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Änderungen von Dokument Dokument- & Belegvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:42
Von Version 5.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/12/29 17:09
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Auf Version 33.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/02/28 14:24
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Vorlagen
1 +Dokument- & Belegvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -12,8 +12,172 @@
12 12  
13 13  = Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -Alles aus 10.9 Kontaktmanagement Dokumentvorlagen hierhin verlagern)
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 +Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/]].
16 16  
18 +
17 17  = Belegvorlagen =
18 18  
19 -Alles Belegvorlagen Ordner hierhin verlegen
21 +Die **Belegvorlagen** werden beim Ausführen von Prozessschritten automatisch herangezogen, beispielsweise bei **Förderungen**, **Ausschüttungen** oder **Mietverträgen**.
22 +
23 +== Zu den Belegvorlagen gelangen ==
24 +
25 +1. In der Schnellsuche den Begriff **Belegvorlagen **eingeben
26 +1. Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken
27 +
28 +* Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.
29 +
30 +== Erstellung einer Belegvorlage ==
31 +
32 +Rechts in der Übersichtsliste aller Belegvorlagen befindet sich das **+ Icon**. Ein Klick darauf öffnet die **Eingabemaske** zur Neuanlage einer Belegvorlage.
33 +
34 +[[image:Neuanlage_Belegvorlage.png||height="311" width="511"]]
35 +
36 +(% style="width:511px" %)
37 +|=Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
38 +|**1**|(% style="width:434px" %)Hier wählt man den **Bereich **aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
39 +|**2**|(% style="width:434px" %)Hier definiert man, welche **Bezeichnung **die Belegvorlage haben soll.
40 +|**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen. Die Vorlage wird dann nur bei dieser Stiftung angezogen.
41 +|**4**|(% style="width:434px" %)(((
42 +Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer **1**)
43 +
44 +Hier ist es möglich, alle die **Prozessschritte **auszuwählen, für die man die Belegvorlage verwenden kann. Es ist hierbei möglich, mehr als einen Prozessschritt auszuwählen. Hierbei setzt man bei dem vorgesehenen Prozessschritt jeweils ein Häkchen. Über den Scrollbalken kann man noch zu den anderen Prozessschritten navigieren.
45 +)))
46 +
47 +== Belegvorlage im Detail ==
48 +
49 +[[image:Belegvorlage_im_Detail.png||height="419" width="688"]]
50 +
51 +(% style="width:689px" %)
52 +|=Nummer|=(% style="width: 610px;" %)Beschreibung
53 +|**1**|(% style="width:610px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen rund um die Auswahl der Stiftung, zum Status der Freigabe und der aktuellen Auswahl der Prozessschritte, für die die Belegvorlage gelten kann.
54 +|**2**|(% style="width:610px" %)Über den **Designer **kommt man zum Editor, in dem man die Belegvorlage beliebig mit den gängigen Mitteln eines Texteditors erstellen kann.
55 +|**3**|(% style="width:610px" %)Eine **Vorschau **der Vorlage kann man sich über Vorschau ansehen.
56 +|**4**|(% style="width:610px" %)Hat man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hierüber die aktuell ausgewählte **Stiftung **sehen oder nach Belieben verändern, in dem man in der Drop Down Auswahl nach einer anderen Stiftung sucht und diese wählt.
57 +|**5**|(% style="width:610px" %)Möchte man die **Freigabe **der Belegvorlage **aktiv **oder **inaktiv **setzen, kann man das über diese Menüpunkt erreichen.
58 +|**6**|(% style="width:610px" %)Hier werden alle **ausgewählten Prozessschritte **via Häkchen angezeigt, für die die ausgewählte Belegvorlage eingesetzt werden kann.
59 +
60 +== Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage ==
61 +
62 +Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
63 +Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.
64 +
65 +[[image:Belegvorlagen_Foerderungen.png||height="219" width="929"]]
66 +
67 +(% style="width:926px" %)
68 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 844px;" %)Beschreibung
69 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Allgemein **kann man eine Belegvorlage [[inaktiv setzen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HBelegvorlageinaktivsetzen]].
70 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Designer **gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen.
71 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Seriendruck **gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken.
72 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man [[Seriendruckfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HSeriendruckfeldereinfFCgen]].
73 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man einen [[Wiederholenden Block einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenblockeinfFCgen]].
74 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Formularfelder **kann man [[Formularfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]], z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder.
75 +
76 +== Seriendruckfelder einfügen ==
77 +
78 +1. Belegvorlage doppelklicken
79 +1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
80 +1. Reiter **Seriendruck **auswählen
81 +1. Option **Seriendruckfelder einfügen **auswählen
82 +1. Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
83 +1. **Einfügen**-Button klicken
84 +
85 +== Wiederholenden Block Definition ==
86 +
87 +Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
88 +Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
89 +so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
90 +Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
91 +\\Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
92 +
93 +* Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
94 +* weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
95 +
96 +== Wiederholenden Block einfügen ==
97 +
98 +1. Belegvorlage doppelklicken
99 +1. Im Texteditor Reiter **Designer **wählen
100 +1. Reiter **Seriendruck **auswählen
101 +1. Option **Wiederholenden Block einfügen **auswählen
102 +1. Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
103 +1. **OK**-Button klicken
104 +
105 +== Formularfelder einfügen ==
106 +
107 +1. Belegvorlage doppelklicken
108 +1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
109 +1. Reiter **Formularfelder **auswählen
110 +1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
111 +
112 +(% class="box infomessage" %)
113 +(((
114 +Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="54" width="119"]] bearbeiten.
115 +Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
116 +)))
117 +
118 +
119 +== Belegvorlage inaktiv setzen ==
120 +
121 +1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
122 +1. Reiter **Allgemein **auswählen
123 +1. Bei Freigabe **Dropdown **klicken
124 +1. Option **Inaktiv **auswählen
125 +1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
126 +
127 += Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage =
128 +
129 +Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.
130 +
131 +== Datumsfeld formatieren ==
132 +
133 +**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
134 +
135 +1. **Datumsfeld **anklicken
136 +1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
137 +1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
138 +1. Folgendes Format eintragen: **dd.MM.yyyy**
139 +
140 +== Betragsfeld formatieren ==
141 +
142 +**Vorab**: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
143 +
144 +1. **Betragsfeld **anklicken
145 +1. Button **Feldeigenschaften **anklicken
146 +1. Bei **Zahlenformat **Häkchen setzen
147 +1. Folgendes Format eintragen:** #, #.00**
148 +
149 +== Check-Box einfügen ==
150 +
151 +Eine Check-Box ist hilfreich, um ein **Zusatzfeld **vom Typ **Ja/Nein** auszuwerten.
152 +
153 +1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
154 +1. **Datenfeldname **des **Zusatzfeldes **raussuchen
155 +1. Button **Seriendruckfeld einfügen **anklicken
156 +1. Text aus Spalte **Datenfeld **kopieren
157 +1. Button **Spezialfeld einfügen **klicken
158 +1. Option **IF **wählen
159 +1. Im Bereich **Vergleich zu **Begriff **True **eintragen
160 +1. Im Bereich **Diesen Text einfügen **Buchstabe **ý **eintragen
161 +1. Im Bereich **Sonst diesen Text einfügen **Buchstabe **o **eintragen
162 +1. Komplettes IF-Feld markieren
163 +1. Bei **Schriftart **Schriftart **Wingdings **auswählen
164 +
165 +== Absatz bei Beschlussvorlage einfügen ==
166 +
167 +Ein Absatz bei einer Beschlussvorlage macht dann Sinn, wenn **jeder TOP** oder auch **jedes Förderprojekt pro Seite** dargestellt werden muss.
168 +
169 +1. Bearbeitung der Beschlussvorlage öffnen
170 +1. In jeweiligen Textbaustein wechseln
171 +1. Dort vor erstem Seriendruckfeld mit rechter Maustaste klicken
172 +1. Absatz auswählen
173 +1. Im Karteireiter **Rahmen und Seitenwechsel** Häkchen bei **Seitenwechsel oberhalb** setzen
174 +
175 +
176 +
177 +
178 +
179 +
180 +
181 +
182 +
183 +
Allgemein_Einstellungen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Belegvorlage_im_Detail.png
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Inhalt
Belegvorlagen_Foerderungen.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Designer_Seriendruck.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Designer_Start.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Dokumentvorlagen_eingeben.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Formularfelder-Eigenschaften.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Neuanlage_Belegvorlage.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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