010.6 Aktivitäten
Version 140.1 von Katharina Prummer am 2024/10/02 08:01
Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
- Bedeutung von Aktivitäten
- Aktivitätstypen
- Aktivität erstellen
- Aufbau einer Aktivität
- Weitere Funktionen einer Aktivität
- Aktivität weiterleiten
- Aktivität erledigen
- Aktivitätsvorlagen erstellen
- Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten
- Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen
- Aktivität suchen
- Löschvorgang einer Aktivität
Bedeutung von Aktivitäten
Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
Aktivitätstypen
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen. |
| 2 | Die Aktivität Anruf. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert. |
| 3 | Eine Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. |
| 4 | Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden. |
| 5 | In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen. Siehe Kapitel: Anwendungsbeispiel Checkliste |
| 6 | Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden. |
| 7 | Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten. |
| 8 | Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen. |
| 9 | Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten Aktivitätsvorlage erstellen. Per Klick werden alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen angezeigt. |
Aktivität erstellen
- + Icon auswählen
- Die Aktivitätstypen werden gelistet.
- Gewünschte Aktivität auswählen
- Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
- Betreff angeben
- Auf Diskette-Icon Speichern klicken
- Eine neue Aktivität wird erstellt.
Aufbau einer Aktivität
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier kann man eine Aktivität zu einer VIP Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit VIP Berechtigung können diese sehen. |
| 2 | Das Menü der Funktionen einer Aktivität. |
| 3 | Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den Zeitpunkt des Termins. |
| 4 | Hier legt man fest, wann die Wiedervorlage erstellt wird und bei Erinnerung legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte. |
| 5 | Hier bestimmt man die Kategorie einer Aktivität. |
| 6 | Hier kann man die Stiftung auswählen, sofern man das Zusatzmodul Stiftung erworben hat. |
| 7 | Den Bezug kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das Lupen-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. |
| 8 | Hier wird automatisch der Kontakt desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das Lupen-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen. |
| 9 | Wenn sich hier nicht die Telefonnummer automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben. |
| 10 | Der Betreff ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen. |
| 11 | Hier steht der Inhalt einer Aktivität. |
| 12 | Der Sachbearbeiter wird hier generiert. |
| 13 | Möchte man die Aktivität speichern, geht das über das Disketten-Icon Speichern. |
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Weitere Funktionen einer Aktivität
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung. |
| 2 | Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. |
| 3 | Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt weiterleiten. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist. |
| 4 | Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen. Handelt es sich bei der aktuellen Aktivität um eine Folgeaktivität, wird die Vorgängeraktivität in der Historie protokolliert. |
| 5 | Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine Dokumentvorlage mit dem Bereich Aktivität und eigenen Aktivitätsseriendruckfeldern kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als PDF speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken). |
| 6 | Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun. |
Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen
+ Icon unter Aktivitäten anklicken
- Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
- Option Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe auswählen
- Eingabeformular für die Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird geöffnet.
- Pflichtfeld Betreff eingeben
- Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
- Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
- Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
Checkliste erstellen
+ Icon unter Aktivitäten anklicken
Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen"
- Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
- Option Checkliste auswählen
- Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
- Pflichtfeld Betreff eingeben
- Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
- In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
- Thema für Checkliste eingeben
- Auf + Icon klicken
- Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
- Weiteres freies Feld ausfüllen
- Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
- Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. |
| 2 | Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird. |
| 3 | Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen. |
| 4 | Für jede Aktivität stehen mehrere Funktionen zur Verfügung. |
| 5 | Die Kategorie der Aktivität kann sich jeder selbst Kategorien definieren. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht. |
| 6 | Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt. |
| 7 | Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein. |
| 8 | Hier wird der Kontakt angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt. |
| 9 | Die Angaben zum Betreff der Aktivität. |
| 10 | Mit dem +Icon können neuen Checkpunkte der Checkliste hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb. |
| 11 | Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. |
| 12 | Hier wird der Sachbearbeiter angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen. |
| 13 | Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität. |
Brief erstellen
+ Icon unter Aktivitäten anklicken
- Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
- Option Brief auswählen
- Eingabeformular für die Neuanlage eines Briefs wird geöffnet.
- Pflichtfeld Betreff eingeben
- Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
- Optional eine Dokumentvorlage vom Typ Brief auswählen
- Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
- Der Brief wird gespeichert und angelegt.
E-Mail erstellen und versenden
+ Icon unter Aktivitäten anklicken
- Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
- Option E-Mail auswählen
- Eingabeformular für die Neuanlage einer E-Mail wird geöffnet.
- Hat man zuvor eine Signatur erstellt, so wird diese automatisch generiert.
- Pflichtfeld Betreff eingeben
- Pflichtfeld Von ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
- Pflichtfeld An ausfüllen
- Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
- Optional eine Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail auswählen
- Auf Sende-Icon rechts unten versendet man die E-Mail
- Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
- Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
Kontaktauswahl "An" bei E-Mail
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über das Lupen-Icon des Pflichtfelds An gelangt man in den Bereich Kontakte auswählen. |
| 2 | Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden. |
| 3 | Hier kann eine eine beliebige E-Mail-Adresse eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet. |
| 4 | Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das Lupen-Icon machen. |
| 5 | Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern An, CC und BCC zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im CC (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über BCC (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (2) oder einen gesuchten Kontakt (4) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist. |
Aktivität weiterleiten
- In Mein Desktop oder aus den anderen Desktops auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
- Die Aktivität wird geöffnet.
- Weiterleiten Icon oben rechts anklicken
- Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
- Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
- Auswahl mit OK-Button bestätigen
- In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
- Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt.
Aktivität erledigen
- In Mein Desktop oder aus den anderen Desktops auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
- Häkchen bei Erledigt setzen
- Auf Diskette-Icon Speichern klicken
- Die gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt.
- Die gewünschte Aktivität wird somit aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
Aktivitätsvorlagen erstellen
Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
- Begriff Aktivitätsvorlagen in Schnellsuche eingeben
- Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
- Suchergebnis Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen doppelklicken
- Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
- + Icon rechts unten auswählen
- Das Eingabeformular für Neuanlage Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
- Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
- Auf Disketten-Icon Speichern klicken
- Ein Texteditor zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
- Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
- Auf Disketten-Icon Speichern klicken
- Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar. |
| 2 | Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet. |
| 3 | Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt. |
| 4 | Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt. |
| 5 | Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert. |
| 6 | Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen. |
Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen
- In Mein Desktop das + Icon anklicken
- Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
- Auf Option Vorlagen gehen
- Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
- Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
- Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
- Eingaben tätigen
- Auf Disketten Icon Speichern klicken
- Die Aktivität wird erstellt.
Aktivität suchen
- In den Desktop des jeweiligen Moduls wechseln
- In der rechten Hälfte des Desktops im Bereich Aktivitäten das Lupen-Icon anklicken
- In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff (oder auch Kontakt, Datum oder (nicht) erledigte Aktivitäten) eingeben
- Enter-Taste drücken
- Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
Löschvorgang einer Aktivität
Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität
Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
- Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
- Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eine Aktivität löschen
- Einstellung in der Aktivitätsvorlage (Revisionsicherheit) Checkbox Löschen erlaubt = Ja wurde gesetzt
Aktivität löschen
- In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
- Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
- Button Löschen anklicken
- Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.