Änderungen von Dokument 010.1 Kontakte

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

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Anhänge (0 geändert, 3 hinzugefügt, 0 gelöscht)

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -1,47 +1,16 @@
  (% class="box" %)
  (((
++(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktKontakteimDCberblick:" %)
  **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
  {{toc/}}
  )))
--= Kontakte =
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
++)))
--Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
--
--== Auch (inaktive) Kontakte anzeigen lassen ==
--
--Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
--**Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
--**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
--
--
--
--
--
--
--
--== Kontakt bearbeiten ==
--
--1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
--
--* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
--
--1. Gewünschte Änderungen vornehmen
--1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
--
--* Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
--
--== Kontakt löschen ==
--
--xx
--
--xx
--
--xx
--
--xx
--
  = Kontakttypen im Überblick =
  |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
@@ -62,7 +62,7 @@
  Ansprechpartner
  Haushaltsmitglied
--)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
++)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
  Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
  Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
  |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
@@ -83,166 +83,494 @@
  Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
++= Dublettenprüfung =
--= Erstellung der Kontakttypen =
++Bei der Neuanlage eines Kontaktes prüft die Spftware automatisch nach möglichen Dubletten.
++Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.
++Die Dublettenprüfung prüft neben der Neuanlage von Personen auch beim Erstellen von Organisationen und Haushalten.
++Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png||height="184" style="float:right" width="539"]]
++Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:
--xx
++* Mit einem Klick auf den Button **Übernehmen **bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.
++* Wenn es sich um **keine Dublette handelt**, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.
++* Des Weiteren kann man auch** in den jeweilgen Desktop** **verzweigen **mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.
--== Person erstellen ==
++= Neuanlage der Kontakte =
--1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
++Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Aber auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
++Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].
--* Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
--1. Option **Kontakte **auswählen
++= Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt =
--* Die Option Kontakte wird geöffnet.
++Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:
++[[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||style="float:left"]]
++
++|=Nummer|=Beschreibung
++|**1**|Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
++|**2**|Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.
++Ferner sind weitere __Funktionen __hinzugekommen.
++|**3**|Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.
++|**4**|Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontakttypenimDCberblick]] belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.
++|**5**|Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
++
++== Person erstellen ==
++
++1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
++
++(% start="2" %)
 . Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
++(% start="3" %)
 . Option **Person **auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
++* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
++(% start="4" %)
 . Eingaben zur Person machen
 . **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Eine neue Person wird erstellt.
  == Organisation erstellen ==
--1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
++1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
--* Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
--1. Option **Kontakte **auswählen
--
--* Die Option Kontakte wird geöffnet.
--
++(% start="2" %)
 . Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
++(% start="3" %)
 . Option **Organisation **auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
++* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
++(% start="4" %)
 . Eingaben zur Organisation machen
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
++
++(% start="4" %)
 . **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Eine neue Organisation wird erstellt.
--=== Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
++== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ==
--[[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
++Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.
--(% style="margin-left:auto; width:686px" %)
--|=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen __Ansprechpartner hinzuzufügen__
--|(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, __zwei Kontakte miteinander zu verbinden__
++(% style="list-style-type:disc" %)
++* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
++* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
++(% start="1" %)
++1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
++1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
++1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
++(% start="5" %)
++1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
++1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
++== Haushalt erstellen ==
++1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
++(% start="2" %)
++1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
--=== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
++(% start="3" %)
++1. Option **Haushalt **auswählen
--1. In der Kontaktübersicht auf **+** Icon klicken (Siehe __Optionen im Kontaktebereich einer Organisation__, Ziffer **1**)
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
++* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
--* Die möglichen Optionen werden angezeigt.
++(% start="4" %)
++1. Eingaben zum Haushalt machen
--1. Option **Ansprechpartner **auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
--* Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
++(% start="5" %)
++1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein neuer Haushalt wird erstellt.
++
++(% style="margin-left:auto; width:639px" %)
++|=(% style="width: 72px;" %) |=(% style="width: 562px;" %)
++|(% style="width:72px" %) |(% style="width:562px" %)
++|(% style="width:72px" %) |(% style="width:562px" %)
++
++=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===
++
++Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.
++
++* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
++* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
++
++(% start="1" %)
++1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
 . Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
--1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
++(% style="list-style-type:circle" %)
  * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
++(% start="4" %)
 . Gewünschtes Suchergebnis auswählen
--1. **Diskette **Symbol **Speichern **klicken
++1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
--* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
--== Haushalt erstellen ==
++(% start="6" %)
++1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
--1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
--* Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
++=== Haushalt auflösen ===
--1. Option **Kontakte **auswählen
++Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.
--* Die Option Kontakte wird geöffnet.
++(% style="list-style-type:disc" %)
++* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
++* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
--1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
++1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.
--* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
--1. Option **Haushalt **auswählen
++(% start="2" %)
++1. **Haushaltsmitglied **auswählen
++1. **Grund **angeben
--* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.
--1. Eingaben zum Haushalt machen
--1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
++(% start="4" %)
++1. Gewünschte Option auswählen
++1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
--* Ein neuer Haushalt wird erstellt.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
--=== Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
++(% start="6" %)
++1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
--[[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Der Haushalt wird aufgelöst.
--(% style="margin-left:auto; width:639px" %)
--|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder ein __Haushaltsmitglied hinzuzufügen__
--|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen __Haushalt auflösen__
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
++)))
++= Weitere Funktionen der Kontakte =
++== Zwei Kontakte verbinden ==
++Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.
++1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.
++(% start="2" %)
++1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken.
++* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.
++(% start="3" %)
++1. Eingaben tätigen
++1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
++* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Verbindet **man **zwei Ansprechpartner **miteinander, kann diese **gleichzeitig anschreiben **(Brief/E-Mail).
++Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
++)))
++== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
++Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
--xx
++(% style="list-style-type:disc" %)
++* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
++* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
++Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
++**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
++== Kontakt suchen ==
++Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.
++**Schnellsuche**
++Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].
++**Übersichtsliste**
++Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene FIltermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].
--xx
++== Kontakt bearbeiten ==
++Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
++(% style="list-style-type:disc" %)
++* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
++* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
++1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
++(% start="2" %)
++1. Gewünschte Änderungen vornehmen
++1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
++== Kontakt löschen ==
++**Voraussetzung**: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.
++Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
++* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
++(% start="1" %)
++1. Gewünschten Kontakt auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
++(% start="2" %)
++1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
++(% start="3" %)
++1. Button **Ja **anklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknpüft sind.
++== Lesemodus ==
++Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:
++
++* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn** ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet **oder
++* der **Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen** (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.
++
++Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:
++
++* Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich
++* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich
++
++== Person als VIP deklarieren ==
++
++Es besteht auch die Möglichkeit, **bestimmte  Personen nicht **für **jedermann sichtbar **zu machen.
++Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.
++In diesem Fall muss man die Person **VIP kennzeichnen**. Ist dies erfolgt, können **nur noch **Benutzer, die eine VIP **Berechtigung **besitzen, eben diese VIP ansehen.
++
++1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.
++
++(% start="2" %)
++1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.
++
++(% start="3" %)
++1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.
++
++(% start="4" %)
++1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“.
++
++= Dokumente in den Desktops =
++
++Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.
++
++Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.
++Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.
++
++[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
++
++(% style="margin-left:auto; width:767px" %)
++|=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
++|(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
++|(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
++|(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
++|(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
++|(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
++|(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
++|(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
++|(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.
++
++
++
++
++
++== Dokument hinzufügen ==
++
++1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
++1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
++
++(% start="3" %)
++1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Kontaktmenü wird geöffnet.
++
++(% start="4" %)
++1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
++
++(% start="5" %)
++1. Auf **+ **Icon klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
++
++(% start="6" %)
++1. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.
++1. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.
++
++== Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
++
++1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen.**
++1. Auf das **Brief**-Icon klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
++* Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
++
++(% start="3" %)
++1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
++* Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
++
++(% start="4" %)
++1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
++1. Auswahl bestätigen
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
++
++(% start="6" %)
++1. Restliche Eingaben tätigen
++1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
++
++= Zusatzfelder =
++
++Zusatzfelder können für die Bereiche Person, Organisation, Haushalt oder auch für den Kontakt angelegt werden.
++
++Zusatzfelder helfen weitere Informationen an den verschiedenen Stellen zu verwalten. Diese können auch jederzeit in verschiedenen Liste angezeigt werden.
++
++== Zu Zusatzfeldern gelangen ==
++
++1. Begriff **Zusatzfelder **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben
++1. Suchergebnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
++
++== Zusatzfelder im Detail ==
++
++[[image:Zusatzfelder_im_Detail.png||height="412" width="1301"]]
++
++(% style="width:1302px" %)
++|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 1224px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:1224px" %)Hier werden die einzelnen Spalten aufgelistet. Mit **Rechtsklick **lässt sich das **Layout bearbeiten **oder auf das Standardlayout umstellen.
++|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:1224px" %)Auf einen Klick auf **Pfeiltasten **lassen sich die Zusatzfelder nach oben/unten **verschieben **oder verzweigen.
++|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:1224px" %)Über diese Zeile kann man nach Begriffen/Eigenschaften aus den Spalten **suchen**.
++|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:1224px" %)(((
++Hierüber kann man die Liste als **Excel**-Datei in ein Verzeichnis **speichern**.
++)))
++|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:1224px" %)Über diesen Button kann man die **Kategorien verwalten**. Dabei kann man das Anzeigeformat, den Status des jeweiligen Zusatzfeldes ändern oder mit Häkchen setzen bestimmen, welches der Zusatzfelder offen ist.
++|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:1224px" %)Hierüber kann man **Zusatzfelder aktualisieren**. Um ein Zusatzfeld zu aktualisieren, muss man zunächst eines der Zusatzfelder  via Klick auswählen und dann auf den Button klicken. Anschließend wird man gefragt, ob man alle oder nur die leeren Sätze aktualisieren will.
++|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:1224px" %)Hat man ein Zusatzfeld ausgewählt und klickt dann auf **Werte in Zusatzfeld übertragen**, so werden zum ausgewählten Zusatzfeld-Bereich alle möglichen Felder samt Feldtyp und Zeichenbegrenzungen angezeigt. Hier kann man dann eines auswählen und wahlweise kopieren oder verschieben, indem man die Option links unten auswählt.
++Mit dem **OK**-Button schließt man den Vorgang ab.
++|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:1224px" %)Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**. Diese Option lässt sich nur mit Zusatzfeldern umsetzen, die vom Typ **Werteliste **sind.
++|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:1224px" %)Über das **+ **Icon kann man ein neues [[Zusatzfeld erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HZusatzfelderstellen]].
++
++== Zusatzfeld erstellen ==
++
++1. Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
++1. Gewünschten Bereich auswählen
++1. Button **Fortsetzen **klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die weiteren Eingaben werden möglich.
++
++(% start="4" %)
++1. Weitere Eingaben machen
++1. **OK**-Button klicken
++
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Je nach **dem, welchen **Feldtyp **man auswählt, werden auch **weitere Angaben **wie z.B. zu den Nachkommastellen **verfügbar **(z.B. beim Feldtyp Zahl).
++)))
++
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