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Änderungen von Dokument 010.1 Kontakte

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/19 15:00
Von Version 3.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/27 11:32
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/07 13:40
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,51 +1,507 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -Der Menüpunkt 10.1 Kontakte im Überblick:
3 += **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:** =
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Kontakte =
8 += Kontakttypen im Überblick =
9 9  
10 -Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
10 +|= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
11 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
12 +Organisationsadresse
11 11  
12 -== Auch (inaktive) Kontakte anzeigen lassen ==
14 +Ansprechpartner
15 +)))|(((
16 +Eine Organisation ist eine juristische Person.
17 +Beispiele einer Organisation sind:
13 13  
14 -Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="171" style="float:right" width="672"]]
15 -**Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
19 +* Gewerblicher Betrieb
20 +* Verein
21 +)))
22 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
23 +Personenadresse
24 +
25 +Ansprechpartner
26 +
27 +Haushaltsmitglied
28 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
29 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
30 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
31 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
32 +Haushaltsadresse
33 +
34 +Haushaltsmitglied
35 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
36 +Beispiele eines Haushalts sind:(((
37 +* Familie
38 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
39 +)))
40 +
41 +[[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
42 +
43 +**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
44 +Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
45 +Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
46 +Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
47 +
48 +
49 += Dublettenprüfung =
50 +
51 +Bei der Neuanlage eines Kontaktes prüft die Spftware automatisch nach möglichen Dubletten.
52 +Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.
53 +Die Dublettenprüfung prüft neben der Neuanlage von Personen auch beim Erstellen von Organisationen und Haushalten.
54 +Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png||height="184" style="float:right" width="539"]]
55 +Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:
56 +
57 +* Mit einem Klick auf den Button **Übernehmen **bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.
58 +* Wenn es sich um **keine Dublette handelt**, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.
59 +* Des Weiteren kann man auch** in den jeweilgen Desktop** **verzweigen **mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.
60 +
61 += Neuanlage der Kontakte =
62 +
63 +Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Aber auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
64 +Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].
65 +
66 +== Person erstellen ==
67 +
68 +1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
69 +
70 +(% style="list-style-type:circle" %)
71 +* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
72 +
73 +(% start="2" %)
74 +1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
75 +
76 +(% style="list-style-type:circle" %)
77 +* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
78 +
79 +(% start="3" %)
80 +1. Option **Person **auswählen
81 +
82 +(% style="list-style-type:circle" %)
83 +* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
84 +* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
85 +
86 +(% start="4" %)
87 +1. Eingaben zur Person machen
88 +1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
89 +
90 +(% style="list-style-type:circle" %)
91 +* Eine neue Person wird erstellt.
92 +
93 +== Organisation erstellen ==
94 +
95 +1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
96 +
97 +(% style="list-style-type:circle" %)
98 +* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
99 +
100 +(% start="2" %)
101 +1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
102 +
103 +(% style="list-style-type:circle" %)
104 +* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
105 +
106 +(% start="3" %)
107 +1. Option **Organisation **auswählen
108 +
109 +(% style="list-style-type:circle" %)
110 +* Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
111 +* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
112 +
113 +(% start="4" %)
114 +1. Eingaben zur Organisation machen
115 +
116 +(% style="list-style-type:circle" %)
117 +* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
118 +
119 +(% start="4" %)
120 +1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
121 +
122 +(% style="list-style-type:circle" %)
123 +* Eine neue Organisation wird erstellt.
124 +
125 +=== Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
126 +
127 +[[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
128 +
129 +(% style="margin-left:auto; width:686px" %)
130 +|=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
131 +|(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
132 +|(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
133 +
134 +=== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
135 +
136 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.
137 +
138 +(% style="list-style-type:disc" %)
139 +* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
140 +* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
141 +
142 +(% start="1" %)
143 +1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
144 +1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
145 +1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
146 +
147 +(% style="list-style-type:circle" %)
148 +* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
149 +
150 +(% start="5" %)
151 +1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
152 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
153 +
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
156 +
157 +== Haushalt erstellen ==
158 +
159 +1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
160 +
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
163 +
164 +(% start="2" %)
165 +1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
166 +
167 +(% style="list-style-type:circle" %)
168 +* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
169 +
170 +(% start="3" %)
171 +1. Option **Haushalt **auswählen
172 +
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
174 +* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
175 +* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
176 +
177 +(% start="4" %)
178 +1. Eingaben zum Haushalt machen
179 +
180 +(% style="list-style-type:circle" %)
181 +* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
182 +
183 +(% start="5" %)
184 +1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
185 +
186 +(% style="list-style-type:circle" %)
187 +* Ein neuer Haushalt wird erstellt.
188 +
189 +=== Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
190 +
191 +[[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
192 +
193 +(% style="margin-left:auto; width:639px" %)
194 +|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
195 +|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
196 +|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
197 +
198 +=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===
199 +
200 +Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.
201 +
202 +* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
203 +* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
204 +
205 +(% start="1" %)
206 +1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
207 +1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
208 +
209 +(% style="list-style-type:circle" %)
210 +* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
211 +
212 +(% start="4" %)
213 +1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
214 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
215 +
216 +(% style="list-style-type:circle" %)
217 +* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
218 +
219 +(% start="6" %)
220 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
221 +
222 +(% style="list-style-type:circle" %)
223 +* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
224 +
225 +=== Haushalt auflösen ===
226 +
227 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.
228 +
229 +(% style="list-style-type:disc" %)
230 +* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
231 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
232 +
233 +1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.
234 +
235 +(% style="list-style-type:circle" %)
236 +* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
237 +
238 +(% start="2" %)
239 +1. **Haushaltsmitglied **auswählen
240 +1. **Grund **angeben
241 +
242 +(% style="list-style-type:circle" %)
243 +* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.
244 +
245 +(% start="4" %)
246 +1. Gewünschte Option auswählen
247 +1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
248 +
249 +(% style="list-style-type:circle" %)
250 +* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
251 +
252 +(% start="6" %)
253 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
254 +
255 +(% style="list-style-type:circle" %)
256 +* Der Haushalt wird aufgelöst.
257 +
258 +(% class="box infomessage" %)
259 +(((
260 +Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
261 +)))
262 +
263 += Weitere Funktionen der Kontakte =
264 +
265 +== Zwei Kontakte verbinden ==
266 +
267 +Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.
268 +
269 +1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.
270 +
271 +(% start="2" %)
272 +1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken.
273 +
274 +* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.
275 +
276 +(% start="3" %)
277 +1. Eingaben tätigen
278 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
279 +
280 +* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.
281 +
282 +(% class="box infomessage" %)
283 +(((
284 +**Verbindet **man **zwei Ansprechpartner **miteinander, kann diese **gleichzeitig anschreiben **(Brief/E-Mail).
285 +Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
286 +)))
287 +
288 +== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
289 +
290 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
291 +
292 +(% style="list-style-type:disc" %)
293 +* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
294 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
295 +
296 +Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
16 16  **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
17 17  
18 18  
19 19  
20 20  
302 +== Kontakt suchen ==
21 21  
304 +Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.
22 22  
306 +**Schnellsuche**
307 +Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].
23 23  
309 +**Übersichtsliste**
310 +Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene FIltermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].
24 24  
25 25  
313 +== Kontakt bearbeiten ==
26 26  
315 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
27 27  
317 +(% style="list-style-type:disc" %)
318 +* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
319 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
28 28  
321 +1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
29 29  
323 +(% style="list-style-type:circle" %)
324 +* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
30 30  
326 +(% start="2" %)
327 +1. Gewünschte Änderungen vornehmen
328 +1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
31 31  
330 +(% style="list-style-type:circle" %)
331 +* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
32 32  
333 +== Kontakt löschen ==
33 33  
335 +**Voraussetzung**: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.
34 34  
337 +Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
35 35  
339 +(% style="list-style-type:circle" %)
340 +* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
341 +* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
36 36  
343 +(% start="1" %)
344 +1. Gewünschten Kontakt auswählen
37 37  
346 +(% style="list-style-type:circle" %)
347 +* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
38 38  
349 +(% start="2" %)
350 +1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
39 39  
352 +(% style="list-style-type:circle" %)
353 +* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
40 40  
355 +(% start="3" %)
356 +1. Button **Ja **anklicken
41 41  
358 +(% style="list-style-type:circle" %)
359 +* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknpüft sind.
42 42  
361 +== Lesemodus ==
43 43  
363 +Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:
44 44  
365 +* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn** ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet **oder
366 +* der **Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen** (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.
45 45  
368 +Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:
46 46  
370 +* Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich
371 +* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich
47 47  
373 +== Person als VIP deklarieren ==
48 48  
375 +Es besteht auch die Möglichkeit, **bestimmte  Personen nicht **für **jedermann sichtbar **zu machen.
376 +Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.
377 +In diesem Fall muss man die Person **VIP kennzeichnen**. Ist dies erfolgt, können **nur noch **Benutzer, die eine VIP **Berechtigung **besitzen, eben diese VIP ansehen.
49 49  
379 +1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.
50 50  
381 +(% start="2" %)
382 +1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.
51 51  
384 +(% start="3" %)
385 +1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.
386 +
387 +(% start="4" %)
388 +1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“. 
389 +
390 += Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
391 +
392 +Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.
393 +
394 +Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.
395 +Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.
396 +
397 +[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
398 +
399 +(% style="margin-left:auto; width:767px" %)
400 +|=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
401 +|(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
402 +|(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
403 +|(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
404 +|(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
405 +|(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
406 +|(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
407 +|(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
408 +|(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
409 +|(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.
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429 +
430 +== Dokument hinzufügen ==
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432 +1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
433 +1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
434 +
435 +(% style="list-style-type:circle" %)
436 +* Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
437 +
438 +(% start="3" %)
439 +1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
440 +
441 +(% style="list-style-type:circle" %)
442 +* Kontaktmenü wird geöffnet.
443 +
444 +(% start="4" %)
445 +1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
446 +
447 +(% style="list-style-type:circle" %)
448 +* Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
449 +
450 +(% start="5" %)
451 +1. Auf **+ **Icon klicken
452 +
453 +(% style="list-style-type:circle" %)
454 +* Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
455 +
456 +(% start="6" %)
457 +1. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.
458 +1. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.
459 +
460 +== Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
461 +
462 +1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen.**
463 +1. Auf das **Brief**-Icon klicken
464 +
465 +(% style="list-style-type:circle" %)
466 +* Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
467 +* Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
468 +
469 +(% start="3" %)
470 +1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
471 +
472 +(% style="list-style-type:circle" %)
473 +* Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
474 +* Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
475 +
476 +(% start="4" %)
477 +1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
478 +1. Auswahl bestätigen
479 +
480 +(% style="list-style-type:circle" %)
481 +* Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
482 +
483 +(% start="6" %)
484 +1. Restliche Eingaben tätigen
485 +1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
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487 +(% style="list-style-type:circle" %)
488 +* Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
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