Wiki-Quellcode von 010.1 Kontakte

Version 85.1 von Katharina Prummer am 2023/11/07 15:45

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
84.1	3	(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktKontakteimDCberblick:" %)
	4	Der Menüpunkt Kontakte im Überblick:
3.1	5
	6	{{toc/}}
2.1	7	)))
	8
11.1	9	= Kontakttypen im Überblick =
2.1	10
9.1	11	\|= Icon & Kontaktbereiche\|=Kontakttypen\|=Beschreibung
	12	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]\|(((
	13	Organisationsadresse
2.1	14
9.1	15	Ansprechpartner
	16	)))\|(((
	17	Eine Organisation ist eine juristische Person.
	18	Beispiele einer Organisation sind:
2.1	19
9.1	20	* Gewerblicher Betrieb
	21	* Verein
	22	)))
	23	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]\|(((
	24	Personenadresse
2.1	25
9.1	26	Ansprechpartner
2.1	27
9.1	28	Haushaltsmitglied
	29	)))\|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
	30	Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
	31	Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	32	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]\|(((
	33	Haushaltsadresse
2.1	34
9.1	35	Haushaltsmitglied
	36	)))\|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
	37	Beispiele eines Haushalts sind:(((
	38	* Familie
	39	* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
	40	)))
2.1	41
9.1	42	[[image:Kontakttyp_Beispiel.png\|\|height="413" width="697"]]
2.1	43
9.1	44	Alfred Analog ist eine Person und hat eine Personenadresse.
	45	Er arbeitet für eine Organisation. Diese hat einen Sitz in München (Organisationsadresse).
	46	Weil Alfred bei der Organisation arbeitet, wird er zu einem Ansprechpartner in der Organisation.
	47	Alfred gründet einen Haushalt. Der Haushalt hat eine Haushaltsadresse und Alfred ist dort Haushaltsmitglied.
2.1	48
9.1	49
63.1	50	= Dublettenprüfung =
9.1	51
59.1	52	Bei der Neuanlage eines Kontaktes prüft die Spftware automatisch nach möglichen Dubletten.
	53	Existiert bereits ein solcher Kontakt erscheint eine Meldung. Es werden alle Kontakte aufgelistet, die den Vornamen und Nachnamen oder Bezeichnung ebenfalls tragen.
	54	Die Dublettenprüfung prüft neben der Neuanlage von Personen auch beim Erstellen von Organisationen und Haushalten.
	55	Dabei werden alle Möglichkeiten, unabhängig vom Kontakttyp aufgelistet.[[image:Dublettenerkennung.png\|\|height="184" style="float:right" width="539"]]
58.1	56	Dem Anwender steht es nun frei, ob er damit einverstanden ist, dass die Dublette existiert. Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten:
51.1	57
58.1	58	* Mit einem Klick auf den Button Übernehmen bricht man die Neuanlage ab. Beide Fenster werden geschlossen.
	59	* Wenn es sich um keine Dublette handelt, dann kann das Fenster geschlossen werden und SIe gelangen zurück zur Neuanlage.
59.1	60	* Des Weiteren kann man auch in den jeweilgen Desktop verzweigen mit Button Pfeil nach rechts. Neuanlage wird abgebrochen.
51.1	61
65.1	62	= Neuanlage der Kontakte =
64.1	63
79.1	64	Kontakte können überall da wo ein Kontakt benötigt wird auch angelegt werden. Aber auch in der Übersichtsliste der Kontakte oder bei der Schnellsuche.
	65	Kontakte können aber auch via einen Excel-Import in das System importiert werden. Weitere Informationen finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]].
51.1	66
13.1	67	== Person erstellen ==
9.1	68
42.1	69	1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.
9.1	70
23.1	71	(% style="list-style-type:circle" %)
42.1	72	* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
9.1	73
43.1	74	(% start="2" %)
15.1	75	1. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
11.1	76
23.1	77	(% style="list-style-type:circle" %)
12.1	78	* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
	79
43.1	80	(% start="3" %)
12.1	81	1. Option Person auswählen
	82
23.1	83	(% style="list-style-type:circle" %)
12.1	84	* Das Eingabeformular zur Person (Personenadresse) wird geöffnet.
45.1	85	* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Personenadresse angezeigt.
12.1	86
43.1	87	(% start="4" %)
12.1	88	1. Eingaben zur Person machen
15.1	89	1. Diskette-Icon Speichern anklicken
12.1	90
23.1	91	(% style="list-style-type:circle" %)
12.1	92	* Eine neue Person wird erstellt.
	93
	94	== Organisation erstellen ==
	95
43.1	96	1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.
12.1	97
23.1	98	(% style="list-style-type:circle" %)
43.1	99	* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
12.1	100
23.1	101	(% start="2" %)
15.1	102	1. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
12.1	103
23.1	104	(% style="list-style-type:circle" %)
12.1	105	* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
	106
43.1	107	(% start="3" %)
12.1	108	1. Option Organisation auswählen
	109
23.1	110	(% style="list-style-type:circle" %)
12.1	111	* Das Eingabeformular zur Person (Organisationsadresse) wird geöffnet.
45.1	112	* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Organisationsadresse angezeigt.
12.1	113
43.1	114	(% start="4" %)
12.1	115	1. Eingaben zur Organisation machen
47.1	116
	117	(% style="list-style-type:circle" %)
	118	* Optional können Sie mit dem + links unten auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
	119
	120	(% start="4" %)
15.1	121	1. Diskette-Icon Speichern anklicken
12.1	122
23.1	123	(% style="list-style-type:circle" %)
12.1	124	* Eine neue Organisation wird erstellt.
	125
	126	=== Optionen im Kontaktebereich einer Organisation ===
	127
14.1	128	[[image:Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png\|\|height="239" style="float:left" width="794"]]
12.1	129
14.1	130	(% style="margin-left:auto; width:686px" %)
	131	\|=(% style="width: 80px;" %)Nummer\|=(% style="width: 603px;" %)Beschreibung
24.1	132	\|(% style="width:80px" %)1\|(% style="width:603px" %)Über das + Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Organisationsadresse oder einen [[Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HAnsprechpartnereinerOrganisationhinzufFCgen]]
36.1	133	\|(% style="width:80px" %)2\|(% style="width:603px" %)Über das ovale Symbol hat man die Möglichkeit, [[zwei Kontakte miteinander zu verbinden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZweiKontakteverbinden]]
12.1	134
47.1	135	=== Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen ===
15.1	136
47.1	137	Es gibt zwei unterschiedliche Einsteige um einen Ansprechpatner zu einer Organisation hinzufügen.
15.1	138
47.1	139	(% style="list-style-type:disc" %)
	140	* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
	141	* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
	142
	143	(% start="1" %)
	144	1. Das Fenster Ansprechpartner hinzufügen wird angezeigt.
15.1	145	1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
	146	1. Mit Lupen-Icon oder Enter-Taste bestätigen
	147
23.1	148	(% style="list-style-type:circle" %)
15.1	149	* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
	150
23.1	151	(% start="5" %)
15.1	152	1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
23.1	153	1. Diskette Icon Speichern klicken
15.1	154
23.1	155	(% style="list-style-type:circle" %)
15.1	156	* Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.
	157
17.1	158	== Haushalt erstellen ==
15.1	159
47.1	160	1. In Desktop das Modul Kontaktmanagement klicken und dann den Menüpunkt Kontakte anklicken.
2.1	161
23.1	162	(% style="list-style-type:circle" %)
47.1	163	* Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.
2.1	164
23.1	165	(% start="2" %)
17.1	166	1. Auf + Icon rechts unten vom Bildschirm klicken
	167
23.1	168	(% style="list-style-type:circle" %)
17.1	169	* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
	170
47.1	171	(% start="3" %)
17.1	172	1. Option Haushalt auswählen
	173
23.1	174	(% style="list-style-type:circle" %)
17.1	175	* Das Eingabeformular zur Person (Haushaltsadresse) wird geöffnet.
45.1	176	* Sind Zusatzfelder vorhanden, dann werden diese in Karteikarten hinter der Haushaltsadresse angezeigt.
17.1	177
47.1	178	(% start="4" %)
	179	1. Eingaben zum Haushalt machen
	180
	181	(% style="list-style-type:circle" %)
	182	* Optional können Sie mit dem + links unten auch ein Haushaltsmitglied hinzufügen. Entweder eine exestierende Person oder Sie legen die Person neu an.
	183
23.1	184	(% start="5" %)
17.1	185	1. Diskette-Icon Speichern anklicken
	186
23.1	187	(% style="list-style-type:circle" %)
17.1	188	* Ein neuer Haushalt wird erstellt.
	189
18.1	190	=== Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts ===
17.1	191
18.1	192	[[image:Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png\|\|height="219" style="float:left" width="841"]]
	193
	194	(% style="margin-left:auto; width:639px" %)
	195	\|=(% style="width: 72px;" %)Nummer\|=(% style="width: 562px;" %)Beschreibung
26.1	196	\|(% style="width:72px" %)1\|(% style="width:562px" %)Über das + Icon hat man die Möglichkeiten, entweder eine weitere Haushaltsadresse oder ein [[Haushaltsmitglied hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltsmitgliedhinzufFCgen]]
27.1	197	\|(% style="width:72px" %)2\|(% style="width:562px" %)Über dieses Icon kann man einen [[Haushalt auflösen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HHaushaltauflF6sen]]
18.1	198
47.1	199	=== Haushaltsmitglied hinzufügen ===
	200
	201	Es gibt zwei unterscheidliche Einsteige um ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt hinzufügen.
	202
	203	* Entweder öffnen Sie den jeweiligen Organisations-Desktop und klicken auf das + Icon und wählen dann Ansprechpartner aus.
	204	* Es gibt aber auch die Möglichkeit bei der Neuanlage einer Organisation einen Ansprechpatern über das + Icon links unten hinzuzufügen.
	205
	206	(% start="1" %)
	207	1. Das Fenster Haushaltsmitglied hinzufügen wird angezeigt.
20.1	208	1. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
	209
23.1	210	(% style="list-style-type:circle" %)
20.1	211	* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
	212
23.1	213	(% start="4" %)
20.1	214	1. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
	215	1. Diskette Icon Speichern klicken
	216
23.1	217	(% style="list-style-type:circle" %)
20.1	218	* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
	219
23.1	220	(% start="6" %)
20.1	221	1. Diskette Icon Speichern klicken
	222
23.1	223	(% style="list-style-type:circle" %)
20.1	224	* Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.
	225
21.1	226	=== Haushalt auflösen ===
20.1	227
47.1	228	Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um ein Haushalt zu finden und den Haushalts-Desktop zu öffnen.
20.1	229
47.1	230	(% style="list-style-type:disc" %)
	231	* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
	232	* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
	233
	234	1. In dem Haushalts-Desktop auf das Icon 3 Personen.
	235
23.1	236	(% style="list-style-type:circle" %)
20.1	237	* Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.
	238
23.1	239	(% start="2" %)
20.1	240	1. Haushaltsmitglied auswählen
	241	1. Grund angeben
	242
23.1	243	(% style="list-style-type:circle" %)
47.1	244	* Die Frage, ob die Person noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird Sie nicht benötigt, dann setzte das System diese automatisch auf inaktiv.
20.1	245
23.1	246	(% start="4" %)
20.1	247	1. Gewünschte Option auswählen
	248	1. Mit Häkchen-Icon bestätigen
	249
23.1	250	(% style="list-style-type:circle" %)
20.1	251	* Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).
	252
23.1	253	(% start="6" %)
20.1	254	1. Diskette Icon Speichern klicken
	255
23.1	256	(% style="list-style-type:circle" %)
20.1	257	* Der Haushalt wird aufgelöst.
	258
	259	(% class="box infomessage" %)
	260	(((
	261	Die Gründe für eine Auflösung eines Haushalts können vielseitig sein, daher befindet sich auch eine Eingabezeile beim Grund. Entweder kann man einen bereits bestehenden Grund aus den bereits vorhandenen Vorschlägen mithilfe des Dropdown Pfeiles wählen. Oder man schreibt einen eigenen Grund hin. Dieser selbstgeschriebene Grund wird dann übrigens in die Auswahlliste mit aufgenommen. Muss man also später wieder einen Haushalt auflösen, ist der selbst eingegebene Grund ebenfalls bei den Vorschlägen aufgelistet, die man mit dem Pfeil ausfahren kann. Gründe für eine Haushaltsauflösung können z.B. sein: Todesfall, Auszug aus dem Haus, Scheidung.
	262	)))
	263
71.1	264	= Weitere Funktionen der Kontakte =
20.1	265
74.1	266	== Zwei Kontakte verbinden ==
72.1	267
	268	Diese Funktion ist nur im Organisations-Desktop möglich. Es muss mindestens 2 Ansprechpartner geben damit man diese verbinden kann.
	269
	270	1. Entsprechenden Organisations-Desktop öffnen.
	271
	272	(% start="2" %)
	273	1. Im unterem Bereich der Kontaktübersicht auf das ovale Icon klicken.
	274
	275	* Die Eingabemaske wird angezeigt. Hier wählen Sie nun die entsprechenden Personen aus.
	276
	277	(% start="3" %)
	278	1. Eingaben tätigen
	279	1. Diskette Icon Speichern klicken
	280
	281	* Ein neuer Kontakttyp ausgewählten Kontakte werden verbunden.
	282
	283	(% class="box infomessage" %)
	284	(((
	285	Verbindet man zwei Ansprechpartner miteinander, kann diese gleichzeitig anschreiben (Brief/E-Mail).
	286	Die Person, die man bei Person 2 angibt, wird im Brief oder in der E-Mail als zweites angesprochen.
	287	)))
	288
37.1	289	== Inaktive Kontakte anzeigen lassen ==
34.1	290
70.1	291	Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png\|\|height="185" style="float:right" width="729"]]
47.1	292
	293	(% style="list-style-type:disc" %)
	294	* Entwedergehen Sie über die Überwsichtsliste aller Kontakte
	295	* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
	296
70.1	297	Im Bereich Kontakte gibt es eine Checkbox für Auch inaktive anzeigen. Indem man das Häkchen an dieser Stelle setzt oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die inaktiven Kontakte ein- oder ausblenden.
34.1	298	Inaktive Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der roten Schrift zu erkennen.
	299
	300
	301
	302
66.1	303	== Kontakt suchen ==
52.1	304
67.1	305	Es gibt die Möglichkeit, nach Kontakten zu suchen. Es kann nach einem Begriff in der Schnellsuche sowie in der Übersichtsliste gesucht werden.
66.1	306
67.1	307	Schnellsuche
	308	Zum einen gibt es die Schnellsuche, die sich für Situationen eignet, in welchen Sie beispielsweise nur einen Buchstaben oder die Anfangsbuchstaben eines Namens/Bezeichnung in Erinnerung rufen können. Anschließend wird Ihnen jede Übereinstimmung im System angeboten. Weitere Informationen zur Schnellsuche finden Sie hier [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].
66.1	309
67.1	310	Übersichtsliste
68.1	311	Eine weitere Möglichkeit um nach einer Person, Organisation oder einem Haushalt zu suchen ist die Übersichtsliste der Kontakte. Hier gibt es auch verschiedene FIltermöglichkeiten. Weitere Informationen zu Übersichtsliste finden Sie [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtslisteallerKontakte]].
67.1	312
	313
34.1	314	== Kontakt bearbeiten ==
	315
47.1	316	Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
	317
	318	(% style="list-style-type:disc" %)
72.1	319	* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
47.1	320	* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
	321
34.1	322	1. Auf das Stift-Icon Bearbeiten im Kontaktmenü klicken
	323
	324	(% style="list-style-type:circle" %)
	325	* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
	326
	327	(% start="2" %)
	328	1. Gewünschte Änderungen vornehmen
	329	1. Auf das Disketten-Icon Speichern klicken
	330
	331	(% style="list-style-type:circle" %)
	332	* Gewünschte Änderungen werden vorgenommen.
	333
	334	== Kontakt löschen ==
	335
75.1	336	Voraussetzung: Ein Kontakt kann nur gelöscht werden, wenn keine weitere Daten mit dem Kontakt verknpüft sind. Bspw. Aktivitäten, Dokumente, Förderungen.
34.1	337
75.1	338	Es gibt zwei unterschiedliche Einsteig um den richtigen Kontakt zu finden.
	339
34.1	340	(% style="list-style-type:circle" %)
75.1	341	* Entwedergehen Sie über die Übersichtsliste aller Kontakte
	342	* Oder Sie Suchen mit einem Begriff in der Schnellsuche
34.1	343
75.1	344	(% start="1" %)
34.1	345	1. Gewünschten Kontakt auswählen
	346
	347	(% style="list-style-type:circle" %)
	348	* Das Menü des Kontaktes wird geöffnet.
	349
75.1	350	(% start="2" %)
34.1	351	1. Unten rechts auf Mülleimer-Icon klicken
	352
	353	(% style="list-style-type:circle" %)
	354	* Das Auswahlfenster, ob man Kontakt wirklich löschen möchte, wird gezeigt.
	355
75.1	356	(% start="3" %)
34.1	357	1. Button Ja anklicken
	358
	359	(% style="list-style-type:circle" %)
75.1	360	* Der Kontakt wird gelöscht. Sollte das löschen nicht möglich sein, dann erscheint eine Meldung mit einer Übersicht welche Daten noch verknpüft sind.
34.1	361
54.1	362	== Lesemodus ==
	363
57.1	364	Es gibt zwei Arten von einem Lesemodus:
54.1	365
56.1	366	* Entweder ist der Desktop zur Bearbeitung gesperrt, wenn ein anderer Benutzer den gleichen Desktop öffnet oder
57.1	367	* der Benutzer hat nur Zugriffsrechte einen Desktop im Lesemodus zu öffnen (der Administrator kann die Einstellung des Lesemodus einrichten). Für Datein die im Filesystem gespeichert werden müssen die Zugriffsrechte im Windows Betriebssystem getätigt werden.
55.1	368
	369	Der Lesemodus zeichnet sich dabei durch folgende Eigenschaften aus:
	370
54.1	371	* Nur Ansicht von Kontakten und Daten möglich
55.1	372	* Weder Änderungen noch Neuanlagen innerhalb des Desktops möglich
54.1	373
76.1	374	== Person als VIP deklarieren ==
69.1	375
76.1	376	Es besteht auch die Möglichkeit, bestimmte Personen nicht für jedermann sichtbar zu machen.
	377	Eine Person als VIP zu deklarieren ist sehr hilfreich, wenn die Daten der Person nicht von allen Benutzern ersichtlich sein dürfen. Sobald diese Person als VIP gekennzeichnet ist, kann sie auch nur noch von denjenigen, die eine VIP Berechtigung besitzen, gesehen werden.
	378	In diesem Fall muss man die Person VIP kennzeichnen. Ist dies erfolgt, können nur noch Benutzer, die eine VIP Berechtigung besitzen, eben diese VIP ansehen.
69.1	379
76.1	380	1. Öffnen Sie den entsprechenden Personen-Desktop.
69.1	381
76.1	382	(% start="2" %)
	383	1. Klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ von irgendeinem Kontakttyp.
69.1	384
76.1	385	(% start="3" %)
	386	1. Bei den Angaben zur Person kann nur die Haken-Setzung VIP getätigt werden.
69.1	387
76.1	388	(% start="4" %)
	389	1. Klicken Sie auf den Button „Speichern“ und Sie gelangen zurück zum Personen-Desktop. Im oberen Bereich des Desktops erscheint die Kennzeichnung „VIP“.
	390
40.1	391	= Zusammenhang zwischen Dokumente und Kontakt =
22.1	392
80.1	393	Dokumente können in der Software entweder in der Datebank oder im Filesystem gespeichert werden. Weitere Informationen zum Einrichten des Ablagepfades (nur durch den Admin) finden Sie hier.
	394
79.1	395	Um zur folgenden Übersicht zu gelangen, muss man zunächst einen Kontakt auswählen. Innerhalb des Kontakt-Desktops gibt es in der oberen Linken Leiste das Mappen-Icon.
	396	Mit einem klick öffnet sich das Fenster der Dokumentenverwaltung für den Kontakt.
29.1	397
	398	[[image:Screenshot (1697).png\|\|height="537" style="float:left" width="716"]]
	399
	400	(% style="margin-left:auto; width:767px" %)
	401	\|=(% style="width: 69px;" %)Nummer\|=(% style="width: 690px;" %)Beschreibung
	402	\|(% style="width:69px" %)1\|(% style="width:690px" %)Über das + Icon werden die 4 möglichen Quellen ausgeklappt, mithilfe derer man sich ein Dokument vorab holen kann. (Siehe Ziffer 3-6).
82.1	403	\|(% style="width:69px" %)2\|(% style="width:690px" %)Über das Brief-Icon kann man das ausgewählte Dokumente mit einer Aktivität als E-Mail [[versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumentausDCbersichtperE-Mailverschicken]].
29.1	404	\|(% style="width:69px" %)3\|(% style="width:690px" %)Wählt man die Option Computer, wird der Explorer des Computers geöffnet, wo man nach Dokumenten suchen kann.
	405	\|(% style="width:69px" %)4\|(% style="width:690px" %)Via der Option Datenbank wird in der Datenbank nach Dokumenten gesucht.
32.1	406	\|(% style="width:69px" %)5\|(% style="width:690px" %)Über die Option Hyperlink kann man einen [[Link beifügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HDokumenthinzufFCgen28Hyperlink2Cusw.29]]. Man kann dem jeweiligen unterlegten Link noch eine Bezeichnung hinzufügen um klarer zu kennzeichnen, wofür der Link möglicherweise ist.
39.1	407	\|(% style="width:69px" %)6\|(% style="width:690px" %)Hierüber bezieht man das Dokument aus einer Dokumentvorlage für einen Brief. Es wird eine TXT-Datei erzeug die später als PDF umgewandelt werden kann.
29.1	408	\|(% style="width:69px" %)7\|(% style="width:690px" %)Klickt man auf Check-Out/Check-In wird je nach derzeitigem Status der Dateiverwaltung ein- oder ausgecheckt. Checkt man das Dokument ein, kann es wieder bearbeitet werden. Nach einem Check out kann man es nicht bearbeiten.
	409	\|(% style="width:69px" %)8\|(% style="width:690px" %)Per Rechtsklick auf die graue Zeile öffnet sich eine Auswahl. Hier kann man das Layout bearbeiten (zusätzliche Spalten anzeigen/entfernen), das veränderte Layout speichern oder zu den Layout Werkeinstellungen zurückspringen.
81.1	410	\|(% style="width:69px" %)9\|(% style="width:690px" %)Dieser Drag and Drop Bereich erscheint wenn Sie einen Datei kopiert haben oder die Datei kann einfach in diesen Bereich hineingezogen werden.
29.1	411
83.1	412
	413
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	427
	428
79.1	429	== Dokument hinzufügen ==
2.1	430
30.1	431	1. In Mein Desktop auf Modul Kontaktmanagement klicken
	432	1. Menüpunkt Kontakte auswählen
2.1	433
29.2	434	(% style="list-style-type:circle" %)
	435	* Die Liste bereits bestehender Kontakte wird geöffnet.
	436
	437	(% start="3" %)
	438	1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
	439
	440	(% style="list-style-type:circle" %)
	441	* Kontaktmenü wird geöffnet.
	442
	443	(% start="4" %)
30.1	444	1. Auf Dokumenten-Icon klicken
29.2	445
	446	(% style="list-style-type:circle" %)
	447	* Das Fenster über die Dokumente des Kontaktes werden geöffnet.
	448
	449	(% start="5" %)
30.1	450	1. Auf + Icon klicken
29.2	451
	452	(% style="list-style-type:circle" %)
	453	* Die 4 Auswahlmöglichkeiten werden ausgeklappt.
	454
	455	(% start="6" %)
83.1	456	1. Gewünschte Möglichkeit wählen und die Datei auswählen.
	457	1. Sofern noch kein Dokument vorhanden war, erscheint das Dokumente-Icon mit einem grünchen Haken.
29.2	458
22.1	459	== Dokument aus Übersicht per E-Mail verschicken ==
2.1	460
82.1	461	1. Auf gewünschtes Dokument in der Übersicht der Dokumente klicken und an den Anfang der Zeile ein Häkchen setzen.
30.1	462	1. Auf das Brief-Icon klicken
6.1	463
30.1	464	(% style="list-style-type:circle" %)
	465	* Die Verbindung mit E-Mail wird hergestellt, wenn noch nicht geschehen.
	466	* Die Eingabemaske für die Erstellung einer E-Mail wird geöffnet.
6.1	467
30.1	468	(% start="3" %)
	469	1. Auf das Büroklammer-Icon oben rechts klicken
6.1	470
30.1	471	(% style="list-style-type:circle" %)
	472	* Das Menü zur Verwaltung der Dokumente wird geöffnet.
	473	* Mit dem grauen kleinen Pfeil wird das Dokument verschiebbar (zwischen den Positionen Dokumente des Desktops und Anhänge der Aktivität)
6.1	474
30.1	475	(% start="4" %)
	476	1. Gewünschtes Dokument via grauem Pfeil nach Anhänge der Aktivität verschieben
	477	1. Auswahl bestätigen
6.1	478
30.1	479	(% style="list-style-type:circle" %)
	480	* Im E-Mail Editor wird ein grünes Häkchen bei der Büroklammer angezeigt.
22.1	481
30.1	482	(% start="6" %)
	483	1. Restliche Eingaben tätigen
	484	1. Mit Disketten Icon speichern
22.1	485
30.1	486	(% style="list-style-type:circle" %)
	487	* Das Dokument wird per E-Mail verschickt.
22.1	488
85.1	489	= Zusatzfelder =
6.1	490
85.1	491	Zusatzfelder können für die Bereiche Person, Organisation, Haushalt oder auch für den Kontakt angelegt werden.
6.1	492
85.1	493	Zusatzfelder helfen weitere Informationen an den verschiedenen Stellen zu verwalten. Diese können auch jederzeit in verschiedenen Liste angezeigt werden.
6.1	494
	495
85.1	496	Weitere Information zur Neuanlage und Bearbeitung der Zusatzfelder finden Sie
8.1	497
	498
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	500
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85.1	509
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78.1	512