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Änderungen von Dokument Dokument- & Belegvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:42
Von Version 5.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/12/29 17:09
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Auf Version 31.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/10/16 10:15
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Vorlagen
1 +Dokument- & Belegvorlagen
Inhalt
... ... @@ -12,8 +12,165 @@
12 12  
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -Alles aus 10.9 Kontaktmanagement Dokumentvorlagen hierhin verlagern)
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 +Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/]].
16 16  
18 +
17 17  = Belegvorlagen =
18 18  
19 -Alles Belegvorlagen Ordner hierhin verlegen
21 +== Zu den Belegvorlagen gelangen ==
22 +
23 +1. In der Schnellsuche den Begriff **Belegvorlagen **eingeben
24 +1. Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken
25 +
26 +* Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.
27 +
28 +== Erstellung einer Belegvorlage ==
29 +
30 +Bewegt man den Mauszeiger nach unten rechts auf der Seite Auflistung der Belegvorlagen, so findet man das **+ **Icon. Klickt man eben dieses an, öffnet sich die Eingabemaske zur **Neuanlage **einer **Belegvorlage**.
31 +
32 +[[image:Neuanlage_Belegvorlage.png||height="311" width="511"]]
33 +
34 +(% style="width:511px" %)
35 +|=Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
36 +|**1**|(% style="width:434px" %)Hier wählt man den **Bereich **aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
37 +|**2**|(% style="width:434px" %)Hier definiert man, welche **Bezeichnung **die Belegvorlage haben soll.
38 +|**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen.
39 +|**4**|(% style="width:434px" %)(((
40 +Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer **1**)
41 +
42 +Hier ist es möglich, alle die **Prozessschritte **auszuwählen, für die man die Belegvorlage verwenden kann. Es ist hierbei möglich, mehr als einen Prozessschritt auszuwählen. Hierbei setzt man bei dem vorgesehenen Prozessschritt jeweils ein Häkchen. Über den Scrollbalken kann man noch zu den anderen Prozessschritten navigieren.
43 +)))
44 +
45 +== Belegvorlage im Detail ==
46 +
47 +[[image:Belegvorlage_im_Detail.png||height="419" width="688"]]
48 +
49 +(% style="width:689px" %)
50 +|=Nummer|=(% style="width: 610px;" %)Beschreibung
51 +|**1**|(% style="width:610px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen rund um die Auswahl der Stiftung, zum Status der Freigabe und der aktuellen Auswahl der Prozessschritte, für die die Belegvorlage gelten kann.
52 +|**2**|(% style="width:610px" %)Über den **Designer **kommt man zum Editor, in dem man die Belegvorlage beliebig mit den gängigen Mitteln eines Texteditors erstellen kann.
53 +|**3**|(% style="width:610px" %)Eine **Vorschau **der Vorlage kann man sich über Vorschau ansehen.
54 +|**4**|(% style="width:610px" %)Hat man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hierüber die aktuell ausgewählte **Stiftung **sehen oder nach Belieben verändern, in dem man in der Drop Down Auswahl nach einer anderen Stiftung sucht und diese wählt.
55 +|**5**|(% style="width:610px" %)Möchte man die **Freigabe **der Belegvorlage **aktiv **oder **inaktiv **setzen, kann man das über diese Menüpunkt erreichen.
56 +|**6**|(% style="width:610px" %)Hier werden alle **ausgewählten Prozessschritte **via Häkchen angezeigt, für die die ausgewählte Belegvorlage eingesetzt werden kann.
57 +
58 +== Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage ==
59 +
60 +Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
61 +Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.
62 +
63 +[[image:Belegvorlagen_Foerderungen.png||height="219" width="929"]]
64 +
65 +(% style="width:926px" %)
66 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 844px;" %)Beschreibung
67 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Allgemein **kann man eine Belegvorlage [[inaktiv setzen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HBelegvorlageinaktivsetzen]].
68 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Designer **gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen.
69 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Seriendruck **gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken.
70 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man [[Seriendruckfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HSeriendruckfeldereinfFCgen]].
71 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man einen [[Wiederholenden Block einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenblockeinfFCgen]].
72 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Formularfelder **kann man [[Formularfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]], z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder.
73 +
74 +== Seriendruckfelder einfügen ==
75 +
76 +1. Belegvorlage doppelklicken
77 +1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
78 +1. Reiter **Seriendruck **auswählen
79 +1. Option **Seriendruckfelder einfügen **auswählen
80 +1. Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
81 +1. **Einfügen**-Button klicken
82 +
83 +== Wiederholenden Block Definition ==
84 +
85 +Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
86 +Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
87 +so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
88 +Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
89 +\\Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
90 +
91 +* Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
92 +* weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
93 +
94 +== Wiederholenden Block einfügen ==
95 +
96 +1. Belegvorlage doppelklicken
97 +1. Im Texteditor Reiter **Designer **wählen
98 +1. Reiter **Seriendruck **auswählen
99 +1. Option **Wiederholenden Block einfügen **auswählen
100 +1. Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
101 +1. **OK**-Button klicken
102 +
103 +== Formularfelder einfügen ==
104 +
105 +1. Belegvorlage doppelklicken
106 +1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
107 +1. Reiter **Formularfelder **auswählen
108 +1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
109 +
110 +(% class="box infomessage" %)
111 +(((
112 +Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="54" width="119"]] bearbeiten.
113 +Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
114 +)))
115 +
116 +
117 +== Belegvorlage inaktiv setzen ==
118 +
119 +1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
120 +1. Reiter **Allgemein **auswählen
121 +1. Bei Freigabe **Dropdown **klicken
122 +1. Option **Inaktiv **auswählen
123 +1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
124 +
125 += Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage =
126 +
127 +Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.
128 +
129 +== Datumsfeld formatieren ==
130 +
131 +**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
132 +
133 +1. **Datumsfeld **anklicken
134 +1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
135 +1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
136 +1. Folgendes Format eintragen: **dd.MM.yyyy**
137 +
138 +== Betragsfeld formatieren ==
139 +
140 +**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
141 +
142 +1. **Betragsfeld **anklicken
143 +1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
144 +1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
145 +1. Folgendes Format eintragen:** #, #.00**
146 +
147 +== Check-Box einfügen ==
148 +
149 +Eine Check-Box ist hilfreich, um ein **Zusatzfeld **vom Typ **Ja/Nein** auszuwerten.
150 +
151 +1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
152 +1. **Datenfeldname **des **Zusatzfeldes **raussuchen
153 +1. Button **Seriendruckfeld einfügen **anklicken
154 +1. Text aus Spalte **Datenfeld **kopieren
155 +1. Button **Spezialfeld einfügen **klicken
156 +1. Option **IF **wählen
157 +1. Im Bereich **Vergleich zu **Begriff **True **eintragen
158 +1. Im Bereich **Diesen Text einfügen **Buchstabe **ý **eintragen
159 +1. Im Bereich **Sonst diesen Text einfügen **Buchstabe **o **eintragen
160 +1. Komplettes IF-Feld markieren
161 +1. Bei **Schriftart **Schriftart **Wingdings **auswählen
162 +
163 +== Absatz einfügen ==
164 +
165 +xx
166 +
167 +
168 +
169 +
170 +
171 +
172 +
173 +
174 +
175 +
176 +
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