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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 47.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 11:40
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakte =
55
56 Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden, sowie in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
57
58 == Person erstellen ==
59
60 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
64
65 (% start="2" %)
66 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
70
71 (% start="3" %)
72 1. Option **Person **auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
76 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
77
78 (% start="4" %)
79 1. Eingaben zur Person machen
80 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
81
82 (% style="list-style-type:circle" %)
83 * Eine neue Person wird erstellt.
84
85 == Organisation erstellen ==
86
87 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
91
92 (% start="2" %)
93 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
94
95 (% style="list-style-type:circle" %)
96 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
97
98 (% start="3" %)
99 1. Option **Organisation **auswählen
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
103 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
104
105 (% start="4" %)
106 1. Eingaben zur Organisation machen
107
108 (% style="list-style-type:circle" %)
109 * Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
110
111 (% start="4" %)
112 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
113
114 (% style="list-style-type:circle" %)
115 * Eine neue Organisation wird erstellt.
116
117 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
118
119 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
120
121 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
122 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
123 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
124 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
136
137 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.
138
139 (% style="list-style-type:disc" %)
140 * Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
141 * Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
142
143 (% start="1" %)
144 1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
145 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
146 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
147
148 (% style="list-style-type:circle" %)
149 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
150
151 (% start="5" %)
152 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
153 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
154
155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
157
158 == Haushalt erstellen ==
159
160 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
161
162 (% style="list-style-type:circle" %)
163 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
164
165 (% start="2" %)
166 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
167
168 (% style="list-style-type:circle" %)
169 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
170
171 (% start="3" %)
172 1. Option **Haushalt **auswählen
173
174 (% style="list-style-type:circle" %)
175 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
176 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
177
178 (% start="4" %)
179 1. Eingaben zum Haushalt machen
180
181 (% style="list-style-type:circle" %)
182 * Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
183
184 (% start="5" %)
185 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
186
187 (% style="list-style-type:circle" %)
188 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
189
190 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
191
192 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
193
194 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
195 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
196 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
197 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
198
199
200
201
202
203
204
205
206
207 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
208
209 Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.
210
211 * Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
212 * Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
213
214 (% start="1" %)
215 1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
216 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
217
218 (% style="list-style-type:circle" %)
219 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
220
221 (% start="4" %)
222 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
223 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
227
228 (% start="6" %)
229 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
233
234 === Haushalt auflösen ===
235
236 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.
237
238 (% style="list-style-type:disc" %)
239 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
240 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
241
242 1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.
243
244 (% style="list-style-type:circle" %)
245 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
246
247 (% start="2" %)
248 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
249 1. **Grund **angeben
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.
253
254 (% start="4" %)
255 1. Gewünschte Option auswählen
256 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
257
258 (% style="list-style-type:circle" %)
259 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
260
261 (% start="6" %)
262 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
263
264 (% style="list-style-type:circle" %)
265 * Der Haushalt wird aufgelöst.
266
267 (% class="box infomessage" %)
268 (((
269 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
270 )))
271
272
273 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
274
275 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
276
277 (% style="list-style-type:disc" %)
278 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
279 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
280
281 Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
282 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
283
284
285
286
287
288
289
290 == Kontakt bearbeiten ==
291
292 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
293
294 (% style="list-style-type:disc" %)
295 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
296 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
297
298 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
299
300 (% style="list-style-type:circle" %)
301 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
302
303 (% start="2" %)
304 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
305 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
306
307 (% style="list-style-type:circle" %)
308 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
309
310 == Kontakt löschen ==
311
312 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
313 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
314
315 (% style="list-style-type:circle" %)
316 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
317
318 (% start="3" %)
319 1. Gewünschten Kontakt auswählen
320
321 (% style="list-style-type:circle" %)
322 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
323
324 (% start="4" %)
325 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
326
327 (% style="list-style-type:circle" %)
328 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
329
330 (% start="5" %)
331 1. Button **Ja **anklicken
332
333 (% style="list-style-type:circle" %)
334 * Der Kontakt wird gelöscht.
335
336 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
337
338 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
339
340 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
341
342 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
343 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
344 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
345 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
346 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
347 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
348 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
349 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
350 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
351 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
352 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
353
354
355
356
357
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359
360
361
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368
369
370
371
372
373
374
375 xx
376
377 xx
378
379 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
380
381 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
382 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
383
384 (% style="list-style-type:circle" %)
385 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
386
387 (% start="3" %)
388 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
389
390 (% style="list-style-type:circle" %)
391 * Kontaktmenü wird geöffnet.
392
393 (% start="4" %)
394 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
395
396 (% style="list-style-type:circle" %)
397 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
398
399 (% start="5" %)
400 1. Auf **+ **Icon klicken
401
402 (% style="list-style-type:circle" %)
403 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
404
405 (% start="6" %)
406 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
407
408 (% style="list-style-type:circle" %)
409 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
410
411 (% start="7" %)
412 1. Gewünschten **Link **eingeben
413 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
414 1. Eingaben **speichern**
415
416 (% style="list-style-type:circle" %)
417 * Der Hyperlink wird erstellt.
418
419 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
420
421 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
422 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
423
424 (% style="list-style-type:circle" %)
425 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
426 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
427
428 (% start="3" %)
429 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
430
431 (% style="list-style-type:circle" %)
432 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
433 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
434
435 (% start="4" %)
436 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
437 1. Auswahl bestätigen
438
439 (% style="list-style-type:circle" %)
440 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
441
442 (% start="6" %)
443 1. Restliche Eingaben tätigen
444 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
445
446 (% style="list-style-type:circle" %)
447 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
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449 xx
450
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