010.1 Kontakte

Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.

53

Die Dublettenprüfung prüft neben der Neuanlage von Personen auch beim Erstellen von Organisationen und Haushalten.

54

Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png||height="184" style="float:right" width="539"]]

55

Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:

56

57

* Mit einem Klick auf den Button **Übernehmen **bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.

58

* Wenn es sich um **keine Dublette handelt**, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.

59

* Des Weiteren kann man auch** in den jeweilgen Desktop** **verzweigen **mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.

60

61

= Neuanlage der Kontakte =

62

63

Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Aber auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.

64

Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].

65

66

== Person erstellen ==

67

68

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

69

70

(% style="list-style-type:circle" %)

71

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

72

73

(% start="2" %)

74

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

75

76

(% style="list-style-type:circle" %)

77

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

78

79

(% start="3" %)

80

1. Option **Person **auswählen

81

82

(% style="list-style-type:circle" %)

83

* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.

84

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.

85

86

(% start="4" %)

87

1. Eingaben zur Person machen

88

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

89

90

(% style="list-style-type:circle" %)

91

* Eine neue Person wird erstellt.

92

93

== Organisation erstellen ==

94

95

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

96

97

(% style="list-style-type:circle" %)

98

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

99

100

(% start="2" %)

101

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

102

103

(% style="list-style-type:circle" %)

104

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

105

106

(% start="3" %)

107

1. Option **Organisation **auswählen

108

109

(% style="list-style-type:circle" %)

110

* Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.

111

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.

112

113

(% start="4" %)

114

1. Eingaben zur Organisation machen

115

116

(% style="list-style-type:circle" %)

117

* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

118

119

(% start="4" %)

120

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

121

122

(% style="list-style-type:circle" %)

123

* Eine neue Organisation wird erstellt.

124

125

=== Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===

126

127

[[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]

128

129

(% style="margin-left:auto; width:686px" %)

130

|=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung

131

|(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]

132

|(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]

133

134

=== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===

135

136

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.

137

138

(% style="list-style-type:disc" %)

139

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

140

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

141

142

(% start="1" %)

143

1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.

144

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

145

1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen

146

147

(% style="list-style-type:circle" %)

148

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

149

150

(% start="5" %)

151

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

152

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

153

154

(% style="list-style-type:circle" %)

155

* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

156

157

== Haushalt erstellen ==

158

159

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

160

161

(% style="list-style-type:circle" %)

162

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

163

164

(% start="2" %)

165

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

166

167

(% style="list-style-type:circle" %)

168

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

169

170

(% start="3" %)

171

1. Option **Haushalt **auswählen

172

173

(% style="list-style-type:circle" %)

174

* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.

175

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.

176

177

(% start="4" %)

178

1. Eingaben zum Haushalt machen

179

180

(% style="list-style-type:circle" %)

181

* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

182

183

(% start="5" %)

184

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

185

186

(% style="list-style-type:circle" %)

187

* Ein neuer Haushalt wird erstellt.

188

189

=== Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===

190

191

[[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]

192

193

(% style="margin-left:auto; width:639px" %)

194

|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung

195

|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]

196

|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]

197

198

=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===

199

200

Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.

201

202

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

203

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

204

205

(% start="1" %)

206

1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.

207

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

208

209

(% style="list-style-type:circle" %)

210

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

211

212

(% start="4" %)

213

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

214

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

215

216

(% style="list-style-type:circle" %)

217

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

218

219

(% start="6" %)

220

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

221

222

(% style="list-style-type:circle" %)

223

* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

224

225

=== Haushalt auflösen ===

226

227

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.

228

229

(% style="list-style-type:disc" %)

230

* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte

231

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

232

233

1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.

234

235

(% style="list-style-type:circle" %)

236

* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

237

238

(% start="2" %)

239

1. **Haushaltsmitglied **auswählen

240

1. **Grund **angeben

241

242

(% style="list-style-type:circle" %)

243

* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.

244

245

(% start="4" %)

246

1. Gewünschte Option auswählen

247

1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen

248

249

(% style="list-style-type:circle" %)

250

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

251

252

(% start="6" %)

253

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

254

255

(% style="list-style-type:circle" %)

256

* Der Haushalt wird aufgelöst.

257

258

(% class="box infomessage" %)

259

(((

260

Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.** sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.

261

)))

262

263

= Weitere Funktionen der Kontakte =

264

265

== Zwei Kontakte verbinden ==

266

267

Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.

268

269

1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.

270

271

(% start="2" %)

272

1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken.

273

274

* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.

(% start="3" %)

1. Eingaben tätigen

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

279

280

* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.

281

282

(% class="box infomessage" %)

283

(((

284

**Verbindet **man **zwei Ansprechpartner **miteinander, kann diese **gleichzeitig anschreiben **(Brief/E-Mail).

285

Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.

286

)))

287

288

== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==

289

290

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]

291

292

(% style="list-style-type:disc" %)

293

* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte

294

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

295

296

Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.

297

**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.

== Kontakt suchen ==

Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.

305

306

**Schnellsuche**

307

Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].

308

309

**Übersichtsliste**

310

Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene FIltermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].

311

312

313

== Kontakt bearbeiten ==

314

315

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

316

317

(% style="list-style-type:disc" %)

318

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

319

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

320

321

1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken

322

323

(% style="list-style-type:circle" %)

324

* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

325

326

(% start="2" %)

327

1. Gewünschte Änderungen vornehmen

328

1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

329

330

(% style="list-style-type:circle" %)

331

* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.

332

333

== Kontakt löschen ==

334

335

**Voraussetzung**: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.

336

337

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

338

339

(% style="list-style-type:circle" %)

340

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

341

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

342

343

(% start="1" %)

344

1. Gewünschten Kontakt auswählen

345

346

(% style="list-style-type:circle" %)

347

* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.

348

349

(% start="2" %)

350

1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken

351

352

(% style="list-style-type:circle" %)

353

* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.

354

355

(% start="3" %)

356

1. Button **Ja **anklicken

357

358

(% style="list-style-type:circle" %)

359

* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknpüft sind.

== Lesemodus ==

Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:

364

365

* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn** ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet **oder

366

* der **Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen** (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.

367

368

Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:

369

370

* Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich

371

* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich

372

373

== Person als VIP deklarieren ==

374

375

Es besteht auch die Möglichkeit, **bestimmte Personen nicht **für **jedermann sichtbar **zu machen.

376

Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.

377

In diesem Fall muss man die Person **VIP kennzeichnen**. Ist dies erfolgt, können **nur noch **Benutzer, die eine VIP **Berechtigung **besitzen, eben diese VIP ansehen.

378

379

1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.

380

381

(% start="2" %)

382

1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.

383

384

(% start="3" %)

385

1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.

386

387

(% start="4" %)

388

1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“.

389

390

= Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =

391

392

Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.

393

394

Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.

395

Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.

396

397

[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]

398

399

(% style="margin-left:auto; width:767px" %)

400

|=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung

401

|(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).

402

|(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].

403

|(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.

404

|(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.

405

|(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.

406

|(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.

407

|(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.

408

|(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.

409

|(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.

410

411

== Dokument hinzufügen ==

412

413

1. In Mein Desktop auf Modul **Kontaktmanagement **klicken

414

1. Menüpunkt **Kontakte **auswählen

415

416

(% style="list-style-type:circle" %)

417