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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 49.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 14:59
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakte =
55
56 Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden, sowie in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
57
58 == Person erstellen ==
59
60 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
64
65 (% start="2" %)
66 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
70
71 (% start="3" %)
72 1. Option **Person **auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
76 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
77
78 (% start="4" %)
79 1. Eingaben zur Person machen
80 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
81
82 (% style="list-style-type:circle" %)
83 * Eine neue Person wird erstellt.
84
85 == Organisation erstellen ==
86
87 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
91
92 (% start="2" %)
93 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
94
95 (% style="list-style-type:circle" %)
96 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
97
98 (% start="3" %)
99 1. Option **Organisation **auswählen
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
103 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
104
105 (% start="4" %)
106 1. Eingaben zur Organisation machen
107
108 (% style="list-style-type:circle" %)
109 * Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
110
111 (% start="4" %)
112 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
113
114 (% style="list-style-type:circle" %)
115 * Eine neue Organisation wird erstellt.
116
117 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
118
119 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
120
121 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
122 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
123 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
124 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
125
126
127
128
129
130
131
132
133 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
134
135 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.
136
137 (% style="list-style-type:disc" %)
138 * Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
139 * Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
140
141 (% start="1" %)
142 1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
143 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
144 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
145
146 (% style="list-style-type:circle" %)
147 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
148
149 (% start="5" %)
150 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
151 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
152
153 (% style="list-style-type:circle" %)
154 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
155
156 == Haushalt erstellen ==
157
158 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
159
160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
162
163 (% start="2" %)
164 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
168
169 (% start="3" %)
170 1. Option **Haushalt **auswählen
171
172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
174 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
175
176 (% start="4" %)
177 1. Eingaben zum Haushalt machen
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
181
182 (% start="5" %)
183 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
187
188 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
189
190 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
191
192 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
193 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
194 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
195 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
196
197
198
199
200
201
202
203 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
204
205 Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.
206
207 * Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
208 * Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
209
210 (% start="1" %)
211 1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
212 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
213
214 (% style="list-style-type:circle" %)
215 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
216
217 (% start="4" %)
218 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
219 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
220
221 (% style="list-style-type:circle" %)
222 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
223
224 (% start="6" %)
225 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
226
227 (% style="list-style-type:circle" %)
228 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
229
230 === Haushalt auflösen ===
231
232 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.
233
234 (% style="list-style-type:disc" %)
235 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
236 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
237
238 1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.
239
240 (% style="list-style-type:circle" %)
241 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
242
243 (% start="2" %)
244 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
245 1. **Grund **angeben
246
247 (% style="list-style-type:circle" %)
248 * Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.
249
250 (% start="4" %)
251 1. Gewünschte Option auswählen
252 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
253
254 (% style="list-style-type:circle" %)
255 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
256
257 (% start="6" %)
258 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
259
260 (% style="list-style-type:circle" %)
261 * Der Haushalt wird aufgelöst.
262
263 (% class="box infomessage" %)
264 (((
265 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
266 )))
267
268
269 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
270
271 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
272
273 (% style="list-style-type:disc" %)
274 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
275 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
276
277 Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
278 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
279
280
281
282
283
284
285
286 == Kontakt bearbeiten ==
287
288 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
289
290 (% style="list-style-type:disc" %)
291 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
292 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
293
294 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
295
296 (% style="list-style-type:circle" %)
297 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
298
299 (% start="2" %)
300 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
301 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
302
303 (% style="list-style-type:circle" %)
304 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
305
306 == Kontakt löschen ==
307
308 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
309 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
310
311 (% style="list-style-type:circle" %)
312 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
313
314 (% start="3" %)
315 1. Gewünschten Kontakt auswählen
316
317 (% style="list-style-type:circle" %)
318 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
319
320 (% start="4" %)
321 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
322
323 (% style="list-style-type:circle" %)
324 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
325
326 (% start="5" %)
327 1. Button **Ja **anklicken
328
329 (% style="list-style-type:circle" %)
330 * Der Kontakt wird gelöscht.
331
332 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
333
334 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
335
336 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
337
338 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
339 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
340 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
341 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
342 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
343 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
344 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
345 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
346 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
347 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
348 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
349
350
351
352
353
354
355
356
357
358
359
360
361
362
363
364
365
366
367
368 == Lesemodus ==
369
370 xx
371
372 x
373
374 x
375
376
377 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
378
379 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
380 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
381
382 (% style="list-style-type:circle" %)
383 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
384
385 (% start="3" %)
386 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
387
388 (% style="list-style-type:circle" %)
389 * Kontaktmenü wird geöffnet.
390
391 (% start="4" %)
392 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
393
394 (% style="list-style-type:circle" %)
395 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
396
397 (% start="5" %)
398 1. Auf **+ **Icon klicken
399
400 (% style="list-style-type:circle" %)
401 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
402
403 (% start="6" %)
404 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
405
406 (% style="list-style-type:circle" %)
407 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
408
409 (% start="7" %)
410 1. Gewünschten **Link **eingeben
411 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
412 1. Eingaben **speichern**
413
414 (% style="list-style-type:circle" %)
415 * Der Hyperlink wird erstellt.
416
417 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
418
419 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
420 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
421
422 (% style="list-style-type:circle" %)
423 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
424 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
425
426 (% start="3" %)
427 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
428
429 (% style="list-style-type:circle" %)
430 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
431 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
432
433 (% start="4" %)
434 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
435 1. Auswahl bestätigen
436
437 (% style="list-style-type:circle" %)
438 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
439
440 (% start="6" %)
441 1. Restliche Eingaben tätigen
442 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
443
444 (% style="list-style-type:circle" %)
445 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
446
447 xx
448
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