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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 48.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 14:59
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakte =
55
56 Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden, sowie in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
57
58 == Person erstellen ==
59
60 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
64
65 (% start="2" %)
66 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
70
71 (% start="3" %)
72 1. Option **Person **auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
76 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
77
78 (% start="4" %)
79 1. Eingaben zur Person machen
80 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
81
82 (% style="list-style-type:circle" %)
83 * Eine neue Person wird erstellt.
84
85 == Organisation erstellen ==
86
87 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
91
92 (% start="2" %)
93 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
94
95 (% style="list-style-type:circle" %)
96 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
97
98 (% start="3" %)
99 1. Option **Organisation **auswählen
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
103 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
104
105 (% start="4" %)
106 1. Eingaben zur Organisation machen
107
108 (% style="list-style-type:circle" %)
109 * Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
110
111 (% start="4" %)
112 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
113
114 (% style="list-style-type:circle" %)
115 * Eine neue Organisation wird erstellt.
116
117 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
118
119 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
120
121 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
122 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
123 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
124 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
135
136 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.
137
138 (% style="list-style-type:disc" %)
139 * Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
140 * Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
141
142 (% start="1" %)
143 1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
144 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
145 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
149
150 (% start="5" %)
151 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
152 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
153
154 (% style="list-style-type:circle" %)
155 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
156
157 == Haushalt erstellen ==
158
159 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
160
161 (% style="list-style-type:circle" %)
162 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
163
164 (% start="2" %)
165 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
166
167 (% style="list-style-type:circle" %)
168 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
169
170 (% start="3" %)
171 1. Option **Haushalt **auswählen
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
175 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
176
177 (% start="4" %)
178 1. Eingaben zum Haushalt machen
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
182
183 (% start="5" %)
184 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
188
189 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
190
191 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
192
193 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
194 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
195 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
196 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
197
198
199
200
201
202
203
204
205 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
206
207 Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.
208
209 * Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
210 * Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
211
212 (% start="1" %)
213 1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
214 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
215
216 (% style="list-style-type:circle" %)
217 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
218
219 (% start="4" %)
220 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
221 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
222
223 (% style="list-style-type:circle" %)
224 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
225
226 (% start="6" %)
227 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
228
229 (% style="list-style-type:circle" %)
230 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
231
232 === Haushalt auflösen ===
233
234 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.
235
236 (% style="list-style-type:disc" %)
237 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
238 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
239
240 1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.
241
242 (% style="list-style-type:circle" %)
243 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
244
245 (% start="2" %)
246 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
247 1. **Grund **angeben
248
249 (% style="list-style-type:circle" %)
250 * Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.
251
252 (% start="4" %)
253 1. Gewünschte Option auswählen
254 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
255
256 (% style="list-style-type:circle" %)
257 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
258
259 (% start="6" %)
260 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
261
262 (% style="list-style-type:circle" %)
263 * Der Haushalt wird aufgelöst.
264
265 (% class="box infomessage" %)
266 (((
267 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
268 )))
269
270
271 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
272
273 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
274
275 (% style="list-style-type:disc" %)
276 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
277 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
278
279 Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
280 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
281
282
283
284
285
286
287
288 == Kontakt bearbeiten ==
289
290 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
291
292 (% style="list-style-type:disc" %)
293 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
294 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
295
296 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
300
301 (% start="2" %)
302 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
303 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
304
305 (% style="list-style-type:circle" %)
306 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
307
308 == Kontakt löschen ==
309
310 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
311 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
312
313 (% style="list-style-type:circle" %)
314 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
315
316 (% start="3" %)
317 1. Gewünschten Kontakt auswählen
318
319 (% style="list-style-type:circle" %)
320 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
321
322 (% start="4" %)
323 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
324
325 (% style="list-style-type:circle" %)
326 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
327
328 (% start="5" %)
329 1. Button **Ja **anklicken
330
331 (% style="list-style-type:circle" %)
332 * Der Kontakt wird gelöscht.
333
334 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
335
336 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
337
338 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
339
340 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
341 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
342 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
343 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
344 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
345 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
346 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
347 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
348 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
349 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
350 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
351
352
353
354
355
356
357
358
359
360
361
362
363
364
365
366
367
368
369
370
371 == Lesemodus ==
372
373 xx
374
375 x
376
377 x
378
379
380 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
381
382 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
383 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
384
385 (% style="list-style-type:circle" %)
386 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
387
388 (% start="3" %)
389 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
390
391 (% style="list-style-type:circle" %)
392 * Kontaktmenü wird geöffnet.
393
394 (% start="4" %)
395 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
396
397 (% style="list-style-type:circle" %)
398 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
399
400 (% start="5" %)
401 1. Auf **+ **Icon klicken
402
403 (% style="list-style-type:circle" %)
404 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
405
406 (% start="6" %)
407 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
408
409 (% style="list-style-type:circle" %)
410 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
411
412 (% start="7" %)
413 1. Gewünschten **Link **eingeben
414 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
415 1. Eingaben **speichern**
416
417 (% style="list-style-type:circle" %)
418 * Der Hyperlink wird erstellt.
419
420 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
421
422 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
423 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
424
425 (% style="list-style-type:circle" %)
426 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
427 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
428
429 (% start="3" %)
430 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
431
432 (% style="list-style-type:circle" %)
433 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
434 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
435
436 (% start="4" %)
437 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
438 1. Auswahl bestätigen
439
440 (% style="list-style-type:circle" %)
441 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
442
443 (% start="6" %)
444 1. Restliche Eingaben tätigen
445 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
446
447 (% style="list-style-type:circle" %)
448 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
449
450 xx
451
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453
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