Änderungen von Dokument Dokument- & Belegvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:42

Von 18.1 nach 19.1 Von 33.1 nach 34.1

Von Version 19.1

bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/02/06 16:23

Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Auf Version 33.1

bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/02/28 14:24

Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
Anhänge (0 geändert, 2 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Formularfelder-Eigenschaften.png
- Kombinationslisten_Formularfeld.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

@@ -1,1 +1,1 @@
--Vorlagen
++Dokument- & Belegvorlagen

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.MarcoBauer
++XWiki.kprummer

Inhalt

@@ -13,158 +13,13 @@
  = Dokumentvorlagen =
  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
++Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/]].
--== Dokumentvorlagen erstellen ==
--1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="294" style="float:right" width="487"]]
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
--* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
--
--(% start="2" %)
--1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
--
--(% start="3" %)
--1. **+** Icon anklicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
--
--(% start="4" %)
--1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
--1. **Bezeichnung **eingeben
--1. **Kategorie **auswählen
--1. **Stiftung **auswählen
--1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
--1. Diskette-Icon **Speichern **auswählen
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
--
--== Allgemeine Einstellungen die Dokumentenvorlage ==
--
--[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="423" width="900"]]
--
--(% style="width:896px" %)
--|=Nummer|=(% style="width: 806px;" %)Beschreibung
--|**1**|(% style="width:806px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
--|**2**|(% style="width:806px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
--|**3**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
--|**4**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
--|**5**|(% style="width:806px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
--|**6**|(% style="width:806px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
--
--== Der Designer für die Dokumentenvorlage im Überblick ==
--
--[[image:Designer_Start.png||height="326" width="902"]]
--
--(% style="width:900px" %)
--|=Nummer|=(% style="width: 748px;" %)Beschreibung
--|**0**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
--|**1**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
--|**2**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
--|**3**|(% style="width:748px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
--|**4**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
--|**5**|(% style="width:748px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
--|**6**|(% style="width:748px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
--|**7**|(% style="width:748px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
--|**8**|(% style="width:748px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
--|**9**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
--
--=== Seriendruckfelder im Überblick ===
--
--[[image:Designer_Seriendruck.png||height="317" width="903"]]
--
--(% style="width:901px" %)
--|=Nummer|=(% style="width: 824px;" %)Beschreibung
--|**1**|(% style="width:824px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
--bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
--Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
--|**2**|(% style="width:824px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
--|**3**|(% style="width:824px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
--|**4**|(% style="width:824px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
--|**5**|(% style="width:824px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
--|**6**|(% style="width:824px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
--|**7**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
--|**8**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
--
--=== Seriendruckfeld einfügen ===
--
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
--1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
--1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
--
--(% start="4" %)
--1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
--1. Auf Button **Einfügen **klicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
--
--=== Formularfelder im Überblick ===
--
--[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="315" width="539"]]
--
--(% style="width:539px" %)
--|**Nummer**|(% style="width:359px" %)**Beschreibung**
--|**1**|(% style="width:359px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
--|**2**|(% style="width:359px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
--|**3**|(% style="width:359px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
--|**4**|(% style="width:359px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
--|**5**|(% style="width:359px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
--
--=== Kombinationslisten einfügen und erweitern ===
--
--1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
--1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
--1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
--1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
--
--(% start="5" %)
--1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Eingabefenster wird geöffnet.
--
--(% start="6" %)
--1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
--
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
--
--== Dokumentenkategorien ==
--
--Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentenkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentenkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
--
--=== Dokumentenkategorien anlegen ===
--
--1.    Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
--2.    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
--3.    Der Karteireiter „Dokumentenkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
--4.    Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
--
--=== Dokumentenkategorie inaktiv setzen ===
--
--Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
--
--1.    Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
--2.    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
--3.    In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
--4.    Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
--
--
  = Belegvorlagen =
++Die **Belegvorlagen** werden beim Ausführen von Prozessschritten automatisch herangezogen, beispielsweise bei **Förderungen**, **Ausschüttungen** oder **Mietverträgen**.
++
  == Zu den Belegvorlagen gelangen ==
 . In der Schnellsuche den Begriff **Belegvorlagen **eingeben
@@ -174,7 +174,7 @@
  == Erstellung einer Belegvorlage ==
--Bewegt man den Mauszeiger nach unten rechts auf der Seite Auflistung der Belegvorlagen, so findet man das **+ **Icon. Klickt man eben dieses an, öffnet sich die Eingabemaske zur **Neuanlage **einer **Belegvorlage**.
++Rechts in der Übersichtsliste aller Belegvorlagen befindet sich das **+ Icon**. Ein Klick darauf öffnet die **Eingabemaske** zur Neuanlage einer Belegvorlage.
  [[image:Neuanlage_Belegvorlage.png||height="311" width="511"]]
@@ -182,7 +182,7 @@
  |=Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
  |**1**|(% style="width:434px" %)Hier wählt man den **Bereich **aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
  |**2**|(% style="width:434px" %)Hier definiert man, welche **Bezeichnung **die Belegvorlage haben soll.
--|**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen.
++|**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen. Die Vorlage wird dann nur bei dieser Stiftung angezogen.
  |**4**|(% style="width:434px" %)(((
  Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer **1**)
@@ -227,6 +227,17 @@
 . Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
 . **Einfügen**-Button klicken
++== Wiederholenden Block Definition ==
++
++Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
++Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
++so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
++Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
++\\Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
++
++* Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
++* weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
++
  == Wiederholenden Block einfügen ==
 . Belegvorlage doppelklicken
@@ -243,6 +243,13 @@
 . Reiter **Formularfelder **auswählen
 . Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="54" width="119"]] bearbeiten.
++Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
++)))
++
++
  == Belegvorlage inaktiv setzen ==
 . Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
@@ -251,19 +251,53 @@
 . Option **Inaktiv **auswählen
 . **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
++= Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage =
++Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.
++== Datumsfeld formatieren ==
++**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
++1. **Datumsfeld **anklicken
++1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
++1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
++1. Folgendes Format eintragen: **dd.MM.yyyy**
++== Betragsfeld formatieren ==
++**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
++1. **Betragsfeld **anklicken
++1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
++1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
++1. Folgendes Format eintragen:** #, #.00**
++== Check-Box einfügen ==
++Eine Check-Box ist hilfreich, um ein **Zusatzfeld **vom Typ **Ja/Nein** auszuwerten.
++1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
++1. **Datenfeldname **des **Zusatzfeldes **raussuchen
++1. Button **Seriendruckfeld einfügen **anklicken
++1. Text aus Spalte **Datenfeld **kopieren
++1. Button **Spezialfeld einfügen **klicken
++1. Option **IF **wählen
++1. Im Bereich **Vergleich zu **Begriff **True **eintragen
++1. Im Bereich **Diesen Text einfügen **Buchstabe **ý **eintragen
++1. Im Bereich **Sonst diesen Text einfügen **Buchstabe **o **eintragen
++1. Komplettes IF-Feld markieren
++1. Bei **Schriftart **Schriftart **Wingdings **auswählen
++== Absatz bei Beschlussvorlage einfügen ==
++Ein Absatz bei einer Beschlussvorlage macht dann Sinn, wenn **jeder TOP** oder auch **jedes Förderprojekt pro Seite** dargestellt werden muss.
++1. Bearbeitung der Beschlussvorlage öffnen
++1. In jeweiligen Textbaustein wechseln
++1. Dort vor erstem Seriendruckfeld mit rechter Maustaste klicken
++1. Absatz auswählen
++1. Im Karteireiter **Rahmen und Seitenwechsel** Häkchen bei **Seitenwechsel oberhalb** setzen
@@ -273,6 +273,4 @@
--
--

Formularfelder-Eigenschaften.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+11.9 KB

Inhalt

Kombinationslisten_Formularfeld.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+21.2 KB

Inhalt