eingibt, gelangt man zu den Einstellungen der Programmparameter (Ziffer 1).
Hier wählt man bei der Rubrik Allgemein den Unterpunkt Mail (Ziffer 2) aus und gelangt so zu den Einstellungen des E-Mail Modus (Ziffer 3).
Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.

Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu IMAP/SMTP.
Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu Outlook.
Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu EWS.
Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu MS Graph.

E-Mail Modus IMAP/SMTP

E-Mail Modus Outlook

Damit die Funktion genutzt werden kann, muss Outlook lokal installiert sein und es muss mindestens ein E-Mail-Konto in Outlook eingerichtet sein.

E-Mail Modus EWS

E-Mail Modus MS Graph

Einrichtung E-Mail-Anbindung mit MS-Graph und Azure in base4IT

Die base4it Software bietet ihren Anwendern die Möglichkeiten
• E-Mails aus für sie freigebenen Postfächern einem Kontakt als „Aktivität“ zuzuweisen
• Eine „Aktivität“ als ausgehende E-Mail anzulegen und zu versenden

Beide Funktionalitäten benötigen eine Anbindung an das E-Mail-System des Kunden. Bei Kunden mit
lokalem Exchange Server erfolgt dies über EWS, bei Exchange in der Cloud mit EWS oder MS-Graph.
Nach aktuellem Stand ist EWS für Exchange Online per 1.Oktober 2026 abgekündigt, ein Wechsel auf
MS-Graph ist erforderlich.

1. Anwendung registrieren
In Azure muss eine Anwendung registriert werden, der Name kann frei gewählt werden. Alle Kunden,
die bereits für die base4it-EWS-Anbindung eine Anwendung registriert haben, können diese weiter
verwenden, müssen allerdings die MS-Graph API-Berechtigungen (permissions) ergänzen.

2. API-Berechtigungen (permissions)
base4it benötigt nur „delegierte Berechtigungen“ (delegated permissions), alle Zugriffe erfolgen im
Kontext des angemeldeten Users. Folgende Permissions werden benötigt:

3. Anwender hinzufügen
Unter Benutzer und Gruppen müssen die Anwender hinzugefügt werden.

4. Authentifizierung
Bei Zugriff über MS Graph wird von base4it nur OAUTH 2.0 als Authentifizierung unterstützt, daher muss
für die registrierte Anwendung folgender Eintrag im Bereich „Authentifizierung“ → „Mobilgerät und
Desktopanwendung“ vorhanden sein:

Bei erstem Zugriff auf das Mailkonto (Abruf der eingegangenen Mails oder Senden einer Aktivität als E-
Mail) erscheint das Microsoft Authentifizierungsfenster zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und
Passwort, danach die konfigurierte 2FA-Authentifizierung. base4it merkt sich nach erfolgreicher
Anmeldung das von Microsoft zurückgegebene Token im Hauptspeicher und verwendet es für die
weiteren Zugriffe bis zum Beenden der Anwendung bzw. dem zeitlichen Ablauf des Tokens, falls
zwischenzeitlich kein Zugriff erfolgt.

5. Konfiguration base4IT