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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 46.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 11:20
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakte =
55
56 Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden, sowie in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
57
58 == Person erstellen ==
59
60 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
64
65 (% start="2" %)
66 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
70
71 (% start="3" %)
72 1. Option **Person **auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
76 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
77
78 (% start="4" %)
79 1. Eingaben zur Person machen
80 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
81
82 (% style="list-style-type:circle" %)
83 * Eine neue Person wird erstellt.
84
85 == Organisation erstellen ==
86
87 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
91
92 (% start="2" %)
93 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
94
95 (% style="list-style-type:circle" %)
96 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
97
98 (% start="3" %)
99 1. Option **Organisation **auswählen
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
103 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
104
105 (% start="4" %)
106 1. Eingaben zur Organisation machen
107 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
108
109 (% style="list-style-type:circle" %)
110 * Eine neue Organisation wird erstellt.
111
112 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
113
114 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
115
116 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
117 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
118 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
119 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
120
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123
124
125
126
127 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
128
129 1. In der Kontaktübersicht auf **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **1**)
130
131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
133
134 (% start="2" %)
135 1. Option **Ansprechpartner **auswählen
136
137 (% style="list-style-type:circle" %)
138 * Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
139
140 (% start="3" %)
141 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
142 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
143
144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
146
147 (% start="5" %)
148 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
149 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
153
154 == Haushalt erstellen ==
155
156 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
160
161 (% start="2" %)
162 1. Option **Kontakte **auswählen
163
164 (% style="list-style-type:circle" %)
165 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
166
167 (% start="3" %)
168 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
169
170 (% style="list-style-type:circle" %)
171 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
172
173 (% start="4" %)
174 1. Option **Haushalt **auswählen
175
176 (% style="list-style-type:circle" %)
177 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
178 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
179
180 (% start="5" %)
181 1. Eingaben zum Haushalt machen
182 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
186
187 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
188
189 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
190
191 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
192 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
193 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
194 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
195
196 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
197
198 1. In der Kontakteübersicht auf das **+** Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **1**)
199
200 (% style="list-style-type:circle" %)
201 * Die möglichen Optionen werden angezeigt.
202
203 (% start="2" %)
204 1. Option **Haushaltsmitglied **auswählen
205
206 (% style="list-style-type:circle" %)
207 * Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
208
209 (% start="3" %)
210 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
211
212 (% style="list-style-type:circle" %)
213 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
214
215 (% start="4" %)
216 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
217 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
218
219 (% style="list-style-type:circle" %)
220 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
221
222 (% start="6" %)
223 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
227
228 === Haushalt auflösen ===
229
230 1. In der Kontakteübersicht auf das Icon mit den **Figuren **klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
231
232 (% style="list-style-type:circle" %)
233 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
234
235 (% start="2" %)
236 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
237 1. **Grund **angeben
238
239 (% style="list-style-type:circle" %)
240 * Die Frage, ob der Kontakt noch benötigt wird, wird verfügbar.
241
242 (% start="4" %)
243 1. Gewünschte Option auswählen
244 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
245
246 (% style="list-style-type:circle" %)
247 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
248
249 (% start="6" %)
250 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
251
252 (% style="list-style-type:circle" %)
253 * Der Haushalt wird aufgelöst.
254
255 (% class="box infomessage" %)
256 (((
257 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
258 )))
259
260
261 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
262
263 Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]
264 **Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
265 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
266
267
268
269
270
271
272
273 == Kontakt bearbeiten ==
274
275 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
276
277 (% style="list-style-type:circle" %)
278 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
279
280 (% start="2" %)
281 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
282 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
283
284 (% style="list-style-type:circle" %)
285 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
286
287 == Kontakt löschen ==
288
289 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
290 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
291
292 (% style="list-style-type:circle" %)
293 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
294
295 (% start="3" %)
296 1. Gewünschten Kontakt auswählen
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
300
301 (% start="4" %)
302 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
303
304 (% style="list-style-type:circle" %)
305 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
306
307 (% start="5" %)
308 1. Button **Ja **anklicken
309
310 (% style="list-style-type:circle" %)
311 * Der Kontakt wird gelöscht.
312
313 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
314
315 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
316
317 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
318
319 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
320 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
321 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
322 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
323 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
324 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
325 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
326 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
327 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
328 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
329 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
330
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333
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350
351
352
353 xx
354
355 xx
356
357 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
358
359 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
360 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
361
362 (% style="list-style-type:circle" %)
363 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
364
365 (% start="3" %)
366 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
367
368 (% style="list-style-type:circle" %)
369 * Kontaktmenü wird geöffnet.
370
371 (% start="4" %)
372 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
373
374 (% style="list-style-type:circle" %)
375 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
376
377 (% start="5" %)
378 1. Auf **+ **Icon klicken
379
380 (% style="list-style-type:circle" %)
381 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
382
383 (% start="6" %)
384 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
385
386 (% style="list-style-type:circle" %)
387 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
388
389 (% start="7" %)
390 1. Gewünschten **Link **eingeben
391 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
392 1. Eingaben **speichern**
393
394 (% style="list-style-type:circle" %)
395 * Der Hyperlink wird erstellt.
396
397 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
398
399 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
400 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
401
402 (% style="list-style-type:circle" %)
403 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
404 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
405
406 (% start="3" %)
407 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
408
409 (% style="list-style-type:circle" %)
410 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
411 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
412
413 (% start="4" %)
414 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
415 1. Auswahl bestätigen
416
417 (% style="list-style-type:circle" %)
418 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
419
420 (% start="6" %)
421 1. Restliche Eingaben tätigen
422 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
423
424 (% style="list-style-type:circle" %)
425 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
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427 xx
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