010.1 Kontakte

Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.

54

Die Dublettenprüfung prüft neben der Neuanlage von Personen auch beim Erstellen von Organisationen und Haushalten.

55

Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png||height="184" style="float:right" width="539"]]

56

Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:

57

58

* Mit einem Klick auf den Button **Übernehmen **bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.

59

* Wenn es sich um **keine Dublette handelt**, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.

60

* Des Weiteren kann man auch** in den jeweilgen Desktop** **verzweigen **mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.

61

62

= Neuanlage der Kontakte =

63

64

Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Aber auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.

65

Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].

66

67

== Person erstellen ==

68

69

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

70

71

(% style="list-style-type:circle" %)

72

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

73

74

(% start="2" %)

75

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

76

77

(% style="list-style-type:circle" %)

78

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

79

80

(% start="3" %)

81

1. Option **Person **auswählen

82

83

(% style="list-style-type:circle" %)

84

* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.

85

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.

86

87

(% start="4" %)

88

1. Eingaben zur Person machen

89

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

90

91

(% style="list-style-type:circle" %)

92

* Eine neue Person wird erstellt.

93

94

== Organisation erstellen ==

95

96

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

97

98

(% style="list-style-type:circle" %)

99

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

100

101

(% start="2" %)

102

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

103

104

(% style="list-style-type:circle" %)

105

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

106

107

(% start="3" %)

108

1. Option **Organisation **auswählen

109

110

(% style="list-style-type:circle" %)

111

* Das Eingabeformular zur Person (**Organisationsadresse**) wird geöffnet.

112

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.

113

114

(% start="4" %)

115

1. Eingaben zur Organisation machen

116

117

(% style="list-style-type:circle" %)

118

* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

119

120

(% start="4" %)

121

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

122

123

(% style="list-style-type:circle" %)

124

* Eine neue Organisation wird erstellt.

125

126

=== Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===

127

128

[[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png||height="239" style="float:left" width="794"]]

129

130

(% style="margin-left:auto; width:686px" %)

131

|=(% style="width: 80px;" %)Nummer|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung

132

|(% style="width:80px" %)**1**|(% style="width:603px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]

133

|(% style="width:80px" %)**2**|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]

134

135

=== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===

136

137

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.

138

139

(% style="list-style-type:disc" %)

140

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

141

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

142

143

(% start="1" %)

144

1. Das Fenster **Ansprechpartner hinzufügen **wird angezeigt.

145

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

146

1. Mit **Lupen**-Icon oder **Enter**-Taste bestätigen

147

148

(% style="list-style-type:circle" %)

149

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

150

151

(% start="5" %)

152

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

153

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

154

155

(% style="list-style-type:circle" %)

156

* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

157

158

== Haushalt erstellen ==

159

160

1. In Desktop das M**odul Kontaktmanagement **klicken und dann den Menüpunkt **Kontakte** anklicken.

161

162

(% style="list-style-type:circle" %)

163

* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

164

165

(% start="2" %)

166

1. Auf **+ **Icon rechts unten vom Bildschirm klicken

167

168

(% style="list-style-type:circle" %)

169

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

170

171

(% start="3" %)

172

1. Option **Haushalt **auswählen

173

174

(% style="list-style-type:circle" %)

175

* Das Eingabeformular zur Person (**Haushaltsadresse**) wird geöffnet.

176

* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.

177

178

(% start="4" %)

179

1. Eingaben zum Haushalt machen

180

181

(% style="list-style-type:circle" %)

182

* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.

183

184

(% start="5" %)

185

1. **Diskette**-Icon **Speichern **anklicken

186

187

(% style="list-style-type:circle" %)

188

* Ein neuer Haushalt wird erstellt.

189

190

=== Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===

191

192

[[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png||height="219" style="float:left" width="841"]]

193

194

(% style="margin-left:auto; width:639px" %)

195

|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung

196

|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:562px" %)Über das **+** Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]

197

|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]

198

199

=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===

200

201

Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.

202

203

* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.

204

* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.

205

206

(% start="1" %)

207

1. Das Fenster **Haushaltsmitglied hinzufügen **wird angezeigt.

208

1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

209

210

(% style="list-style-type:circle" %)

211

* Die Suchergebnisse werden angezeigt.

212

213

(% start="4" %)

214

1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen

215

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

216

217

(% style="list-style-type:circle" %)

218

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

219

220

(% start="6" %)

221

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

222

223

(% style="list-style-type:circle" %)

224

* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

225

226

=== Haushalt auflösen ===

227

228

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.

229

230

(% style="list-style-type:disc" %)

231

* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte

232

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

233

234

1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.

235

236

(% style="list-style-type:circle" %)

237

* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

238

239

(% start="2" %)

240

1. **Haushaltsmitglied **auswählen

241

1. **Grund **angeben

242

243

(% style="list-style-type:circle" %)

244

* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.

245

246

(% start="4" %)

247

1. Gewünschte Option auswählen

248

1. Mit **Häkchen**-Icon bestätigen

249

250

(% style="list-style-type:circle" %)

251

* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

252

253

(% start="6" %)

254

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

255

256

(% style="list-style-type:circle" %)

257

* Der Haushalt wird aufgelöst.

258

259

(% class="box infomessage" %)

260

(((

261

Die **Gründe** für eine **Auflösung **eines **Haushalts **können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine **Eingabezeile **beim Grund. **Entweder **kann man einen **bereits bestehenden Grund aus **den bereits vorhandenen **Vorschlägen **mithilfe des **Dropdown **Pfeiles wählen. **Oder **man schreibt einen **eigenen Grund **hin. Dieser **selbstgeschriebene Grund **wird dann übrigens **in **die **Auswahlliste **mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der **selbst eingegebene Grund ebenfalls bei **den **Vorschlägen **aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. **Gründe **für eine Haushaltsauflösung können **z.B.** sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.

262

)))

263

264

= Weitere Funktionen der Kontakte =

265

266

== Zwei Kontakte verbinden ==

267

268

Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.

269

270

1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.

271

272

(% start="2" %)

273

1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken.

274

275

* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.

(% start="3" %)

1. Eingaben tätigen

1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken

280

281

* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.

282

283

(% class="box infomessage" %)

284

(((

285

**Verbindet **man **zwei Ansprechpartner **miteinander, kann diese **gleichzeitig anschreiben **(Brief/E-Mail).

286

Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.

287

)))

288

289

== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==

290

291

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="185" style="float:right" width="729"]]

292

293

(% style="list-style-type:disc" %)

294

* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte

295

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

296

297

Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für** Auch inaktive anzeigen**. Indem man das **Häkchen **an dieser Stelle **setzt **oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die **inaktiven Kontakte ein**- oder **ausblenden**.

298

**Inaktive **Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der **roten **Schrift zu erkennen.

== Kontakt suchen ==

Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.

306

307

**Schnellsuche**

308

Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].

309

310

**Übersichtsliste**

311

Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene FIltermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].

312

313

314

== Kontakt bearbeiten ==

315

316

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

317

318

(% style="list-style-type:disc" %)

319

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

320

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

321

322

1. Auf das **Stift**-Icon **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken

323

324

(% style="list-style-type:circle" %)

325

* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

326

327

(% start="2" %)

328

1. Gewünschte Änderungen vornehmen

329

1. Auf das **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

330

331

(% style="list-style-type:circle" %)

332

* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.

333

334

== Kontakt löschen ==

335

336

**Voraussetzung**: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.

337

338

Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.

339

340

(% style="list-style-type:circle" %)

341

* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte

342

* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche

343

344

(% start="1" %)

345

1. Gewünschten Kontakt auswählen

346

347

(% style="list-style-type:circle" %)

348

* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.

349

350

(% start="2" %)

351

1. Unten rechts auf **Mülleimer**-Icon klicken

352

353

(% style="list-style-type:circle" %)

354

* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.

355

356

(% start="3" %)

357

1. Button **Ja **anklicken

358

359

(% style="list-style-type:circle" %)

360

* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknpüft sind.

== Lesemodus ==

Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:

365

366

* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn** ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet **oder

367

* der **Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen** (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.

368

369

Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende **Eigenschaften **aus:

370

371

* Nur **Ansicht **von Kontakten und Daten möglich

372

* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich

373

374

== Person als VIP deklarieren ==

375

376

Es besteht auch die Möglichkeit, **bestimmte Personen nicht **für **jedermann sichtbar **zu machen.

377

Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.

378

In diesem Fall muss man die Person **VIP kennzeichnen**. Ist dies erfolgt, können **nur noch **Benutzer, die eine VIP **Berechtigung **besitzen, eben diese VIP ansehen.

379

380

1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.

381

382

(% start="2" %)

383

1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.

384

385

(% start="3" %)

386

1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.

387

388

(% start="4" %)

389

1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“.

390

391

= Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =

392

393

Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.

394

395

Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.

396

Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.

397

398

[[image:Screenshot (1697).png||height="537" style="float:left" width="716"]]

399

400

(% style="margin-left:auto; width:767px" %)

401

|=(% style="width: 69px;" %)Nummer|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung

402

|(% style="width:69px" %)**1**|(% style="width:690px" %)Über das **+** Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer **3**-**6**).

403

|(% style="width:69px" %)**2**|(% style="width:690px" %)Über das **Brief**-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].

404

|(% style="width:69px" %)**3**|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option **Computer**, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.

405

|(% style="width:69px" %)**4**|(% style="width:690px" %)Via der Option **Datenbank **wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.

406

|(% style="width:69px" %)**5**|(% style="width:690px" %)Über die Option **Hyperlink **kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.

407

|(% style="width:69px" %)**6**|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer **Dokumentvorlage** für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.

408

|(% style="width:69px" %)**7**|(% style="width:690px" %)Klickt man auf **Check-Out/Check-In** wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.

409

|(% style="width:69px" %)**8**|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das **Layout bearbeiten **(zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout **speichern **oder zu den Layout **Werkeinstellungen **zurückspringen.

410

|(% style="width:69px" %)**9**|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.