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Änderungen von Dokument 010.1 Kontakte

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/19 15:00
Von Version 10.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/27 11:50
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/02/02 10:28
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,49 +1,18 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktKontakteimDCberblick:" %)
3 3  **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Kontakte =
9 +(% class="box warningmessage" %)
10 +(((
11 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
12 +)))
9 9  
10 -Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
14 += Kontakttypen im Überblick =
11 11  
12 -== Auch (inaktive) Kontakte anzeigen lassen ==
13 -
14 -Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
15 -**Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
16 -**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
17 -
18 -
19 -
20 -
21 -
22 -
23 -
24 -== Kontakt bearbeiten ==
25 -
26 -1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
27 -
28 -* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
29 -
30 -1. Gewünschte Änderungen vornehmen
31 -1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
32 -
33 -* Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
34 -
35 -== Kontakt löschen ==
36 -
37 -xx
38 -
39 -xx
40 -
41 -xx
42 -
43 -xx
44 -
45 -= Kontakttypen =
46 -
47 47  |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
48 48  |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
49 49  Organisationsadresse
... ... @@ -83,44 +83,464 @@
83 83  Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
84 84  
85 85  
55 += Dublettenprüfung =
86 86  
57 +Bei der Neuanlage eines Kontaktes prüft die Spftware automatisch nach möglichen Dubletten.
58 +Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.
59 +Die Dublettenprüfung prüft neben der Neuanlage von Personen auch beim Erstellen von Organisationen und Haushalten.
60 +Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png||height="184" style="float:right" width="539"]]
61 +Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:
87 87  
63 +* Mit einem Klick auf den Button **Übernehmen **bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.
64 +* Wenn es sich um **keine Dublette handelt**, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.
65 +* Des Weiteren kann man auch** in den jeweilgen Desktop** **verzweigen **mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.
88 88  
67 += Neuanlage der Kontakte =
89 89  
69 +Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Aber auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
70 +Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].
90 90  
72 +== Person erstellen ==
91 91  
74 +1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
92 92  
93 -xx
76 +(% style="list-style-type:circle" %)
77 +* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
94 94  
79 +(% start="2" %)
80 +1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
95 95  
96 -xx
82 +(% style="list-style-type:circle" %)
83 +* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
97 97  
85 +(% start="3" %)
86 +1. Option **Person **auswählen
98 98  
88 +(% style="list-style-type:circle" %)
89 +* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
90 +* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
99 99  
92 +(% start="4" %)
93 +1. Eingaben zur Person machen
94 +1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
100 100  
96 +(% style="list-style-type:circle" %)
97 +* Eine neue Person wird erstellt.
101 101  
99 +== Organisation erstellen ==
102 102  
101 +1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
103 103  
103 +(% style="list-style-type:circle" %)
104 +* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
104 104  
106 +(% start="2" %)
107 +1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
105 105  
109 +(% style="list-style-type:circle" %)
110 +* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
106 106  
112 +(% start="3" %)
113 +1. Option **Organisation **auswählen
107 107  
115 +(% style="list-style-type:circle" %)
116 +* Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
117 +* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
108 108  
119 +(% start="4" %)
120 +1. Eingaben zur Organisation machen
109 109  
122 +(% style="list-style-type:circle" %)
123 +* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
110 110  
125 +(% start="4" %)
126 +1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
111 111  
128 +(% style="list-style-type:circle" %)
129 +* Eine neue Organisation wird erstellt.
112 112  
131 +=== Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
113 113  
133 +[[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
114 114  
135 +(% style="margin-left:auto; width:686px" %)
136 +|=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
137 +|(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
138 +|(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
115 115  
140 +=== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
116 116  
142 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.
117 117  
144 +(% style="list-style-type:disc" %)
145 +* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
146 +* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
118 118  
148 +(% start="1" %)
149 +1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
150 +1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
151 +1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
119 119  
153 +(% style="list-style-type:circle" %)
154 +* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
120 120  
156 +(% start="5" %)
157 +1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
158 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
121 121  
160 +(% style="list-style-type:circle" %)
161 +* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
122 122  
163 +== Haushalt erstellen ==
123 123  
165 +1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
124 124  
167 +(% style="list-style-type:circle" %)
168 +* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
125 125  
170 +(% start="2" %)
171 +1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
172 +
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
174 +* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
175 +
176 +(% start="3" %)
177 +1. Option **Haushalt **auswählen
178 +
179 +(% style="list-style-type:circle" %)
180 +* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
181 +* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
182 +
183 +(% start="4" %)
184 +1. Eingaben zum Haushalt machen
185 +
186 +(% style="list-style-type:circle" %)
187 +* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
188 +
189 +(% start="5" %)
190 +1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
191 +
192 +(% style="list-style-type:circle" %)
193 +* Ein neuer Haushalt wird erstellt.
194 +
195 +=== Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
196 +
197 +[[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
198 +
199 +(% style="margin-left:auto; width:639px" %)
200 +|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
201 +|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
202 +|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
203 +
204 +=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===
205 +
206 +Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.
207 +
208 +* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
209 +* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
210 +
211 +(% start="1" %)
212 +1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
213 +1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
214 +
215 +(% style="list-style-type:circle" %)
216 +* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
217 +
218 +(% start="4" %)
219 +1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
220 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
221 +
222 +(% style="list-style-type:circle" %)
223 +* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
224 +
225 +(% start="6" %)
226 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
227 +
228 +(% style="list-style-type:circle" %)
229 +* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
230 +
231 +=== Haushalt auflösen ===
232 +
233 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.
234 +
235 +(% style="list-style-type:disc" %)
236 +* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
237 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
238 +
239 +1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.
240 +
241 +(% style="list-style-type:circle" %)
242 +* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
243 +
244 +(% start="2" %)
245 +1. **Haushaltsmitglied **auswählen
246 +1. **Grund **angeben
247 +
248 +(% style="list-style-type:circle" %)
249 +* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.
250 +
251 +(% start="4" %)
252 +1. Gewünschte Option auswählen
253 +1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
254 +
255 +(% style="list-style-type:circle" %)
256 +* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
257 +
258 +(% start="6" %)
259 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
260 +
261 +(% style="list-style-type:circle" %)
262 +* Der Haushalt wird aufgelöst.
263 +
264 +(% class="box infomessage" %)
265 +(((
266 +Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
267 +)))
268 +
269 += Weitere Funktionen der Kontakte =
270 +
271 +== Zwei Kontakte verbinden ==
272 +
273 +Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.
274 +
275 +1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.
276 +
277 +(% start="2" %)
278 +1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken.
279 +
280 +* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.
281 +
282 +(% start="3" %)
283 +1. Eingaben tätigen
284 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
285 +
286 +* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.
287 +
288 +(% class="box infomessage" %)
289 +(((
290 +**Verbindet **man **zwei Ansprechpartner **miteinander, kann diese **gleichzeitig anschreiben **(Brief/E-Mail).
291 +Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
292 +)))
293 +
294 +== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
295 +
296 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
297 +
298 +(% style="list-style-type:disc" %)
299 +* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
300 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
301 +
302 +Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
303 +**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
304 +
305 +
306 +
307 +
308 +== Kontakt suchen ==
309 +
310 +Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.
311 +
312 +**Schnellsuche**
313 +Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].
314 +
315 +**Übersichtsliste**
316 +Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene FIltermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].
317 +
318 +
319 +== Kontakt bearbeiten ==
320 +
321 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
322 +
323 +(% style="list-style-type:disc" %)
324 +* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
325 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
326 +
327 +1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
328 +
329 +(% style="list-style-type:circle" %)
330 +* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
331 +
332 +(% start="2" %)
333 +1. Gewünschte Änderungen vornehmen
334 +1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
335 +
336 +(% style="list-style-type:circle" %)
337 +* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
338 +
339 +== Kontakt löschen ==
340 +
341 +**Voraussetzung**: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.
342 +
343 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
344 +
345 +(% style="list-style-type:circle" %)
346 +* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
347 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
348 +
349 +(% start="1" %)
350 +1. Gewünschten Kontakt auswählen
351 +
352 +(% style="list-style-type:circle" %)
353 +* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
354 +
355 +(% start="2" %)
356 +1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
357 +
358 +(% style="list-style-type:circle" %)
359 +* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
360 +
361 +(% start="3" %)
362 +1. Button **Ja **anklicken
363 +
364 +(% style="list-style-type:circle" %)
365 +* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknpüft sind.
366 +
367 +== Lesemodus ==
368 +
369 +Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:
370 +
371 +* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn** ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet **oder
372 +* der **Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen** (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.
373 +
374 +Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:
375 +
376 +* Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich
377 +* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich
378 +
379 +== Person als VIP deklarieren ==
380 +
381 +Es besteht auch die Möglichkeit, **bestimmte  Personen nicht **für **jedermann sichtbar **zu machen.
382 +Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.
383 +In diesem Fall muss man die Person **VIP kennzeichnen**. Ist dies erfolgt, können **nur noch **Benutzer, die eine VIP **Berechtigung **besitzen, eben diese VIP ansehen.
384 +
385 +1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.
386 +
387 +(% start="2" %)
388 +1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.
389 +
390 +(% start="3" %)
391 +1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.
392 +
393 +(% start="4" %)
394 +1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“. 
395 +
396 += Dokumente in den Desktops =
397 +
398 +Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.
399 +
400 +Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.
401 +Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.
402 +
403 +[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
404 +
405 +(% style="margin-left:auto; width:767px" %)
406 +|=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
407 +|(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
408 +|(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
409 +|(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
410 +|(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
411 +|(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
412 +|(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
413 +|(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
414 +|(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
415 +|(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.
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431 +
432 +== Dokument hinzufügen ==
433 +
434 +1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
435 +1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
436 +
437 +(% style="list-style-type:circle" %)
438 +* Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
439 +
440 +(% start="3" %)
441 +1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
442 +
443 +(% style="list-style-type:circle" %)
444 +* Kontaktmenü wird geöffnet.
445 +
446 +(% start="4" %)
447 +1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
448 +
449 +(% style="list-style-type:circle" %)
450 +* Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
451 +
452 +(% start="5" %)
453 +1. Auf **+ **Icon klicken
454 +
455 +(% style="list-style-type:circle" %)
456 +* Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
457 +
458 +(% start="6" %)
459 +1. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.
460 +1. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.
461 +
462 +== Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
463 +
464 +1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen.**
465 +1. Auf das **Brief**-Icon klicken
466 +
467 +(% style="list-style-type:circle" %)
468 +* Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
469 +* Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
470 +
471 +(% start="3" %)
472 +1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
473 +
474 +(% style="list-style-type:circle" %)
475 +* Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
476 +* Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
477 +
478 +(% start="4" %)
479 +1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
480 +1. Auswahl bestätigen
481 +
482 +(% style="list-style-type:circle" %)
483 +* Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
484 +
485 +(% start="6" %)
486 +1. Restliche Eingaben tätigen
487 +1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
488 +
489 +(% style="list-style-type:circle" %)
490 +* Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
491 +
492 += Zusatzfelder =
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494 +Zusatzfelder können für die Bereiche Person, Organisation, Haushalt oder auch für den Kontakt angelegt werden.
495 +
496 +Zusatzfelder helfen weitere Informationen an den verschiedenen Stellen zu verwalten. Diese können auch jederzeit in verschiedenen Liste angezeigt werden.
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499 +Weitere Information zur Neuanlage und Bearbeitung der Zusatzfelder finden Sie
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