Änderungen von Dokument Dokument- & Belegvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 2 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Formularfelder-Eigenschaften.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -13,159 +13,13 @@
13	13	= Dokumentvorlagen =
14	14
15	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	16	+Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/]].
16	16
17		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
18	18
19		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="294" style="float:right" width="487"]]
20		-
21		-(% style="list-style-type:circle" %)
22		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
23		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
24		-
25		-(% start="2" %)
26		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
27		-
28		-(% style="list-style-type:circle" %)
29		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
30		-
31		-(% start="3" %)
32		-1. **+** Icon anklicken
33		-
34		-(% style="list-style-type:circle" %)
35		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
36		-
37		-(% start="4" %)
38		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
39		-1. **Bezeichnung **eingeben
40		-1. **Kategorie **auswählen
41		-1. **Stiftung **auswählen
42		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
43		-1. Diskette-Icon **Speichern **auswählen
44		-
45		-(% style="list-style-type:circle" %)
46		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
47		-
48		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentenvorlage ==
49		-
50		-[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="423" width="900"]]
51		-
52		-(% style="width:896px" %)
53		-|=Nummer|=(% style="width: 806px;" %)Beschreibung
54		-|**1**|(% style="width:806px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
55		-|**2**|(% style="width:806px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
56		-|**3**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
57		-|**4**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
58		-|**5**|(% style="width:806px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
59		-|**6**|(% style="width:806px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
60		-
61		-== Der Designer für die Dokumentenvorlage im Überblick ==
62		-
63		-[[image:Designer_Start.png||height="326" width="902"]]
64		-
65		-(% style="width:900px" %)
66		-|=Nummer|=(% style="width: 748px;" %)Beschreibung
67		-|**0**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
68		-|**1**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
69		-|**2**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
70		-|**3**|(% style="width:748px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
71		-|**4**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
72		-|**5**|(% style="width:748px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
73		-|**6**|(% style="width:748px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
74		-|**7**|(% style="width:748px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
75		-|**8**|(% style="width:748px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
76		-|**9**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
77		-
78		-=== Seriendruckfelder im Überblick ===
79		-
80		-[[image:Designer_Seriendruck.png||height="317" width="903"]]
81		-
82		-(% style="width:901px" %)
83		-|=Nummer|=(% style="width: 824px;" %)Beschreibung
84		-|**1**|(% style="width:824px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
85		-bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
86		-Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
87		-|**2**|(% style="width:824px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
88		-|**3**|(% style="width:824px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
89		-|**4**|(% style="width:824px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
90		-|**5**|(% style="width:824px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
91		-|**6**|(% style="width:824px" %)[[Wiederholenden Blöcke>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenBlockDefinition]]** bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
92		-|**7**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
93		-|**8**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
94		-
95		-=== Seriendruckfeld einfügen ===
96		-
97		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
98		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
99		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
100		-
101		-(% style="list-style-type:circle" %)
102		-* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
103		-
104		-(% start="4" %)
105		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
106		-1. Auf Button **Einfügen **klicken
107		-
108		-(% style="list-style-type:circle" %)
109		-* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
110		-
111		-=== Formularfelder im Überblick ===
112		-
113		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="315" width="539"]]
114		-
115		-(% style="width:539px" %)
116		-|**Nummer**|(% style="width:359px" %)**Beschreibung**
117		-|**1**|(% style="width:359px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
118		-|**2**|(% style="width:359px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
119		-|**3**|(% style="width:359px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
120		-|**4**|(% style="width:359px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
121		-|**5**|(% style="width:359px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
122		-
123		-=== Kombinationslisten einfügen und erweitern ===
124		-
125		-1. Dokumentvorlage oder Belegvorlage öffnen.
126		-1. Karteikarte** Designer **auswählen
127		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
128		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
129		-1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
130		-
131		-(% style="list-style-type:circle" %)
132		-* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
133		-
134		-(% start="5" %)
135		-1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
136		-
137		-(% style="list-style-type:circle" %)
138		-* Das Eingabefenster wird geöffnet.
139		-
140		-(% start="6" %)
141		-1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
142		-
143		-(% style="list-style-type:circle" %)
144		-* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
145		-
146		-== Dokumentenkategorien ==
147		-
148		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentenkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentenkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
149		-
150		-=== Dokumentenkategorien anlegen ===
151		-
152		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
153		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
154		-3.   Der Karteireiter „Dokumentenkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
155		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
156		-
157		-=== Dokumentenkategorie inaktiv setzen ===
158		-
159		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
160		-
161		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
162		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
163		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
164		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
165		-
166		-
167	167	= Belegvorlagen =
168	168
	21	+Die **Belegvorlagen** werden beim Ausführen von Prozessschritten automatisch herangezogen, beispielsweise bei **Förderungen**, **Ausschüttungen** oder **Mietverträgen**.
	22	+
169	169	== Zu den Belegvorlagen gelangen ==
170	170
171	171	1. In der Schnellsuche den Begriff **Belegvorlagen **eingeben
...	...	@@ -175,7 +175,7 @@
175	175
176	176	== Erstellung einer Belegvorlage ==
177	177
178		-Bewegt man den Mauszeiger nach unten rechts auf der Seite Auflistung der Belegvorlagen, so findet man das **+ **Icon. Klickt man eben dieses an, öffnet sich die Eingabemaske zur **Neuanlage **einer **Belegvorlage**.
	32	+Rechts in der Übersichtsliste aller Belegvorlagen befindet sich das **+ Icon**. Ein Klick darauf öffnet die **Eingabemaske** zur Neuanlage einer Belegvorlage.
179	179
180	180	[[image:Neuanlage_Belegvorlage.png||height="311" width="511"]]
181	181
...	...	@@ -183,7 +183,7 @@
183	183	|=Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
184	184	|**1**|(% style="width:434px" %)Hier wählt man den **Bereich **aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
185	185	|**2**|(% style="width:434px" %)Hier definiert man, welche **Bezeichnung **die Belegvorlage haben soll.
186		-|**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen.
	40	+|**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen. Die Vorlage wird dann nur bei dieser Stiftung angezogen.
187	187	|**4**|(% style="width:434px" %)(((
188	188	Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer **1**)
189	189
...	...	@@ -255,6 +255,13 @@
255	255	1. Reiter **Formularfelder **auswählen
256	256	1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
257	257
	112	+(% class="box infomessage" %)
	113	+(((
	114	+Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="54" width="119"]] bearbeiten.
	115	+Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
	116	+)))
	117	+
	118	+
258	258	== Belegvorlage inaktiv setzen ==
259	259
260	260	1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
...	...	@@ -263,19 +263,53 @@
263	263	1. Option **Inaktiv **auswählen
264	264	1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
265	265
	127	+= Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage =
266	266
	129	+Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.
267	267
	131	+== Datumsfeld formatieren ==
268	268
	133	+**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
269	269
	135	+1. **Datumsfeld **anklicken
	136	+1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
	137	+1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
	138	+1. Folgendes Format eintragen: **dd.MM.yyyy**
270	270
	140	+== Betragsfeld formatieren ==
271	271
	142	+**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
272	272
	144	+1. **Betragsfeld **anklicken
	145	+1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
	146	+1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
	147	+1. Folgendes Format eintragen:** #, #.00**
273	273
	149	+== Check-Box einfügen ==
274	274
	151	+Eine Check-Box ist hilfreich, um ein **Zusatzfeld **vom Typ **Ja/Nein** auszuwerten.
275	275
	153	+1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
	154	+1. **Datenfeldname **des **Zusatzfeldes **raussuchen
	155	+1. Button **Seriendruckfeld einfügen **anklicken
	156	+1. Text aus Spalte **Datenfeld **kopieren
	157	+1. Button **Spezialfeld einfügen **klicken
	158	+1. Option **IF **wählen
	159	+1. Im Bereich **Vergleich zu **Begriff **True **eintragen
	160	+1. Im Bereich **Diesen Text einfügen **Buchstabe **ý **eintragen
	161	+1. Im Bereich **Sonst diesen Text einfügen **Buchstabe **o **eintragen
	162	+1. Komplettes IF-Feld markieren
	163	+1. Bei **Schriftart **Schriftart **Wingdings **auswählen
276	276
	165	+== Absatz bei Beschlussvorlage einfügen ==
277	277
	167	+Ein Absatz bei einer Beschlussvorlage macht dann Sinn, wenn **jeder TOP** oder auch **jedes Förderprojekt pro Seite** dargestellt werden muss.
278	278
	169	+1. Bearbeitung der Beschlussvorlage öffnen
	170	+1. In jeweiligen Textbaustein wechseln
	171	+1. Dort vor erstem Seriendruckfeld mit rechter Maustaste klicken
	172	+1. Absatz auswählen
	173	+1. Im Karteireiter **Rahmen und Seitenwechsel** Häkchen bei **Seitenwechsel oberhalb** setzen
279	279
280	280
281	281
...	...	@@ -283,4 +283,6 @@
283	283
284	284
285	285
	181	+
	182	+
286	286

Formularfelder-Eigenschaften.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

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	1	+11.9 KB

Inhalt

Kombinationslisten_Formularfeld.png

Author

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	1	+XWiki.MarcoBauer

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