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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 39.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 09:29
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakttypen =
55
56 == Person erstellen ==
57
58 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
59
60 (% style="list-style-type:circle" %)
61 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
62
63 (% start="2" %)
64 1. Option **Kontakte **auswählen
65
66 (% style="list-style-type:circle" %)
67 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
68
69 (% start="3" %)
70 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
71
72 (% style="list-style-type:circle" %)
73 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
74
75 (% start="4" %)
76 1. Option **Person **auswählen
77
78 (% style="list-style-type:circle" %)
79 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
80
81 (% start="5" %)
82 1. Eingaben zur Person machen
83 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
84
85 (% style="list-style-type:circle" %)
86 * Eine neue Person wird erstellt.
87
88 == Organisation erstellen ==
89
90 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
91
92 (% style="list-style-type:circle" %)
93 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
94
95 (% start="2" %)
96 1. Option **Kontakte **auswählen
97
98 (% style="list-style-type:circle" %)
99 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
100
101 (% start="3" %)
102 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
103
104 (% style="list-style-type:circle" %)
105 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
106
107 (% start="4" %)
108 1. Option **Organisation **auswählen
109
110 (% style="list-style-type:circle" %)
111 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
112
113 (% start="5" %)
114 1. Eingaben zur Organisation machen
115 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
116
117 (% style="list-style-type:circle" %)
118 * Eine neue Organisation wird erstellt.
119
120 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
121
122 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
123
124 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
125 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
126 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
127 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
138
139 1. In der Kontaktübersicht auf **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **1**)
140
141 (% style="list-style-type:circle" %)
142 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
143
144 (% start="2" %)
145 1. Option **Ansprechpartner **auswählen
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
149
150 (% start="3" %)
151 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
152 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
153
154 (% style="list-style-type:circle" %)
155 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
156
157 (% start="5" %)
158 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
159 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
160
161 (% style="list-style-type:circle" %)
162 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
163
164 == Haushalt erstellen ==
165
166 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
167
168 (% style="list-style-type:circle" %)
169 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
170
171 (% start="2" %)
172 1. Option **Kontakte **auswählen
173
174 (% style="list-style-type:circle" %)
175 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
176
177 (% start="3" %)
178 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
182
183 (% start="4" %)
184 1. Option **Haushalt **auswählen
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
188
189 (% start="5" %)
190 1. Eingaben zum Haushalt machen
191 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
195
196 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
197
198 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
199
200 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
201 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
202 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
203 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
204
205
206
207
208
209
210
211
212 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
213
214 1. In der Kontakteübersicht auf das **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **1**)
215
216 (% style="list-style-type:circle" %)
217 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
218
219 (% start="2" %)
220 1. Option **Haushaltsmitglied **auswählen
221
222 (% style="list-style-type:circle" %)
223 * Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
224
225 (% start="3" %)
226 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
227
228 (% style="list-style-type:circle" %)
229 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
230
231 (% start="4" %)
232 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
233 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
234
235 (% style="list-style-type:circle" %)
236 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
237
238 (% start="6" %)
239 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
240
241 (% style="list-style-type:circle" %)
242 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
243
244 === Haushalt auflösen ===
245
246 1. In der Kontakteübersicht auf das Icon mit den **Figuren **klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
247
248 (% style="list-style-type:circle" %)
249 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
250
251 (% start="2" %)
252 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
253 1. **Grund **angeben
254
255 (% style="list-style-type:circle" %)
256 * Die Frage, ob der Kontakt noch benötigt wird, wird verfügbar.
257
258 (% start="4" %)
259 1. Gewünschte Option auswählen
260 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
261
262 (% style="list-style-type:circle" %)
263 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
264
265 (% start="6" %)
266 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
267
268 (% style="list-style-type:circle" %)
269 * Der Haushalt wird aufgelöst.
270
271 (% class="box infomessage" %)
272 (((
273 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
274 )))
275
276
277 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
278
279 Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
280 **Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
281 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
282
283
284
285
286
287
288
289 == Kontakt bearbeiten ==
290
291 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
292
293 (% style="list-style-type:circle" %)
294 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
295
296 (% start="2" %)
297 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
298 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
299
300 (% style="list-style-type:circle" %)
301 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
302
303 == Kontakt löschen ==
304
305 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
306 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
307
308 (% style="list-style-type:circle" %)
309 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
310
311 (% start="3" %)
312 1. Gewünschten Kontakt auswählen
313
314 (% style="list-style-type:circle" %)
315 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
316
317 (% start="4" %)
318 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
319
320 (% style="list-style-type:circle" %)
321 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
322
323 (% start="5" %)
324 1. Button **Ja **anklicken
325
326 (% style="list-style-type:circle" %)
327 * Der Kontakt wird gelöscht.
328
329 = Dokumente zum Kontakt hinzufügen =
330
331 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
332
333 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
334
335 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
336 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
337 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
338 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
339 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
340 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
341 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
342 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
343 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
344 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
345 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
346
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371
372
373
374
375
376 xx
377
378 xx
379
380 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
381
382 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
383 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
384
385 (% style="list-style-type:circle" %)
386 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
387
388 (% start="3" %)
389 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
390
391 (% style="list-style-type:circle" %)
392 * Kontaktmenü wird geöffnet.
393
394 (% start="4" %)
395 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
396
397 (% style="list-style-type:circle" %)
398 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
399
400 (% start="5" %)
401 1. Auf **+ **Icon klicken
402
403 (% style="list-style-type:circle" %)
404 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
405
406 (% start="6" %)
407 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
408
409 (% style="list-style-type:circle" %)
410 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
411
412 (% start="7" %)
413 1. Gewünschten **Link **eingeben
414 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
415 1. Eingaben **speichern**
416
417 (% style="list-style-type:circle" %)
418 * Der Hyperlink wird erstellt.
419
420 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
421
422 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
423 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
424
425 (% style="list-style-type:circle" %)
426 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
427 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
428
429 (% start="3" %)
430 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
431
432 (% style="list-style-type:circle" %)
433 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
434 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
435
436 (% start="4" %)
437 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
438 1. Auswahl bestätigen
439
440 (% style="list-style-type:circle" %)
441 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
442
443 (% start="6" %)
444 1. Restliche Eingaben tätigen
445 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
446
447 (% style="list-style-type:circle" %)
448 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
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450 xx
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