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Änderungen von Dokument 010.1 Kontakte

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/19 15:00
Von Version 16.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/27 13:01
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Auf Version 93.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/02/08 10:59
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,47 +1,16 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktKontakteimDCberblick:" %)
3 3  **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Kontakte =
9 +(% class="box warningmessage" %)
10 +(((
11 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
12 +)))
9 9  
10 -Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11 -
12 -== Auch (inaktive) Kontakte anzeigen lassen ==
13 -
14 -Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
15 -**Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
16 -**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
17 -
18 -
19 -
20 -
21 -
22 -
23 -
24 -== Kontakt bearbeiten ==
25 -
26 -1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
27 -
28 -* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
29 -
30 -1. Gewünschte Änderungen vornehmen
31 -1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
32 -
33 -* Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
34 -
35 -== Kontakt löschen ==
36 -
37 -xx
38 -
39 -xx
40 -
41 -xx
42 -
43 -xx
44 -
45 45  = Kontakttypen im Überblick =
46 46  
47 47  |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
... ... @@ -62,7 +62,7 @@
62 62  Ansprechpartner
63 63  
64 64  Haushaltsmitglied
65 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
34 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
66 66  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
67 67  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
68 68  |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
... ... @@ -83,130 +83,446 @@
83 83  Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
84 84  
85 85  
55 += Dublettenprüfung =
86 86  
87 -= Erstellung der Kontakttypen =
57 +Bei der Neuanlage eines Kontaktes prüft die Spftware automatisch nach möglichen Dubletten.
58 +Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.
59 +Die Dublettenprüfung prüft neben der Neuanlage von Personen auch beim Erstellen von Organisationen und Haushalten.
60 +Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png||height="184" style="float:right" width="539"]]
61 +Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:
88 88  
89 -xx
63 +* Mit einem Klick auf den Button **Übernehmen **bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.
64 +* Wenn es sich um **keine Dublette handelt**, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.
65 +* Des Weiteren kann man auch** in den jeweilgen Desktop** **verzweigen **mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.
90 90  
91 -== Person erstellen ==
67 += Neuanlage der Kontakte =
92 92  
93 -1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
69 +Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Aber auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
70 +Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].
94 94  
95 -* Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
72 +== Person erstellen ==
96 96  
97 -1. Option **Kontakte **auswählen
74 +1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
98 98  
99 -* Die Option Kontakte wird geöffnet.
76 +(% style="list-style-type:circle" %)
77 +* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
100 100  
79 +(% start="2" %)
101 101  1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
102 102  
82 +(% style="list-style-type:circle" %)
103 103  * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
104 104  
85 +(% start="3" %)
105 105  1. Option **Person **auswählen
106 106  
88 +(% style="list-style-type:circle" %)
107 107  * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
90 +* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
108 108  
92 +(% start="4" %)
109 109  1. Eingaben zur Person machen
110 110  1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
111 111  
96 +(% style="list-style-type:circle" %)
112 112  * Eine neue Person wird erstellt.
113 113  
114 114  == Organisation erstellen ==
115 115  
116 -1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
101 +1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
117 117  
118 -* Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
103 +(% style="list-style-type:circle" %)
104 +* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
119 119  
120 -1. Option **Kontakte **auswählen
121 -
122 -* Die Option Kontakte wird geöffnet.
123 -
106 +(% start="2" %)
124 124  1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
125 125  
109 +(% style="list-style-type:circle" %)
126 126  * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
127 127  
112 +(% start="3" %)
128 128  1. Option **Organisation **auswählen
129 129  
115 +(% style="list-style-type:circle" %)
130 130  * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
117 +* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
131 131  
119 +(% start="4" %)
132 132  1. Eingaben zur Organisation machen
121 +
122 +(% style="list-style-type:circle" %)
123 +* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
124 +
125 +(% start="4" %)
133 133  1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
134 134  
128 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 135  * Eine neue Organisation wird erstellt.
136 136  
137 -=== Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
131 +== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ==
138 138  
139 -[[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
133 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.
140 140  
141 -(% style="margin-left:auto; width:686px" %)
142 -|=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
143 -|(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen __Ansprechpartner hinzuzufügen__
144 -|(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, __zwei Kontakte miteinander zu verbinden__
135 +(% style="list-style-type:disc" %)
136 +* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
137 +* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
145 145  
139 +(% start="1" %)
140 +1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
141 +1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
142 +1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
146 146  
144 +(% style="list-style-type:circle" %)
145 +* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
147 147  
147 +(% start="5" %)
148 +1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
149 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
148 148  
151 +(% style="list-style-type:circle" %)
152 +* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
149 149  
154 +== Haushalt erstellen ==
150 150  
156 +1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
151 151  
158 +(% style="list-style-type:circle" %)
159 +* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
152 152  
161 +(% start="2" %)
162 +1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
153 153  
164 +(% style="list-style-type:circle" %)
165 +* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
154 154  
167 +(% start="3" %)
168 +1. Option **Haushalt **auswählen
155 155  
170 +(% style="list-style-type:circle" %)
171 +* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
172 +* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
156 156  
174 +(% start="4" %)
175 +1. Eingaben zum Haushalt machen
157 157  
158 -=== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
177 +(% style="list-style-type:circle" %)
178 +* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
159 159  
160 -1. In der Kontaktübersicht auf **+** Icon klicken (Siehe __Optionen im Kontaktebereich einer Organisation__, Ziffer **1**)
180 +(% start="5" %)
181 +1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
161 161  
162 -* Die möglichen Optionen werden angezeigt.
183 +(% style="list-style-type:circle" %)
184 +* Ein neuer Haushalt wird erstellt.
163 163  
164 -1. Option **Ansprechpartner **auswählen
165 165  
166 -* Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
187 +(% style="margin-left:auto; width:639px" %)
188 +|=(% style="width: 72px;" %) |=(% style="width: 562px;" %)
189 +|(% style="width:72px" %) |(% style="width:562px" %)
190 +|(% style="width:72px" %) |(% style="width:562px" %)
167 167  
192 +=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===
193 +
194 +Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.
195 +
196 +* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
197 +* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
198 +
199 +(% start="1" %)
200 +1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
168 168  1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
169 -1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
170 170  
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
171 171  * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
172 172  
206 +(% start="4" %)
173 173  1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
174 -1. **Diskette **Symbol **Speichern **klicken
208 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
175 175  
176 -* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
210 +(% style="list-style-type:circle" %)
211 +* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
177 177  
213 +(% start="6" %)
214 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
178 178  
179 -xx
216 +(% style="list-style-type:circle" %)
217 +* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
180 180  
219 +=== Haushalt auflösen ===
181 181  
182 -xx
221 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.
183 183  
223 +(% style="list-style-type:disc" %)
224 +* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
225 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
184 184  
227 +1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.
185 185  
229 +(% style="list-style-type:circle" %)
230 +* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
186 186  
232 +(% start="2" %)
233 +1. **Haushaltsmitglied **auswählen
234 +1. **Grund **angeben
187 187  
236 +(% style="list-style-type:circle" %)
237 +* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.
188 188  
239 +(% start="4" %)
240 +1. Gewünschte Option auswählen
241 +1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
189 189  
243 +(% style="list-style-type:circle" %)
244 +* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
190 190  
246 +(% start="6" %)
247 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
191 191  
249 +(% style="list-style-type:circle" %)
250 +* Der Haushalt wird aufgelöst.
192 192  
252 +(% class="box infomessage" %)
253 +(((
254 +Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
255 +)))
193 193  
257 += Weitere Funktionen der Kontakte =
194 194  
259 +== Zwei Kontakte verbinden ==
195 195  
261 +Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.
196 196  
263 +1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.
197 197  
265 +(% start="2" %)
266 +1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken.
198 198  
268 +* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.
199 199  
270 +(% start="3" %)
271 +1. Eingaben tätigen
272 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
200 200  
274 +* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.
201 201  
276 +(% class="box infomessage" %)
277 +(((
278 +**Verbindet **man **zwei Ansprechpartner **miteinander, kann diese **gleichzeitig anschreiben **(Brief/E-Mail).
279 +Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
280 +)))
202 202  
282 +== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
203 203  
284 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
204 204  
286 +(% style="list-style-type:disc" %)
287 +* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
288 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
205 205  
290 +Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
291 +**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
206 206  
207 207  
208 208  
209 209  
296 +== Kontakt suchen ==
210 210  
298 +Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.
211 211  
300 +**Schnellsuche**
301 +Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].
302 +
303 +**Übersichtsliste**
304 +Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene FIltermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].
305 +
306 +
307 +== Kontakt bearbeiten ==
308 +
309 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
310 +
311 +(% style="list-style-type:disc" %)
312 +* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
313 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
314 +
315 +1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
316 +
317 +(% style="list-style-type:circle" %)
318 +* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
319 +
320 +(% start="2" %)
321 +1. Gewünschte Änderungen vornehmen
322 +1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
323 +
324 +(% style="list-style-type:circle" %)
325 +* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
326 +
327 +== Kontakt löschen ==
328 +
329 +**Voraussetzung**: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.
330 +
331 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
332 +
333 +(% style="list-style-type:circle" %)
334 +* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
335 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
336 +
337 +(% start="1" %)
338 +1. Gewünschten Kontakt auswählen
339 +
340 +(% style="list-style-type:circle" %)
341 +* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
342 +
343 +(% start="2" %)
344 +1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
345 +
346 +(% style="list-style-type:circle" %)
347 +* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
348 +
349 +(% start="3" %)
350 +1. Button **Ja **anklicken
351 +
352 +(% style="list-style-type:circle" %)
353 +* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknpüft sind.
354 +
355 +== Lesemodus ==
356 +
357 +Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:
358 +
359 +* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn** ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet **oder
360 +* der **Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen** (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.
361 +
362 +Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:
363 +
364 +* Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich
365 +* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich
366 +
367 +== Person als VIP deklarieren ==
368 +
369 +Es besteht auch die Möglichkeit, **bestimmte  Personen nicht **für **jedermann sichtbar **zu machen.
370 +Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.
371 +In diesem Fall muss man die Person **VIP kennzeichnen**. Ist dies erfolgt, können **nur noch **Benutzer, die eine VIP **Berechtigung **besitzen, eben diese VIP ansehen.
372 +
373 +1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.
374 +
375 +(% start="2" %)
376 +1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.
377 +
378 +(% start="3" %)
379 +1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.
380 +
381 +(% start="4" %)
382 +1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“. 
383 +
384 += Dokumente in den Desktops =
385 +
386 +Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.
387 +
388 +Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.
389 +Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.
390 +
391 +[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
392 +
393 +(% style="margin-left:auto; width:767px" %)
394 +|=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
395 +|(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
396 +|(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
397 +|(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
398 +|(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
399 +|(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
400 +|(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
401 +|(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
402 +|(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
403 +|(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.
404 +
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409 +
410 +
411 +
412 +
413 +
414 +== Dokument hinzufügen ==
415 +
416 +1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
417 +1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
418 +
419 +(% style="list-style-type:circle" %)
420 +* Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
421 +
422 +(% start="3" %)
423 +1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
424 +
425 +(% style="list-style-type:circle" %)
426 +* Kontaktmenü wird geöffnet.
427 +
428 +(% start="4" %)
429 +1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
430 +
431 +(% style="list-style-type:circle" %)
432 +* Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
433 +
434 +(% start="5" %)
435 +1. Auf **+ **Icon klicken
436 +
437 +(% style="list-style-type:circle" %)
438 +* Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
439 +
440 +(% start="6" %)
441 +1. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.
442 +1. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.
443 +
444 +== Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
445 +
446 +1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen.**
447 +1. Auf das **Brief**-Icon klicken
448 +
449 +(% style="list-style-type:circle" %)
450 +* Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
451 +* Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
452 +
453 +(% start="3" %)
454 +1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
455 +
456 +(% style="list-style-type:circle" %)
457 +* Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
458 +* Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
459 +
460 +(% start="4" %)
461 +1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
462 +1. Auswahl bestätigen
463 +
464 +(% style="list-style-type:circle" %)
465 +* Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
466 +
467 +(% start="6" %)
468 +1. Restliche Eingaben tätigen
469 +1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
470 +
471 +(% style="list-style-type:circle" %)
472 +* Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
473 +
474 += Zusatzfelder =
475 +
476 +Zusatzfelder können für die Bereiche Person, Organisation, Haushalt oder auch für den Kontakt angelegt werden.
477 +
478 +Zusatzfelder helfen weitere Informationen an den verschiedenen Stellen zu verwalten. Diese können auch jederzeit in verschiedenen Liste angezeigt werden.
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481 +Weitere Information zur Neuanlage und Bearbeitung der Zusatzfelder finden Sie
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