Änderungen von Dokument Dokument- & Belegvorlagen

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Titel

@@ -1,1 +1,1 @@
--Dokument- & Belegvorlagen
++Vorlagen

Inhalt

@@ -13,156 +13,157 @@
  = Dokumentvorlagen =
  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
--Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/]].
++== Dokumentvorlagen erstellen ==
--= Belegvorlagen =
++1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="294" style="float:right" width="487"]]
--== Zu den Belegvorlagen gelangen ==
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
++* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
--1. In der Schnellsuche den Begriff **Belegvorlagen **eingeben
--1. Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken
++(% start="2" %)
++1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
--* Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
--== Erstellung einer Belegvorlage ==
++(% start="3" %)
++1. **+** Icon anklicken
--Bewegt man den Mauszeiger nach unten rechts auf der Seite Auflistung der Belegvorlagen, so findet man das **+ **Icon. Klickt man eben dieses an, öffnet sich die Eingabemaske zur **Neuanlage **einer **Belegvorlage**.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
--[[image:Neuanlage_Belegvorlage.png||height="311" width="511"]]
++(% start="4" %)
++1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
++1. **Bezeichnung **eingeben
++1. **Kategorie **auswählen
++1. **Stiftung **auswählen
++1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
++1. Diskette-Icon **Speichern **auswählen
--(% style="width:511px" %)
--|=Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
--|**1**|(% style="width:434px" %)Hier wählt man den **Bereich **aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
--|**2**|(% style="width:434px" %)Hier definiert man, welche **Bezeichnung **die Belegvorlage haben soll.
--|**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen.
--|**4**|(% style="width:434px" %)(((
--Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer **1**)
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
--Hier ist es möglich, alle die **Prozessschritte **auszuwählen, für die man die Belegvorlage verwenden kann. Es ist hierbei möglich, mehr als einen Prozessschritt auszuwählen. Hierbei setzt man bei dem vorgesehenen Prozessschritt jeweils ein Häkchen. Über den Scrollbalken kann man noch zu den anderen Prozessschritten navigieren.
--)))
++== Allgemeine Einstellungen die Dokumentenvorlage ==
--== Belegvorlage im Detail ==
++[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="423" width="900"]]
--[[image:Belegvorlage_im_Detail.png||height="419" width="688"]]
++(% style="width:896px" %)
++|=Nummer|=(% style="width: 806px;" %)Beschreibung
++|**1**|(% style="width:806px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
++|**2**|(% style="width:806px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
++|**3**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
++|**4**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
++|**5**|(% style="width:806px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
++|**6**|(% style="width:806px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
--(% style="width:689px" %)
--|=Nummer|=(% style="width: 610px;" %)Beschreibung
--|**1**|(% style="width:610px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen rund um die Auswahl der Stiftung, zum Status der Freigabe und der aktuellen Auswahl der Prozessschritte, für die die Belegvorlage gelten kann.
--|**2**|(% style="width:610px" %)Über den **Designer **kommt man zum Editor, in dem man die Belegvorlage beliebig mit den gängigen Mitteln eines Texteditors erstellen kann.
--|**3**|(% style="width:610px" %)Eine **Vorschau **der Vorlage kann man sich über Vorschau ansehen.
--|**4**|(% style="width:610px" %)Hat man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hierüber die aktuell ausgewählte **Stiftung **sehen oder nach Belieben verändern, in dem man in der Drop Down Auswahl nach einer anderen Stiftung sucht und diese wählt.
--|**5**|(% style="width:610px" %)Möchte man die **Freigabe **der Belegvorlage **aktiv **oder **inaktiv **setzen, kann man das über diese Menüpunkt erreichen.
--|**6**|(% style="width:610px" %)Hier werden alle **ausgewählten Prozessschritte **via Häkchen angezeigt, für die die ausgewählte Belegvorlage eingesetzt werden kann.
++== Der Designer für die Dokumentenvorlage im Überblick ==
--== Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage ==
++[[image:Designer_Start.png||height="326" width="902"]]
--Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
--Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.
++(% style="width:900px" %)
++|=Nummer|=(% style="width: 748px;" %)Beschreibung
++|**0**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
++|**1**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
++|**2**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
++|**3**|(% style="width:748px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
++|**4**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
++|**5**|(% style="width:748px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
++|**6**|(% style="width:748px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
++|**7**|(% style="width:748px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
++|**8**|(% style="width:748px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
++|**9**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
--[[image:Belegvorlagen_Foerderungen.png||height="219" width="929"]]
++=== Seriendruckfelder im Überblick ===
--(% style="width:926px" %)
--|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 844px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Allgemein **kann man eine Belegvorlage [[inaktiv setzen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HBelegvorlageinaktivsetzen]].
--|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Designer **gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen.
--|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Seriendruck **gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken.
--|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man [[Seriendruckfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HSeriendruckfeldereinfFCgen]].
--|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man einen [[Wiederholenden Block einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenblockeinfFCgen]].
--|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Formularfelder **kann man [[Formularfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]], z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder.
++[[image:Designer_Seriendruck.png||height="317" width="903"]]
--== Seriendruckfelder einfügen ==
++(% style="width:901px" %)
++|=Nummer|=(% style="width: 824px;" %)Beschreibung
++|**1**|(% style="width:824px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
++bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
++Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
++|**2**|(% style="width:824px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
++|**3**|(% style="width:824px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
++|**4**|(% style="width:824px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
++|**5**|(% style="width:824px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
++|**6**|(% style="width:824px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
++|**7**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
++|**8**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
--1. Belegvorlage doppelklicken
--1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
--1. Reiter **Seriendruck **auswählen
--1. Option **Seriendruckfelder einfügen **auswählen
--1. Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
--1. **Einfügen**-Button klicken
++=== Seriendruckfeld einfügen ===
--== Wiederholenden Block Definition ==
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
++1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
--Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
--Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
--so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
--Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
--\\Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
--* Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
--* weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
++(% start="4" %)
++1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
++1. Auf Button **Einfügen **klicken
--== Wiederholenden Block einfügen ==
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
--1. Belegvorlage doppelklicken
--1. Im Texteditor Reiter **Designer **wählen
--1. Reiter **Seriendruck **auswählen
--1. Option **Wiederholenden Block einfügen **auswählen
--1. Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
--1. **OK**-Button klicken
++=== Formularfelder im Überblick ===
--== Formularfelder einfügen ==
++[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="315" width="539"]]
--1. Belegvorlage doppelklicken
--1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
--1. Reiter **Formularfelder **auswählen
--1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
++(% style="width:539px" %)
++|**Nummer**|(% style="width:359px" %)**Beschreibung**
++|**1**|(% style="width:359px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
++|**2**|(% style="width:359px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
++|**3**|(% style="width:359px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
++|**4**|(% style="width:359px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
++|**5**|(% style="width:359px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="54" width="119"]] bearbeiten.
--Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
--)))
++=== Kombinationslisten einfügen und erweitern ===
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
--== Belegvorlage inaktiv setzen ==
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
--1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
--1. Reiter **Allgemein **auswählen
--1. Bei Freigabe **Dropdown **klicken
--1. Option **Inaktiv **auswählen
--1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
++(% start="5" %)
++1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
--= Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage =
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Eingabefenster wird geöffnet.
--Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.
++(% start="6" %)
++1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
--== Datumsfeld formatieren ==
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
--**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
++== Dokumentenkategorien ==
--1. **Datumsfeld **anklicken
--1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
--1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
--1. Folgendes Format eintragen: **dd.MM.yyyy**
++Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentenkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentenkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
--== Betragsfeld formatieren ==
++=== Dokumentenkategorien anlegen ===
--**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
++1.    Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
++2.    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
++3.    Der Karteireiter „Dokumentenkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
++4.    Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
--1. **Betragsfeld **anklicken
--1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
--1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
--1. Folgendes Format eintragen:** #, #.00**
++=== Dokumentenkategorie inaktiv setzen ===
--== Check-Box einfügen ==
++Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
--Eine Check-Box ist hilfreich, um ein **Zusatzfeld **vom Typ **Ja/Nein** auszuwerten.
++1.    Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
++2.    Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
++3.    In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
++4.    Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
--1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
--1. **Datenfeldname **des **Zusatzfeldes **raussuchen
--1. Button **Seriendruckfeld einfügen **anklicken
--1. Text aus Spalte **Datenfeld **kopieren
--1. Button **Spezialfeld einfügen **klicken
--1. Option **IF **wählen
--1. Im Bereich **Vergleich zu **Begriff **True **eintragen
--1. Im Bereich **Diesen Text einfügen **Buchstabe **ý **eintragen
--1. Im Bereich **Sonst diesen Text einfügen **Buchstabe **o **eintragen
--1. Komplettes IF-Feld markieren
--1. Bei **Schriftart **Schriftart **Wingdings **auswählen
--== Absatz einfügen ==
--xx
@@ -173,4 +173,36 @@
--
++
++
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++
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++
++
++
++
++
++xx
++
++= Belegvorlagen =
++
++Alles Belegvorlagen Ordner hierhin verlegen

Belegvorlage_im_Detail.png

Author

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...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
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Belegvorlagen_Foerderungen.png

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1		-374.6 KB

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Formularfelder-Eigenschaften.png

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...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
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Kombinationslisten_Formularfeld.png

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Neuanlage_Belegvorlage.png

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