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Änderungen von Dokument Dokument- & Belegvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:42
Von Version 27.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/10/14 15:12
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/02/06 16:05
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokument- & Belegvorlagen
1 +Vorlagen
Inhalt
... ... @@ -13,9 +13,156 @@
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 -Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/]].
17 17  
17 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
18 18  
19 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="294" style="float:right" width="487"]]
20 +
21 +(% style="list-style-type:circle" %)
22 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
23 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
24 +
25 +(% start="2" %)
26 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
27 +
28 +(% style="list-style-type:circle" %)
29 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
30 +
31 +(% start="3" %)
32 +1. **+** Icon anklicken
33 +
34 +(% style="list-style-type:circle" %)
35 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
36 +
37 +(% start="4" %)
38 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
39 +1. **Bezeichnung **eingeben
40 +1. **Kategorie **auswählen
41 +1. **Stiftung **auswählen
42 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
43 +1. Diskette-Icon **Speichern **auswählen
44 +
45 +(% style="list-style-type:circle" %)
46 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
47 +
48 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentenvorlage ==
49 +
50 +[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="423" width="900"]]
51 +
52 +(% style="width:896px" %)
53 +|=Nummer|=(% style="width: 806px;" %)Beschreibung
54 +|**1**|(% style="width:806px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
55 +|**2**|(% style="width:806px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
56 +|**3**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
57 +|**4**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
58 +|**5**|(% style="width:806px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
59 +|**6**|(% style="width:806px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
60 +
61 +== Der Designer für die Dokumentenvorlage im Überblick ==
62 +
63 +[[image:Designer_Start.png||height="326" width="902"]]
64 +
65 +(% style="width:900px" %)
66 +|=Nummer|=(% style="width: 748px;" %)Beschreibung
67 +|**0**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
68 +|**1**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
69 +|**2**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
70 +|**3**|(% style="width:748px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
71 +|**4**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
72 +|**5**|(% style="width:748px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
73 +|**6**|(% style="width:748px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
74 +|**7**|(% style="width:748px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
75 +|**8**|(% style="width:748px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
76 +|**9**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
77 +
78 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
79 +
80 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="317" width="903"]]
81 +
82 +(% style="width:901px" %)
83 +|=Nummer|=(% style="width: 824px;" %)Beschreibung
84 +|**1**|(% style="width:824px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
85 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
86 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
87 +|**2**|(% style="width:824px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
88 +|**3**|(% style="width:824px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
89 +|**4**|(% style="width:824px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
90 +|**5**|(% style="width:824px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
91 +|**6**|(% style="width:824px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
92 +|**7**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
93 +|**8**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
94 +
95 +=== Seriendruckfeld einfügen ===
96 +
97 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
98 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
99 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
100 +
101 +(% style="list-style-type:circle" %)
102 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
103 +
104 +(% start="4" %)
105 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
106 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
107 +
108 +(% style="list-style-type:circle" %)
109 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
110 +
111 +=== Formularfelder im Überblick ===
112 +
113 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="315" width="539"]]
114 +
115 +(% style="width:539px" %)
116 +|**Nummer**|(% style="width:359px" %)**Beschreibung**
117 +|**1**|(% style="width:359px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
118 +|**2**|(% style="width:359px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
119 +|**3**|(% style="width:359px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
120 +|**4**|(% style="width:359px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
121 +|**5**|(% style="width:359px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
122 +
123 +=== Kombinationslisten einfügen und erweitern ===
124 +
125 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
126 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
127 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
128 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
129 +
130 +(% style="list-style-type:circle" %)
131 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
132 +
133 +(% start="5" %)
134 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
135 +
136 +(% style="list-style-type:circle" %)
137 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
138 +
139 +(% start="6" %)
140 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
141 +
142 +(% style="list-style-type:circle" %)
143 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
144 +
145 +== Dokumentenkategorien ==
146 +
147 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentenkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentenkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
148 +
149 +=== Dokumentenkategorien anlegen ===
150 +
151 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
152 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
153 +3.   Der Karteireiter „Dokumentenkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
154 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
155 +
156 +=== Dokumentenkategorie inaktiv setzen ===
157 +
158 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
159 +
160 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
161 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
162 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
163 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
164 +
165 +
19 19  = Belegvorlagen =
20 20  
21 21  == Zu den Belegvorlagen gelangen ==
... ... @@ -64,67 +64,51 @@
64 64  
65 65  (% style="width:926px" %)
66 66  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 844px;" %)Beschreibung
67 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Allgemein **kann man eine Belegvorlage [[inaktiv setzen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HBelegvorlageinaktivsetzen]].
68 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Designer **gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen.
69 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Seriendruck **gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken.
214 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter Allgemein kann man eine Belegvorlage inaktiv setzen.
215 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter Designer gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen.
216 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter Seriendruck gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken.
70 70  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man [[Seriendruckfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HSeriendruckfeldereinfFCgen]].
71 71  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man einen [[Wiederholenden Block einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenblockeinfFCgen]].
72 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Formularfelder **kann man [[Formularfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]], z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder.
219 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter Formularfelder kann man [[Formularfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]], z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder.
73 73  
74 74  == Seriendruckfelder einfügen ==
75 75  
76 -1. Belegvorlage doppelklicken
77 -1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
78 -1. Reiter **Seriendruck **auswählen
79 -1. Option **Seriendruckfelder einfügen **auswählen
80 -1. Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
81 -1. **Einfügen**-Button klicken
223 +x
82 82  
83 -== Wiederholenden Block Definition ==
225 +x
84 84  
85 -Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
86 -Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
87 -so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
88 -Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
89 -\\Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
227 +x
90 90  
91 -* Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
92 -* weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
93 -
94 94  == Wiederholenden Block einfügen ==
95 95  
96 -1. Belegvorlage doppelklicken
97 -1. Im Texteditor Reiter **Designer **wählen
98 -1. Reiter **Seriendruck **auswählen
99 -1. Option **Wiederholenden Block einfügen **auswählen
100 -1. Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
101 -1. **OK**-Button klicken
231 +x
102 102  
233 +x
234 +
235 +x
236 +
237 +
103 103  == Formularfelder einfügen ==
104 104  
105 -1. Belegvorlage doppelklicken
106 -1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
107 -1. Reiter **Formularfelder **auswählen
108 -1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
240 +x
109 109  
110 -(% class="box infomessage" %)
111 -(((
112 -Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="54" width="119"]] bearbeiten.
113 -Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
114 -)))
242 +x
115 115  
244 +x
116 116  
246 +x
247 +
248 +
117 117  == Belegvorlage inaktiv setzen ==
118 118  
119 -1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
120 -1. Reiter **Allgemein **auswählen
121 -1. Bei Freigabe **Dropdown **klicken
122 -1. Option **Inaktiv **auswählen
123 -1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
124 124  
252 +x
125 125  
254 +x
126 126  
256 +x
127 127  
258 +x
128 128  
129 129  
130 130  
... ... @@ -137,4 +137,17 @@
137 137  
138 138  
139 139  
271 +
272 +
273 +
274 +
275 +
276 +
277 +
278 +
279 +
280 +
281 +
282 +
283 +
140 140  
Formularfelder-Eigenschaften.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -11.9 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -21.2 KB
Inhalt