010.1 Kontakte

Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.

60

Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png||height="184" style="float:right" width="539"]]

61

Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:

62

63

* Mit einem Klick auf den Button **Übernehmen **bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.

64

* Wenn es sich um **keine Dublette handelt**, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.

65

* Des Weiteren kann man auch** in den jeweilgen Desktop** **verzweigen **mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.

66

67

= Neuanlage der Kontakte =

68

69

Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Aber auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.

70

Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].

71

72

73

= Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt =

74

75

Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:

76

77

[[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||style="float:left"]]

78

79

|=Nummer|=Beschreibung

80

|**1**|Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.

81

|**2**|Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.

82

Man kann mittels dem **Stift**-Icon einen [[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]] oder mittels **Tempel**-Icon ein [[KK-Konto erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HNeuesKK-KontoimKontakterstellen]] .

83

|**3**|Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.

84

|**4**|Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontakttypenimDCberblick]] belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.

85

|**5**|Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.

86

87

= Erläuterung Kontakt-Desktop =

88

89

90

[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||style="float:left"]]

|=(((

Nummer

)))|=(((

Beschreibung

)))

|**1**|**Bearbeitung **des Kontaktes ([[Kontakt bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])

111

|**2**|**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe: [[Dokumente>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HZusammenhangzwischenDokumenteundKontakt]])

112

|**3**|(((

113

Hierüber gelingt man zu den [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]]. Die Zuwendungen sind erst verfügbar wenn das Modul hierzu erworben worden ist. Über Zuwendungen verwaltet man unter anderem Sachspenden, Dankschreiben und ZWB. NEIN HIER WERDEN DIE ZUWENDUNGEN DIE ZU DEM GEÖFFNETEN KONTAKT GEHÖRHEN IN FORM EINER LISTE ANGEZEIGT. NICHT DAS MODUL BESCHREIBEN.

114

)))

115

|**4**|(((

116

Hierüber kann man Kontakte einer Kontaktlisten managen. Hierfür benötigt man das Modul [[Kampagnen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/09%20-%20Modul%20Kampagnen/#]]. Mittels einer Kampagne wickelt man die verschiedenen Schritte z.B. einer Veranstaltung wie einem Golfturnier ab. NEIN WAS WIRD IN DEM FENSTER ANGEZEIGT WENN MAN AUF DEN BUTTON KONTAKTLISTE KLICKT. WAS KANN MAN DA MACHEN?

117

)))

118

|**5**|Hier gelangt man zur Übersicht der Projektbeteiligten. Diese Option schaltet sich erst mit dem Erwerb des Moduls [[Förderungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/]] frei. Über das Modul Förderungen kann man die Prozessschritte eines Arbeitsablaufes verwalten und die Förderungen im Blick behalten. NEIN, NICHT ERKLÄREN WAS DAS MODUL MACHT SONDER WAS PASSIERT BZW ANGEZEIGT WIRD UND WAS MACH MACHEN KANN WENN MAN DEN BUTTON KLICKT.

119

|**6**|(((

120

Hier gelangt man zur Übersicht der Gremienmitglieder. Die Erstellung von Gremien wird erst mit dem erwerbbaren Modul [[Beschlüsse>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/]] verfügbar. Hierin verwaltet man Gremien, deren Gremienmitglieder aber auch die Beschlüsse. NEIN, NICHT ERKLÄREN WAS DAS MODUL MACHT SONDER WAS PASSIERT BZW ANGEZEIGT WIRD UND WAS MACH MACHEN KANN WENN MAN DEN BUTTON KLICKT.

121

)))

122

|**7**|Zum **FiBu**-**Buchungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])

123

|**8**|Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])

124

|**9**|**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar. Es öffnet sich ein Browser und die unten Angezeigte Andresse öffnet sich in Maps.

125

126

= Neuanlage Kontakte =

127

128

== Person erstellen ==

129

130

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

131

132

(% style="list-style-type:circle" %)

133

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

134

135

(% start="2" %)

136

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

137

138

(% style="list-style-type:circle" %)

139

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

140

141

(% start="3" %)

142

1. Option **Person **auswählen

143

144

(% style="list-style-type:circle" %)

145

* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.

146

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.

147

148

(% start="4" %)

149

1. Eingaben zur Person machen

150

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

151

152

(% style="list-style-type:circle" %)

153

* Eine neue Person wird erstellt.

154

155

== Organisation erstellen ==

156

157

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

158

159

(% style="list-style-type:circle" %)

160

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

161

162

(% start="2" %)

163

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

164

165

(% style="list-style-type:circle" %)

166

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

167

168

(% start="3" %)

169

1. Option **Organisation **auswählen

170

171

(% style="list-style-type:circle" %)

172

* Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.

173

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.

174

175

(% start="4" %)

176

1. Eingaben zur Organisation machen

177

178

(% style="list-style-type:circle" %)

179

* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

180

181

(% start="4" %)

182

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

183

184

(% style="list-style-type:circle" %)

185

* Eine neue Organisation wird erstellt.

186

187

== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ==

188

189

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.

190

191

(% style="list-style-type:disc" %)

192

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

193

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

194

195

(% start="1" %)

196

1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.

197

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

198

1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen

199

200

(% style="list-style-type:circle" %)

201

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

202

203

(% start="5" %)

204

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

205

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

206

207

(% style="list-style-type:circle" %)

208

* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

209

210

== Haushalt erstellen ==

211

212

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

213

214

(% style="list-style-type:circle" %)

215

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

216

217

(% start="2" %)

218

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

219

220

(% style="list-style-type:circle" %)

221

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

222

223

(% start="3" %)

224

1. Option **Haushalt **auswählen

225

226

(% style="list-style-type:circle" %)

227

* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.

228

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.

229

230

(% start="4" %)

231

1. Eingaben zum Haushalt machen

232

233

(% style="list-style-type:circle" %)

234

* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine existierende Person oder Sie legen die Person neu an.

235

236

(% start="5" %)

237

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

238

239

(% style="list-style-type:circle" %)

240

* Ein neuer Haushalt wird erstellt.

241

242

== Neuanlage eines Haushalts aus einem Personen-Desktop heraus ==

243

244

Ein Haushalt lässt sich nicht nur am Anfang erstellen. Man kann auch einen Haushalt mit einer gewissen Person aus deren Personen-Desktop heraus anlegen.

245

Dabei geht man zunächst auf den unteren Bereich des jeweiligen Personen-Desktops. In diesem Fall ist gerade die Person Hermine Granger erstellt worden. Da sie als Person angelegt worden ist, besitzt sie zunächst noch eine Personenadresse. Möchte man nun einen Haushalt gründen, in dem Hermine dabei ist, geht man auf den Reiter Kontakte, auf das Plus-Icon und wählt in dieser Auswahl anschließend die Option **Gründet Haushalt** aus.

246

Wird der Haushalt erstellt, so wird aus der **bisherigen Personenadresse **der Hermine Granger **nun **ein **Haushaltsmitglied**. **Zusätzlich **wird die **Haushaltsadresse **durch die [[Neuanlage eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HNeuanlageeinesHaushalts]] generiert.

247

248

[[image:Gruendet_Haushalt_bis_Gelistet.png]]

249

250

251

== Neuanlage eines Haushalts ==

252

253

[[image:Neuanlage_Haushalt_von_Person_aus.png||height="530" style="float:left" width="559"]]

254

255

(% style="margin-left:auto; width:926px" %)

256

|=(% style="width: 95px;" %)Nummer|=(% style="width: 827px;" %)Beschreibung

257

|(% style="width:95px" %)**1**|(% style="width:827px" %)Hier wechselt man zum Reiter **Haushalt**. In diesem Fenster nimmt man die regulären Einstellungen eines Haushalts vor.

258

|(% style="width:95px" %)**2**|(% style="width:827px" %)Mit diesem Reiter gelangt man zu den Zusatzfeldern der Kategorie Haushalt. Hat man hier [[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HZusatzfelder]] erstellt, geändert oder entfernt, kann man diese hier einsehen und Eingaben zu diesen machen.

259

|(% style="width:95px" %)**3**|(% style="width:827px" %)Mit diesem Reiter gelangt man zu den Zusatzfeldern der Kategorie Kontakt. Hat man hier [[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HZusatzfelder]] erstellt, geändert oder entfernt, kann man diese hier einsehen und Eingaben zu diesen machen.

260

|(% style="width:95px" %)**4**|(% style="width:827px" %)Bei **Person 1** wird die Person in grau dargestellt, von deren Personen-Desktop aus man den Haushalt gründen will.

261

Möchte man noch eine weitere Person auswählen, kann man nach eben dieser mit dem **Lupen**-Icon suchen.

262

Zur Erstellung eines Haushalts aus dem Personen-Desktop heraus genügt allerdings eine Person bereits. Man kann in diesem Fall auch auf eine Eingabe bei Person 2 verzichten.

263

|(% style="width:95px" %)**5**|(% style="width:827px" %)Hier gibt man den **Haushaltsnamen **ein. Eben dieser wird später auch in der Haushaltsadresse in der Spalte der Kontaktbezeichnung angezeigt.

264

|(% style="width:95px" %)**6**|(% style="width:827px" %)Durch die vorhandene Person 1 und der Eingabe des Haushaltsnamens werden automatisch der **Adressdruck **und die **Briefansprache** generiert.

265

|(% style="width:95px" %)**7**|(% style="width:827px" %)Hier gibt man die **Adresse **ein. Bei Bedarf kann man hier auch eine andere Adresse via **+**Icon hinzufügen.

266

|(% style="width:95px" %)**8**|(% style="width:827px" %)Möchte man eben diesen Haushalt **aktiv **oder **inaktiv **setzen, muss man zunächst den Dropdown-Pfeil klicken.

267

Auf diese Weise öffnet sich die Auswahl mit den Optionen Aktiv und Inaktiv. Je nach dem, ob man den Status des Haushalts aktiv oder inaktiv setzen möchte, wählt man die entsprechende Auswahloption aus.

=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===

304

305

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.

306

307

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

308

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

309

310

(% start="1" %)

311

1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.

312

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

313

314

(% style="list-style-type:circle" %)

315

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

316

317

(% start="4" %)

318

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

319

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

320

321

(% style="list-style-type:circle" %)

322

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

323

324

(% start="6" %)

325

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

326

327

(% style="list-style-type:circle" %)

328

* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

329

330

=== Haushalt auflösen ===

331

332

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.

333

334

(% style="list-style-type:disc" %)

335

* Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

336

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

337

338

1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.

339

340

(% style="list-style-type:circle" %)

341

* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

342

343

(% start="2" %)

344

1. **Haushaltsmitglied **auswählen

345

1. **Grund **angeben

346

347

(% style="list-style-type:circle" %)

348

* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.

349

350

(% start="4" %)

351

1. Gewünschte Option auswählen

352

1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen

353

354

(% style="list-style-type:circle" %)

355

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

356

357

(% start="6" %)

358

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

359

360

(% style="list-style-type:circle" %)

361

* Der Haushalt wird aufgelöst.

362

363

(% class="box infomessage" %)

364

(((

365

Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.** sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.

366

)))

367

368

= Weitere Funktionen der Kontakte =

369

370

== Zwei Kontakte verbinden ==

371

372

Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.

373

374

1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.

375

376

(% start="2" %)

377

1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken.

378

379

* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.

(% start="3" %)

1. Eingaben tätigen

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

384

385

* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.

386

387

(% class="box infomessage" %)

388

(((

389

**Verbindet **man **zwei Ansprechpartner **miteinander, kann diese **gleichzeitig anschreiben **(Brief/E-Mail).

390

Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.

391

)))

392

393

== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==

394

395

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]

396

397

(% style="list-style-type:disc" %)

398

* Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

399

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

400

401

Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.

402

**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.

== Kontakt suchen ==

Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.

410

411

**Schnellsuche**

412

Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].

413

414

**Übersichtsliste**

415

Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene Filtermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].

416

417

418

== Kontakt bearbeiten ==

419

420

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

421

422

(% style="list-style-type:disc" %)

423

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

424

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

425

426

1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken

427

428

(% style="list-style-type:circle" %)

429

* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

430

431

(% start="2" %)

432

1. Gewünschte Änderungen vornehmen

433

1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

434

435

(% style="list-style-type:circle" %)

436

* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.

437

438

== Kontakt löschen ==

439

440

**Voraussetzung**: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.

441

442

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

443

444

(% style="list-style-type:circle" %)

445

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

446

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

447

448

(% start="1" %)

449

1. Gewünschten Kontakt auswählen

450

451

(% style="list-style-type:circle" %)

452

* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.

453

454

(% start="2" %)

455

1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken

456

457

(% style="list-style-type:circle" %)

458

* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.

459

460

(% start="3" %)

461

1. Button **Ja **anklicken

462

463

(% style="list-style-type:circle" %)

464

* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknüpft sind.

465

466

== Neues KK-Konto im Kontakt erstellen ==

467

468

Das KK-Konto wird utomatisch erzeugt sobald man durch Prozzese die FiBu (im Hintergrund) anspricht und es noch keines angelegt ist.

469

Pro KK-Art kann es ein KK-Konto geben.

470

471

1. In [[Kontakte-Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] **Tempel**-Icon **Fibu-Buchungskonto** anklicken

472

1. In neuem Fenster **+**Icon klicken

473

1. Auf Button **KK-Konto erzeugen** klicken

474

1. Button **Ja **klicken

475

1. KK-Art mit Kürzel auswählen

476

1. Button **OK **klicken

477

478

(% style="list-style-type:circle" %)

479

* Das Buchungskonto wird erzeugt und nun ein grünes Häkchen als Bestätigung angezeigt.

480

481

== Neue Bankverbindung erstellen ==

482

483

Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

* Land

* Bankleitzahl

* Bankname

* Kontonummer

* IBAN

* BIC

* Abweichender Kontoinhaber

492

* Status

493

494

1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken

495

496

(% style="list-style-type:circle" %)

497

* Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.

498

499

(% start="2" %)

500

1. Auf das **+ **Icon oberhalb der Tabelle klicken

501

502

(% style="list-style-type:circle" %)

503

* Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.

504

505

(% start="3" %)

506

1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen

507

1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

508

509

(% style="list-style-type:circle" %)

510

* Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.

== Lesemodus ==

Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:

515

516

* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn** ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet **oder

517

* der **Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen** (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.

518

519

Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:

520

521

* Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich

522

* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich

523

524

== Person als VIP deklarieren ==

525

526

Es besteht auch die Möglichkeit, **bestimmte Personen nicht **für **jedermann sichtbar **zu machen.

527

Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.

528

In diesem Fall muss man die Person **VIP kennzeichnen**. Ist dies erfolgt, können **nur noch **Benutzer, die eine VIP **Berechtigung **besitzen, eben diese VIP ansehen.

529

530

1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.

531

532

(% start="2" %)

533

1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.

534

535

(% start="3" %)

536

1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.

537

538

(% start="4" %)

539

1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“.

540

541

= Dokumente in den Desktops =

542

543

Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.

544

545

Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.

546

Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.

547

548

[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]

549

550

(% style="margin-left:auto; width:767px" %)

551

|=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung

552

|(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).

553

|(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].

554

|(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.

555

|(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.

556

|(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.

557

|(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.

558

|(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.

559

|(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.

560

|(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.

561

562

== Dokument hinzufügen ==

563

564

1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken

565

1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen

566

567

(% style="list-style-type:circle" %)

568

* Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.

569

570

(% start="3" %)

571

1. Gewünschten Kontakt doppelklicken

572

573

(% style="list-style-type:circle" %)

574

* Kontaktmenü wird geöffnet.

575

576

(% start="4" %)

577

1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken

578

579

(% style="list-style-type:circle" %)

580

* Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.

581

582

(% start="5" %)

583

1. Auf **+ **Icon klicken

584

585

(% style="list-style-type:circle" %)

586

* Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.

587

588

(% start="6" %)

589

1. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.

590

1. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.

591

592

== Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==

593

594

1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen.**

595

1. Auf das **Brief**-Icon klicken

596

597

(% style="list-style-type:circle" %)

598

* Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.

599

* Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.

600

601

(% start="3" %)

602

1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken

603

604

(% style="list-style-type:circle" %)

605

* Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.

606

* Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)

607

608

(% start="4" %)

609

1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben

610

1. Auswahl bestätigen

611

612

(% style="list-style-type:circle" %)

613

* Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.

614

615

(% start="6" %)

616

1. Restliche Eingaben tätigen

617

1. Mit **Disketten **Icon **speichern**

618

619

(% style="list-style-type:circle" %)

620

* Das Dokument wird per E-Mail verschickt.

= Zusatzfelder =

[[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#]] können für die Bereiche Person, Organisation, Haushalt oder auch für den Kontakt angelegt werden.

625

626

Zusatzfelder helfen weitere Informationen an den verschiedenen Stellen zu verwalten. Diese können auch jederzeit in verschiedenen Liste angezeigt werden.

627

628

Zusatzfelder können verschiedenen [[Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HFeldtypen]] entsprechen. Diese Feldtypen legen fest, ob man z.B. Zahlen oder Buchstaben in ein Feld eingeben kann.

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