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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 44.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 11:13
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakte =
55
56 Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden.
57
58 == Person erstellen ==
59
60 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
64
65 (% start="2" %)
66 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
70
71 (% start="3" %)
72 1. Option **Person **auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
76
77 (% start="4" %)
78 1. Eingaben zur Person machen
79 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
80
81 (% style="list-style-type:circle" %)
82 * Eine neue Person wird erstellt.
83
84 == Organisation erstellen ==
85
86 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
87
88 (% style="list-style-type:circle" %)
89 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
90
91 (% start="2" %)
92 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
96
97 (% start="3" %)
98 1. Option **Organisation **auswählen
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
102
103 (% start="4" %)
104 1. Eingaben zur Organisation machen
105 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
106
107 (% style="list-style-type:circle" %)
108 * Eine neue Organisation wird erstellt.
109
110 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
111
112 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
113
114 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
115 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
116 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
117 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
128
129 1. In der Kontaktübersicht auf **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **1**)
130
131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
133
134 (% start="2" %)
135 1. Option **Ansprechpartner **auswählen
136
137 (% style="list-style-type:circle" %)
138 * Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
139
140 (% start="3" %)
141 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
142 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
143
144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
146
147 (% start="5" %)
148 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
149 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
153
154 == Haushalt erstellen ==
155
156 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
160
161 (% start="2" %)
162 1. Option **Kontakte **auswählen
163
164 (% style="list-style-type:circle" %)
165 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
166
167 (% start="3" %)
168 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
169
170 (% style="list-style-type:circle" %)
171 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
172
173 (% start="4" %)
174 1. Option **Haushalt **auswählen
175
176 (% style="list-style-type:circle" %)
177 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
178
179 (% start="5" %)
180 1. Eingaben zum Haushalt machen
181 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
182
183 (% style="list-style-type:circle" %)
184 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
185
186 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
187
188 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
189
190 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
191 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
192 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
193 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
194
195
196
197 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
198
199 1. In der Kontakteübersicht auf das **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **1**)
200
201 (% style="list-style-type:circle" %)
202 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
203
204 (% start="2" %)
205 1. Option **Haushaltsmitglied **auswählen
206
207 (% style="list-style-type:circle" %)
208 * Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
209
210 (% start="3" %)
211 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
212
213 (% style="list-style-type:circle" %)
214 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
215
216 (% start="4" %)
217 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
218 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
219
220 (% style="list-style-type:circle" %)
221 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
222
223 (% start="6" %)
224 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
225
226 (% style="list-style-type:circle" %)
227 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
228
229 === Haushalt auflösen ===
230
231 1. In der Kontakteübersicht auf das Icon mit den **Figuren **klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
232
233 (% style="list-style-type:circle" %)
234 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
235
236 (% start="2" %)
237 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
238 1. **Grund **angeben
239
240 (% style="list-style-type:circle" %)
241 * Die Frage, ob der Kontakt noch benötigt wird, wird verfügbar.
242
243 (% start="4" %)
244 1. Gewünschte Option auswählen
245 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
246
247 (% style="list-style-type:circle" %)
248 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
249
250 (% start="6" %)
251 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
252
253 (% style="list-style-type:circle" %)
254 * Der Haushalt wird aufgelöst.
255
256 (% class="box infomessage" %)
257 (((
258 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
259 )))
260
261
262 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
263
264 Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
265 **Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
266 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
267
268
269
270
271
272
273
274 == Kontakt bearbeiten ==
275
276 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
277
278 (% style="list-style-type:circle" %)
279 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
280
281 (% start="2" %)
282 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
283 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
284
285 (% style="list-style-type:circle" %)
286 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
287
288 == Kontakt löschen ==
289
290 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
291 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
292
293 (% style="list-style-type:circle" %)
294 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
295
296 (% start="3" %)
297 1. Gewünschten Kontakt auswählen
298
299 (% style="list-style-type:circle" %)
300 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
301
302 (% start="4" %)
303 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
304
305 (% style="list-style-type:circle" %)
306 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
307
308 (% start="5" %)
309 1. Button **Ja **anklicken
310
311 (% style="list-style-type:circle" %)
312 * Der Kontakt wird gelöscht.
313
314 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
315
316 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
317
318 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
319
320 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
321 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
322 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
323 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
324 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
325 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
326 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
327 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
328 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
329 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
330 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
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349
350
351
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353
354
355
356 xx
357
358 xx
359
360 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
361
362 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
363 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
364
365 (% style="list-style-type:circle" %)
366 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
367
368 (% start="3" %)
369 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
370
371 (% style="list-style-type:circle" %)
372 * Kontaktmenü wird geöffnet.
373
374 (% start="4" %)
375 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
376
377 (% style="list-style-type:circle" %)
378 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
379
380 (% start="5" %)
381 1. Auf **+ **Icon klicken
382
383 (% style="list-style-type:circle" %)
384 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
385
386 (% start="6" %)
387 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
388
389 (% style="list-style-type:circle" %)
390 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
391
392 (% start="7" %)
393 1. Gewünschten **Link **eingeben
394 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
395 1. Eingaben **speichern**
396
397 (% style="list-style-type:circle" %)
398 * Der Hyperlink wird erstellt.
399
400 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
401
402 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
403 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
404
405 (% style="list-style-type:circle" %)
406 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
407 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
408
409 (% start="3" %)
410 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
411
412 (% style="list-style-type:circle" %)
413 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
414 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
415
416 (% start="4" %)
417 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
418 1. Auswahl bestätigen
419
420 (% style="list-style-type:circle" %)
421 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
422
423 (% start="6" %)
424 1. Restliche Eingaben tätigen
425 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
426
427 (% style="list-style-type:circle" %)
428 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
429
430 xx
431
432
433
434
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436
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438
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