010.1 Kontakte

Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.

60

Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png||height="184" style="float:right" width="539"]]

61

Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:

62

63

* Mit einem Klick auf den Button **Übernehmen **bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.

64

* Wenn es sich um **keine Dublette handelt**, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.

65

* Des Weiteren kann man auch** in den jeweilgen Desktop** **verzweigen **mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.

= =

= Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt =

71

72

Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:

73

74

[[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||style="float:left"]]

75

76

|=Nummer|=Beschreibung

77

|**1**|Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.

78

|**2**|Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.

79

Man kann mittels dem **Stift**-Icon einen [[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]] oder mittels **Tempel**-Icon ein [[KK-Konto erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HNeuesKK-KontoimKontakterstellen]] .

80

|**3**|Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.

81

|**4**|Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontakttypenimDCberblick]] belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.

82

|**5**|Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.

83

84

= Erläuterung Kontakt-Desktop =

85

86

87

[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||style="float:left"]]

|=(((

Nummer

)))|=(((

Beschreibung

)))

|**1**|**Bearbeitung **des Kontaktes ([[Kontakt bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])

108

|**2**|**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe: [[Dokumente>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HZusammenhangzwischenDokumenteundKontakt]])

109

|**3**|(((

110

Hierüber gelingt man zu den [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]]. Die Zuwendungen sind erst verfügbar wenn das Modul hierzu erworben worden ist. Über Zuwendungen verwaltet man unter anderem Sachspenden, Dankschreiben und ZWB. NEIN HIER WERDEN DIE ZUWENDUNGEN DIE ZU DEM GEÖFFNETEN KONTAKT GEHÖRHEN IN FORM EINER LISTE ANGEZEIGT. NICHT DAS MODUL BESCHREIBEN.

111

)))

112

|**4**|(((

113

Hierüber kann man Kontakte einer Kontaktlisten managen. Hierfür benötigt man das Modul [[Kampagnen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/09%20-%20Modul%20Kampagnen/#]]. Mittels einer Kampagne wickelt man die verschiedenen Schritte z.B. einer Veranstaltung wie einem Golfturnier ab. NEIN WAS WIRD IN DEM FENSTER ANGEZEIGT WENN MAN AUF DEN BUTTON KONTAKTLISTE KLICKT. WAS KANN MAN DA MACHEN?

114

)))

115

|**5**|Hier gelangt man zur Übersicht der Projektbeteiligten. Diese Option schaltet sich erst mit dem Erwerb des Moduls [[Förderungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/]] frei. Über das Modul Förderungen kann man die Prozessschritte eines Arbeitsablaufes verwalten und die Förderungen im Blick behalten. NEIN, NICHT ERKLÄREN WAS DAS MODUL MACHT SONDER WAS PASSIERT BZW ANGEZEIGT WIRD UND WAS MACH MACHEN KANN WENN MAN DEN BUTTON KLICKT.

116

|**6**|(((

117

Hier gelangt man zur Übersicht der Gremienmitglieder. Die Erstellung von Gremien wird erst mit dem erwerbbaren Modul [[Beschlüsse>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/]] verfügbar. Hierin verwaltet man Gremien, deren Gremienmitglieder aber auch die Beschlüsse. NEIN, NICHT ERKLÄREN WAS DAS MODUL MACHT SONDER WAS PASSIERT BZW ANGEZEIGT WIRD UND WAS MACH MACHEN KANN WENN MAN DEN BUTTON KLICKT.

118

)))

119

|**7**|Zum **FiBu**-**Buchungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])

120

|**8**|Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])

121

|**9**|**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar. Es öffnet sich ein Browser und die unten Angezeigte Andresse öffnet sich in Maps.

122

123

= Neuanlage der Kontakte =

124

125

Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Aber auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.

126

Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].

127

128

== Person erstellen ==

129

130

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

131

132

(% style="list-style-type:circle" %)

133

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

134

135

(% start="2" %)

136

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

137

138

(% style="list-style-type:circle" %)

139

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

140

141

(% start="3" %)

142

1. Option **Person **auswählen

143

144

(% style="list-style-type:circle" %)

145

* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.

146

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.

147

148

(% start="4" %)

149

1. Eingaben zur Person machen

150

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

151

152

(% style="list-style-type:circle" %)

153

* Eine neue Person wird erstellt.

154

155

== Organisation erstellen ==

156

157

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

158

159

(% style="list-style-type:circle" %)

160

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

161

162

(% start="2" %)

163

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

164

165

(% style="list-style-type:circle" %)

166

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

167

168

(% start="3" %)

169

1. Option **Organisation **auswählen

170

171

(% style="list-style-type:circle" %)

172

* Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.

173

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.

174

175

(% start="4" %)

176

1. Eingaben zur Organisation machen

177

178

(% style="list-style-type:circle" %)

179

* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

180

181

(% start="4" %)

182

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

183

184

(% style="list-style-type:circle" %)

185

* Eine neue Organisation wird erstellt.

186

187

== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ==

188

189

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.

190

191

(% style="list-style-type:disc" %)

192

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

193

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

194

195

(% start="1" %)

196

1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.

197

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

198

1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen

199

200

(% style="list-style-type:circle" %)

201

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

202

203

(% start="5" %)

204

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

205

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

206

207

(% style="list-style-type:circle" %)

208

* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

209

210

== Haushalt erstellen ==

211

212

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

213

214

(% style="list-style-type:circle" %)

215

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

216

217

(% start="2" %)

218

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

219

220

(% style="list-style-type:circle" %)

221

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

222

223

(% start="3" %)

224

1. Option **Haushalt **auswählen

225

226

(% style="list-style-type:circle" %)

227

* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.

228

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.

229

230

(% start="4" %)

231

1. Eingaben zum Haushalt machen

232

233

(% style="list-style-type:circle" %)

234

* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine existierende Person oder Sie legen die Person neu an.

235

236

(% start="5" %)

237

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

238

239

(% style="list-style-type:circle" %)

240

* Ein neuer Haushalt wird erstellt.

241

242

== Neuanlage eines Haushalts aus einem Personen-Desktop heraus ==

243

244

Ein Haushalt lässt sich nicht nur am Anfang erstellen. Man kann auch einen Haushalt mit einer gewissen Person aus deren Personen-Desktop heraus anlegen.

245

Dabei geht man zunächst auf den unteren Bereich des jeweiligen Personen-Desktops. In diesem Fall ist gerade die Person Hermine Granger erstellt worden. Da sie als Person angelegt worden ist, besitzt sie zunächst noch eine Personenadresse. Möchte man nun einen Haushalt gründen, in dem Hermine dabei ist, geht man auf den Reiter Kontakte, auf das Plus-Icon und wählt in dieser Auswahl anschließend die Option **Gründet Haushalt** aus.

246

Wird der Haushalt erstellt, so wird aus der **bisherigen Personenadresse **der Hermine Granger **nun **ein **Haushaltsmitglied**. **Zusätzlich **wird die **Haushaltsadresse **durch die [[Neuanlage eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HNeuanlageeinesHaushalts]] generiert.

247

248

[[image:Gruendet_Haushalt_bis_Gelistet.png]]

249

250

251

== Neuanlage eines Haushalts ==

252

253

[[image:Neuanlage_Haushalt_von_Person_aus.png||height="530" style="float:left" width="559"]]

254

255

(% style="margin-left:auto; width:926px" %)

256

|=(% style="width: 95px;" %)Nummer|=(% style="width: 827px;" %)Beschreibung

257

|(% style="width:95px" %)**1**|(% style="width:827px" %)Hier wechselt man zum Reiter **Haushalt**. In diesem Fenster nimmt man die regulären Einstellungen eines Haushalts vor.

258

|(% style="width:95px" %)**2**|(% style="width:827px" %)Mit diesem Reiter gelangt man zu den Zusatzfeldern der Kategorie Haushalt. Hat man hier [[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HZusatzfelder]] erstellt, geändert oder entfernt, kann man diese hier einsehen und Eingaben zu diesen machen.

259

|(% style="width:95px" %)**3**|(% style="width:827px" %)Mit diesem Reiter gelangt man zu den Zusatzfeldern der Kategorie Kontakt. Hat man hier [[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HZusatzfelder]] erstellt, geändert oder entfernt, kann man diese hier einsehen und Eingaben zu diesen machen.

260

|(% style="width:95px" %)**4**|(% style="width:827px" %)Bei **Person 1** wird die Person in grau dargestellt, von deren Personen-Desktop aus man den Haushalt gründen will.

261

Möchte man noch eine weitere Person auswählen, kann man nach eben dieser mit dem **Lupen**-Icon suchen.

262

Zur Erstellung eines Haushalts aus dem Personen-Desktop heraus genügt allerdings eine Person bereits. Man kann in diesem Fall auch auf eine Eingabe bei Person 2 verzichten.

263

|(% style="width:95px" %)**5**|(% style="width:827px" %)Hier gibt man den **Haushaltsnamen **ein. Eben dieser wird später auch in der Haushaltsadresse in der Spalte der Kontaktbezeichnung angezeigt.

264

|(% style="width:95px" %)**6**|(% style="width:827px" %)Durch die vorhandene Person 1 und der Eingabe des Haushaltsnamens werden automatisch der **Adressdruck **und die **Briefansprache** generiert.

265

|(% style="width:95px" %)**7**|(% style="width:827px" %)Hier gibt man die **Adresse **ein. Bei Bedarf kann man hier auch eine andere Adresse via **+**Icon hinzufügen.

266

|(% style="width:95px" %)**8**|(% style="width:827px" %)Möchte man eben diesen Haushalt **aktiv **oder **inaktiv **setzen, muss man zunächst den Dropdown-Pfeil klicken.

267

Auf diese Weise öffnet sich die Auswahl mit den Optionen Aktiv und Inaktiv. Je nach dem, ob man den Status des Haushalts aktiv oder inaktiv setzen möchte, wählt man die entsprechende Auswahloption aus.

=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===

303

304

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.

305

306

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

307

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

308

309

(% start="1" %)

310

1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.

311

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

312

313

(% style="list-style-type:circle" %)

314

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

315

316

(% start="4" %)

317

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

318

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

319

320

(% style="list-style-type:circle" %)

321

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

322

323

(% start="6" %)

324

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

325

326

(% style="list-style-type:circle" %)

327

* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

328

329

=== Haushalt auflösen ===

330

331

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.

332

333

(% style="list-style-type:disc" %)

334

* Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

335

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

336

337

1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.

338

339

(% style="list-style-type:circle" %)

340

* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

341

342

(% start="2" %)

343

1. **Haushaltsmitglied **auswählen

344

1. **Grund **angeben

345

346

(% style="list-style-type:circle" %)

347

* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.

348

349

(% start="4" %)

350

1. Gewünschte Option auswählen

351

1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen

352

353

(% style="list-style-type:circle" %)

354

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

355

356

(% start="6" %)

357

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

358

359

(% style="list-style-type:circle" %)

360

* Der Haushalt wird aufgelöst.

361

362

(% class="box infomessage" %)

363

(((

364

Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.** sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.

365

)))

366

367

= Weitere Funktionen der Kontakte =

368

369

== Zwei Kontakte verbinden ==

370

371

Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.

372

373

1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.

374

375

(% start="2" %)

376

1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken.

377

378

* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.

(% start="3" %)

1. Eingaben tätigen

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

383

384

* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.

385

386

(% class="box infomessage" %)

387

(((

388

**Verbindet **man **zwei Ansprechpartner **miteinander, kann diese **gleichzeitig anschreiben **(Brief/E-Mail).

389

Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.

390

)))

391

392

== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==

393

394

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]

395

396

(% style="list-style-type:disc" %)

397

* Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

398

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

399

400

Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.

401

**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.

== Kontakt suchen ==

Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.

409

410

**Schnellsuche**

411

Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].

412

413

**Übersichtsliste**

414

Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene Filtermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].

415

416

417

== Kontakt bearbeiten ==

418

419

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

420

421

(% style="list-style-type:disc" %)

422

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

423

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

424

425

1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken

426

427

(% style="list-style-type:circle" %)

428

* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

429

430

(% start="2" %)

431

1. Gewünschte Änderungen vornehmen

432

1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

433

434

(% style="list-style-type:circle" %)

435

* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.

436

437

== Kontakt löschen ==

438

439

**Voraussetzung**: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.

440

441

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

442

443

(% style="list-style-type:circle" %)

444

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

445

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

446

447

(% start="1" %)

448

1. Gewünschten Kontakt auswählen

449

450

(% style="list-style-type:circle" %)

451

* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.

452

453

(% start="2" %)

454

1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken

455

456

(% style="list-style-type:circle" %)

457

* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.

458

459

(% start="3" %)

460

1. Button **Ja **anklicken

461

462

(% style="list-style-type:circle" %)

463

* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknüpft sind.

464

465

== Neues KK-Konto im Kontakt erstellen ==

466

467

Das KK-Konto wird utomatisch erzeugt sobald man durch Prozzese die FiBu (im Hintergrund) anspricht und es noch keines angelegt ist.

468

Pro KK-Art kann es ein KK-Konto geben.

469

470

1. In [[Kontakte-Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] **Tempel**-Icon **Fibu-Buchungskonto** anklicken

471

1. In neuem Fenster **+**Icon klicken

472

1. Auf Button **KK-Konto erzeugen** klicken

473

1. Button **Ja **klicken

474

1. KK-Art mit Kürzel auswählen

475

1. Button **OK **klicken

476

477

(% style="list-style-type:circle" %)

478

* Das Buchungskonto wird erzeugt und nun ein grünes Häkchen als Bestätigung angezeigt.

479

480

== Neue Bankverbindung erstellen ==

481

482

Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

* Land

* Bankleitzahl

* Bankname

* Kontonummer

* IBAN

* BIC

* Abweichender Kontoinhaber

491

* Status

492

493

1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken

494

495

(% style="list-style-type:circle" %)

496

* Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.

497

498

(% start="2" %)

499

1. Auf das **+ **Icon oberhalb der Tabelle klicken

500

501

(% style="list-style-type:circle" %)

502

* Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.

503

504

(% start="3" %)

505

1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen

506

1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

507

508

(% style="list-style-type:circle" %)

509

* Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.

== Lesemodus ==

Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:

514

515

* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn** ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet **oder

516

* der **Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen** (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.

517

518

Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:

519

520

* Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich

521

* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich

522

523

== Person als VIP deklarieren ==

524

525

Es besteht auch die Möglichkeit, **bestimmte Personen nicht **für **jedermann sichtbar **zu machen.

526

Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.

527

In diesem Fall muss man die Person **VIP kennzeichnen**. Ist dies erfolgt, können **nur noch **Benutzer, die eine VIP **Berechtigung **besitzen, eben diese VIP ansehen.

528

529

1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.

530

531

(% start="2" %)

532

1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.

533

534

(% start="3" %)

535

1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.

536

537

(% start="4" %)

538

1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“.

539

540

= Dokumente in den Desktops =

541

542

Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.

543

544

Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.

545

Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.

546

547

[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]

548

549

(% style="margin-left:auto; width:767px" %)

550

|=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung

551

|(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).

552

|(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].

553

|(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.

554

|(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.

555

|(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.

556

|(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.

557

|(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.

558

|(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.

559

|(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.

560

561

== Dokument hinzufügen ==

562

563

1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken

564

1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen

565

566

(% style="list-style-type:circle" %)

567

* Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.

568

569

(% start="3" %)

570

1. Gewünschten Kontakt doppelklicken

571

572

(% style="list-style-type:circle" %)

573

* Kontaktmenü wird geöffnet.

574

575

(% start="4" %)

576

1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken

577

578

(% style="list-style-type:circle" %)

579

* Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.

580

581

(% start="5" %)

582

1. Auf **+ **Icon klicken

583

584

(% style="list-style-type:circle" %)

585

* Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.

586

587

(% start="6" %)

588

1. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.

589

1. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.

590

591

== Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==

592

593

1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen.**

594

1. Auf das **Brief**-Icon klicken

595

596

(% style="list-style-type:circle" %)

597

* Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.

598

* Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.

599

600

(% start="3" %)

601

1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken

602

603

(% style="list-style-type:circle" %)

604

* Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.

605

* Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)

606

607

(% start="4" %)

608

1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben

609

1. Auswahl bestätigen

610

611

(% style="list-style-type:circle" %)

612

* Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.

613

614

(% start="6" %)

615

1. Restliche Eingaben tätigen

616

1. Mit **Disketten **Icon **speichern**

617

618

(% style="list-style-type:circle" %)

619

* Das Dokument wird per E-Mail verschickt.

= Zusatzfelder =

[[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#]] können für die Bereiche Person, Organisation, Haushalt oder auch für den Kontakt angelegt werden.

624

625

Zusatzfelder helfen weitere Informationen an den verschiedenen Stellen zu verwalten. Diese können auch jederzeit in verschiedenen Liste angezeigt werden.

626

627

Zusatzfelder können verschiedenen [[Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HFeldtypen]] entsprechen. Diese Feldtypen legen fest, ob man z.B. Zahlen oder Buchstaben in ein Feld eingeben kann.

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