Vorlagen im Überblick

Hier liegen sämtliche Beschreibungen und Anleitungen rund um Vorlagen ab, die in mehr als einem Modul eine Rolle spielen.
Vorlagen, die nur für ein bestimmtes Modul gelten, werden in den Kapiteln des jeweiligen Moduls behandelt.

Dokumentvorlagen

Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man hier.

Belegvorlagen

Die Belegvorlagen werden beim Ausführen von Prozessschritten automatisch herangezogen, beispielsweise bei Förderungen, Ausschüttungen oder Mietverträgen.

Zu den Belegvorlagen gelangen

1. In der Schnellsuche den Begriff Belegvorlagen eingeben
2. Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken

• Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.

Erstellung einer Belegvorlage

Rechts in der Übersichtsliste aller Belegvorlagen befindet sich das + Icon. Ein Klick darauf öffnet die Eingabemaske zur Neuanlage einer Belegvorlage.

Belegvorlage im Detail

Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage

Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.

Seriendruckfelder einfügen

1. Belegvorlage doppelklicken
2. Im Texteditor Reiter Designer auswählen
3. Reiter Seriendruck auswählen
4. Option Seriendruckfelder einfügen auswählen
5. Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
6. Einfügen-Button klicken

Wiederholenden Block Definition

Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.

Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:

• Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
• weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)

Wiederholenden Block einfügen

1. Belegvorlage doppelklicken
2. Im Texteditor Reiter Designer wählen
3. Reiter Seriendruck auswählen
4. Option Wiederholenden Block einfügen auswählen
5. Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
6. OK-Button klicken

Formularfelder einfügen

1. Belegvorlage doppelklicken
2. Im Texteditor Reiter Designer auswählen
3. Reiter Formularfelder auswählen
4. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)

Formularfelder im Überblick

Textfeld einfügen

1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
2. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
3. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
4. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
5. Option Text-Formularfeld einfügen auswählen

• In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.

Kontrollkästchen einfügen

1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
2. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
3. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
4. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
5. Option Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen auswählen

• Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.

1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die Aktiviert-/Inaktiviert-Symbole angepasst werden.

Kombinationslisten einfügen und erweitern

1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
2. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
3. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
4. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
5. Option Kombinationslisten-Formularfeld einfügen auswählen

• Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.

1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
2. Gewünschte Werte eintippen
3. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.

1. Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
2. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.

Auswahllistenformularfeld einfügen

1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen

   

2. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
3. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
4. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
5. Option Auswahllisten-Formularfeld einfügen auswählen

• Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.

1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
2. Gewünschte Werte eintippen
3. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
4. Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
5. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.

Datumauswahlformularfeld einfügen

1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
2. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
3. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
4. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
5. Option Datumauswahl-Formularfeld einfügen auswählen

• Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.

1. Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
2. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist

Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die Formularfeldeigenschaften  bearbeiten.
Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.

Belegvorlage inaktiv setzen

1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
2. Reiter Allgemein auswählen
3. Bei Freigabe Dropdown klicken
4. Option Inaktiv auswählen
5. Disketten-Icon Speichern klicken

Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage

Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.

Datumsfeld formatieren

Vorab: Das Feld muss bereits eingefügt sein.

1. Datumsfeld anklicken
2. Button Feldeigenschaften anklicken
3. Bei Zahlenformat Häkchen setzen
4. Folgendes Format eintragen: dd.MM.yyyy

Betragsfeld formatieren

Vorab: Das Feld muss bereits eingefügt sein.

1. Betragsfeld anklicken
2. Button Feldeigenschaften anklicken
3. Bei Zahlenformat Häkchen setzen
4. Folgendes Format eintragen: #, #.00

Check-Box einfügen

Eine Check-Box ist hilfreich, um ein Zusatzfeld vom Typ Ja/Nein auszuwerten.

1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
2. Datenfeldname des Zusatzfeldes raussuchen
3. Button Seriendruckfeld einfügen anklicken
4. Text aus Spalte Datenfeld kopieren
5. Button Spezialfeld einfügen klicken
6. Option IF wählen
7. Im Bereich Vergleich zu Begriff True eintragen
8. Im Bereich Diesen Text einfügen Buchstabe ý eintragen
9. Im Bereich Sonst diesen Text einfügen Buchstabe o eintragen
10. Komplettes IF-Feld markieren
11. Bei Schriftart Schriftart Wingdings auswählen

Absatz bei Beschlussvorlage einfügen

Ein Absatz bei einer Beschlussvorlage macht dann Sinn, wenn jeder TOP oder auch jedes Förderprojekt pro Seite dargestellt werden muss.

1. Bearbeitung der Beschlussvorlage öffnen
2. In jeweiligen Textbaustein wechseln
3. Dort vor erstem Seriendruckfeld mit rechter Maustaste klicken
4. Absatz auswählen
5. Im Karteireiter Rahmen und Seitenwechsel Häkchen bei Seitenwechsel oberhalb setzen