Kontakte

Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.

Kontakttypen im Überblick

Icon & Kontaktbereiche	Kontakttypen	Beschreibung
	Organisationsadresse Ansprechpartner	Eine Organisation ist eine juristische Person. Beispiele einer Organisation sind: Gewerblicher Betrieb Verein
	Personenadresse Ansprechpartner Haushaltsmitglied	Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	Haushaltsadresse Haushaltsmitglied	Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. Beispiele eines Haushalts sind: Familie Personen, die in einer Gemeinschaft leben

Alfred Analog ist eine Person und hat eine Personenadresse.
Er arbeitet für eine Organisation. Diese hat einen Sitz in München (Organisationsadresse).
Weil Alfred bei der Organisation arbeitet, wird er zu einem Ansprechpartner in der Organisation.
Alfred gründet einen Haushalt. Der Haushalt hat eine Haushaltsadresse und Alfred ist dort Haushaltsmitglied.

Erstellung der Kontakttypen

Person erstellen

1. In Desktop auf Kontaktmanagement klicken

• Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.

2. Option Kontakte auswählen

• Die Option Kontakte wird geöffnet.

3. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

4. Option Person auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Personenadresse) wird geöffnet.

5. Eingaben zur Person machen
6. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Eine neue Person wird erstellt.

Organisation erstellen

1. In Desktop auf Kontaktmanagement klicken

• Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.

2. Option Kontakte auswählen

• Die Option Kontakte wird geöffnet.

3. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

4. Option Organisation auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Organisationsadresse) wird geöffnet.

5. Eingaben zur Organisation machen
6. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Eine neue Organisation wird erstellt.

Optionen im Kontaktebereich einer Organisation

Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen

1. In der Kontaktübersicht auf + Icon klicken (Siehe Optionen im Kontaktebereich einer Organisation, Ziffer 1)

• Die möglichen Optionen werden angezeigt.

2. Option Ansprechpartner auswählen

• Das Fenster Ansprechpartner hinzufügen wird angezeigt.

3. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
4. Mit Lupen-Icon oder Enter-Taste bestätigen

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

5. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
6. Diskette Icon Speichern klicken

• Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

Haushalt erstellen

1. In Desktop auf Kontaktmanagement klicken

• Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.

2. Option Kontakte auswählen

• Die Option Kontakte wird geöffnet.

3. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

4. Option Haushalt auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Haushaltsadresse) wird geöffnet.

5. Eingaben zum Haushalt machen
6. Diskette-Icon Speichern anklicken

• Ein neuer Haushalt wird erstellt.

Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts

Haushaltsmitglied hinzufügen

1. In der Kontakteübersicht auf das + Icon klicken (Siehe Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts, Ziffer 1)

• Die möglichen Optionen werden angezeigt.

2. Option Haushaltsmitglied auswählen

• Das Fenster Haushaltsmitglied hinzufügen wird angezeigt.

3. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

4. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
5. Diskette Icon Speichern klicken

• Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

6. Diskette Icon Speichern klicken

• Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

Haushalt auflösen

1. In der Kontakteübersicht auf das Icon mit den Figuren klicken (Siehe Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts, Ziffer 2)

• Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

2. Haushaltsmitglied auswählen
3. Grund angeben

• Die Frage, ob der Kontakt noch benötigt wird, wird verfügbar.

4. Gewünschte Option auswählen
5. Mit Häkchen-Icon bestätigen

• Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

6. Diskette Icon Speichern klicken

• Der Haushalt wird aufgelöst.

Inaktive Kontakte anzeigen lassen

Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt
Auch inaktive anzeigen. Indem man das Häkchen an dieser Stelle setzt oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die inaktiven Kontakte ein- oder ausblenden.
Inaktive Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der roten Schrift zu erkennen.

Kontakt bearbeiten

1. Auf das Stift-Icon Bearbeiten im Kontaktmenü klicken

• Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

2. Gewünschte Änderungen vornehmen
3. Auf das Disketten-Icon Speichern klicken

• Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.

Kontakt löschen

1. In Mein Desktop auf das Modul Kontaktmanagement klicken
2. Menüpunkt Kontakte auswählen

• Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.

3. Gewünschten Kontakt auswählen

• Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.

4. Unten rechts auf Mülleimer-Icon klicken

• Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.

5. Button Ja anklicken

• Der Kontakt wird gelöscht.

Zusammenhang Kontakte und Dokumente

Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.

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Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.)

1. In Mein Desktop auf Modul Kontaktmanagement klicken
2. Menüpunkt Kontakte auswählen

• Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.

3. Gewünschten Kontakt doppelklicken

• Kontaktmenü wird geöffnet.

4. Auf Dokumenten-Icon klicken

• Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.

5. Auf + Icon klicken

• Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.

6. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)

• Im Falle der Option Hyperlink wird die Eingabe eines Links verlangt.

7. Gewünschten Link eingeben
8. Bezeichnung für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
9. Eingaben speichern

• Der Hyperlink wird erstellt.

Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken

1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein Häkchen setzen
2. Auf das Brief-Icon klicken

• Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
• Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.

3. Auf das Büroklammer-Icon oben rechts klicken

• Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
• Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen Dokumente des Desktops und Anhänge der Aktivität)

4. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
5. Auswahl bestätigen

• Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.

6. Restliche Eingaben tätigen
7. Mit Disketten Icon speichern

• Das Dokument wird per E-Mail verschickt.

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