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Änderungen von Dokument 010.1 Kontakte

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/19 15:00
Von Version 300.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/02/26 12:02
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/10/04 14:58
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -54,14 +54,9 @@
54 54  
55 55  = Dublettenprüfung =
56 56  
57 -(% class="box infomessage" %)
58 -(((
59 -Überarbeitet in Version 25.1
60 -)))
61 -
62 62  Bei der Neuanlage eines Kontaktes prüft die Software automatisch nach möglichen Dubletten.
63 63  Die Dublettenprüfung prüft bei der Neuanlage von allen Kontakten. Also neben Person, Organisation und[[image:Dubletten_Optionen.png||height="497" style="float:right" width="787"]] Haushalt auch Ansprechpartner und Haushaltsmitglied.
64 -Dabei erfolgt bei Person, Ansprechpartner und Haushaltsmitglied die Überprüfung anhand dem Vorname und Nachnamen.
59 +Dabei erfolgt bei Person, Ansprechpartner und Haushaltsmitglied die Überprüfung anhand dem Nachnamen.
65 65  Bei Organisation, Haushalt und einer Stiftung wird die Bezeichnung geprüft.
66 66  Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.
67 67  Ob es sich um eine Dublette handelt oder nicht entscheidet der Anwender.
... ... @@ -86,7 +86,7 @@
86 86  |**2**|(((
87 87  Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt. Weitere Infos finden Sie im Kapitel "Erläuterung Kontakt-Desktop" unterhalb.
88 88  
89 -**Ab Version 25.1**:  Sämtliche Feldinhalte, kann man nun direkt aus jedem Desktop heraus mit rechter Maustaste kopieren und an anderer Stelle (bspw. einem Dokument oder E-Mail) einfügen.
84 +**Ab Version 24.1**:  Sämtliche Feldinhalte, kann man nun direkt aus jedem Desktop heraus mit rechter Maustaste kopieren und an anderer Stelle (bspw. einem Dokument oder E-Mail) einfügen.
90 90  )))
91 91  |**3**|Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt. Hier kann auch eine Neuanlage getätigt werden oder mit Luppe Suchen nach Aktivitäten suchen. Mit einer Hakensetzung für "erledigt" und/oder "offen" kann die Anzeige eingegrenzt werden.
92 92  |**4**|Hier werden alle Kontakte zur Person, Organisation oder Haushaltes aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registerkarten kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen oder wenn weitere Module vorhanden sind, dann auch Förderungen, Ausschüttungen oder bzw. Mietverträge.
... ... @@ -94,14 +94,22 @@
94 94  
95 95  = Erläuterung Kontakt-Desktop =
96 96  
97 -(% class="box infomessage" %)
98 -(((
99 -Überarbeitung in Version 25.1
100 -)))
101 101  
102 -[[image:image-20250226110702-1.png]]
93 +[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||style="float:left"]]
103 103  
104 104  
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +
107 +
105 105  |=(((
106 106  Nummer
107 107  )))|=(((
... ... @@ -110,12 +110,13 @@
110 110  |**1**|**Bearbeitung **des Kontaktes ([[Kontakt bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
111 111  |**2**|**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe: [[Dokumente>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HZusammenhangzwischenDokumenteundKontakt]])
112 112  |**3**|(((
116 +Hierüber gelingt man zu den [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]]. Wenn man auf dieses Icon klickt, dann kann man sich alle eingegangenen Zuwendungen und Informationen über diese anzeigen lassen, in denen der aktuell geöffnete Kontakt enthalten ist. Solche Informationen sind z.B. das Datum des Eingangs, die Höhe der Zuwendung oder auch die Art, wie man dieser Zuwendung gedankt hat.
117 +)))
118 +|**4**|(((
113 113  Hierfür benötigt man das Modul [[Kampagnen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/09%20-%20Modul%20Kampagnen/#]]. Wenn man auf dieses Icon klickt, so gelangt man zu einer Übersicht aller Kontaktlisten, in denen der aktuell geöffnete Kontakt enthalten ist. Mit dem +Icon kann man hier den ausgewählten Kontakt aus dem unterem Bereich Kontakte direkt einer weiteren Kontaktliste zuordnen.
114 114  )))
115 -|**4**|Diese Funktion steht mit Modulen Förderungen, Ausschüttungen, Mieten oder Veträgen zur Verfügung.(((
116 -Durch Anklicken des Icons werden alle Projekte ( Förderungen, Ausschüttungen, Mieten oder Veträgen) in einer Übersicht angezeigt, an denen der aktuell geöffnete Kontakt beteiligt ist. Ein Klick auf ein Projekt ermöglicht die direkte Verzwei­gung in den jeweiligen Desktop. Zusätzlich gibt es eine Einstellung, mit der festgelegt werden kann, welche Projektbeteiligungen angezeigt werden sollen. Die Anzeige lässt sich auf **Antragsteller, Begünstigte, Zahlungsempfänger** oder eine **selbstdefinierte Funktion** beschränken.
117 -)))
118 -|**5**|(((
121 +|**5**|Diese Option schaltet sich erst mit dem Erwerb des Moduls [[Förderungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/]] frei. Wenn man das Icon anklickt, dann werden alle Projekte in einer Übersicht angezeigt, in denen der aktuell geöffnete Kontakt beteiligt ist. Wenn man auf ein solches Projekt klickt, wird man zum Fenster des Projekts hingeführt.
122 +|**6**|(((
119 119  Hier gelangt man zur Übersicht der Gremienmitglieder. Die Erstellung von Gremien wird erst mit dem erwerbbaren Modul [[Beschlüsse>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/]] verfügbar. Wenn man auf dieses Icon klickt, dann werden alle Gremien angezeigt, in denen der aktuell geöffnete Kontakt Mitglied ist.
120 120  )))
121 121  |**7**|Zum **KK-Konto (Geschäftspartner-Desktop)**([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
... ... @@ -176,17 +176,18 @@
176 176  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:836px" %)Hier werden der **Vorname **und** Nachname **der Person** **eingetragen.
177 177  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:836px" %)Hier kann man über das **+**Icon ein **Profilbild **der Person hochladen.
178 178  |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:836px" %)(((
179 -Die **Briefansprache** wird automatisch wenn Anrede und Naachname eingetragen ist generiert. Diese kann jederzeit angepasst werden. Die Anrede entscheidet, ob geehrte oder geehrter verwendet wird. Das Feld setzt sich aus folgenden Feldern zusammen:
183 +Die **Briefansprache** wird automatisch generiert.
184 +Die Anrede entscheidet, ob geehrte oder geehrter verwendet wird. Das Feld setzt sich aus folgenden Feldern zusammen:
180 180  
181 181  //Sehr geehrte/er Anrede Titel Nachname,//
182 182  )))
183 183  |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:836px" %)**Notizen**, die nur bei der Person angezeigt werden, trägt man hier ein.
184 184  |(% style="width:77px" %)**10**|(% style="width:836px" %)Hier wird die **Art **der **Zustellung **ausgewählt. Je nachdem was ausgewählt ist werden unterschiedliche Felder zur Auswahl angeboten. Hier wird zwischen Hausadresse (Angabe von PLZ, Ort, Straße und Nr.), Postfach (Angabe von PLZ, Ort und Postfach) und Großempfänger (PLZ und Ort) unterschieden.
185 -|(% style="width:77px" %)**11**|(% style="width:836px" %)Hier wird die **Postleitzahl (PLZ)** eingetragen. Sobald die PLZ eingegeben wird, generiert das System automatisch den dazugehörigen Ort. Je vollständiger die eingegebene PLZ, desto geringer die Auswahlbandbreite und desto präziser das Ergebnis.
186 -|(% style="width:77px" %)**12**|(% style="width:836px" %)Der **Ort**. Wenn man zuvor bei Ziffer **11 **die PLZ eingetragen hat, wird hier automatisch der Ort eingetragen.
190 +|(% style="width:77px" %)**11**|(% style="width:836px" %)Hier trägt man die **PLZ** ein. Wenn man die PLZ einträgt, so wird der Ort automatisch generiert. Je vollständiger die eingegebene PLZ desto kleiner die Bandbreite der Auswahl und desto präziser das Ergebnis.
191 +|(% style="width:77px" %)**12**|(% style="width:836px" %)Der **Ort**. Wenn man zuvor bei Ziffer **11 **die PLZ eingetragen hat, wird hier automatisch der Ort generiert.
187 187  |(% style="width:77px" %)**13**|(% style="width:836px" %)Hier trägt man die **Straße **und **Hausnummer **ein.
188 188  |(% style="width:77px" %)**14**|(% style="width:836px" %)Hier trägt man den **Adresszusatz **ein.
189 -|(% style="width:77px" %)**15**|(% style="width:836px" %)**Bundesland **und **Land **wird automatisch anhand der PLZ befüllt.
194 +|(% style="width:77px" %)**15**|(% style="width:836px" %)Hier wählt man **Bundesland **und **Land **aus.
190 190  |(% style="width:77px" %)**16**|(% style="width:836px" %)Hier kann man alle möglichen **Kontaktmöglichkeiten **eintragen, z.B. Telefon oder E-Mail-Adresse der jeweiligen Person.
191 191  |(% style="width:77px" %)**17**|(% style="width:836px" %)Hier trägt man die [[Bankverbindung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HNeueBankverbindungerstellen]]** **ein.
192 192  |(% style="width:77px" %)**18**|(% style="width:836px" %)Möchte man für die Person eine **Kontaktsperre **einstellen, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen. Ist nur rein informatorisch
... ... @@ -531,7 +531,7 @@
531 531  
532 532  
533 533  
534 -=== Gründet Haushalt im Personen-Desktop ===
539 +=== Haushalt im Personen-Desktop gründen ===
535 535  
536 536  Es kann ein Haushalt auch in einem Personen-Desktop angelegt werden. Hierfür geht man folgendermaßen vor:
537 537  
... ... @@ -805,15 +805,15 @@
805 805  == Inaktiv setzen von Kontakten ==
806 806  
807 807  (% style="float:right" %)
808 -[[Übersicht bei inaktiv setzen>>image:Kontakt_inaktiv_setzen (2).png||alt="Person_inaktivieren.png" height="180" width="454"]]
813 +[[Übersicht bei inaktiv setzen>>image:Person_inaktivieren.png||height="150" width="312"]]
809 809  
810 810  Um einen Kontakt inaktiv zu setzen, öffnet man zunächst den gewünschten Kontakt.
811 811  Nach dem Öffnen klickt man auf das **Stift**-Icon, um in den **Bearbeitungsmodus **zu gelangen. Anschließend kann beim Feld **Status **die Option **Inaktiv **ausgewählt werden.
812 -\\Der Ablauf variiert je nach Kontakttyp:
817 +\\Der Ablauf variiert je nach Kontakt:
813 813  
814 -=== Personenadresse, Ansprechpartner, Haushaltsmitglied ===
819 +* Wenn man einen Kontakt **Person **inaktiv setzen möchte:
815 815  
816 -1. Option** Inaktiv **auswählen
821 +1. Option** Inaktiv **auswählen
817 817  
818 818  (% style="list-style-type:circle" %)
819 819  * Es wird geprüft, ob der Kontakt noch in anderen Bereichen verwendet wird. Falls dem so ist, informiert System darüber.
... ... @@ -826,25 +826,28 @@
826 826  * Hierdurch akzeptiert man, dass Kontakt in diesen Bereichen inaktiv gesetzt wird.
827 827  
828 828  (% start="3" %)
829 -1. Optional kann ein **Grund **und das** Datum "inaktiv ab" **für das Inaktiv setzen angeben werden.
834 +1. **Grund **für das Inaktiv setzen angeben
830 830  1. **Diskette**-Icon **Speichern **klicken und somit Vorgang abschließen
836 +
831 831  
832 -=== Organisationsadresse, Haushaltsadresse ===
838 +* Wenn man einen Kontakt **Organisation **oder **Haushalt **inaktiv setzen möchte:
833 833  
834 834  1. Option **Inaktiv **auswählen
835 835  
836 836  (% style="list-style-type:circle" %)
837 -* Es wird geprüft, ob der Kontakt noch in anderen Bereichen verwendet wird.
838 -* Übersicht, in welchen Bereichen der Kontakt verwendet wird, wird angezeigt.
843 +* Es wird geprüft, ob der Kontakt noch in anderen Bereichen verwendet wird. Falls dem so ist, informiert System darüber.
839 839  
840 840  (% start="2" %)
841 -1. **Weiter**-Button klicken.
846 +1. **Zeitpunkt **des Inaktiv setzen auswählen
847 +1. **Grund **für das Inaktiv setzen auswählen
842 842  
843 -(% start="3" %)
844 -1. Optional kann ein **Grund **und das** Datum "inaktiv ab" **für das Inaktiv setzen angeben werden.
845 -1. Wenn eine **Organisationsadresse **inaktiv gesetzt wird, dann werden auch alle mit ihr verbundenen (zuvor angezeigten) **Ansprechpartner **ebenfalls inaktiv gesetzt.
846 -Wenn eine **Haushaltsadresse **inaktiv gesetzt wird, dann werden auch alle mit ihr verbundenen (zuvor angezeigten) **Haushaltsmitglieder **ebenfalls inaktiv gesetzt.
849 +(% style="list-style-type:circle" %)
850 +* System informiert über Statusänderung.
851 +* Zusätzlich werden alle Kontakte deaktiviert
847 847  
853 +(% start="4" %)
854 +1. Auswahl bestätigen
855 +
848 848  (% class="box infomessage" %)
849 849  (((
850 850  Der Grund der Inaktivierung sowie das Datum der Inaktivierung sind nur informativer Natur.
... ... @@ -851,7 +851,7 @@
851 851  
852 852  Bei der Dropdownliste der Inaktivierung handelt es sich zudem um eine selbst pflegende Liste. Das heißt, man kann via dem **Stift**-Icon noch weitere Inaktivierungsgründe hinzufügen.
853 853  
854 -Sind Kontakte inaktiv, dann können sie für weitere Prozesse nicht mehr ausgewählt werden.
862 +Sind Kontakte inaktiv, dann können sie bei beispielsweise für weitere Prozesse nicht mehr ausgewählt werden.
855 855  )))
856 856  
857 857  
... ... @@ -900,15 +900,17 @@
900 900  (% style="list-style-type:circle" %)
901 901  * Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknüpft sind.
902 902  
903 -= Dokumente in den Desktops =
911 +xx
904 904  
905 -Dokumente können in der Software entweder in der Datenbank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) findet man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungAblagepfad2FAuscheckpfadDokumente]].
913 += Dokumente in den Desktops (das ganze noch logisch und textuell anpassen) =
906 906  
907 -Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb eines Desktops gibt es im Bereich links oben das **Dokumente**-Icon.
908 -Mit einem Klick darauf öffnet sich dann das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.
915 +Dokumente können in der Software entweder in der Datenbank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungAblagepfad2FAuscheckpfadDokumente]].
909 909  
910 -[[image:Screenshot (1697).png||height="563" style="float:left" width="751"]]
917 +Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb eines Desktops gibt es im Bereich links oben das Dokumente-Icon.
918 +Mit einem Klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.
911 911  
920 +[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
921 +
912 912  (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
913 913  |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
914 914  |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, um eine Datei hinzuzufügen.
... ... @@ -918,17 +918,7 @@
918 918  |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
919 919  |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
920 920  |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)(((
921 -Hier gibt es 2 Zustände welche Dateien die in der Datenbank gespeichert werden sind haben:
922 -
923 -**Ausgescheckt**:
924 -
925 -* Das Dokument wird **lokal gespeichert **und ist dann **lokal bearbeitbar**.
926 -* Funktion **Check In** wird verfügbar um nach dem bearbeiten da Dokument wieder in das b4 System einzuchecken,
927 -
928 -**Eingecheckt**:
929 -
930 -* Das Dokument ist in der Datenbank gespeichert.
931 -* Funktion **Check Out **wird verfügbar, um Änderungen an der Datei vorzunehmen.
931 +Die Funktion **Check-In/Check-Out** ist nur dann verfügbar, wenn man Dokumente in der Datenbank speichert. Ist ein Dokument **eingecheckt **(Check-In, dann kann man es **bearbeiten**. Ist das Dokument **ausgecheckt **(Check-Out), dann kann man das Dokument **nicht bearbeiten**.
932 932  )))
933 933  |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
934 934  |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.
... ... @@ -965,15 +965,29 @@
965 965  
966 966  == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
967 967  
968 -1. Im Desktop auf das **Dokumente**-Icon klicken.
968 +1. Im Desktop auf den Button Dokumente klicken.
969 969  1. Die Übersicht der bereits hinzugefügten Dokumente öffnet sich. In den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen.**
970 970  1. Auf das E-Mail-Icon klicken
971 971  
972 972  (% style="list-style-type:circle" %)
973 973  * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
974 -* Die Eingabemaske für die Erstellung einer Aktivität vom Typ E-Mail wird geöffnet.
975 -* Im Aktivitätenfenster der E-Mail wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt, da das zuvor ausgewählte Dokument als Anhang an die E-Mail hinzugefügt worden ist.
974 +* Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
976 976  
976 +(% start="3" %)
977 +1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
978 +
979 +(% style="list-style-type:circle" %)
980 +* Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
981 +* Das Dokument befindet sich derzeit im Bereich Anhänge der Aktivität
982 +* Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
983 +
984 +(% start="4" %)
985 +1. Soll das gewünschte Dokument als Anhang versendet werden, muss in den Bereich Anhänge der Aktivität
986 +1. Auswahl bestätigen
987 +
988 +(% style="list-style-type:circle" %)
989 +* Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
990 +
977 977  (% start="6" %)
978 978  1. Restliche Eingaben tätigen
979 979  1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
Kontakt_inaktiv_setzen (2).png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -91.5 KB
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Kontakt_inaktiv_setzen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -99.5 KB
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image-20250226110702-1.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.kprummer
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1 -77.5 KB
Inhalt