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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 42.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 11:11
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakte =
55
56 Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden.
57
58 == Person erstellen ==
59
60 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
64
65 (% start="3" %)
66 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
70
71 (% start="4" %)
72 1. Option **Person **auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
76
77 (% start="5" %)
78 1. Eingaben zur Person machen
79 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
80
81 (% style="list-style-type:circle" %)
82 * Eine neue Person wird erstellt.
83
84 == Organisation erstellen ==
85
86 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
87
88 (% style="list-style-type:circle" %)
89 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
90
91 (% start="2" %)
92 1. Option **Kontakte **auswählen
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
96
97 (% start="3" %)
98 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
102
103 (% start="4" %)
104 1. Option **Organisation **auswählen
105
106 (% style="list-style-type:circle" %)
107 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
108
109 (% start="5" %)
110 1. Eingaben zur Organisation machen
111 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
112
113 (% style="list-style-type:circle" %)
114 * Eine neue Organisation wird erstellt.
115
116 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
117
118 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
119
120 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
121 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
122 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
123 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
124
125
126
127
128
129
130 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
131
132 1. In der Kontaktübersicht auf **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **1**)
133
134 (% style="list-style-type:circle" %)
135 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
136
137 (% start="2" %)
138 1. Option **Ansprechpartner **auswählen
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
142
143 (% start="3" %)
144 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
145 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
149
150 (% start="5" %)
151 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
152 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
153
154 (% style="list-style-type:circle" %)
155 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
156
157 == Haushalt erstellen ==
158
159 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
160
161 (% style="list-style-type:circle" %)
162 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
163
164 (% start="2" %)
165 1. Option **Kontakte **auswählen
166
167 (% style="list-style-type:circle" %)
168 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
169
170 (% start="3" %)
171 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
175
176 (% start="4" %)
177 1. Option **Haushalt **auswählen
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
181
182 (% start="5" %)
183 1. Eingaben zum Haushalt machen
184 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
188
189 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
190
191 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
192
193 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
194 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
195 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
196 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
197
198
199
200
201
202 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
203
204 1. In der Kontakteübersicht auf das **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **1**)
205
206 (% style="list-style-type:circle" %)
207 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
208
209 (% start="2" %)
210 1. Option **Haushaltsmitglied **auswählen
211
212 (% style="list-style-type:circle" %)
213 * Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
214
215 (% start="3" %)
216 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
217
218 (% style="list-style-type:circle" %)
219 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
220
221 (% start="4" %)
222 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
223 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
227
228 (% start="6" %)
229 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
233
234 === Haushalt auflösen ===
235
236 1. In der Kontakteübersicht auf das Icon mit den **Figuren **klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
237
238 (% style="list-style-type:circle" %)
239 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
240
241 (% start="2" %)
242 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
243 1. **Grund **angeben
244
245 (% style="list-style-type:circle" %)
246 * Die Frage, ob der Kontakt noch benötigt wird, wird verfügbar.
247
248 (% start="4" %)
249 1. Gewünschte Option auswählen
250 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
251
252 (% style="list-style-type:circle" %)
253 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
254
255 (% start="6" %)
256 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
257
258 (% style="list-style-type:circle" %)
259 * Der Haushalt wird aufgelöst.
260
261 (% class="box infomessage" %)
262 (((
263 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
264 )))
265
266
267 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
268
269 Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
270 **Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
271 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
272
273
274
275
276
277
278
279 == Kontakt bearbeiten ==
280
281 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
282
283 (% style="list-style-type:circle" %)
284 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
285
286 (% start="2" %)
287 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
288 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
289
290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
292
293 == Kontakt löschen ==
294
295 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
296 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
300
301 (% start="3" %)
302 1. Gewünschten Kontakt auswählen
303
304 (% style="list-style-type:circle" %)
305 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
306
307 (% start="4" %)
308 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
309
310 (% style="list-style-type:circle" %)
311 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
312
313 (% start="5" %)
314 1. Button **Ja **anklicken
315
316 (% style="list-style-type:circle" %)
317 * Der Kontakt wird gelöscht.
318
319 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
320
321 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
322
323 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
324
325 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
326 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
327 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
328 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
329 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
330 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
331 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
332 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
333 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
334 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
335 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
336
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360
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362
363 xx
364
365 xx
366
367 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
368
369 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
370 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
371
372 (% style="list-style-type:circle" %)
373 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
374
375 (% start="3" %)
376 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
377
378 (% style="list-style-type:circle" %)
379 * Kontaktmenü wird geöffnet.
380
381 (% start="4" %)
382 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
383
384 (% style="list-style-type:circle" %)
385 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
386
387 (% start="5" %)
388 1. Auf **+ **Icon klicken
389
390 (% style="list-style-type:circle" %)
391 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
392
393 (% start="6" %)
394 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
395
396 (% style="list-style-type:circle" %)
397 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
398
399 (% start="7" %)
400 1. Gewünschten **Link **eingeben
401 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
402 1. Eingaben **speichern**
403
404 (% style="list-style-type:circle" %)
405 * Der Hyperlink wird erstellt.
406
407 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
408
409 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
410 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
411
412 (% style="list-style-type:circle" %)
413 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
414 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
415
416 (% start="3" %)
417 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
418
419 (% style="list-style-type:circle" %)
420 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
421 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
422
423 (% start="4" %)
424 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
425 1. Auswahl bestätigen
426
427 (% style="list-style-type:circle" %)
428 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
429
430 (% start="6" %)
431 1. Restliche Eingaben tätigen
432 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
433
434 (% style="list-style-type:circle" %)
435 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
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437 xx
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