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Wiki-Quellcode von Dokument- & Belegvorlagen

Version 23.1 von Katharina Prummer am 2024/06/06 08:35
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Vorlagen im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Vorlagen im Überblick =
9
10 Hier liegen **sämtliche Beschreibungen **und **Anleitungen **rund um Vorlagen ab, die in **mehr als** **einem Modul **eine Rolle spielen.
11 Vorlagen, die **nur für **ein **bestimmtes **Modul gelten, werden **in **den **Kapiteln **des **jeweiligen Moduls **behandelt.
12
13 = Dokumentvorlagen =
14
15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16
17 == Dokumentvorlagen erstellen ==
18
19 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="294" style="float:right" width="487"]]
20
21 (% style="list-style-type:circle" %)
22 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
23 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
24
25 (% start="2" %)
26 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
27
28 (% style="list-style-type:circle" %)
29 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
30
31 (% start="3" %)
32 1. **+** Icon anklicken
33
34 (% style="list-style-type:circle" %)
35 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
36
37 (% start="4" %)
38 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
39 1. **Bezeichnung **eingeben
40 1. **Kategorie **auswählen
41 1. **Stiftung **auswählen
42 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
43 1. Diskette-Icon **Speichern **auswählen
44
45 (% style="list-style-type:circle" %)
46 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
47
48 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentenvorlage ==
49
50 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="423" width="900"]]
51
52 (% style="width:896px" %)
53 |=Nummer|=(% style="width: 806px;" %)Beschreibung
54 |**1**|(% style="width:806px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
55 |**2**|(% style="width:806px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
56 |**3**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
57 |**4**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
58 |**5**|(% style="width:806px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
59 |**6**|(% style="width:806px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
60
61 == Der Designer für die Dokumentenvorlage im Überblick ==
62
63 [[image:Designer_Start.png||height="326" width="902"]]
64
65 (% style="width:900px" %)
66 |=Nummer|=(% style="width: 748px;" %)Beschreibung
67 |**0**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
68 |**1**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
69 |**2**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
70 |**3**|(% style="width:748px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
71 |**4**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
72 |**5**|(% style="width:748px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
73 |**6**|(% style="width:748px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
74 |**7**|(% style="width:748px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
75 |**8**|(% style="width:748px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
76 |**9**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
77
78 === Seriendruckfelder im Überblick ===
79
80 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="317" width="903"]]
81
82 (% style="width:901px" %)
83 |=Nummer|=(% style="width: 824px;" %)Beschreibung
84 |**1**|(% style="width:824px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
85 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
86 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
87 |**2**|(% style="width:824px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
88 |**3**|(% style="width:824px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
89 |**4**|(% style="width:824px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
90 |**5**|(% style="width:824px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
91 |**6**|(% style="width:824px" %)[[Wiederholenden Blöcke>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenBlockDefinition]]** bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
92 |**7**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
93 |**8**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
94
95 === Seriendruckfeld einfügen ===
96
97 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
98 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
99 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
103
104 (% start="4" %)
105 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
106 1. Auf Button **Einfügen **klicken
107
108 (% style="list-style-type:circle" %)
109 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
110
111 === Formularfelder im Überblick ===
112
113 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="315" width="539"]]
114
115 (% style="width:539px" %)
116 |**Nummer**|(% style="width:359px" %)**Beschreibung**
117 |**1**|(% style="width:359px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
118 |**2**|(% style="width:359px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
119 |**3**|(% style="width:359px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
120 |**4**|(% style="width:359px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
121 |**5**|(% style="width:359px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
122
123 === Kombinationslisten einfügen und erweitern ===
124
125 1. Dokumentvorlage oder Belegvorlage öffnen.
126 1. Karteikarte** Designer **auswählen
127 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
128 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
129 1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
130
131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
133
134 (% start="5" %)
135 1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
136
137 (% style="list-style-type:circle" %)
138 * Das Eingabefenster wird geöffnet.
139
140 (% start="6" %)
141 1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
142
143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
145
146 == Dokumentenkategorien ==
147
148 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentenkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentenkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
149
150 === Dokumentenkategorien anlegen ===
151
152 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
153 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
154 3.   Der Karteireiter „Dokumentenkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
155 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
156
157 === Dokumentenkategorie inaktiv setzen ===
158
159 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
160
161 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
162 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
163 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
164 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
165
166
167 = Belegvorlagen =
168
169 == Zu den Belegvorlagen gelangen ==
170
171 1. In der Schnellsuche den Begriff **Belegvorlagen **eingeben
172 1. Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken
173
174 * Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.
175
176 == Erstellung einer Belegvorlage ==
177
178 Bewegt man den Mauszeiger nach unten rechts auf der Seite Auflistung der Belegvorlagen, so findet man das **+ **Icon. Klickt man eben dieses an, öffnet sich die Eingabemaske zur **Neuanlage **einer **Belegvorlage**.
179
180 [[image:Neuanlage_Belegvorlage.png||height="311" width="511"]]
181
182 (% style="width:511px" %)
183 |=Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
184 |**1**|(% style="width:434px" %)Hier wählt man den **Bereich **aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
185 |**2**|(% style="width:434px" %)Hier definiert man, welche **Bezeichnung **die Belegvorlage haben soll.
186 |**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen.
187 |**4**|(% style="width:434px" %)(((
188 Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer **1**)
189
190 Hier ist es möglich, alle die **Prozessschritte **auszuwählen, für die man die Belegvorlage verwenden kann. Es ist hierbei möglich, mehr als einen Prozessschritt auszuwählen. Hierbei setzt man bei dem vorgesehenen Prozessschritt jeweils ein Häkchen. Über den Scrollbalken kann man noch zu den anderen Prozessschritten navigieren.
191 )))
192
193 == Belegvorlage im Detail ==
194
195 [[image:Belegvorlage_im_Detail.png||height="419" width="688"]]
196
197 (% style="width:689px" %)
198 |=Nummer|=(% style="width: 610px;" %)Beschreibung
199 |**1**|(% style="width:610px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen rund um die Auswahl der Stiftung, zum Status der Freigabe und der aktuellen Auswahl der Prozessschritte, für die die Belegvorlage gelten kann.
200 |**2**|(% style="width:610px" %)Über den **Designer **kommt man zum Editor, in dem man die Belegvorlage beliebig mit den gängigen Mitteln eines Texteditors erstellen kann.
201 |**3**|(% style="width:610px" %)Eine **Vorschau **der Vorlage kann man sich über Vorschau ansehen.
202 |**4**|(% style="width:610px" %)Hat man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hierüber die aktuell ausgewählte **Stiftung **sehen oder nach Belieben verändern, in dem man in der Drop Down Auswahl nach einer anderen Stiftung sucht und diese wählt.
203 |**5**|(% style="width:610px" %)Möchte man die **Freigabe **der Belegvorlage **aktiv **oder **inaktiv **setzen, kann man das über diese Menüpunkt erreichen.
204 |**6**|(% style="width:610px" %)Hier werden alle **ausgewählten Prozessschritte **via Häkchen angezeigt, für die die ausgewählte Belegvorlage eingesetzt werden kann.
205
206 == Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage ==
207
208 Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
209 Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.
210
211 [[image:Belegvorlagen_Foerderungen.png||height="219" width="929"]]
212
213 (% style="width:926px" %)
214 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 844px;" %)Beschreibung
215 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Allgemein **kann man eine Belegvorlage [[inaktiv setzen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HBelegvorlageinaktivsetzen]].
216 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Designer **gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen.
217 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Seriendruck **gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken.
218 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man [[Seriendruckfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HSeriendruckfeldereinfFCgen]].
219 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man einen [[Wiederholenden Block einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenblockeinfFCgen]].
220 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Formularfelder **kann man [[Formularfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]], z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder.
221
222 == Seriendruckfelder einfügen ==
223
224 1. Belegvorlage doppelklicken
225 1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
226 1. Reiter **Seriendruck **auswählen
227 1. Option **Seriendruckfelder einfügen **auswählen
228 1. Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
229 1. **Einfügen**-Button klicken
230
231 == Wiederholenden Block Definition ==
232
233 Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
234 Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
235 so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
236 Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
237 \\Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
238
239 * Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
240 * weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
241
242 == Wiederholenden Block einfügen ==
243
244 1. Belegvorlage doppelklicken
245 1. Im Texteditor Reiter **Designer **wählen
246 1. Reiter **Seriendruck **auswählen
247 1. Option **Wiederholenden Block einfügen **auswählen
248 1. Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
249 1. **OK**-Button klicken
250
251 == Formularfelder einfügen ==
252
253 1. Belegvorlage doppelklicken
254 1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
255 1. Reiter **Formularfelder **auswählen
256 1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
257
258 == Belegvorlage inaktiv setzen ==
259
260 1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
261 1. Reiter **Allgemein **auswählen
262 1. Bei Freigabe **Dropdown **klicken
263 1. Option **Inaktiv **auswählen
264 1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
265
266
267
268
269
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274
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