Wiki-Quellcode von Dokument- & Belegvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:42

version	line-number	content
4.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Vorlagen im Überblick:
1.1	4
4.1	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
	8	= Vorlagen im Überblick =
	9
5.1	10	Hier liegen sämtliche Beschreibungen und Anleitungen rund um Vorlagen ab, die in mehr als einem Modul eine Rolle spielen.
	11	Vorlagen, die nur für ein bestimmtes Modul gelten, werden in den Kapiteln des jeweiligen Moduls behandelt.
4.1	12
2.1	13	= Dokumentvorlagen =
1.1	14
6.1	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
26.1	16	Wie man Dokumentvorlagen erstellt, was es alles über Dokumentvorlagen zu wissen gibt, was es mit den Dokumentenkategorien auf sich hat und vieles mehr erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/]].
2.1	17
6.1	18
9.1	19	= Belegvorlagen =
6.1	20
33.1	21	Die Belegvorlagen werden beim Ausführen von Prozessschritten automatisch herangezogen, beispielsweise bei Förderungen, Ausschüttungen oder Mietverträgen.
	22
10.1	23	== Zu den Belegvorlagen gelangen ==
6.1	24
9.1	25	1. In der Schnellsuche den Begriff Belegvorlagen eingeben
	26	1. Angezeigtes Suchergebnis doppelklicken
6.1	27
9.1	28	* Die Auflistung der Belegvorlagen wird angezeigt.
6.1	29
9.1	30	== Erstellung einer Belegvorlage ==
6.1	31
33.1	32	Rechts in der Übersichtsliste aller Belegvorlagen befindet sich das + Icon. Ein Klick darauf öffnet die Eingabemaske zur Neuanlage einer Belegvorlage.
6.1	33
9.1	34	[[image:Neuanlage_Belegvorlage.png\|\|height="311" width="511"]]
6.1	35
9.1	36	(% style="width:511px" %)
	37	\|=Nummer\|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
	38	\|1\|(% style="width:434px" %)Hier wählt man den Bereich aus, für den die Belegvorlage gelten soll. Via dem Dropdown Pfeil sieht man die Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen: Förderung, Ausschüttung und Mietvertrag.
	39	\|2\|(% style="width:434px" %)Hier definiert man, welche Bezeichnung die Belegvorlage haben soll.
33.1	40	\|3\|(% style="width:434px" %)Besitzt man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hier auch eine Stiftung auswählen. Die Vorlage wird dann nur bei dieser Stiftung angezogen.
9.1	41	\|4\|(% style="width:434px" %)(((
	42	Der Reiter der Prozessschritte öffnet sich erst, nachdem man einen Bereich ausgewählt hat. (Ziffer 1)
6.1	43
9.1	44	Hier ist es möglich, alle die Prozessschritte auszuwählen, für die man die Belegvorlage verwenden kann. Es ist hierbei möglich, mehr als einen Prozessschritt auszuwählen. Hierbei setzt man bei dem vorgesehenen Prozessschritt jeweils ein Häkchen. Über den Scrollbalken kann man noch zu den anderen Prozessschritten navigieren.
	45	)))
6.1	46
9.1	47	== Belegvorlage im Detail ==
6.1	48
9.1	49	[[image:Belegvorlage_im_Detail.png\|\|height="419" width="688"]]
6.1	50
9.1	51	(% style="width:689px" %)
	52	\|=Nummer\|=(% style="width: 610px;" %)Beschreibung
	53	\|1\|(% style="width:610px" %)Über den Reiter Allgemein gelangt man zu den Einstellungen rund um die Auswahl der Stiftung, zum Status der Freigabe und der aktuellen Auswahl der Prozessschritte, für die die Belegvorlage gelten kann.
	54	\|2\|(% style="width:610px" %)Über den Designer kommt man zum Editor, in dem man die Belegvorlage beliebig mit den gängigen Mitteln eines Texteditors erstellen kann.
	55	\|3\|(% style="width:610px" %)Eine Vorschau der Vorlage kann man sich über Vorschau ansehen.
	56	\|4\|(% style="width:610px" %)Hat man das Zusatzmodul Stiftung, kann man hierüber die aktuell ausgewählte Stiftung sehen oder nach Belieben verändern, in dem man in der Drop Down Auswahl nach einer anderen Stiftung sucht und diese wählt.
	57	\|5\|(% style="width:610px" %)Möchte man die Freigabe der Belegvorlage aktiv oder inaktiv setzen, kann man das über diese Menüpunkt erreichen.
	58	\|6\|(% style="width:610px" %)Hier werden alle ausgewählten Prozessschritte via Häkchen angezeigt, für die die ausgewählte Belegvorlage eingesetzt werden kann.
6.1	59
12.1	60	== Weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Belegvorlage ==
11.1	61
12.1	62	Neben normalem Text und Tabellen, die man in eine Belegvorlage einfügen kann, lassen sich auch andere Felder einführen.
	63	Diese Felder lassen sich einfügen und ersparen immer wieder ein neues manuelles Erstellen von Dokumenten.
11.1	64
12.1	65	[[image:Belegvorlagen_Foerderungen.png\|\|height="219" width="929"]]
	66
	67	(% style="width:926px" %)
	68	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 844px;" %)Beschreibung
19.1	69	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:844px" %)Über den Reiter Allgemein kann man eine Belegvorlage [[inaktiv setzen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HBelegvorlageinaktivsetzen]].
	70	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:844px" %)Über den Reiter Designer gelangt kann man unter anderem Seriendrücke und Formularfelder einfügen.
	71	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:844px" %)Über den Reiter Seriendruck gelangt man unter anderem zu den Seriendruckfeldern und den Wiederholenden Blöcken.
13.1	72	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man [[Seriendruckfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HSeriendruckfeldereinfFCgen]].
14.1	73	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:844px" %)Hierüber kann man einen [[Wiederholenden Block einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HWiederholendenblockeinfFCgen]].
19.1	74	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:844px" %)Über den Reiter Formularfelder kann man [[Formularfelder einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]], z.B. Listen- oder Datumauswahlfelder.
12.1	75
10.1	76	== Seriendruckfelder einfügen ==
6.1	77
19.1	78	1. Belegvorlage doppelklicken
	79	1. Im Texteditor Reiter Designer auswählen
	80	1. Reiter Seriendruck auswählen
	81	1. Option Seriendruckfelder einfügen auswählen
	82	1. Gewünschtes Seriendruckfeld aus Übersicht auswählen
	83	1. Einfügen-Button klicken
6.1	84
20.1	85	== Wiederholenden Block Definition ==
	86
	87	Möchte man in der Vorlage bestimmte Bereiche wiederholen, eignet sich hierfür der Wiederholenden Block.
	88	Hat man beispielsweise eine große Datentabelle und solchen viele dieser Datenzeilen gleiche Bereiche abgebildet bekommen,
	89	so kann man die Dauer hierzu mittels dem Wiederholenden Block verkürzen.
	90	Möchte man genau festlegen, welche Eingaben genau der Benutzer machen kann, gibt es in diesem Menü auch Filter-und Sortierregeln, die man festlegen kann.
	91	\\Wiederholenden Blöcke können in folgenden Formen auftreten:
	92
	93	* Seriendruckfelder (die mit Daten aus der Tabelle gefüllt sind)
	94	* weitere wiederholende Blöcke (mit Daten aus Datenrelationen gefüllt)
	95
15.1	96	== Wiederholenden Block einfügen ==
6.1	97
19.1	98	1. Belegvorlage doppelklicken
	99	1. Im Texteditor Reiter Designer wählen
	100	1. Reiter Seriendruck auswählen
	101	1. Option Wiederholenden Block einfügen auswählen
	102	1. Bei Tabellenkopfzeile hinzufügen entsprechend Häkchen setzen, was man als Felder alles einfügen will
	103	1. OK-Button klicken
6.1	104
10.1	105	== Formularfelder einfügen ==
6.1	106
19.1	107	1. Belegvorlage doppelklicken
	108	1. Im Texteditor Reiter Designer auswählen
	109	1. Reiter Formularfelder auswählen
	110	1. Gewünschtes Formularfeld auswählen (Kombinations-/Auswahlliste, Datumauswahl)
6.1	111
27.1	112	(% class="box infomessage" %)
	113	(((
	114	Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die Formularfeldeigenschaften [[image:Formularfelder-Eigenschaften.png\|\|height="54" width="119"]] bearbeiten.
	115	Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
	116	)))
	117
34.1	118	=== Formularfelder im Überblick ===
27.1	119
34.1	120	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png\|\|alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
	121
	122	\|Nummer\|Beschreibung
	123	\|1\|Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
	124	\|2\|Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
	125	\|3\|Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
	126	\|4\|Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	127	\|5\|Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
	128
	129	(% class="box infomessage" %)
	130	(((
	131	Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
	132	)))
	133
	134
	135
	136
	137	==== Textfeld einfügen ====
	138
	139	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	140	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	141	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	142	1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
	143	1. Option Text-Formularfeld einfügen auswählen
	144
	145	* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
	146
	147	==== Kontrollkästchen einfügen ====
	148
	149	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png\|\|height="155" style="float:right" width="174"]]
	150	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	151	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	152	1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
	153	1. Option Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen auswählen
	154
	155	* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
	156
	157	1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die Aktiviert-/Inaktiviert-Symbole angepasst werden.
	158
	159	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
	160
	161	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	162	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	163	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	164	1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
	165	1. Option Kombinationslisten-Formularfeld einfügen auswählen
	166
	167	* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
	168
	169	1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
	170	1. Gewünschte Werte eintippen
	171	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
	172
	173	1. Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
	174	1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
	175
	176	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
	177
	178	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen(((
	179	(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	180	[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png\|\|height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
	181	)))
	182	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	183	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	184	1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
	185	1. Option Auswahllisten-Formularfeld einfügen auswählen
	186
	187	* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
	188
	189	1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
	190	1. Gewünschte Werte eintippen
	191	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
	192	1. Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
	193	1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
	194
	195	==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
	196
	197	(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	198	[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png\|\|height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
	199
	200	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	201	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	202	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	203	1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
	204	1. Option Datumauswahl-Formularfeld einfügen auswählen
	205
	206	* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
	207
	208	1. Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
	209	1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
	210
	211	Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die Formularfeldeigenschaften [[image:Formularfelder-Eigenschaften.png\|\|height="56" width="123"]] bearbeiten.
	212	Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
	213
17.1	214	== Belegvorlage inaktiv setzen ==
6.1	215
19.1	216	1. Gewünschte Belegvorlage doppelklicken
	217	1. Reiter Allgemein auswählen
	218	1. Bei Freigabe Dropdown klicken
	219	1. Option Inaktiv auswählen
	220	1. Disketten-Icon Speichern klicken
6.1	221
29.1	222	= Tipps und Tricks: Einrichten und Formatieren einer Vorlage =
6.1	223
29.1	224	Der folgende Bereich zeigt verschiedene Möglichkeiten auf, wie man eine Vorlage nicht nur einrichten sondern auch formatieren kann.
6.1	225
29.1	226	== Datumsfeld formatieren ==
6.1	227
31.1	228	Vorab: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
6.1	229
29.1	230	1. Datumsfeld anklicken
	231	1. Button Feldeigenschaften anklicken
	232	1. Bei Zahlenformat Häkchen setzen
	233	1. Folgendes Format eintragen: dd.MM.yyyy
	234
	235	== Betragsfeld formatieren ==
	236
31.1	237	Vorab: Das Feld muss bereits [[eingefügt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Vorlagen/#HFormularfeldereinfFCgen]] sein.
29.1	238
	239	1. Betragsfeld anklicken
	240	1. Button Feldeigenschaften anklicken
	241	1. Bei Zahlenformat Häkchen setzen
30.1	242	1. Folgendes Format eintragen: #, #.00
29.1	243
28.1	244	== Check-Box einfügen ==
1.1	245
29.1	246	Eine Check-Box ist hilfreich, um ein Zusatzfeld vom Typ Ja/Nein auszuwerten.
9.1	247
29.1	248	1. Dokument-/Belegvorlage öffnen
	249	1. Datenfeldname des Zusatzfeldes raussuchen
	250	1. Button Seriendruckfeld einfügen anklicken
	251	1. Text aus Spalte Datenfeld kopieren
	252	1. Button Spezialfeld einfügen klicken
	253	1. Option IF wählen
	254	1. Im Bereich Vergleich zu Begriff True eintragen
	255	1. Im Bereich Diesen Text einfügen Buchstabe ý eintragen
	256	1. Im Bereich Sonst diesen Text einfügen Buchstabe o eintragen
	257	1. Komplettes IF-Feld markieren
	258	1. Bei Schriftart Schriftart Wingdings auswählen
9.1	259
32.1	260	== Absatz bei Beschlussvorlage einfügen ==
9.1	261
32.1	262	Ein Absatz bei einer Beschlussvorlage macht dann Sinn, wenn jeder TOP oder auch jedes Förderprojekt pro Seite dargestellt werden muss.
9.1	263
32.1	264	1. Bearbeitung der Beschlussvorlage öffnen
	265	1. In jeweiligen Textbaustein wechseln
	266	1. Dort vor erstem Seriendruckfeld mit rechter Maustaste klicken
	267	1. Absatz auswählen
	268	1. Im Karteireiter Rahmen und Seitenwechsel Häkchen bei Seitenwechsel oberhalb setzen
10.1	269
	270
	271
	272
	273
28.1	274
	275
	276
25.1	277