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Wiki-Quellcode von Dokument- & Belegvorlagen

Version 25.1 von Marco Bauer am 2024/07/22 11:29
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Vorlagen im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Vorlagen im Überblick =
9
10 Hier liegen **sämtliche Beschreibungen **und **Anleitungen **rund um Vorlagen ab, die in **mehr als** **einem Modul **eine Rolle spielen.
11 Vorlagen, die **nur für **ein **bestimmtes **Modul gelten, werden **in **den **Kapiteln **des **jeweiligen Moduls **behandelt.
12
13 = Dokumentvorlagen =
14
15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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17 == Dokumentvorlagen erstellen ==
18
19 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="294" style="float:right" width="487"]]
20
21 (% style="list-style-type:circle" %)
22 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
23 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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25 (% start="2" %)
26 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
27
28 (% style="list-style-type:circle" %)
29 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
30
31 (% start="3" %)
32 1. **+** Icon anklicken
33
34 (% style="list-style-type:circle" %)
35 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
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37 (% start="4" %)
38 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
39 1. **Bezeichnung **eingeben
40 1. **Kategorie **auswählen
41 1. **Stiftung **auswählen
42 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
43 1. Diskette-Icon **Speichern **auswählen
44
45 (% style="list-style-type:circle" %)
46 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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48 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentenvorlage ==
49
50 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="423" width="900"]]
51
52 (% style="width:896px" %)
53 |=Nummer|=(% style="width: 806px;" %)Beschreibung
54 |**1**|(% style="width:806px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
55 |**2**|(% style="width:806px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
56 |**3**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
57 |**4**|(% style="width:806px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
58 |**5**|(% style="width:806px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
59 |**6**|(% style="width:806px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
60
61 == Der Designer für die Dokumentenvorlage im Überblick ==
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63 [[image:Designer_Start.png||height="326" width="902"]]
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65 (% style="width:900px" %)
66 |=Nummer|=(% style="width: 748px;" %)Beschreibung
67 |**0**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
68 |**1**|(% style="width:748px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
69 |**2**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
70 |**3**|(% style="width:748px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
71 |**4**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
72 |**5**|(% style="width:748px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
73 |**6**|(% style="width:748px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
74 |**7**|(% style="width:748px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
75 |**8**|(% style="width:748px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
76 |**9**|(% style="width:748px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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78 === Seriendruckfelder im Überblick ===
79
80 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="317" width="903"]]
81
82 (% style="width:901px" %)
83 |=Nummer|=(% style="width: 824px;" %)Beschreibung
84 |**1**|(% style="width:824px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
85 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
86 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
87 |**2**|(% style="width:824px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
88 |**3**|(% style="width:824px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
89 |**4**|(% style="width:824px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
90 |**5**|(% style="width:824px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
91 |**6**|(% style="width:824px" %)[[Wiederholenden Blöcke>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenBlockDefinition]]** bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
92 |**7**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
93 |**8**|(% style="width:824px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
94
95 (% class="box infomessage" %)
96 (((
97 Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
98 Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
99 )))
100
101 === Seriendruckfeld einfügen ===
102
103 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
104 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
105 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
106
107 (% style="list-style-type:circle" %)
108 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
109
110 (% start="4" %)
111 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
112 1. Auf Button **Einfügen **klicken
113
114 (% style="list-style-type:circle" %)
115 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
116
117 === Formularfelder im Überblick ===
118
119 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="327" style="float:left" width="560"]]
120
121 (% style="margin-left:auto; width:919px" %)
122 |=(% style="width: 88px;" %)Nummer|=(% style="width: 827px;" %)Beschreibung
123 |(% style="width:88px" %)**1**|(% style="width:827px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
124 |(% style="width:88px" %)**2**|(% style="width:827px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
125 |(% style="width:88px" %)**3**|(% style="width:827px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
126 |(% style="width:88px" %)**4**|(% style="width:827px" %)Eine [[Auswahlliste>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
127 |(% style="width:88px" %)**5**|(% style="width:827px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
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140 === Kombinationslisten einfügen und erweitern ===
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142 1. Dokumentvorlage oder Belegvorlage öffnen. [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="158" style="float:right" width="367"]]
143 1. Karteikarte** Designer **auswählen
144 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
145 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
146 1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
147
148 (% style="list-style-type:circle" %)
149 * Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
150
151 (% start="5" %)
152 1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
153
154 (% style="list-style-type:circle" %)
155 * Das Eingabefenster wird geöffnet.
156
157 (% start="6" %)
158 1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
159
160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
162
163
164 == Dokumentenkategorien ==
165
166 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentenkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentenkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
167
168 === Dokumentenkategorien anlegen ===
169
170 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
171 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
172 3.   Der Karteireiter „Dokumentenkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
173 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
174
175 === Dokumentenkategorie inaktiv setzen ===
176
177 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
178
179 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentenkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
180 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
181 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
182 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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185 = Belegvorlagen =
186
187 == Zu den Belegvorlagen gelangen ==
188
189 1. In der Schnellsuche den Begriff **Belegvorlagen **eingeben
190 1. Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken
191
192 * Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.
193
194 == Erstellung einer Belegvorlage ==
195
196 Bewegt man den Mauszeiger nach unten rechts auf der Seite Auflistung der Belegvorlagen, so findet man das **+ **Icon. Klickt man eben dieses an, öffnet sich die Eingabemaske zur **Neuanlage **einer **Belegvorlage**.
197
198 [[image:Neuanlage_Belegvorlage.png||height="311" width="511"]]
199
200 (% style="width:511px" %)
201 |=Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
202 |**1**|(% style="width:434px" %)Hier wählt man den **Bereich **aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
203 |**2**|(% style="width:434px" %)Hier definiert man, welche **Bezeichnung **die Belegvorlage haben soll.
204 |**3**|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine **Stiftung **auswählen.
205 |**4**|(% style="width:434px" %)(((
206 Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer **1**)
207
208 Hier ist es möglich, alle die **Prozessschritte **auszuwählen, für die man die Belegvorlage verwenden kann. Es ist hierbei möglich, mehr als einen Prozessschritt auszuwählen. Hierbei setzt man bei dem vorgesehenen Prozessschritt jeweils ein Häkchen. Über den Scrollbalken kann man noch zu den anderen Prozessschritten navigieren.
209 )))
210
211 == Belegvorlage im Detail ==
212
213 [[image:Belegvorlage_im_Detail.png||height="419" width="688"]]
214
215 (% style="width:689px" %)
216 |=Nummer|=(% style="width: 610px;" %)Beschreibung
217 |**1**|(% style="width:610px" %)Über den Reiter **Allgemein **gelangt man zu den Einstellungen rund um die Auswahl der Stiftung, zum Status der Freigabe und der aktuellen Auswahl der Prozessschritte, für die die Belegvorlage gelten kann.
218 |**2**|(% style="width:610px" %)Über den **Designer **kommt man zum Editor, in dem man die Belegvorlage beliebig mit den gängigen Mitteln eines Texteditors erstellen kann.
219 |**3**|(% style="width:610px" %)Eine **Vorschau **der Vorlage kann man sich über Vorschau ansehen.
220 |**4**|(% style="width:610px" %)Hat man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hierüber die aktuell ausgewählte **Stiftung **sehen oder nach Belieben verändern, in dem man in der Drop Down Auswahl nach einer anderen Stiftung sucht und diese wählt.
221 |**5**|(% style="width:610px" %)Möchte man die **Freigabe **der Belegvorlage **aktiv **oder **inaktiv **setzen, kann man das über diese Menüpunkt erreichen.
222 |**6**|(% style="width:610px" %)Hier werden alle **ausgewählten Prozessschritte **via Häkchen angezeigt, für die die ausgewählte Belegvorlage eingesetzt werden kann.
223
224 == Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage ==
225
226 Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
227 Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.
228
229 [[image:Belegvorlagen_Foerderungen.png||height="219" width="929"]]
230
231 (% style="width:926px" %)
232 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 844px;" %)Beschreibung
233 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Allgemein **kann man eine Belegvorlage [[inaktiv setzen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HBelegvorlageinaktivsetzen]].
234 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Designer **gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen.
235 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Seriendruck **gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken.
236 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man [[Seriendruckfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HSeriendruckfeldereinfFCgen]].
237 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man einen [[Wiederholenden Block einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenblockeinfFCgen]].
238 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:844px" %)Über den Reiter **Formularfelder **kann man [[Formularfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]], z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder.
239
240 == Seriendruckfelder einfügen ==
241
242 1. Belegvorlage doppelklicken
243 1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
244 1. Reiter **Seriendruck **auswählen
245 1. Option **Seriendruckfelder einfügen **auswählen
246 1. Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
247 1. **Einfügen**-Button klicken
248
249 == Wiederholenden Block Definition ==
250
251 Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
252 Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
253 so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
254 Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
255 \\Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
256
257 * Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
258 * weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
259
260 == Wiederholenden Block einfügen ==
261
262 1. Belegvorlage doppelklicken
263 1. Im Texteditor Reiter **Designer **wählen
264 1. Reiter **Seriendruck **auswählen
265 1. Option **Wiederholenden Block einfügen **auswählen
266 1. Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
267 1. **OK**-Button klicken
268
269 == Formularfelder einfügen ==
270
271 1. Belegvorlage doppelklicken
272 1. Im Texteditor Reiter **Designer **auswählen
273 1. Reiter **Formularfelder **auswählen
274 1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
275
276 == Belegvorlage inaktiv setzen ==
277
278 1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
279 1. Reiter **Allgemein **auswählen
280 1. Bei Freigabe **Dropdown **klicken
281 1. Option **Inaktiv **auswählen
282 1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
283
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