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Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 50.1 von Marco Bauer am 2023/11/02 17:49
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Kontakte =
9
10 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11
12 = Kontakttypen im Überblick =
13
14 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 Organisationsadresse
17
18 Ansprechpartner
19 )))|(((
20 Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 Beispiele einer Organisation sind:
22
23 * Gewerblicher Betrieb
24 * Verein
25 )))
26 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 Personenadresse
28
29 Ansprechpartner
30
31 Haushaltsmitglied
32 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 Haushaltsadresse
37
38 Haushaltsmitglied
39 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 * Familie
42 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 )))
44
45 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="413" width="697"]]
46
47 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
51
52
53
54 = Erstellung der Kontakte =
55
56 Kontakte können aber überall da wo ein Kontakt benötigt wird angelegt werden, sowie in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
57
58 == Person erstellen ==
59
60 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
64
65 (% start="2" %)
66 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
70
71 (% start="3" %)
72 1. Option **Person **auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
76 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
77
78 (% start="4" %)
79 1. Eingaben zur Person machen
80 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
81
82 (% style="list-style-type:circle" %)
83 * Eine neue Person wird erstellt.
84
85 == Organisation erstellen ==
86
87 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
91
92 (% start="2" %)
93 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
94
95 (% style="list-style-type:circle" %)
96 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
97
98 (% start="3" %)
99 1. Option **Organisation **auswählen
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.
103 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
104
105 (% start="4" %)
106 1. Eingaben zur Organisation machen
107
108 (% style="list-style-type:circle" %)
109 * Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
110
111 (% start="4" %)
112 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
113
114 (% style="list-style-type:circle" %)
115 * Eine neue Organisation wird erstellt.
116
117 === Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
118
119 [[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]
120
121 (% style="margin-left:auto; width:686px" %)
122 |=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
123 |(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
124 |(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
125
126
127
128
129
130
131
132 === Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
133
134 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.
135
136 (% style="list-style-type:disc" %)
137 * Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
138 * Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
139
140 (% start="1" %)
141 1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.
142 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
143 1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen
144
145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
147
148 (% start="5" %)
149 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
150 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
151
152 (% style="list-style-type:circle" %)
153 * Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
154
155 == Haushalt erstellen ==
156
157 1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.
158
159 (% style="list-style-type:circle" %)
160 * Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
161
162 (% start="2" %)
163 1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
164
165 (% style="list-style-type:circle" %)
166 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
167
168 (% start="3" %)
169 1. Option **Haushalt **auswählen
170
171 (% style="list-style-type:circle" %)
172 * Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.
173 * Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
174
175 (% start="4" %)
176 1. Eingaben zum Haushalt machen
177
178 (% style="list-style-type:circle" %)
179 * Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
180
181 (% start="5" %)
182 1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Ein neuer Haushalt wird erstellt.
186
187 === Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
188
189 [[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]
190
191 (% style="margin-left:auto; width:639px" %)
192 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
193 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
194 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
195
196
197
198
199
200
201 === Haushaltsmitglied hinzufügen ===
202
203 Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.
204
205 * Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
206 * Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
207
208 (% start="1" %)
209 1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.
210 1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
211
212 (% style="list-style-type:circle" %)
213 * Die Suchergebnisse werden angezeigt.
214
215 (% start="4" %)
216 1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
217 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
218
219 (% style="list-style-type:circle" %)
220 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
221
222 (% start="6" %)
223 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
227
228 === Haushalt auflösen ===
229
230 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.
231
232 (% style="list-style-type:disc" %)
233 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
234 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
235
236 1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.
237
238 (% style="list-style-type:circle" %)
239 * Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
240
241 (% start="2" %)
242 1. **Haushaltsmitglied **auswählen
243 1. **Grund **angeben
244
245 (% style="list-style-type:circle" %)
246 * Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.
247
248 (% start="4" %)
249 1. Gewünschte Option auswählen
250 1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen
251
252 (% style="list-style-type:circle" %)
253 * Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
254
255 (% start="6" %)
256 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
257
258 (% style="list-style-type:circle" %)
259 * Der Haushalt wird aufgelöst.
260
261 (% class="box infomessage" %)
262 (((
263 Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.**  sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
264 )))
265
266
267 == Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
268
269 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
270
271 (% style="list-style-type:disc" %)
272 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
273 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
274
275 Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.
276 **Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.
277
278
279
280
281
282
283
284 == Kontakt bearbeiten ==
285
286 Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
287
288 (% style="list-style-type:disc" %)
289 * Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
290 * Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
291
292 1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
293
294 (% style="list-style-type:circle" %)
295 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
296
297 (% start="2" %)
298 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
299 1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
300
301 (% style="list-style-type:circle" %)
302 * Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
303
304 == Kontakt löschen ==
305
306 1. In **Mein Desktop **auf das Modul **Kontaktmanagement **klicken
307 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
308
309 (% style="list-style-type:circle" %)
310 * Die Liste der Kontakte wird ausgewählt.
311
312 (% start="3" %)
313 1. Gewünschten Kontakt auswählen
314
315 (% style="list-style-type:circle" %)
316 * Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
317
318 (% start="4" %)
319 1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken
320
321 (% style="list-style-type:circle" %)
322 * Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
323
324 (% start="5" %)
325 1. Button **Ja **anklicken
326
327 (% style="list-style-type:circle" %)
328 * Der Kontakt wird gelöscht.
329
330 = Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
331
332 Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Dies geschieht beispielsweise über den Anruf des Moduls Kontaktmanagement. Hier wählt man Kontakte aus und entscheidet sich aus der Liste der angezeigten Kontakte für einen Kontakt nach Wahl. Klickt man diesen an, öffnet sich das bekannte Menü aus... Hier wählt man nun das Icon aus, das wie eine Mappe aussieht.
333
334 [[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]
335
336 (% style="margin-left:auto; width:767px" %)
337 |=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
338 |(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).
339 |(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man eine Aktivität als E-Mail [[weiterversenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
340 |(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
341 |(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
342 |(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
343 |(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
344 |(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
345 |(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.
346 |(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Bereich kommt einem Drag and Drop Bereich gleich.
347
348
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350
351
352
353
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355
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360
361
362
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364
365
366
367
368 == Lesemodus ==
369
370 Ein Nutzer öffnet Desktop A. Ein weiterer Nutzer möchte zeitgleich Desktop A öffnen, doch er bekommt die Meldung, dass der Desktop zur Bearbeitung gesperrt ist.
371 \\Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:
372
373 * Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich
374 * Weder Änderungen noch Neuanlagen möglich
375
376 Ist der Lesemodus **aktiv**, erscheint der Schriftzug **Lesemodus **im oberen rechten Bildschirmrand.
377 **Zugriffsrechte **für hinzugefügte Dateien durch die Software richtet man **im Windows Betriebssystem **ein.
378 Ein **Administrator **kann die Einstellung des Lesemodus **einrichten**.
379
380
381 == Dokument hinzufügen (Hyperlink, usw.) ==
382
383 1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken
384 1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen
385
386 (% style="list-style-type:circle" %)
387 * Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
388
389 (% start="3" %)
390 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
391
392 (% style="list-style-type:circle" %)
393 * Kontaktmenü wird geöffnet.
394
395 (% start="4" %)
396 1. Auf **Dokumenten**-Icon klicken
397
398 (% style="list-style-type:circle" %)
399 * Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
400
401 (% start="5" %)
402 1. Auf **+ **Icon klicken
403
404 (% style="list-style-type:circle" %)
405 * Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
406
407 (% start="6" %)
408 1. Gewünschte Möglichkeit wählen (z.B. Hyperlink)
409
410 (% style="list-style-type:circle" %)
411 * Im Falle der Option **Hyperlink **wird die Eingabe eines Links verlangt.
412
413 (% start="7" %)
414 1. Gewünschten **Link **eingeben
415 1. **Bezeichnung **für Link aussuchen (Hier beschreibt man z.B. wofür man den Link braucht oder um was dieser geht. Z.B.: google = "Suchmaschine")
416 1. Eingaben **speichern**
417
418 (% style="list-style-type:circle" %)
419 * Der Hyperlink wird erstellt.
420
421 == Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
422
423 1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein **Häkchen setzen**
424 1. Auf das **Brief**-Icon klicken
425
426 (% style="list-style-type:circle" %)
427 * Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
428 * Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
429
430 (% start="3" %)
431 1. Auf das **Büroklammer**-Icon oben rechts klicken
432
433 (% style="list-style-type:circle" %)
434 * Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
435 * Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen **Dokumente des Desktops** und **Anhänge der Aktivität**)
436
437 (% start="4" %)
438 1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
439 1. Auswahl bestätigen
440
441 (% style="list-style-type:circle" %)
442 * Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
443
444 (% start="6" %)
445 1. Restliche Eingaben tätigen
446 1. Mit **Disketten **Icon **speichern**
447
448 (% style="list-style-type:circle" %)
449 * Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
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