Änderungen von Dokument Dokument- & Belegvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 1 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Formularfelder-Eigenschaften.png

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -13,175 +13,9 @@
13	13	= Dokumentvorlagen =
14	14
15	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
	16	+Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/]].
16	16
17		-== Dokumentvorlagen erstellen ==
18	18
19		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="294" style="float:right" width="487"]]
20		-
21		-(% style="list-style-type:circle" %)
22		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
23		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
24		-
25		-(% start="2" %)
26		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
27		-
28		-(% style="list-style-type:circle" %)
29		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
30		-
31		-(% start="3" %)
32		-1. **+** Icon anklicken
33		-
34		-(% style="list-style-type:circle" %)
35		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
36		-
37		-(% start="4" %)
38		-1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
39		-1. **Bezeichnung **eingeben
40		-1. **Kategorie **auswählen
41		-1. **Stiftung **auswählen
42		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
43		-1. Diskette-Icon **Speichern **auswählen
44		-
45		-(% style="list-style-type:circle" %)
46		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
47		-
48		-== Allgemeine Einstellungen die Dokumentenvorlage ==
49		-
50		-[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="423" width="900"]]
51		-
52		-(% style="width:896px" %)
53		-|=Nummer|=(% style="width: 806px;" %)Beschreibung
54		-|**1**|(% style="width:806px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
55		-|**2**|(% style="width:806px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
56		-|**3**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
57		-|**4**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
58		-|**5**|(% style="width:806px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
59		-|**6**|(% style="width:806px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
60		-
61		-== Der Designer für die Dokumentenvorlage im Überblick ==
62		-
63		-[[image:Designer_Start.png||height="326" width="902"]]
64		-
65		-(% style="width:900px" %)
66		-|=Nummer|=(% style="width: 748px;" %)Beschreibung
67		-|**0**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
68		-|**1**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
69		-|**2**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
70		-|**3**|(% style="width:748px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
71		-|**4**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
72		-|**5**|(% style="width:748px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
73		-|**6**|(% style="width:748px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
74		-|**7**|(% style="width:748px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
75		-|**8**|(% style="width:748px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
76		-|**9**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
77		-
78		-=== Seriendruckfelder im Überblick ===
79		-
80		-[[image:Designer_Seriendruck.png||height="317" width="903"]]
81		-
82		-(% style="width:901px" %)
83		-|=Nummer|=(% style="width: 824px;" %)Beschreibung
84		-|**1**|(% style="width:824px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
85		-bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
86		-Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
87		-|**2**|(% style="width:824px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
88		-|**3**|(% style="width:824px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
89		-|**4**|(% style="width:824px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
90		-|**5**|(% style="width:824px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
91		-|**6**|(% style="width:824px" %)[[Wiederholenden Blöcke>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenBlockDefinition]]** bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
92		-|**7**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
93		-|**8**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
94		-
95		-(% class="box infomessage" %)
96		-(((
97		-Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
98		-Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
99		-)))
100		-
101		-=== Seriendruckfeld einfügen ===
102		-
103		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
104		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
105		-1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
106		-
107		-(% style="list-style-type:circle" %)
108		-* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
109		-
110		-(% start="4" %)
111		-1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
112		-1. Auf Button **Einfügen **klicken
113		-
114		-(% style="list-style-type:circle" %)
115		-* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
116		-
117		-=== Formularfelder im Überblick ===
118		-
119		-[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="327" style="float:left" width="560"]]
120		-
121		-(% style="margin-left:auto; width:919px" %)
122		-|=(% style="width: 88px;" %)Nummer|=(% style="width: 827px;" %)Beschreibung
123		-|(% style="width:88px" %)**1**|(% style="width:827px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
124		-|(% style="width:88px" %)**2**|(% style="width:827px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
125		-|(% style="width:88px" %)**3**|(% style="width:827px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
126		-|(% style="width:88px" %)**4**|(% style="width:827px" %)Eine [[Auswahlliste>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
127		-|(% style="width:88px" %)**5**|(% style="width:827px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
128		-
129		-
130		-
131		-
132		-
133		-
134		-
135		-
136		-
137		-
138		-
139		-
140		-=== Kombinationslisten einfügen und erweitern ===
141		-
142		-1. Dokumentvorlage oder Belegvorlage öffnen. [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="158" style="float:right" width="367"]]
143		-1. Karteikarte** Designer **auswählen
144		-1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
145		-1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
146		-1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
147		-
148		-(% style="list-style-type:circle" %)
149		-* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
150		-
151		-(% start="5" %)
152		-1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
153		-
154		-(% style="list-style-type:circle" %)
155		-* Das Eingabefenster wird geöffnet.
156		-
157		-(% start="6" %)
158		-1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
159		-
160		-(% style="list-style-type:circle" %)
161		-* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
162		-
163		-
164		-== Dokumentenkategorien ==
165		-
166		-Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentenkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentenkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
167		-
168		-=== Dokumentenkategorien anlegen ===
169		-
170		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
171		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
172		-3.   Der Karteireiter „Dokumentenkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
173		-4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
174		-
175		-=== Dokumentenkategorie inaktiv setzen ===
176		-
177		-Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
178		-
179		-1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
180		-2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
181		-3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
182		-4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
183		-
184		-
185	185	= Belegvorlagen =
186	186
187	187	== Zu den Belegvorlagen gelangen ==
...	...	@@ -273,6 +273,13 @@
273	273	1. Reiter **Formularfelder **auswählen
274	274	1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
275	275
	110	+(% class="box infomessage" %)
	111	+(((
	112	+Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="54" width="119"]] bearbeiten.
	113	+Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
	114	+)))
	115	+
	116	+
276	276	== Belegvorlage inaktiv setzen ==
277	277
278	278	1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
...	...	@@ -281,21 +281,55 @@
281	281	1. Option **Inaktiv **auswählen
282	282	1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
283	283
	125	+= Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage =
284	284
	127	+Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.
285	285
	129	+== Datumsfeld formatieren ==
286	286
	131	+**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
287	287
	133	+1. **Datumsfeld **anklicken
	134	+1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
	135	+1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
	136	+1. Folgendes Format eintragen: **dd.MM.yyyy**
288	288
	138	+== Betragsfeld formatieren ==
289	289
	140	+**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
290	290
	142	+1. **Betragsfeld **anklicken
	143	+1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
	144	+1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
	145	+1. Folgendes Format eintragen:** #, #.00**
291	291
	147	+== Check-Box einfügen ==
292	292
	149	+Eine Check-Box ist hilfreich, um ein **Zusatzfeld **vom Typ **Ja/Nein** auszuwerten.
293	293
	151	+1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
	152	+1. **Datenfeldname **des **Zusatzfeldes **raussuchen
	153	+1. Button **Seriendruckfeld einfügen **anklicken
	154	+1. Text aus Spalte **Datenfeld **kopieren
	155	+1. Button **Spezialfeld einfügen **klicken
	156	+1. Option **IF **wählen
	157	+1. Im Bereich **Vergleich zu **Begriff **True **eintragen
	158	+1. Im Bereich **Diesen Text einfügen **Buchstabe **ý **eintragen
	159	+1. Im Bereich **Sonst diesen Text einfügen **Buchstabe **o **eintragen
	160	+1. Komplettes IF-Feld markieren
	161	+1. Bei **Schriftart **Schriftart **Wingdings **auswählen
294	294
	163	+== Absatz einfügen ==
295	295
	165	+xx
296	296
297	297
298	298
299	299
300	300
	171	+
	172	+
	173	+
	174	+
	175	+
301	301

Formularfelder-Eigenschaften.png

Author

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+11.9 KB

Inhalt