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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 45.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 11:18
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakte =
55
56 Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden.
57
58 == Person erstellen ==
59
60 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
64
65 (% start="2" %)
66 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
70
71 (% start="3" %)
72 1. Option **Person **auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
76 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
77
78 (% start="4" %)
79 1. Eingaben zur Person machen
80 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
81
82 (% style="list-style-type:circle" %)
83 * Eine neue Person wird erstellt.
84
85 == Organisation erstellen ==
86
87 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
91
92 (% start="2" %)
93 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
94
95 (% style="list-style-type:circle" %)
96 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
97
98 (% start="3" %)
99 1. Option **Organisation **auswählen
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
103 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
104
105 (% start="4" %)
106 1. Eingaben zur Organisation machen
107 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
108
109 (% style="list-style-type:circle" %)
110 * Eine neue Organisation wird erstellt.
111
112 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
113
114 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
115
116 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
117 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
118 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
119 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
120
121
122
123
124
125
126
127
128 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
129
130 1. In der Kontaktübersicht auf **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **1**)
131
132 (% style="list-style-type:circle" %)
133 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
134
135 (% start="2" %)
136 1. Option **Ansprechpartner **auswählen
137
138 (% style="list-style-type:circle" %)
139 * Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
140
141 (% start="3" %)
142 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
143 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
144
145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
147
148 (% start="5" %)
149 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
150 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
151
152 (% style="list-style-type:circle" %)
153 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
154
155 == Haushalt erstellen ==
156
157 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
158
159 (% style="list-style-type:circle" %)
160 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
161
162 (% start="2" %)
163 1. Option **Kontakte **auswählen
164
165 (% style="list-style-type:circle" %)
166 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
167
168 (% start="3" %)
169 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
170
171 (% style="list-style-type:circle" %)
172 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
173
174 (% start="4" %)
175 1. Option **Haushalt **auswählen
176
177 (% style="list-style-type:circle" %)
178 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
179 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
180
181 (% start="5" %)
182 1. Eingaben zum Haushalt machen
183 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
187
188 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
189
190 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
191
192 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
193 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
194 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
195 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
196
197
198 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
199
200 1. In der Kontakteübersicht auf das **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **1**)
201
202 (% style="list-style-type:circle" %)
203 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
204
205 (% start="2" %)
206 1. Option **Haushaltsmitglied **auswählen
207
208 (% style="list-style-type:circle" %)
209 * Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
210
211 (% start="3" %)
212 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
213
214 (% style="list-style-type:circle" %)
215 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
216
217 (% start="4" %)
218 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
219 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
220
221 (% style="list-style-type:circle" %)
222 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
223
224 (% start="6" %)
225 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
226
227 (% style="list-style-type:circle" %)
228 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
229
230 === Haushalt auflösen ===
231
232 1. In der Kontakteübersicht auf das Icon mit den **Figuren **klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
233
234 (% style="list-style-type:circle" %)
235 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
236
237 (% start="2" %)
238 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
239 1. **Grund **angeben
240
241 (% style="list-style-type:circle" %)
242 * Die Frage, ob der Kontakt noch benötigt wird, wird verfügbar.
243
244 (% start="4" %)
245 1. Gewünschte Option auswählen
246 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
247
248 (% style="list-style-type:circle" %)
249 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
250
251 (% start="6" %)
252 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
253
254 (% style="list-style-type:circle" %)
255 * Der Haushalt wird aufgelöst.
256
257 (% class="box infomessage" %)
258 (((
259 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
260 )))
261
262
263 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
264
265 Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
266 **Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
267 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
268
269
270
271
272
273
274
275 == Kontakt bearbeiten ==
276
277 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
278
279 (% style="list-style-type:circle" %)
280 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
281
282 (% start="2" %)
283 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
284 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
285
286 (% style="list-style-type:circle" %)
287 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
288
289 == Kontakt löschen ==
290
291 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
292 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
293
294 (% style="list-style-type:circle" %)
295 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
296
297 (% start="3" %)
298 1. Gewünschten Kontakt auswählen
299
300 (% style="list-style-type:circle" %)
301 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
302
303 (% start="4" %)
304 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
305
306 (% style="list-style-type:circle" %)
307 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
308
309 (% start="5" %)
310 1. Button **Ja **anklicken
311
312 (% style="list-style-type:circle" %)
313 * Der Kontakt wird gelöscht.
314
315 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
316
317 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
318
319 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
320
321 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
322 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
323 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
324 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
325 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
326 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
327 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
328 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
329 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
330 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
331 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
332
333
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335
336
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338
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349
350
351
352
353
354
355
356 xx
357
358 xx
359
360 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
361
362 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
363 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
364
365 (% style="list-style-type:circle" %)
366 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
367
368 (% start="3" %)
369 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
370
371 (% style="list-style-type:circle" %)
372 * Kontaktmenü wird geöffnet.
373
374 (% start="4" %)
375 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
376
377 (% style="list-style-type:circle" %)
378 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
379
380 (% start="5" %)
381 1. Auf **+ **Icon klicken
382
383 (% style="list-style-type:circle" %)
384 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
385
386 (% start="6" %)
387 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
388
389 (% style="list-style-type:circle" %)
390 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
391
392 (% start="7" %)
393 1. Gewünschten **Link **eingeben
394 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
395 1. Eingaben **speichern**
396
397 (% style="list-style-type:circle" %)
398 * Der Hyperlink wird erstellt.
399
400 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
401
402 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
403 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
404
405 (% style="list-style-type:circle" %)
406 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
407 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
408
409 (% start="3" %)
410 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
411
412 (% style="list-style-type:circle" %)
413 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
414 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
415
416 (% start="4" %)
417 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
418 1. Auswahl bestätigen
419
420 (% style="list-style-type:circle" %)
421 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
422
423 (% start="6" %)
424 1. Restliche Eingaben tätigen
425 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
426
427 (% style="list-style-type:circle" %)
428 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
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430 xx
431
432
433
434
435
436
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438
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