010.1 Kontakte

Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.

59

Die Dublettenprüfung prüft neben der Neuanlage von Personen auch beim Erstellen von Organisationen und Haushalten.

60

Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png||height="184" style="float:right" width="539"]]

61

Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:

62

63

* Mit einem Klick auf den Button **Übernehmen **bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.

64

* Wenn es sich um **keine Dublette handelt**, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.

65

* Des Weiteren kann man auch** in den jeweilgen Desktop** **verzweigen **mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.

66

67

= Neuanlage der Kontakte =

68

69

Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Aber auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.

70

Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].

71

72

73

= Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt =

74

75

Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:

76

77

[[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||style="float:left"]]

78

79

|=Nummer|=Beschreibung

80

|**1**|Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.

81

|**2**|Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.

82

Man kann mittels dem **Stift**-Icon einen [[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]] oder mittels **Tempel**-Icon ein [[KK-Konto erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HNeuesKK-KontoimKontakterstellen]] .

83

|**3**|Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.

84

|**4**|Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontakttypenimDCberblick]] belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.

85

|**5**|Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.

86

87

== Person erstellen ==

88

89

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

90

91

(% style="list-style-type:circle" %)

92

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

93

94

(% start="2" %)

95

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

96

97

(% style="list-style-type:circle" %)

98

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

99

100

(% start="3" %)

101

1. Option **Person **auswählen

102

103

(% style="list-style-type:circle" %)

104

* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.

105

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.

106

107

(% start="4" %)

108

1. Eingaben zur Person machen

109

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

110

111

(% style="list-style-type:circle" %)

112

* Eine neue Person wird erstellt.

113

114

== Organisation erstellen ==

115

116

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

117

118

(% style="list-style-type:circle" %)

119

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

120

121

(% start="2" %)

122

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

123

124

(% style="list-style-type:circle" %)

125

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

126

127

(% start="3" %)

128

1. Option **Organisation **auswählen

129

130

(% style="list-style-type:circle" %)

131

* Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.

132

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.

133

134

(% start="4" %)

135

1. Eingaben zur Organisation machen

136

137

(% style="list-style-type:circle" %)

138

* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

139

140

(% start="4" %)

141

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

142

143

(% style="list-style-type:circle" %)

144

* Eine neue Organisation wird erstellt.

145

146

== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ==

147

148

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.

149

150

(% style="list-style-type:disc" %)

151

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

152

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

153

154

(% start="1" %)

155

1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.

156

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

157

1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen

158

159

(% style="list-style-type:circle" %)

160

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

161

162

(% start="5" %)

163

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

164

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

165

166

(% style="list-style-type:circle" %)

167

* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

168

169

== Haushalt erstellen ==

170

171

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

172

173

(% style="list-style-type:circle" %)

174

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

175

176

(% start="2" %)

177

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

178

179

(% style="list-style-type:circle" %)

180

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

181

182

(% start="3" %)

183

1. Option **Haushalt **auswählen

184

185

(% style="list-style-type:circle" %)

186

* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.

187

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.

188

189

(% start="4" %)

190

1. Eingaben zum Haushalt machen

191

192

(% style="list-style-type:circle" %)

193

* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine existierende Person oder Sie legen die Person neu an.

194

195

(% start="5" %)

196

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

197

198

(% style="list-style-type:circle" %)

199

* Ein neuer Haushalt wird erstellt.

200

201

== Neuanlage eines Haushalts aus einem Personen-Desktop heraus ==

202

203

Ein Haushalt lässt sich nicht nur am Anfang erstellen. Man kann auch einen Haushalt mit einer gewissen Person aus deren Personen-Desktop heraus anlegen.

204

Dabei geht man zunächst auf den unteren Bereich des jeweiligen Personen-Desktops. In diesem Fall ist gerade die Person Hermine Granger erstellt worden. Da sie als Person angelegt worden ist, besitzt sie zunächst noch eine Personenadresse. Möchte man nun einen Haushalt gründen, in dem Hermine dabei ist, geht man auf den Reiter Kontakte, auf das Plus-Icon und wählt in dieser Auswahl anschließend die Option **Gründet Haushalt** aus.

205

Wird der Haushalt erstellt, so wird aus der **bisherigen Personenadresse **der Hermine Granger **nun **ein **Haushaltsmitglied**. **Zusätzlich **wird die **Haushaltsadresse **durch die [[Neuanlage eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HNeuanlageeinesHaushalts]] generiert.

206

207

[[image:Gruendet_Haushalt_bis_Gelistet.png]]

208

209

210

== Neuanlage eines Haushalts ==

211

212

[[image:Neuanlage_Haushalt_von_Person_aus.png||height="530" style="float:left" width="559"]]

213

214

(% style="margin-left:auto; width:926px" %)

215

|=(% style="width: 95px;" %)Nummer|=(% style="width: 827px;" %)Beschreibung

216

|(% style="width:95px" %)**1**|(% style="width:827px" %)Hier wechselt man zum Reiter **Haushalt**. In diesem Fenster nimmt man die regulären Einstellungen eines Haushalts vor.

217

|(% style="width:95px" %)**2**|(% style="width:827px" %)Mit diesem Reiter gelangt man zu den Zusatzfeldern der Kategorie Haushalt. Hat man hier [[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HZusatzfelder]] erstellt, geändert oder entfernt, kann man diese hier einsehen und Eingaben zu diesen machen.

218

|(% style="width:95px" %)**3**|(% style="width:827px" %)Mit diesem Reiter gelangt man zu den Zusatzfeldern der Kategorie Kontakt. Hat man hier [[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HZusatzfelder]] erstellt, geändert oder entfernt, kann man diese hier einsehen und Eingaben zu diesen machen.

219

|(% style="width:95px" %)**4**|(% style="width:827px" %)Bei **Person 1** wird die Person in grau dargestellt, von deren Personen-Desktop aus man den Haushalt gründen will.

220

Möchte man noch eine weitere Person auswählen, kann man nach eben dieser mit dem **Lupen**-Icon suchen.

221

Zur Erstellung eines Haushalts aus dem Personen-Desktop heraus genügt allerdings eine Person bereits. Man kann in diesem Fall auch auf eine Eingabe bei Person 2 verzichten.

222

|(% style="width:95px" %)**5**|(% style="width:827px" %)Hier gibt man den **Haushaltsnamen **ein. Eben dieser wird später auch in der Haushaltsadresse in der Spalte der Kontaktbezeichnung angezeigt.

223

|(% style="width:95px" %)**6**|(% style="width:827px" %)Durch die vorhandene Person 1 und der Eingabe des Haushaltsnamens werden automatisch der **Adressdruck **und die **Briefansprache** generiert.

224

|(% style="width:95px" %)**7**|(% style="width:827px" %)Hier gibt man die **Adresse **ein. Bei Bedarf kann man hier auch eine andere Adresse via **+**Icon hinzufügen.

225

|(% style="width:95px" %)**8**|(% style="width:827px" %)Möchte man eben diesen Haushalt **aktiv **oder **inaktiv **setzen, muss man zunächst den Dropdown-Pfeil klicken.

226

Auf diese Weise öffnet sich die Auswahl mit den Optionen Aktiv und Inaktiv. Je nach dem, ob man den Status des Haushalts aktiv oder inaktiv setzen möchte, wählt man die entsprechende Auswahloption aus.

=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===

273

274

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.

275

276

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

277

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

278

279

(% start="1" %)

280

1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.

281

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

282

283

(% style="list-style-type:circle" %)

284

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

285

286

(% start="4" %)

287

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

288

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

289

290

(% style="list-style-type:circle" %)

291

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

292

293

(% start="6" %)

294

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

295

296

(% style="list-style-type:circle" %)

297

* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

298

299

=== Haushalt auflösen ===

300

301

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.

302

303

(% style="list-style-type:disc" %)

304

* Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

305

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

306

307

1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.

308

309

(% style="list-style-type:circle" %)

310

* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

311

312

(% start="2" %)

313

1. **Haushaltsmitglied **auswählen

314

1. **Grund **angeben

315

316

(% style="list-style-type:circle" %)

317

* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.

318

319

(% start="4" %)

320

1. Gewünschte Option auswählen

321

1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen

322

323

(% style="list-style-type:circle" %)

324

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

325

326

(% start="6" %)

327

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

328

329

(% style="list-style-type:circle" %)

330

* Der Haushalt wird aufgelöst.

331

332

(% class="box infomessage" %)

333

(((

334

Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.** sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.

335

)))

336

337

= Weitere Funktionen der Kontakte =

338

339

== Zwei Kontakte verbinden ==

340

341

Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.

342

343

1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.

344

345

(% start="2" %)

346

1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken.

347

348

* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.

(% start="3" %)

1. Eingaben tätigen

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

353

354

* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.

355

356

(% class="box infomessage" %)

357

(((

358

**Verbindet **man **zwei Ansprechpartner **miteinander, kann diese **gleichzeitig anschreiben **(Brief/E-Mail).

359

Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.

360

)))

361

362

== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==

363

364

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]

365

366

(% style="list-style-type:disc" %)

367

* Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

368

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

369

370

Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.

371

**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.

== Kontakt suchen ==

Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.

379

380

**Schnellsuche**

381

Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].

382

383

**Übersichtsliste**

384

Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene Filtermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].

385

386

387

== Kontakt bearbeiten ==

388

389

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

390

391

(% style="list-style-type:disc" %)

392

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

393

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

394

395

1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken

396

397

(% style="list-style-type:circle" %)

398

* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

399

400

(% start="2" %)

401

1. Gewünschte Änderungen vornehmen

402

1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

403

404

(% style="list-style-type:circle" %)

405

* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.

406

407

== Kontakt löschen ==

408

409

**Voraussetzung**: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.

410

411

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

412

413

(% style="list-style-type:circle" %)

414

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

415

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

416

417

(% start="1" %)

418

1. Gewünschten Kontakt auswählen

419

420

(% style="list-style-type:circle" %)

421

* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.

422

423

(% start="2" %)

424

1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken

425

426

(% style="list-style-type:circle" %)

427

* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.

428

429

(% start="3" %)

430

1. Button **Ja **anklicken

431

432

(% style="list-style-type:circle" %)

433

* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknüpft sind.

434

435

== Neues KK-Konto im Kontakt erstellen ==

436

437

Das KK-Konto wird utomatisch erzeugt sobald man durch Prozzese die FiBu (im Hintergrund) anspricht und es noch keines angelegt ist.

438

Pro KK-Art kann es ein KK-Konto geben.

439

440

1. In [[Kontakte-Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] **Tempel**-Icon **Fibu-Buchungskonto** anklicken

441

1. In neuem Fenster **+**Icon klicken

442

1. Auf Button **KK-Konto erzeugen** klicken

443

1. Button **Ja **klicken

444

1. KK-Art mit Kürzel auswählen

445

1. Button **OK **klicken

446

447

(% style="list-style-type:circle" %)

448

* Das Buchungskonto wird erzeugt und nun ein grünes Häkchen als Bestätigung angezeigt.

449

450

== Neue Bankverbindung erstellen ==

451

452

Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

* Land

* Bankleitzahl

* Bankname

* Kontonummer

* IBAN

* BIC

* Abweichender Kontoinhaber

461

* Status

462

463

1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken

464

465

(% style="list-style-type:circle" %)

466

* Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.

467

468

(% start="2" %)

469

1. Auf das **+ **Icon oberhalb der Tabelle klicken

470

471

(% style="list-style-type:circle" %)

472

* Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.

473

474

(% start="3" %)

475

1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen

476

1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

477

478

(% style="list-style-type:circle" %)

479

* Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.

== Lesemodus ==

Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:

484

485

* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn** ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet **oder

486

* der **Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen** (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.

487

488

Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:

489

490

* Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich

491

* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich

492

493

== Person als VIP deklarieren ==

494

495

Es besteht auch die Möglichkeit, **bestimmte Personen nicht **für **jedermann sichtbar **zu machen.

496

Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.

497

In diesem Fall muss man die Person **VIP kennzeichnen**. Ist dies erfolgt, können **nur noch **Benutzer, die eine VIP **Berechtigung **besitzen, eben diese VIP ansehen.

498

499

1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.

500

501

(% start="2" %)

502

1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.

503

504

(% start="3" %)

505

1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.

506

507

(% start="4" %)

508

1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“.

509

510

= Dokumente in den Desktops =

511

512

Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.

513

514

Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.

515

Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.

516

517

[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]

518

519

(% style="margin-left:auto; width:767px" %)

520

|=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung

521

|(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).

522

|(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].

523

|(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.

524

|(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.

525

|(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.

526

|(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.

527

|(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.

528

|(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.

529

|(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.

530

531

== Dokument hinzufügen ==

532

533

1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken

534

1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen

535

536

(% style="list-style-type:circle" %)

537

* Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.

538

539

(% start="3" %)

540

1. Gewünschten Kontakt doppelklicken

541

542

(% style="list-style-type:circle" %)

543

* Kontaktmenü wird geöffnet.

544

545

(% start="4" %)

546

1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken

547

548

(% style="list-style-type:circle" %)

549

* Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.

550

551

(% start="5" %)

552

1. Auf **+ **Icon klicken

553

554

(% style="list-style-type:circle" %)

555

* Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.

556

557

(% start="6" %)

558

1. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.

559

1. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.

560

561

== Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==

562

563

1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen.**

564

1. Auf das **Brief**-Icon klicken

565

566

(% style="list-style-type:circle" %)

567

* Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.

568

* Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.

569

570

(% start="3" %)

571

1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken

572

573

(% style="list-style-type:circle" %)

574

* Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.

575

* Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)

576

577

(% start="4" %)

578

1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben

579

1. Auswahl bestätigen

580

581

(% style="list-style-type:circle" %)

582

* Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.

583

584

(% start="6" %)

585

1. Restliche Eingaben tätigen

586

1. Mit **Disketten **Icon **speichern**

587

588

(% style="list-style-type:circle" %)

589

* Das Dokument wird per E-Mail verschickt.

= Zusatzfelder =

[[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#]] können für die Bereiche Person, Organisation, Haushalt oder auch für den Kontakt angelegt werden.

594

595

Zusatzfelder helfen weitere Informationen an den verschiedenen Stellen zu verwalten. Diese können auch jederzeit in verschiedenen Liste angezeigt werden.

596

597

Zusatzfelder können verschiedenen [[Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HFeldtypen]] entsprechen. Diese Feldtypen legen fest, ob man z.B. Zahlen oder Buchstaben in ein Feld eingeben kann.

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