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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 40.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 09:29
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakttypen =
55
56 == Person erstellen ==
57
58 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
59
60 (% style="list-style-type:circle" %)
61 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
62
63 (% start="2" %)
64 1. Option **Kontakte **auswählen
65
66 (% style="list-style-type:circle" %)
67 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
68
69 (% start="3" %)
70 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
71
72 (% style="list-style-type:circle" %)
73 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
74
75 (% start="4" %)
76 1. Option **Person **auswählen
77
78 (% style="list-style-type:circle" %)
79 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
80
81 (% start="5" %)
82 1. Eingaben zur Person machen
83 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
84
85 (% style="list-style-type:circle" %)
86 * Eine neue Person wird erstellt.
87
88 == Organisation erstellen ==
89
90 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
91
92 (% style="list-style-type:circle" %)
93 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
94
95 (% start="2" %)
96 1. Option **Kontakte **auswählen
97
98 (% style="list-style-type:circle" %)
99 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
100
101 (% start="3" %)
102 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
103
104 (% style="list-style-type:circle" %)
105 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
106
107 (% start="4" %)
108 1. Option **Organisation **auswählen
109
110 (% style="list-style-type:circle" %)
111 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
112
113 (% start="5" %)
114 1. Eingaben zur Organisation machen
115 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
116
117 (% style="list-style-type:circle" %)
118 * Eine neue Organisation wird erstellt.
119
120 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
121
122 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
123
124 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
125 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
126 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
127 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
128
129
130
131
132
133
134
135
136 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
137
138 1. In der Kontaktübersicht auf **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **1**)
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
142
143 (% start="2" %)
144 1. Option **Ansprechpartner **auswählen
145
146 (% style="list-style-type:circle" %)
147 * Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
148
149 (% start="3" %)
150 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
151 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
152
153 (% style="list-style-type:circle" %)
154 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
155
156 (% start="5" %)
157 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
158 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
159
160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
162
163 == Haushalt erstellen ==
164
165 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
166
167 (% style="list-style-type:circle" %)
168 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
169
170 (% start="2" %)
171 1. Option **Kontakte **auswählen
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
175
176 (% start="3" %)
177 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
181
182 (% start="4" %)
183 1. Option **Haushalt **auswählen
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
187
188 (% start="5" %)
189 1. Eingaben zum Haushalt machen
190 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
191
192 (% style="list-style-type:circle" %)
193 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
194
195 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
196
197 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
198
199 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
200 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
201 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
202 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
203
204
205
206
207
208
209
210 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
211
212 1. In der Kontakteübersicht auf das **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **1**)
213
214 (% style="list-style-type:circle" %)
215 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
216
217 (% start="2" %)
218 1. Option **Haushaltsmitglied **auswählen
219
220 (% style="list-style-type:circle" %)
221 * Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
222
223 (% start="3" %)
224 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
225
226 (% style="list-style-type:circle" %)
227 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
228
229 (% start="4" %)
230 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
231 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
232
233 (% style="list-style-type:circle" %)
234 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
235
236 (% start="6" %)
237 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
238
239 (% style="list-style-type:circle" %)
240 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
241
242 === Haushalt auflösen ===
243
244 1. In der Kontakteübersicht auf das Icon mit den **Figuren **klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
245
246 (% style="list-style-type:circle" %)
247 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
248
249 (% start="2" %)
250 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
251 1. **Grund **angeben
252
253 (% style="list-style-type:circle" %)
254 * Die Frage, ob der Kontakt noch benötigt wird, wird verfügbar.
255
256 (% start="4" %)
257 1. Gewünschte Option auswählen
258 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
259
260 (% style="list-style-type:circle" %)
261 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
262
263 (% start="6" %)
264 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
265
266 (% style="list-style-type:circle" %)
267 * Der Haushalt wird aufgelöst.
268
269 (% class="box infomessage" %)
270 (((
271 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
272 )))
273
274
275 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
276
277 Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
278 **Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
279 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
280
281
282
283
284
285
286
287 == Kontakt bearbeiten ==
288
289 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
290
291 (% style="list-style-type:circle" %)
292 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
293
294 (% start="2" %)
295 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
296 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
300
301 == Kontakt löschen ==
302
303 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
304 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
305
306 (% style="list-style-type:circle" %)
307 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
308
309 (% start="3" %)
310 1. Gewünschten Kontakt auswählen
311
312 (% style="list-style-type:circle" %)
313 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
314
315 (% start="4" %)
316 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
317
318 (% style="list-style-type:circle" %)
319 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
320
321 (% start="5" %)
322 1. Button **Ja **anklicken
323
324 (% style="list-style-type:circle" %)
325 * Der Kontakt wird gelöscht.
326
327 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
328
329 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
330
331 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
332
333 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
334 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
335 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
336 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
337 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
338 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
339 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
340 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
341 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
342 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
343 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
344
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366
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368
369
370
371
372
373 xx
374
375 xx
376
377 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
378
379 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
380 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
381
382 (% style="list-style-type:circle" %)
383 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
384
385 (% start="3" %)
386 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
387
388 (% style="list-style-type:circle" %)
389 * Kontaktmenü wird geöffnet.
390
391 (% start="4" %)
392 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
393
394 (% style="list-style-type:circle" %)
395 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
396
397 (% start="5" %)
398 1. Auf **+ **Icon klicken
399
400 (% style="list-style-type:circle" %)
401 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
402
403 (% start="6" %)
404 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
405
406 (% style="list-style-type:circle" %)
407 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
408
409 (% start="7" %)
410 1. Gewünschten **Link **eingeben
411 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
412 1. Eingaben **speichern**
413
414 (% style="list-style-type:circle" %)
415 * Der Hyperlink wird erstellt.
416
417 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
418
419 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
420 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
421
422 (% style="list-style-type:circle" %)
423 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
424 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
425
426 (% start="3" %)
427 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
428
429 (% style="list-style-type:circle" %)
430 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
431 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
432
433 (% start="4" %)
434 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
435 1. Auswahl bestätigen
436
437 (% style="list-style-type:circle" %)
438 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
439
440 (% start="6" %)
441 1. Restliche Eingaben tätigen
442 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
443
444 (% style="list-style-type:circle" %)
445 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
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447 xx
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