010.1 Kontakte

Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.

60

Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png||height="184" style="float:right" width="539"]]

61

Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:

62

63

* Mit einem Klick auf den Button **Übernehmen **bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.

64

* Wenn es sich um **keine Dublette handelt**, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.

65

* Des Weiteren kann man auch** in den jeweilgen Desktop** **verzweigen **mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.

= =

= Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt =

71

72

Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:

73

74

[[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||style="float:left"]]

75

76

|=Nummer|=Beschreibung

77

|**1**|Alle Module, die man erworben hat, werden hier in dem linken Bereich aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.

78

|**2**|Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt. Weitere Infos finden Sie im Kapitel "Erläuterung Kontakt-Desktop" unterhalb.

79

|**3**|Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt. Hier kann auch eine Neuanlage getätigt werden oder mit Luppe Suchen nach Aktivitäten suchen. Mit einer Hakensetzung für "erledigt" und/oder "offen" kann die Anzeige eingegrenzt werden.

80

|**4**|Hier werden alle Kontakte zur Person, Organisation oder Haushaltes aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registerkarten kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen oder wenn weitere Module vorhanden sind, dann auch Förderungen, Ausschüttungen oder bzw. Mietverträge.

81

|**5**|Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.

82

83

= Erläuterung Kontakt-Desktop =

84

85

86

[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||style="float:left"]]

|=(((

Nummer

)))|=(((

Beschreibung

)))

|**1**|**Bearbeitung **des Kontaktes ([[Kontakt bearbeiten>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])

107

|**2**|**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe: [[Dokumente>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HZusammenhangzwischenDokumenteundKontakt]])

108

|**3**|(((

109

Hierüber gelingt man zu den [[Zuwendungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]]. Die Zuwendungen sind erst verfügbar wenn das Modul hierzu erworben worden ist. Über Zuwendungen verwaltet man unter anderem Sachspenden, Dankschreiben und ZWB. NEIN HIER WERDEN DIE ZUWENDUNGEN DIE ZU DEM GEÖFFNETEN KONTAKT GEHÖRHEN IN FORM EINER LISTE ANGEZEIGT. NICHT DAS MODUL BESCHREIBEN.

110

)))

111

|**4**|(((

112

Hierüber kann man Kontakte einer Kontaktlisten managen. Hierfür benötigt man das Modul [[Kampagnen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/09%20-%20Modul%20Kampagnen/#]]. Mittels einer Kampagne wickelt man die verschiedenen Schritte z.B. einer Veranstaltung wie einem Golfturnier ab. NEIN WAS WIRD IN DEM FENSTER ANGEZEIGT WENN MAN AUF DEN BUTTON KONTAKTLISTE KLICKT. WAS KANN MAN DA MACHEN?

113

)))

114

|**5**|Hier gelangt man zur Übersicht der Projektbeteiligten. Diese Option schaltet sich erst mit dem Erwerb des Moduls [[Förderungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/07%20-%20Modul%20F%C3%B6rderprojekte/]] frei. Über das Modul Förderungen kann man die Prozessschritte eines Arbeitsablaufes verwalten und die Förderungen im Blick behalten. NEIN, NICHT ERKLÄREN WAS DAS MODUL MACHT SONDER WAS PASSIERT BZW ANGEZEIGT WIRD UND WAS MACH MACHEN KANN WENN MAN DEN BUTTON KLICKT.

115

|**6**|(((

116

Hier gelangt man zur Übersicht der Gremienmitglieder. Die Erstellung von Gremien wird erst mit dem erwerbbaren Modul [[Beschlüsse>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/04%20-%20Modul%20Beschl%C3%BCsse/]] verfügbar. Hierin verwaltet man Gremien, deren Gremienmitglieder aber auch die Beschlüsse. NEIN, NICHT ERKLÄREN WAS DAS MODUL MACHT SONDER WAS PASSIERT BZW ANGEZEIGT WIRD UND WAS MACH MACHEN KANN WENN MAN DEN BUTTON KLICKT.

117

)))

118

|**7**|Zum **FiBu**-**Buchungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])

119

|**8**|Übersicht und die Neuanlage der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]]) für diesen Kontakt.

120

|**9**|**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar. Es öffnet sich ein Browser und die unten Angezeigte Andresse öffnet sich in Maps.

121

122

= Neuanlage der Kontakte =

123

124

Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Zusätzlich auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.

125

Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen zum Import finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].

126

127

== Person erstellen ==

128

129

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

130

131

(% style="list-style-type:circle" %)

132

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

133

134

(% start="2" %)

135

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

136

137

(% style="list-style-type:circle" %)

138

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

139

140

(% start="3" %)

141

1. Option **Person **auswählen

142

143

(% style="list-style-type:circle" %)

144

* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.

145

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.

146

147

(% start="4" %)

148

1. Eingaben zur Person machen

149

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

150

151

(% style="list-style-type:circle" %)

152

* Eine neue Person wird erstellt.

153

154

== Organisation erstellen ==

155

156

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

157

158

(% style="list-style-type:circle" %)

159

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

160

161

(% start="2" %)

162

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

163

164

(% style="list-style-type:circle" %)

165

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

166

167

(% start="3" %)

168

1. Option **Organisation **auswählen

169

170

(% style="list-style-type:circle" %)

171

* Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.

172

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.

173

174

(% start="4" %)

175

1. Eingaben zur Organisation machen

176

177

(% style="list-style-type:circle" %)

178

* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

179

180

(% start="4" %)

181

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

182

183

(% style="list-style-type:circle" %)

184

* Eine neue Organisation wird erstellt.

185

186

== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ==

187

188

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.

189

190

(% style="list-style-type:disc" %)

191

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

192

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

193

194

(% start="1" %)

195

1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.

196

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben

197

1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen

198

199

(% style="list-style-type:circle" %)

200

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

201

202

(% start="5" %)

203

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

204

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

205

206

(% style="list-style-type:circle" %)

207

* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

208

209

== Haushalt erstellen ==

210

211

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

212

213

(% style="list-style-type:circle" %)

214

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

215

216

(% start="2" %)

217

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

218

219

(% style="list-style-type:circle" %)

220

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

221

222

(% start="3" %)

223

1. Option **Haushalt **auswählen

224

225

(% style="list-style-type:circle" %)

226

* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.

227

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.

228

229

(% start="4" %)

230

1. Eingaben zum Haushalt machen

231

232

(% style="list-style-type:circle" %)

233

* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine existierende Person oder Sie legen die Person neu an.

234

235

(% start="5" %)

236

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

237

238

(% style="list-style-type:circle" %)

239

* Ein neuer Haushalt wird erstellt.

240

241

== Gründet Haushalt im Personen-Desktop ==

242

243

Es kann ein Haushalt auch in einem Personen-Desktop angelegt werden. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

244

245

1. Öffnen Sie den jeweiligen Personen-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann "Gründet Haushalt" aus.

246

1. Es öffnet sich das Neuanlage Fenster eines Haushalts. Alle Informatioenn hierzu finden Sie im unterem Kapitel "Neuanlage eines Haushalts".

247

1. Aus der bisheringen Personenadresse (diese wird auf inaktiv gesetzt) wird jetzt eine Haushaltsadresse und je nachdem ob Person 1 und Person 2 gefüllt sind ein oder zwei Haushaltsmitglieder angelegt.

248

249

Falls die inaktive Personenadresse weiterhin benötigt wird, kann sie problemlos wieder aktiviert werden. Öffnen Sie dazu die Bearbeitungsmaske und ändern Sie den Status auf "aktiv"

250

251

[[image:Gruendet_Haushalt_bis_Gelistet.png]]

252

253

254

== Neuanlage eines Haushalts ==

255

256

[[image:Neuanlage_Haushalt_von_Person_aus.png||height="530" style="float:left" width="559"]]

257

258

(% style="margin-left:auto; width:926px" %)

259

|=(% style="width: 95px;" %)Nummer|=(% style="width: 827px;" %)Beschreibung

260

|(% style="width:95px" %)**1**|(% style="width:827px" %)Hier wechselt man zum Reiter **Haushalt**. In diesem Fenster werden alle Informationen zum Haushalt eingetragen.

261

|(% style="width:95px" %)**2**|(% style="width:827px" %)Mit diesem Reiter gelangt man zu den angelegten Zusatzfeldern des Haushalts. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel [[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HZusatzfelder]].

262

|(% style="width:95px" %)**3**|(% style="width:827px" %)Mit diesem Reiter gelangt man zu den angelegten Zusatzfeldern des Kontaktes. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel [[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HZusatzfelder]].

263

|(% style="width:95px" %)**4**|(% style="width:827px" %)Bei **Person 1** wird die Person, von deren Desktop aus man den Haushalt gründen möchte, in Grau dargestellt. Möchte man zusätzlich eine weitere Person, also **Person 2**, auswählen, kann diese entweder über das Lupen-Icon gesucht oder neu angelegt werden. Für die Gründung eines Haushalts ist jedoch nur eine Person erforderlich

264

|(% style="width:95px" %)**5**|(% style="width:827px" %)(((

265

Der **Haushaltsname** wird automatisch aus Person 1 und 2 generiert und setzt sich aus folgenden Feldern zusammen:

266

267

Name, Vorname und Name, Vorname

268

)))

269

|(% style="width:95px" %)**6**|(% style="width:827px" %)(((

270

Die **Briefansprache** wird automatisch aus Person 1 und 2 (je nachdem, ob es eine Person odedr zwei Personen sind) generiert.

271

Die Anrede mit "Frau" wird automatisch als erstes geschrieben´und die Anrede entscheidet, ob geehrte oder geehrter verwendet wird. Das Feld setzt sich aus folgenden Feldern zusammen:

272

273

//Sehr geehrte/er Anrede Titel Nachname,

274

sehr geehrte/er Anrede Titel Nachname,//

275

276

Es gibt aber noch eine Ausnahme. Enthält das Feld "Haushaltsname" die Begriffe "Familie" oder "Fam.", dann steht automatisch in der Briefansprache: //Sehr geehrte Famile "Nachname"//

277

)))

278

|(% style="width:95px" %)**7**|(% style="width:827px" %)(((

279

Es werden alle **Adressen **der Person 1 und Person 2 zum Auswählen angeboten. Bei Bedarf kann man hier auch eine neue Adresse via **+**Icon angelegt werden.

280

)))

281

|(% style="width:95px" %)**8**|(% style="width:827px" %)--Möchte man eben diesen Haushalt **aktiv **oder **inaktiv **setzen, muss man zunächst den Dropdown-Pfeil klicken.

282

Der komplette Haushalt inklusiv seinen Mitglieder wird dann auf aktiv/inaktiv gesetzt.--

=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===

305

306

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.

307

308

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

309

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

310

311

(% start="1" %)

312

1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.

313

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

314

315

(% style="list-style-type:circle" %)

316

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

317

318

(% start="4" %)

319

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

320

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

321

322

(% style="list-style-type:circle" %)

323

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

324

325

(% start="6" %)

326

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

327

328

(% style="list-style-type:circle" %)

329

* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

330

331

=== Haushalt auflösen ===

332

333

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.

334

335

(% style="list-style-type:disc" %)

336

* Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

337

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

338

339

1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.

340

341

(% style="list-style-type:circle" %)

342

* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

343

344

(% start="2" %)

345

1. **Haushaltsmitglied **auswählen

346

1. **Grund **angeben

347

348

(% style="list-style-type:circle" %)

349

* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.

350

351

(% start="4" %)

352

1. Gewünschte Option auswählen

353

1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen

354

355

(% style="list-style-type:circle" %)

356

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

357

358

(% start="6" %)

359

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

360

361

(% style="list-style-type:circle" %)

362

* Der Haushalt wird aufgelöst.

363

364

(% class="box infomessage" %)

365

(((

366

Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.** sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.

367

)))

368

369

= Weitere Funktionen der Kontakte =

370

371

== Zwei Kontakte verbinden ==

372

373

Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.

374

375

1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.

376

377

(% start="2" %)

378

1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken.

379

380

* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.

(% start="3" %)

1. Eingaben tätigen

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

385

386

* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.

387

388

(% class="box infomessage" %)

389

(((

390

**Verbindet **man **zwei Ansprechpartner **miteinander, kann diese **gleichzeitig anschreiben **(Brief/E-Mail).

391

Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.

392

)))

393

394

== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==

395

396

Es gibt zwei unterschiedliche Einstieg um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]

397

398

(% style="list-style-type:disc" %)

399

* Entweder gehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

400

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

401

402

Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.

403

**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.

== Kontakt suchen ==

Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.

411

412

**Schnellsuche**

413

Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].

414

415

**Übersichtsliste**

416

Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene Filtermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].

417

418

419

== Kontakt bearbeiten ==

420

421

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

422

423

(% style="list-style-type:disc" %)

424

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

425

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

426

427

1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken

428

429

(% style="list-style-type:circle" %)

430

* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

431

432

(% start="2" %)

433

1. Gewünschte Änderungen vornehmen

434

1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

435

436

(% style="list-style-type:circle" %)

437

* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.

438

439

== Kontakt löschen ==

440

441

**Voraussetzung**: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.

442

443

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

444

445

(% style="list-style-type:circle" %)

446

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

447

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

448

449

(% start="1" %)

450

1. Gewünschten Kontakt auswählen

451

452

(% style="list-style-type:circle" %)

453

* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.

454

455

(% start="2" %)

456

1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken

457

458

(% style="list-style-type:circle" %)

459

* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.

460

461

(% start="3" %)

462

1. Button **Ja **anklicken

463

464

(% style="list-style-type:circle" %)

465

* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknüpft sind.

466

467

== Neues KK-Konto im Kontakt erstellen ==

468

469

Das KK-Konto wird utomatisch erzeugt sobald man durch Prozzese die FiBu (im Hintergrund) anspricht und es noch keines angelegt ist.

470

Pro KK-Art kann es ein KK-Konto geben.

471

472

1. In [[Kontakte-Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] **Tempel**-Icon **Fibu-Buchungskonto** anklicken

473

1. In neuem Fenster **+**Icon klicken

474

1. Auf Button **KK-Konto erzeugen** klicken

475

1. Button **Ja **klicken

476

1. KK-Art mit Kürzel auswählen

477

1. Button **OK **klicken

478

479

(% style="list-style-type:circle" %)

480

* Das Buchungskonto wird erzeugt und nun ein grünes Häkchen als Bestätigung angezeigt.

481

482

== Neue Bankverbindung erstellen ==

483

484

Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

* Land

* Bankleitzahl

* Bankname

* Kontonummer

* IBAN

* BIC

* Abweichender Kontoinhaber

493

* Status

494

495

1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken

496

497

(% style="list-style-type:circle" %)

498

* Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.

499

500

(% start="2" %)

501

1. Auf das **+ **Icon oberhalb der Tabelle klicken

502

503

(% style="list-style-type:circle" %)

504

* Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.

505

506

(% start="3" %)

507

1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen

508

1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

509

510

(% style="list-style-type:circle" %)

511

* Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.

== Lesemodus ==

Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:

516

517

* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn** ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet **oder

518

* der **Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen** (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.

519

520

Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:

521

522

* Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich

523

* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich

524

525

== Person als VIP deklarieren ==

526

527

Es besteht auch die Möglichkeit, **bestimmte Personen nicht **für **jedermann sichtbar **zu machen.

528

Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.

529

In diesem Fall muss man die Person **VIP kennzeichnen**. Ist dies erfolgt, können **nur noch **Benutzer, die eine VIP **Berechtigung **besitzen, eben diese VIP ansehen.

530

531

1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.

532

533

(% start="2" %)

534

1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.

535

536

(% start="3" %)

537

1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.

538

539

(% start="4" %)

540

1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“.

541

542

= Dokumente in den Desktops =

543

544

Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.

545

546

Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.

547

Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.

548

549

[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]

550

551

(% style="margin-left:auto; width:767px" %)

552

|=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung

553

|(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).

554

|(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].

555

|(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.

556

|(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.

557

|(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.

558

|(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.

559

|(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.

560

|(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.

561

|(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.

562

563

== Dokument hinzufügen ==

564

565

1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken

566

1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen

567

568

(% style="list-style-type:circle" %)

569

* Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.

570

571

(% start="3" %)

572

1. Gewünschten Kontakt doppelklicken

573

574

(% style="list-style-type:circle" %)

575

* Kontaktmenü wird geöffnet.

576

577

(% start="4" %)

578

1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken

579

580

(% style="list-style-type:circle" %)

581

* Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.

582

583

(% start="5" %)

584

1. Auf **+ **Icon klicken

585

586

(% style="list-style-type:circle" %)

587

* Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.

588

589

(% start="6" %)

590

1. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.

591

1. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.

592

593

== Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==

594

595

1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen.**

596

1. Auf das **Brief**-Icon klicken

597

598

(% style="list-style-type:circle" %)

599

* Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.

600

* Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.

601

602

(% start="3" %)

603

1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken

604

605

(% style="list-style-type:circle" %)

606

* Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.

607

* Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)

608

609

(% start="4" %)

610

1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben

611

1. Auswahl bestätigen

612

613

(% style="list-style-type:circle" %)

614

* Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.

615

616

(% start="6" %)

617

1. Restliche Eingaben tätigen

618

1. Mit **Disketten **Icon **speichern**

619

620

(% style="list-style-type:circle" %)

621

* Das Dokument wird per E-Mail verschickt.

= Zusatzfelder =

[[Zusatzfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#]] können für die Bereiche Person, Organisation, Haushalt oder auch für den Kontakt angelegt werden.

626

627

Zusatzfelder helfen weitere Informationen an den verschiedenen Stellen zu verwalten. Diese können auch jederzeit in verschiedenen Liste angezeigt werden.

628

629

Zusatzfelder können verschiedenen [[Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HFeldtypen]] entsprechen. Diese Feldtypen legen fest, ob man z.B. Zahlen oder Buchstaben in ein Feld eingeben kann.

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