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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 41.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 11:08
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakte =
55
56 Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden.
57
58 == Person erstellen ==
59
60 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
64
65 (% start="2" %)
66 1. Option **Kontakte **auswählen
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
70
71 (% start="3" %)
72 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
76
77 (% start="4" %)
78 1. Option **Person **auswählen
79
80 (% style="list-style-type:circle" %)
81 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
82
83 (% start="5" %)
84 1. Eingaben zur Person machen
85 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
86
87 (% style="list-style-type:circle" %)
88 * Eine neue Person wird erstellt.
89
90 == Organisation erstellen ==
91
92 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
96
97 (% start="2" %)
98 1. Option **Kontakte **auswählen
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
102
103 (% start="3" %)
104 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
105
106 (% style="list-style-type:circle" %)
107 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
108
109 (% start="4" %)
110 1. Option **Organisation **auswählen
111
112 (% style="list-style-type:circle" %)
113 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
114
115 (% start="5" %)
116 1. Eingaben zur Organisation machen
117 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
118
119 (% style="list-style-type:circle" %)
120 * Eine neue Organisation wird erstellt.
121
122 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
123
124 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
125
126 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
127 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
128 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
129 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
130
131
132
133
134
135
136
137 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
138
139 1. In der Kontaktübersicht auf **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **1**)
140
141 (% style="list-style-type:circle" %)
142 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
143
144 (% start="2" %)
145 1. Option **Ansprechpartner **auswählen
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
149
150 (% start="3" %)
151 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
152 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
153
154 (% style="list-style-type:circle" %)
155 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
156
157 (% start="5" %)
158 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
159 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
160
161 (% style="list-style-type:circle" %)
162 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
163
164 == Haushalt erstellen ==
165
166 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
167
168 (% style="list-style-type:circle" %)
169 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
170
171 (% start="2" %)
172 1. Option **Kontakte **auswählen
173
174 (% style="list-style-type:circle" %)
175 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
176
177 (% start="3" %)
178 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
182
183 (% start="4" %)
184 1. Option **Haushalt **auswählen
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
188
189 (% start="5" %)
190 1. Eingaben zum Haushalt machen
191 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
195
196 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
197
198 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
199
200 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
201 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
202 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
203 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
204
205
206
207
208
209
210 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
211
212 1. In der Kontakteübersicht auf das **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **1**)
213
214 (% style="list-style-type:circle" %)
215 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
216
217 (% start="2" %)
218 1. Option **Haushaltsmitglied **auswählen
219
220 (% style="list-style-type:circle" %)
221 * Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
222
223 (% start="3" %)
224 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
225
226 (% style="list-style-type:circle" %)
227 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
228
229 (% start="4" %)
230 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
231 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
232
233 (% style="list-style-type:circle" %)
234 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
235
236 (% start="6" %)
237 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
238
239 (% style="list-style-type:circle" %)
240 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
241
242 === Haushalt auflösen ===
243
244 1. In der Kontakteübersicht auf das Icon mit den **Figuren **klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
245
246 (% style="list-style-type:circle" %)
247 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
248
249 (% start="2" %)
250 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
251 1. **Grund **angeben
252
253 (% style="list-style-type:circle" %)
254 * Die Frage, ob der Kontakt noch benötigt wird, wird verfügbar.
255
256 (% start="4" %)
257 1. Gewünschte Option auswählen
258 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
259
260 (% style="list-style-type:circle" %)
261 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
262
263 (% start="6" %)
264 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
265
266 (% style="list-style-type:circle" %)
267 * Der Haushalt wird aufgelöst.
268
269 (% class="box infomessage" %)
270 (((
271 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
272 )))
273
274
275 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
276
277 Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
278 **Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
279 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
280
281
282
283
284
285
286
287 == Kontakt bearbeiten ==
288
289 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
290
291 (% style="list-style-type:circle" %)
292 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
293
294 (% start="2" %)
295 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
296 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
300
301 == Kontakt löschen ==
302
303 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
304 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
305
306 (% style="list-style-type:circle" %)
307 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
308
309 (% start="3" %)
310 1. Gewünschten Kontakt auswählen
311
312 (% style="list-style-type:circle" %)
313 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
314
315 (% start="4" %)
316 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
317
318 (% style="list-style-type:circle" %)
319 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
320
321 (% start="5" %)
322 1. Button **Ja **anklicken
323
324 (% style="list-style-type:circle" %)
325 * Der Kontakt wird gelöscht.
326
327 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
328
329 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
330
331 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
332
333 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
334 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
335 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
336 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
337 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
338 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
339 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
340 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
341 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
342 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
343 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
344
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367
368
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370
371
372 xx
373
374 xx
375
376 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
377
378 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
379 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
380
381 (% style="list-style-type:circle" %)
382 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
383
384 (% start="3" %)
385 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
386
387 (% style="list-style-type:circle" %)
388 * Kontaktmenü wird geöffnet.
389
390 (% start="4" %)
391 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
392
393 (% style="list-style-type:circle" %)
394 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
395
396 (% start="5" %)
397 1. Auf **+ **Icon klicken
398
399 (% style="list-style-type:circle" %)
400 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
401
402 (% start="6" %)
403 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
404
405 (% style="list-style-type:circle" %)
406 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
407
408 (% start="7" %)
409 1. Gewünschten **Link **eingeben
410 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
411 1. Eingaben **speichern**
412
413 (% style="list-style-type:circle" %)
414 * Der Hyperlink wird erstellt.
415
416 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
417
418 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
419 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
420
421 (% style="list-style-type:circle" %)
422 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
423 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
424
425 (% start="3" %)
426 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
427
428 (% style="list-style-type:circle" %)
429 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
430 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
431
432 (% start="4" %)
433 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
434 1. Auswahl bestätigen
435
436 (% style="list-style-type:circle" %)
437 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
438
439 (% start="6" %)
440 1. Restliche Eingaben tätigen
441 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
442
443 (% style="list-style-type:circle" %)
444 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
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446 xx
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