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Änderungen von Dokument Dokument- & Belegvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:42
Von Version 33.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/02/28 14:24
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/07/22 11:29
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -13,13 +13,177 @@
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 15  Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 -Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/]].
17 17  
17 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
18 18  
19 -= Belegvorlagen =
19 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="294" style="float:right" width="487"]]
20 20  
21 -Die **Belegvorlagen** werden beim Ausführen von Prozessschritten automatisch herangezogen, beispielsweise bei **Förderungen**, **Ausschüttungen** oder **Mietverträgen**.
21 +(% style="list-style-type:circle" %)
22 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
23 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
22 22  
25 +(% start="2" %)
26 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
27 +
28 +(% style="list-style-type:circle" %)
29 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
30 +
31 +(% start="3" %)
32 +1. **+** Icon anklicken
33 +
34 +(% style="list-style-type:circle" %)
35 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
36 +
37 +(% start="4" %)
38 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
39 +1. **Bezeichnung **eingeben
40 +1. **Kategorie **auswählen
41 +1. **Stiftung **auswählen
42 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
43 +1. Diskette-Icon **Speichern **auswählen
44 +
45 +(% style="list-style-type:circle" %)
46 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
47 +
48 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentenvorlage ==
49 +
50 +[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="423" width="900"]]
51 +
52 +(% style="width:896px" %)
53 +|=Nummer|=(% style="width: 806px;" %)Beschreibung
54 +|**1**|(% style="width:806px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
55 +|**2**|(% style="width:806px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
56 +|**3**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
57 +|**4**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
58 +|**5**|(% style="width:806px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
59 +|**6**|(% style="width:806px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
60 +
61 +== Der Designer für die Dokumentenvorlage im Überblick ==
62 +
63 +[[image:Designer_Start.png||height="326" width="902"]]
64 +
65 +(% style="width:900px" %)
66 +|=Nummer|=(% style="width: 748px;" %)Beschreibung
67 +|**0**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
68 +|**1**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
69 +|**2**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
70 +|**3**|(% style="width:748px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
71 +|**4**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
72 +|**5**|(% style="width:748px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
73 +|**6**|(% style="width:748px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
74 +|**7**|(% style="width:748px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
75 +|**8**|(% style="width:748px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
76 +|**9**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
77 +
78 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
79 +
80 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="317" width="903"]]
81 +
82 +(% style="width:901px" %)
83 +|=Nummer|=(% style="width: 824px;" %)Beschreibung
84 +|**1**|(% style="width:824px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
85 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
86 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
87 +|**2**|(% style="width:824px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
88 +|**3**|(% style="width:824px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
89 +|**4**|(% style="width:824px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
90 +|**5**|(% style="width:824px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
91 +|**6**|(% style="width:824px" %)[[Wiederholenden Blöcke>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenBlockDefinition]]** bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
92 +|**7**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
93 +|**8**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
94 +
95 +(% class="box infomessage" %)
96 +(((
97 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
98 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
99 +)))
100 +
101 +=== Seriendruckfeld einfügen ===
102 +
103 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
104 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
105 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
106 +
107 +(% style="list-style-type:circle" %)
108 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
109 +
110 +(% start="4" %)
111 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
112 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
113 +
114 +(% style="list-style-type:circle" %)
115 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
116 +
117 +=== Formularfelder im Überblick ===
118 +
119 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="327" style="float:left" width="560"]]
120 +
121 +(% style="margin-left:auto; width:919px" %)
122 +|=(% style="width: 88px;" %)Nummer|=(% style="width: 827px;" %)Beschreibung
123 +|(% style="width:88px" %)**1**|(% style="width:827px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
124 +|(% style="width:88px" %)**2**|(% style="width:827px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
125 +|(% style="width:88px" %)**3**|(% style="width:827px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
126 +|(% style="width:88px" %)**4**|(% style="width:827px" %)Eine [[Auswahlliste>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
127 +|(% style="width:88px" %)**5**|(% style="width:827px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
128 +
129 +
130 +
131 +
132 +
133 +
134 +
135 +
136 +
137 +
138 +
139 +
140 +=== Kombinationslisten einfügen und erweitern ===
141 +
142 +1. Dokumentvorlage oder Belegvorlage öffnen. [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="158" style="float:right" width="367"]]
143 +1. Karteikarte** Designer **auswählen
144 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
145 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
146 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
147 +
148 +(% style="list-style-type:circle" %)
149 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
150 +
151 +(% start="5" %)
152 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
153 +
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
156 +
157 +(% start="6" %)
158 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
159 +
160 +(% style="list-style-type:circle" %)
161 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
162 +
163 +
164 +== Dokumentenkategorien ==
165 +
166 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentenkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentenkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
167 +
168 +=== Dokumentenkategorien anlegen ===
169 +
170 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
171 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
172 +3.   Der Karteireiter „Dokumentenkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
173 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
174 +
175 +=== Dokumentenkategorie inaktiv setzen ===
176 +
177 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
178 +
179 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
180 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
181 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
182 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
183 +
184 +
185 += Belegvorlagen =
186 +
23 23  == Zu den Belegvorlagen gelangen ==
24 24  
25 25  1. In der Schnellsuche den Begriff **Belegvorlagen **eingeben
... ... @@ -29,7 +29,7 @@
29 29  
30 30  == Erstellung einer Belegvorlage ==
31 31  
32 -Rechts in der Übersichtsliste aller Belegvorlagen befindet sich das **+ Icon**. Ein Klick darauf öffnet die **Eingabemaske** zur Neuanlage einer Belegvorlage.
196 +Bewegt man den Mauszeiger nach unten rechts auf der Seite Auflistung der Belegvorlagen, so findet man das **+ **Icon. Klickt man eben dieses an, öffnet sich die Eingabemaske zur **Neuanlage **einer **Belegvorlage**.
33 33  
34 34  [[image:Neuanlage_Belegvorlage.png||height="311" width="511"]]
35 35  
... ... @@ -37,7 +37,7 @@
37 37  |=Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
38 38  |**1**|(% style="width:434px" %)Hier wählt man den **Bereich **aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
39 39  |**2**|(% style="width:434px" %)Hier definiert man, welche **Bezeichnung **die Belegvorlage haben soll.
40 -|**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen. Die Vorlage wird dann nur bei dieser Stiftung angezogen.
204 +|**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen.
41 41  |**4**|(% style="width:434px" %)(((
42 42  Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer **1**)
43 43  
... ... @@ -109,13 +109,6 @@
109 109  1. Reiter **Formularfelder **auswählen
110 110  1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
111 111  
112 -(% class="box infomessage" %)
113 -(((
114 -Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="54" width="119"]] bearbeiten.
115 -Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
116 -)))
117 -
118 -
119 119  == Belegvorlage inaktiv setzen ==
120 120  
121 121  1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
... ... @@ -124,60 +124,21 @@
124 124  1. Option **Inaktiv **auswählen
125 125  1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
126 126  
127 -= Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage =
128 128  
129 -Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.
130 130  
131 -== Datumsfeld formatieren ==
132 132  
133 -**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
134 134  
135 -1. **Datumsfeld **anklicken
136 -1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
137 -1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
138 -1. Folgendes Format eintragen: **dd.MM.yyyy**
139 139  
140 -== Betragsfeld formatieren ==
141 141  
142 -**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
143 143  
144 -1. **Betragsfeld **anklicken
145 -1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
146 -1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
147 -1. Folgendes Format eintragen:** #, #.00**
148 148  
149 -== Check-Box einfügen ==
150 150  
151 -Eine Check-Box ist hilfreich, um ein **Zusatzfeld **vom Typ **Ja/Nein** auszuwerten.
152 152  
153 -1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
154 -1. **Datenfeldname **des **Zusatzfeldes **raussuchen
155 -1. Button **Seriendruckfeld einfügen **anklicken
156 -1. Text aus Spalte **Datenfeld **kopieren
157 -1. Button **Spezialfeld einfügen **klicken
158 -1. Option **IF **wählen
159 -1. Im Bereich **Vergleich zu **Begriff **True **eintragen
160 -1. Im Bereich **Diesen Text einfügen **Buchstabe **ý **eintragen
161 -1. Im Bereich **Sonst diesen Text einfügen **Buchstabe **o **eintragen
162 -1. Komplettes IF-Feld markieren
163 -1. Bei **Schriftart **Schriftart **Wingdings **auswählen
164 164  
165 -== Absatz bei Beschlussvorlage einfügen ==
166 166  
167 -Ein Absatz bei einer Beschlussvorlage macht dann Sinn, wenn **jeder TOP** oder auch **jedes Förderprojekt pro Seite** dargestellt werden muss.
168 168  
169 -1. Bearbeitung der Beschlussvorlage öffnen
170 -1. In jeweiligen Textbaustein wechseln
171 -1. Dort vor erstem Seriendruckfeld mit rechter Maustaste klicken
172 -1. Absatz auswählen
173 -1. Im Karteireiter **Rahmen und Seitenwechsel** Häkchen bei **Seitenwechsel oberhalb** setzen
174 174  
175 175  
176 176  
177 177  
178 -
179 -
180 -
181 -
182 -
183 183  
Formularfelder-Eigenschaften.png
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