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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 43.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 11:13
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakte =
55
56 Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden.
57
58 == Person erstellen ==
59
60 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
64
65 (% start="2" %)
66 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
70
71 (% start="3" %)
72 1. Option **Person **auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
76
77 (% start="4" %)
78 1. Eingaben zur Person machen
79 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
80
81 (% style="list-style-type:circle" %)
82 * Eine neue Person wird erstellt.
83
84 == Organisation erstellen ==
85
86 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
87
88 (% style="list-style-type:circle" %)
89 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
90
91 (% start="2" %)
92 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
96
97 (% start="3" %)
98 1. Option **Organisation **auswählen
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
102
103 (% start="4" %)
104 1. Eingaben zur Organisation machen
105 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
106
107 (% style="list-style-type:circle" %)
108 * Eine neue Organisation wird erstellt.
109
110 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
111
112 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
113
114 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
115 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
116 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
117 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
118
119
120
121
122
123 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
124
125 1. In der Kontaktübersicht auf **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **1**)
126
127 (% style="list-style-type:circle" %)
128 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
129
130 (% start="2" %)
131 1. Option **Ansprechpartner **auswählen
132
133 (% style="list-style-type:circle" %)
134 * Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
135
136 (% start="3" %)
137 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
138 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
142
143 (% start="5" %)
144 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
145 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
149
150 == Haushalt erstellen ==
151
152 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
153
154 (% style="list-style-type:circle" %)
155 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
156
157 (% start="2" %)
158 1. Option **Kontakte **auswählen
159
160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
162
163 (% start="3" %)
164 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
168
169 (% start="4" %)
170 1. Option **Haushalt **auswählen
171
172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
174
175 (% start="5" %)
176 1. Eingaben zum Haushalt machen
177 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
181
182 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
183
184 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
185
186 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
187 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
188 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
189 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
190
191
192
193
194 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
195
196 1. In der Kontakteübersicht auf das **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **1**)
197
198 (% style="list-style-type:circle" %)
199 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
200
201 (% start="2" %)
202 1. Option **Haushaltsmitglied **auswählen
203
204 (% style="list-style-type:circle" %)
205 * Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
206
207 (% start="3" %)
208 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
209
210 (% style="list-style-type:circle" %)
211 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
212
213 (% start="4" %)
214 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
215 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
216
217 (% style="list-style-type:circle" %)
218 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
219
220 (% start="6" %)
221 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
222
223 (% style="list-style-type:circle" %)
224 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
225
226 === Haushalt auflösen ===
227
228 1. In der Kontakteübersicht auf das Icon mit den **Figuren **klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
229
230 (% style="list-style-type:circle" %)
231 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
232
233 (% start="2" %)
234 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
235 1. **Grund **angeben
236
237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Die Frage, ob der Kontakt noch benötigt wird, wird verfügbar.
239
240 (% start="4" %)
241 1. Gewünschte Option auswählen
242 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
243
244 (% style="list-style-type:circle" %)
245 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
246
247 (% start="6" %)
248 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
249
250 (% style="list-style-type:circle" %)
251 * Der Haushalt wird aufgelöst.
252
253 (% class="box infomessage" %)
254 (((
255 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
256 )))
257
258
259 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
260
261 Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
262 **Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
263 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
264
265
266
267
268
269
270
271 == Kontakt bearbeiten ==
272
273 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
274
275 (% style="list-style-type:circle" %)
276 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
277
278 (% start="2" %)
279 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
280 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
281
282 (% style="list-style-type:circle" %)
283 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
284
285 == Kontakt löschen ==
286
287 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
288 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
289
290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
292
293 (% start="3" %)
294 1. Gewünschten Kontakt auswählen
295
296 (% style="list-style-type:circle" %)
297 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
298
299 (% start="4" %)
300 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
301
302 (% style="list-style-type:circle" %)
303 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
304
305 (% start="5" %)
306 1. Button **Ja **anklicken
307
308 (% style="list-style-type:circle" %)
309 * Der Kontakt wird gelöscht.
310
311 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
312
313 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
314
315 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
316
317 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
318 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
319 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
320 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
321 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
322 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
323 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
324 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
325 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
326 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
327 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
328
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330
331
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334
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347
348
349
350
351
352
353
354 xx
355
356 xx
357
358 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
359
360 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
361 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
362
363 (% style="list-style-type:circle" %)
364 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
365
366 (% start="3" %)
367 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
368
369 (% style="list-style-type:circle" %)
370 * Kontaktmenü wird geöffnet.
371
372 (% start="4" %)
373 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
374
375 (% style="list-style-type:circle" %)
376 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
377
378 (% start="5" %)
379 1. Auf **+ **Icon klicken
380
381 (% style="list-style-type:circle" %)
382 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
383
384 (% start="6" %)
385 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
386
387 (% style="list-style-type:circle" %)
388 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
389
390 (% start="7" %)
391 1. Gewünschten **Link **eingeben
392 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
393 1. Eingaben **speichern**
394
395 (% style="list-style-type:circle" %)
396 * Der Hyperlink wird erstellt.
397
398 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
399
400 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
401 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
402
403 (% style="list-style-type:circle" %)
404 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
405 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
406
407 (% start="3" %)
408 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
409
410 (% style="list-style-type:circle" %)
411 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
412 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
413
414 (% start="4" %)
415 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
416 1. Auswahl bestätigen
417
418 (% style="list-style-type:circle" %)
419 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
420
421 (% start="6" %)
422 1. Restliche Eingaben tätigen
423 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
424
425 (% style="list-style-type:circle" %)
426 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
427
428 xx
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430
431
432
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434
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436
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