Kontakttypen im Überblick

Icon & Kontaktbereiche	Kontakttypen	Beschreibung
	Organisationsadresse Ansprechpartner	Eine Organisation ist eine juristische Person. Beispiele einer Organisation sind: Gewerblicher Betrieb Verein
	Personenadresse Ansprechpartner Haushaltsmitglied	Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	Haushaltsadresse Haushaltsmitglied	Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. Beispiele eines Haushalts sind: Familie Personen, die in einer Gemeinschaft leben

Max Mustermann ist eine Person und hat eine Personenadresse.
Er arbeitet für eine Organisation. Diese hat einen Sitz in München (Organisationsadresse).
Weil Max bei der Organisation arbeitet, wird er zu einem Ansprechpartner in der Organisation.
Max gründet einen Haushalt. Der Haushalt hat eine Haushaltsadresse und Max ist dort Haushaltsmitglied.

Dublettenprüfung

Bei der Neuanlage eines Kontaktes prüft die Software automatisch nach möglichen Dubletten.
Die Dublettenprüfung prüft bei der Neuanlage von allen Kontakten. Also neben Person, Organisation und Haushalt auch Ansprechpartner und Haushaltsmitglied.
Dabei erfolgt bei Person, Ansprechpartner und Haushaltsmitglied die Überprüfung anhand dem Vorname und Nachnamen.
Bei Organisation, Haushalt und einer Stiftung wird die Bezeichnung geprüft.
Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.
Ob es sich um eine Dublette handelt oder nicht entscheidet der Anwender.
Im Anschluss gibt es für den Anwender folgende Möglichkeiten:

Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt

Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:

Erläuterung Kontakt-Desktop

Neuanlage der Kontakte

Kontakte können überall da, wo ein Kontakt benötigt, wird auch angelegt werden.
Das ist möglich...

• im Module Kontaktmanagement in der Übersichtsliste der Kontakte mit dem +Icon rechts unten
• im Kontakt-Desktop unten mit dem +Icon links
• überall da wo Kontakte benötigt werden mittels +Icon (z.B. bei Antragsteller beim Modul Förderungen oder Destinatär beim Modul Ausschüttungen)

Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen zum Import finden Sie hier.

Neuanlage Person

Person erstellen

1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.

• Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

2. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

3. Option Person auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Personenadresse) wird geöffnet.
• Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.

4. Eingaben zur Person machen
5. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Eine neue Person wird erstellt.

 Neuanlage Person im Überblick

Neuanlage Organisation

Organisation erstellen

1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.

• Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

2. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

3. Option Organisation auswählen

• Das Eingabeformular zur Organisation (Organisationsadresse) wird geöffnet.
• Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.

4. Eingaben zur Organisation machen

• Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine existierende Person oder Sie legen die Person neu an.

4. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Eine neue Organisation wird erstellt.

 Neuanlage Organisation im Überblick

Neuanlage Ansprechpartner im Überblick

Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpartner zu einer Organisation hinzufügen.

• Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
• Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

1. Das Fenster Ansprechpartner hinzufügen wird angezeigt.
2. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben
3. Mit Lupen-Icon oder Enter-Taste bestätigen

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

5. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
6. Diskette Icon Speichern klicken

• Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

Verbinden zwei Kontakte einer Organisation

Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens zwei Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.

1. Hierzu klickt man innerhalb des Organisations-Desktop unten auf das Verbinden-Icon (siehe Screenshot).
2. Daraufhin öffnet sich das Fenster, in dem man zwei Kontakte miteinander verbinden kann.
   Bei Person 1 gibt man die Person ein, die als erstes genannt werden soll. Mit Person 2 bestimmt man die Person, die als zweites genannt wird.
3. Wenn man nun auf das Aktualisieren-Icon bei der Briefansprache klickt, wird die Briefansprache mit der Personenauswahl und ihrer Reihenfolge aktualisiert.
4. Mit Disketten-Icon Speichern schließt man den Vorgang ab.

Personen, die innerhalb der Organisation miteinander verbunden sind, sind bei den Kontakten im Organisation-Desktop mit Ansprechpartner 2P gekennzeichnet.

Wenn man sich nicht mehr sicher ist, was die Auswahl bei der Person 1, Person 2 oder das Verbinden der Personen innerhalb einer Organisation im Allgemeinen betrifft, kann man auch auf die !-Icons klicken. Diese informieren mit Tool-Tipps nochmal darüber, welche Rolle Person 1 und Person 2 spielen und welchen Nutzen das Verbinden zweier Kontakte innerhalb einer Organisation bringt. 

Neuanlage Haushalt

Haushalt erstellen

1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.

• Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

2. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

3. Option Haushalt auswählen

• Das Eingabeformular zum Haushalt (Haushaltsadresse) wird geöffnet.
• Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.

4. Eingaben zum Haushalt machen

• Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine existierende Person oder Sie legen die Person neu an.

5. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Ein neuer Haushalt wird erstellt.

Neuanlage Haushalt im Überblick

Neuanlage Haushaltsmitglied im Überblick

Haushaltsmitglied hinzufügen

1. Im Haushaltsdesktop auf das +Icon im unteren Bereich des Desktops klicken
2. Option Haushaltsmitglied auswählen
3. Das Fenster Haushaltsmitglied hinzufügen wird angezeigt.
4. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

4. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
5. Diskette Icon Speichern klicken

• Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

6. Diskette Icon Speichern klicken

• Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

Gründet Haushalt im Personen-Desktop

Es kann ein Haushalt auch in einem Personen-Desktop angelegt werden. Hierfür geht man folgendermaßen vor:

1. Jeweiligen Personen-Desktop öffnen
2. Auf +Icon im Personen-Desktop klicken
3. In der Auswahl Gründet Haushalt anklicken

• Das Fenster zum Günden des Haushaltes wird geöffnet

4. Nach Speichern passiert folgendes im Hintergrund:

• Was passiert mit der Adresse?
• Eine Haushaltsadresse ist angelegt geworden.
• Je nach dem ob, Person 1, Person 2 oder beide gefüllt worden sind, sind nun bis zu zwei Haushaltmitglieder angelegt worden.

Mitglied im Haushalt im Personen-Desktop

Es kann eine Person aus dem Personen-Desktop einen Haushalt hinzugefügt werden. Hierfür geht man folgendermaßen vor:

1. Jeweiligen Personen-Desktop öffnen
2. Auf +Icon im Personen-Desktop klicken
3. In der Auswahl Mitglied im Haushalt anklicken

• Das Fenster zur Haushaltssuche wird geöffnet. Eine Neuanlage eines Haushaltes ist auch möglich.

4. Nach Speichern passiert folgendes im Hintergrund:

• Die bisherige Personenadresse ist inaktiv gesetzt worden.
• Ein Haushaltsmitglied ist angelegt geworden.
•  

Wann werden Personenadressen auf inaktiv gesetzt?

Folgende Regel treffen zu wenn eine Person zu einem Haushalt hinzugefügt wird. 

1. Beim inaktiv setzen wird automatisch der Eintrag der Gültigkeit (das Datum sowie der Grund) gesetzt.
2. Es werden nur Personenadresse auf inaktiv gesetzt. Kein anderer Kontakttyp wie beispielsweise ein Ansprechpartner.
3. Ist nur eine Personenadresse vorhanden, wird diese auf 'inaktiv' gesetzt

4. Wenn mehr als eine Personenadresse vorhanden ist, hängt das Vorgehen vom jeweiligen Desktop ab:

   • HH-Desktop („Haushaltsmitglied“): Die ausgewählte Personenadresse wird auf „inaktiv“ gesetzt.
   • Personen-Desktop („Mitglied im HH“): Alle Personenadressen bleiben aktiv, und es erscheint eine Hinweismeldung.
   • Personen-Desktop („Gründet Haushalt“):
     • Falls eine postalische Adresse ausgewählt wurde, wird die zugehörige Personenadresse auf „inaktiv“ gesetzt.
     • Wurde keine postalische Adresse ausgewählt, bleiben alle aktiv, und es erscheint eine Hinweismeldung

Haushalt auflösen

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.

• Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.

• Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

2. Haushaltsmitglied auswählen
3. Grund angeben

• Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.

4. Gewünschte Option auswählen
5. Mit Häkchen-Icon bestätigen

• Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

6. Diskette Icon Speichern klicken

• Der Haushalt wird aufgelöst.

Weitere Funktionen der Kontakte

Kontakt suchen

Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden. 

Schnellsuche
Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier hier.

Übersichtsliste
Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene Filtermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie hier.
Diese Übersichtslisten können individuell gestaltet werden. Alle vorhandenen Felder aus den Kontakten sowie die Zusatzfelder können in die Listen übernommen werden. Für Anpassungen wenden Sie sich bitte an Ihren Berater.

Kontakt bearbeiten

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

• Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

1. Auf das Stift-Icon Bearbeiten im Kontaktmenü klicken

• Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

2. Gewünschte Änderungen vornehmen
3. Auf das Disketten-Icon Speichern klicken

• Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.

Neues KK-Konto im Kontakt erstellen

Das KK-Konto wird automatisch erzeugt sobald man durch Prozesse die FiBu (auch wenn diese nicht im Einsatz ist wird sie im Hintergrund verwendet) anspricht und noch keines angelegt ist.

Die Verbindung von einem Kontakt zu einem Kontokorrentkonto (KK-Konto) in der Finanzbuchhaltung unterliegt folgenden Regeln:

• Ein Kontakt kann mit mehreren Kontokorrentarten (KK-Arten) verknüpft sein, zum Beispiel sowohl mit einem Debitor als auch mit einem Kreditor oder individuelle KK-Arten. Innerhalb jeder Art ist jedoch nur eine Verknüpfung möglich.
• Aus den Unternehmensprozessen wird automatisiert aus dem Kontakt ein KK-Konto ermittelt. Wenn ein solches noch nicht verfügbar ist, dann wird die jeweilige Kontokorrentart automatisch erzeugt.

1. In Kontakte-Desktop Bank-Icon Fibu-Buchungskonto anklicken
2. In neuem Fenster +Icon klicken
3. Auf Button KK-Konto erzeugen klicken
4. Button Ja klicken
5. KK-Art mit Kürzel auswählen
6. Button OK klicken

• Das Buchungskonto wird erzeugt und nun ein grünes Häkchen als Bestätigung angezeigt.

Neue Bankverbindung erstellen

Im Kontakt-Desktop kann man über das Bankkarten-Icon (Ziffer 8 aus Kontaktemenü) zu den Bankverbindungen gelangen. In der daraufhin geöffneten Übersicht werden alle bereits hinterlegten Bankverbindungen angezeigt und eine neuanlage kann hier ebenso getätigt werden. Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

• Land
• Bankleitzahl
• Bankname
• Kontonummer
• IBAN
• BIC
• Abweichender Kontoinhaber
• Status

1. Auf das Icon Bankverbindungen im Kontaktmenü klicken

• Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.

2. Auf das + Icon oberhalb der Tabelle klicken

• Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.

3. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
4. Auf das Disketten-Icon Speichern klicken

• Neue Bankverbindung wurde erstellt.

Kontakt als VIP deklarieren

Es besteht die Möglichkeit, bestimmte Personen, Organisationen oder Haushalte vor dem allgemeinen Zugriff zu schützen. Besonders hilfreich ist dies, wenn sensible Daten nur einem eingeschränkten Benutzerkreis zugänglich gemacht werden sollen.
Dazu kann eine Person als VIP gekennzeichnet werden. Sobald diese Kennzeichnung erfolgt, ist die Person ausschließlich für Benutzer mit entsprechender VIP-Berechtigung sichtbar.
Ohne diese Berechtigung bleibt die Person für alle anderen Benutzer unsichtbar.

1. Öffnen Sie den entsprechenden Kontakt-Desktop. 

2. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ der Personenadresse, Haushaltsadresse oder Organisationsadresse.

3. Die Haken-Setzung VIP tätigen

4. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Kontakt-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“.  

Wenn das VIP setzt, hat das mehrere Auswirkungen:

• Benutzer ohne VIP-Berechtigung sehen die VIP-Person, Organisation oder Haushalt in keiner Liste und auch nicht in den Suchergebnissen. Die Person, Organisation oder der Haushalt bleibt für sie vollständig unsichtbar.
• Benutzer mit entsprechender VIP-Berechtigung erkennen einen VIP am Vermerk 'VIP' oben rechts im Desktop.

Lesemodus

Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:

• Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet oder
• der Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.

Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende Eigenschaften aus:

• Nur Ansicht von Kontakten und Daten möglich
• Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich

Inaktiv setzen von Kontakten

Um einen Kontakt inaktiv zu setzen, öffnet man zunächst den gewünschten Kontakt.
Nach dem Öffnen klickt man auf das Stift-Icon, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Anschließend kann beim Feld Status die Option Inaktiv ausgewählt werden.

Der Ablauf variiert je nach Kontakttyp:

Personenadresse, Ansprechpartner, Haushaltsmitglied

1. Option Inaktiv auswählen

• Es wird geprüft, ob der Kontakt noch in anderen Bereichen verwendet wird. Falls dem so ist, informiert System darüber.
• Übersicht, in welchen Bereichen der Kontakt verwendet wird, wird angezeigt.

2. Weiter-Button klicken.

• Hierdurch akzeptiert man, dass Kontakt in diesen Bereichen inaktiv gesetzt wird.

3. Optional kann ein Grund und das Datum "inaktiv ab" für das Inaktiv setzen angeben werden.
4. Diskette-Icon Speichern klicken und somit Vorgang abschließen

Organisationsadresse, Haushaltsadresse

1. Option Inaktiv auswählen

• Es wird geprüft, ob der Kontakt noch in anderen Bereichen verwendet wird.
• Übersicht, in welchen Bereichen der Kontakt verwendet wird, wird angezeigt.

2. Weiter-Button klicken.

3. Optional kann ein Grund und das Datum "inaktiv ab" für das Inaktiv setzen angeben werden.
4. Wenn eine Organisationsadresse inaktiv gesetzt wird, dann werden auch alle mit ihr verbundenen (zuvor angezeigten) Ansprechpartner ebenfalls inaktiv gesetzt.
   Wenn eine Haushaltsadresse inaktiv gesetzt wird, dann werden auch alle mit ihr verbundenen (zuvor angezeigten) Haushaltsmitglieder ebenfalls inaktiv gesetzt.

Inaktive Kontakte anzeigen lassen

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um den richtigen Kontakt zu finden.

• Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für Auch inaktive anzeigen. Indem man das Häkchen an dieser Stelle setzt oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die inaktiven Kontakte ein- oder ausblenden.
Inaktive Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der roten Schrift zu erkennen.

Kontakt löschen

Voraussetzung: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen. Das System prüft diese vorm Löschen und gibt eine entsprechende Meldung aus.

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

• Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
• Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

1. Gewünschten Kontakt auswählen

• Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.

2. Unten rechts auf Mülleimer-Icon klicken

• Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.

3. Button Ja anklicken

• Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknüpft sind.

Dokumente in den Desktops

Dokumente können in der Software entweder in der Datenbank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) findet man hier.

Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb eines Desktops gibt es im Bereich links oben das Dokumente-Icon.
Mit einem Klick darauf öffnet sich dann das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.

Dokument hinzufügen

1. In Mein Desktop auf Modul Kontaktmanagement klicken
2. Menüpunkt Kontakte auswählen

• Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.

3. Gewünschten Kontakt doppelklicken

• Kontaktmenü wird geöffnet.

4. Auf Dokumenten-Icon klicken

• Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.

5. Auf + Icon klicken

• Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.

6. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.
7. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.

Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken

1. Im Desktop auf das Dokumente-Icon klicken.
2. Die Übersicht der bereits hinzugefügten Dokumente öffnet sich. In den Anfang der Zeile ein Häkchen setzen.
3. Auf das E-Mail-Icon klicken

• Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
• Die Eingabemaske für die Erstellung einer Aktivität vom Typ E-Mail wird geöffnet.
• Im Aktivitätenfenster der E-Mail wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt, da das zuvor ausgewählte Dokument als Anhang an die E-Mail hinzugefügt worden ist.

6. Restliche Eingaben tätigen
7. Mit Disketten Icon speichern

• Das Dokument wird per E-Mail verschickt.

Zusatzfelder

Zusatzfelder können für die Bereiche Person, Organisation, Haushalt oder auch für den Kontakt angelegt werden.

Zusatzfelder helfen weitere Informationen an den verschiedenen Stellen zu verwalten. Diese können auch jederzeit in verschiedenen Liste angezeigt werden.

Zusatzfelder können verschiedenen Feldtypen entsprechen. Diese Feldtypen legen fest, ob man z.B. Zahlen oder Buchstaben in ein Feld eingeben kann.

Außerdem kann man Zusatzfelder (dauerhaft) in der Übersichtsliste einpflegen.