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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 148.1 von Marco Bauer am 2024/10/11 19:29
Verstecke letzte Bearbeiter
Marco Bauer 2.1 1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
Marco Bauer 47.1 8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
Marco Bauer 2.1 13 = Bedeutung von Aktivitäten =
14
Katharina Prummer 73.1 15 Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
Katharina Prummer 109.1 16
Marco Bauer 2.1 17
Marco Bauer 3.1 18 = Aktivitätstypen =
19
Marco Bauer 80.1 20 [[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
Marco Bauer 3.1 21
Marco Bauer 81.1 22 (% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
Katharina Prummer 100.1 26 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
Marco Bauer 81.1 28 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
Katharina Prummer 100.1 29 Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]
30 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. Auch eine Dokumentvorlage mit Seriendruckfeldern kann hierfür verwendet werden.
Marco Bauer 81.1 31 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
Marco Bauer 3.1 34
Katharina Prummer 139.1 35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
Marco Bauer 3.1 45 = Aktivität erstellen =
46
Marco Bauer 23.1 47 1. **+** Icon auswählen
Marco Bauer 3.1 48
Marco Bauer 15.1 49 (% style="list-style-type:circle" %)
Katharina Prummer 45.1 50 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
Marco Bauer 3.1 51
Marco Bauer 15.1 52 (% start="2" %)
Marco Bauer 3.1 53 1. Gewünschte Aktivität auswählen
54 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
55 1. Betreff angeben
Marco Bauer 15.1 56 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 3.1 57
Marco Bauer 15.1 58 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 3.1 59 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
60
Katharina Prummer 41.1 61 (% class="box infomessage" %)
62 (((
63 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
64 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
65 )))
66
Marco Bauer 78.1 67
Marco Bauer 128.1 68 = Aufbau einer Aktivität =
69
70 [[image:Aufbau_Aktivitaet.png||height="673" style="float:left" width="833"]]
71
72 (% style="margin-left:auto; width:682px" %)
73 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 600px;" %)Beschreibung
Marco Bauer 136.1 74 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:600px" %)Hier kann man eine Aktivität zu einer **VIP **Aktivität machen. Das heißt, nur Kontakte mit [[VIP Berechtigung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] können diese sehen.
Marco Bauer 129.1 75 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:600px" %)Das Menü der [[Funktionen einer Aktivität>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]].
Marco Bauer 133.1 76 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man z.B. in diesem Fall den **Zeitpunkt **des Termins.
Marco Bauer 134.1 77 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:600px" %)Hier legt man fest, wann die **Wiedervorlage **erstellt wird und bei **Erinnerung **legt man den Zeitraum fest, wie viel früher man erinnert werden möchte.
Marco Bauer 130.1 78 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:600px" %)Hier bestimmt man die [[Kategorie>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]] einer Aktivität.
Marco Bauer 131.1 79 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:600px" %)Hier kann man die [[Stiftung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/12%20-%20Modul%20Stiftungen%20-%20Mandantenverwaltung/030.1%20Stiftungen/#HStiftungenimAllgemeinen]] auswählen, sofern man das Zusatzmodul **Stiftung **erworben hat.
Marco Bauer 147.1 80 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:600px" %)(((
81 Hier wird der **Bezug **einer Aktivität gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
82
83 Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
84
85 Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
86
87 Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
88 )))
Marco Bauer 132.1 89 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:600px" %)Hier  wird automatisch der **Kontakt **desjenigen generiert, der gerade mit dem Account arbeitet. Über das **Lupen**-Icon kann man aber auch nach einem anderen Kontakt suchen.
90 |(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:600px" %)Wenn sich hier nicht die **Telefonnummer **automatisch generiert, kann man auch eine andere eingeben.
91 |(% style="width:78px" %)**10**|(% style="width:600px" %)Der **Betreff **ist ein Pflichtfeld und wird hier eingetragen.
92 |(% style="width:78px" %)**11**|(% style="width:600px" %)Hier steht der **Inhalt **einer Aktivität.
93 |(% style="width:78px" %)**12**|(% style="width:600px" %)Der **Sachbearbeiter** wird hier generiert.
94 |(% style="width:78px" %)**13**|(% style="width:600px" %)Möchte man die **Aktivität speichern**, geht das über das **Disketten**-Icon Speichern.
Marco Bauer 128.1 95
96 xx
97
98
99
100
101
102
103
Marco Bauer 78.1 104 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
105
Marco Bauer 146.1 106 [[image:Weitere_Funktionen_einer_Aktivitaet.png||alt="Screenshot (968).png" height="230" width="907"]]
Marco Bauer 78.1 107
Marco Bauer 146.1 108 (% style="width:908px" %)
Marco Bauer 78.1 109 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
110 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
111 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
112 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
113 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
Katharina Prummer 109.1 114 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was alles mit dieser Aktivität passiert ist.
Marco Bauer 121.1 115 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button **Weitergeleitet Aktivitäten **angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche [[Einstellungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]] in **Mein Desktop** getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
Marco Bauer 78.1 116 )))
Marco Bauer 92.1 117 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.
Katharina Prummer 100.1 118 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)(((
Marco Bauer 104.1 119 Wenn man auf dieses Icon klickt, öffnet sich die Druckausgabe. Ab Version 24.1 ist folgendes Feature verfügbar. Eine  [[Dokumentvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentvorlagenerstellen]] mit dem Bereich Aktivität und eigenen[[ Aktivitätsseriendruckfeldern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/Seriendruckfelder/]] kann im System hinterlegt werden welche mit Klick auf den Button Ausgabe als Textcontrol-Datei zum weiteren bearbeiten geöffnet wird. Diese kann man auch als **PDF **speichern oder ausdrucken (Über Datei links oben und dann auf Drucken).
Katharina Prummer 100.1 120 )))
Marco Bauer 78.1 121 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
Marco Bauer 146.1 122 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:830px" %)Den **Bezug **kann man hier festlegen. Befindet man sich z.B. wie hier in einer Förderung, so wird der Bezug zu ihr automatisch generiert. Über das **Lupen**-Icon kann man auch nach einem anderen Bezug suchen. Es kann nur einen Bezug pro Bezugsart geben.
Marco Bauer 78.1 123
Marco Bauer 104.1 124 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
125
126 1. (((
127 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
128 )))
129
130 (% style="list-style-type:circle" %)
131 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
132
133 (% start="2" %)
134 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
135
136 (% style="list-style-type:circle" %)
137 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
138
139 (% start="3" %)
140 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
141 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
142 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
143
144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
146
Marco Bauer 9.1 147 == Checkliste erstellen ==
Marco Bauer 2.1 148
Marco Bauer 9.1 149 1. (((
150 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
151
152 (((
Marco Bauer 5.1 153 (% style="float:right" %)
154 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
155 )))
Marco Bauer 9.1 156 )))
Marco Bauer 5.1 157
Marco Bauer 15.1 158 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 159 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
160
Marco Bauer 15.1 161 (% start="2" %)
Marco Bauer 5.1 162 1. Option **Checkliste** auswählen
163
Marco Bauer 15.1 164 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 165 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
166
Marco Bauer 15.1 167 (% start="3" %)
Marco Bauer 5.1 168 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
169 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
170 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
171 1. Thema für Checkliste eingeben
172 1. Auf **+** Icon klicken
173
Marco Bauer 15.1 174 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 175 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
176
Marco Bauer 15.1 177 (% start="8" %)
Marco Bauer 5.1 178 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
Marco Bauer 38.1 179 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
Marco Bauer 5.1 180
Marco Bauer 15.1 181 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 182 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
183
Marco Bauer 93.1 184 {{info}}
Marco Bauer 94.1 185 Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.
Katharina Prummer 101.1 186 Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben. Auf diese Weise kann man eine optische Strukturierung vornehmen, besonders wenn die Checkliste viele Punkte enthält.
Marco Bauer 93.1 187 {{/info}}
188
Marco Bauer 117.1 189 [[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="536" style="float:left" width="567"]]
Marco Bauer 2.1 190
Marco Bauer 6.1 191 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
192 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
Katharina Prummer 110.1 193 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen.
Marco Bauer 87.1 194 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
Marco Bauer 122.1 195 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte. Hierzu trägt man die gewünschte Uhrzeit in die Wiedervorlage ein. Wie viele Minuten im Voraus man erinnert werden möchte, wählt man bei der Auswahlliste bei Erinnerung aus. Wenn nun der Zeitpunkt der Erinnerung erreicht wird, wird ein Erinnerungsfenster eingeblendet. Hier kann man z.B. auswählen, ob man nach einem gewissen Zeitraum erneut erinnert werden möchte oder man kann auf die Aktivität, an die erinnert wurde und die nun angezeigt wird, doppelklicken um diese zu öffnen.
Marco Bauer 88.1 196 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.
Marco Bauer 87.1 197 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.
Katharina Prummer 110.1 198 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung im Stiftungs-Desktop angezeigt.
Marco Bauer 87.1 199 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
Katharina Prummer 110.1 200 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben. Abhängig davon, von welchem Ort aus die Aktivität erstellt wird, können bereits passende Kontakte vorgeschlagen werden. Es ist jedoch jederzeit möglich, nach Kontakten zu suchen und auszuwählen. Die Aktivität wird anschließend auf dem Desktop jedes zugeordneten Kontakts angezeigt.
Marco Bauer 86.1 201 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
202 |(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.
Katharina Prummer 110.1 203 |(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Die **Bezeichnung** ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
Marco Bauer 89.1 204 |(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.
Marco Bauer 86.1 205 |(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
Marco Bauer 2.1 206
Katharina Prummer 39.1 207 == Brief erstellen ==
Katharina Prummer 37.1 208
Marco Bauer 38.1 209 1. (((
210 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
211 )))
Marco Bauer 2.1 212
Marco Bauer 38.1 213 (% style="list-style-type:circle" %)
214 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
Marco Bauer 2.1 215
Marco Bauer 38.1 216 (% start="2" %)
217 1. Option **Brief** auswählen
Katharina Prummer 37.1 218
Marco Bauer 38.1 219 (% style="list-style-type:circle" %)
220 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
221
222 (% start="3" %)
223 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
224 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
Katharina Prummer 41.1 225 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
Marco Bauer 38.1 226 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
227
228 (% style="list-style-type:circle" %)
229 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
230
Katharina Prummer 41.1 231 == E-Mail erstellen und versenden ==
Katharina Prummer 37.1 232
Marco Bauer 38.1 233 1. (((
234 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
235 )))
Katharina Prummer 37.1 236
Marco Bauer 38.1 237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
Katharina Prummer 37.1 239
Marco Bauer 38.1 240 (% start="2" %)
241 1. Option **E-Mail** auswählen
Katharina Prummer 37.1 242
Marco Bauer 38.1 243 (% style="list-style-type:circle" %)
244 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
Katharina Prummer 145.1 245 * Hat man zuvor eine **Signatur **[[erstellt>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HEinstellungendesDesktops]], so wird diese automatisch beigefügt.
Katharina Prummer 37.1 246
Marco Bauer 38.1 247 (% start="3" %)
248 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
Katharina Prummer 41.1 249 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
Marco Bauer 70.1 250 1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
Marco Bauer 38.1 251 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
Marco Bauer 123.1 252 1. Optional eine **Dokumentenvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
Katharina Prummer 57.1 253 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
Marco Bauer 38.1 254 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
255
256 (% style="list-style-type:circle" %)
257 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
258
Marco Bauer 67.1 259 (% class="box infomessage" %)
260 (((
Katharina Prummer 103.1 261 Manchmal fügt man einer Aktivität mit vom Typ E-Mail einen Anhang hinzu, welches aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
Marco Bauer 67.1 262
Katharina Prummer 103.1 263 Wenn man diese Aktivität mit Anhang verschickt, dann werden die Anhänge nur bei der Aktivitäten angezeigt.
264 In den Desktops werden die Anhänge nicht angezeigt.
Marco Bauer 67.1 265 )))
266
Marco Bauer 105.1 267 == Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ==
Marco Bauer 68.1 268
269 [[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
270
271 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
272 |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
273 |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
Katharina Prummer 111.1 274 |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
275 |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Hier kann eine eine beliebige **E-Mail-Adresse** eingetragen werden, ohne dass ein Kontakt ausgewählt werden muss. In diesem Fall wird die Aktivität keinem spezifischen Kontakt zugeordnet.
Katharina Prummer 71.1 276 |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
Marco Bauer 127.1 277 |(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Manchmal ist es nicht gewünscht, die E-Mail an alle Empfänger direkt zu senden. Daher besteht hier die Möglichkeit, zwischen den Reitern **An**, **CC** und **BCC** zu wechseln. So kann nach und nach festgelegt werden, wer die E-Mail direkt erhalten soll, wer im **CC** (Kopie) stehen soll und wer sie nur diskret über **BCC** (Blindkopie) erhält. Hierzu muss man zuerst in die gewünschte Karteikarte wechseln (An, CC oder BCC) und dann aus den vorgeschlagenen Kontakten (**2**) oder einen gesuchten Kontakt (**4**) wählen, den man dann über den Pfeil als Empfänger für An, CC oder BCC zuweist.
Marco Bauer 68.1 278
Katharina Prummer 140.1 279
280
281
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284
285
286
287
288
Katharina Prummer 46.1 289 = Aktivität weiterleiten =
290
Marco Bauer 47.1 291 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
Katharina Prummer 46.1 292
293 (% style="list-style-type:circle" %)
294 * Die Aktivität wird geöffnet.
295
296 (% start="2" %)
Katharina Prummer 108.1 297 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken
Katharina Prummer 46.1 298
299 (% style="list-style-type:circle" %)
300 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
301
302 (% start="3" %)
Katharina Prummer 141.1 303 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen.
304 1. Es kann auch ein **Weiterleitungsvermerk **beigefügt werden. Dies ist eine **Nachricht an **den **Mitarbeiter**, an den man die Aktivität weiterleitet.
305 Kann man z.B. verwenden, um den anderen Mitarbeiter auf etwas bezüglich der Aktivität hinzuweisen.
Katharina Prummer 46.1 306 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
307
Marco Bauer 118.1 308 (% style="list-style-type:circle" %)
Katharina Prummer 142.1 309 * Die Aktivität erscheint im Mein Desktop beim neuen Sachbearbeiter
Katharina Prummer 141.1 310 * Die Aktivität kann (wenn im Mein Desktop eingestellt ist) als Pop-Up beim neuen Sachbearbeiter erscheinen
Marco Bauer 118.1 311 * In der Übersicht der Aktivitäten des Desktops wird nun bei Sachbearbeiter der Sachbearbeiter angezeigt, zu dem man weitergeleitet hat.
Katharina Prummer 141.1 312 * Die Schriftstärke der Aktivität in der Übersicht wird auf fett gesetzt, da noch nicht gelesen
Marco Bauer 118.1 313
Katharina Prummer 46.1 314 = Aktivität erledigen =
315
Katharina Prummer 113.1 316 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
Katharina Prummer 46.1 317 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
318 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
319
320 (% style="list-style-type:circle" %)
Katharina Prummer 143.1 321 * Die gewünschte Aktivität wird als **erledigt **gezeigt und ist nicht mehr in "Mein Desktop" zu sehen
322 * In den Desktops wird die gewünschte Aktivität wird aus der Übersicht der offenen Aktivitäten entfernt.
Katharina Prummer 46.1 323
Marco Bauer 119.1 324 (% class="box infomessage" %)
325 (((
Katharina Prummer 143.1 326 Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann man **über **die **Checkbox "erledigt"** die Aktivitäten einsehen.
Marco Bauer 119.1 327 )))
328
Marco Bauer 22.1 329 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
330
Katharina Prummer 26.1 331 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
332 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
333
Marco Bauer 23.1 334 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
Katharina Prummer 112.1 335
Marco Bauer 22.1 336 )))
337
338 (% style="list-style-type:circle" %)
339 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
340
341 (% start="2" %)
342 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
343
344 (% style="list-style-type:circle" %)
345 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
346
347 (% start="3" %)
348 1. **+** Icon rechts unten auswählen
349
350 (% style="list-style-type:circle" %)
351 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
352
353 (% start="4" %)
354 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
Marco Bauer 23.1 355 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 22.1 356
357 (% style="list-style-type:circle" %)
358 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
359
360 (% start="6" %)
361 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
Marco Bauer 23.1 362 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 22.1 363
364 (% style="list-style-type:circle" %)
365 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
366
Marco Bauer 90.1 367 = Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =
368
Marco Bauer 120.1 369 [[image:Aktivitaetsvorlagen_Version2.png||alt="Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png" height="374" style="float:left" width="883"]]
Marco Bauer 90.1 370
371 (% style="margin-left:auto; width:631px" %)
372 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung
373 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.
374 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.
375 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
376 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.
377 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.
Marco Bauer 120.1 378 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:549px" %)Wenn man möchte, dass man die Aktivitätsvorlage löschen kann, setzt man an dieser Stelle ein Häkchen.
Marco Bauer 90.1 379
Marco Bauer 31.1 380 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
381
Marco Bauer 34.1 382 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
Marco Bauer 31.1 383
Marco Bauer 34.1 384 (% style="list-style-type:circle" %)
385 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
Marco Bauer 31.1 386
Marco Bauer 34.1 387 (% start="2" %)
388 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
Marco Bauer 31.1 389
Marco Bauer 34.1 390 (% style="list-style-type:circle" %)
391 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
Marco Bauer 31.1 392
Marco Bauer 34.1 393 (% start="3" %)
394 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
Marco Bauer 31.1 395
Marco Bauer 34.1 396 (% style="list-style-type:circle" %)
397 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
Marco Bauer 31.1 398
Marco Bauer 34.1 399 (% start="4" %)
400 1. Eingaben tätigen
401 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 31.1 402
Marco Bauer 34.1 403 (% style="list-style-type:circle" %)
404 * Die Aktivität wird erstellt.
Marco Bauer 31.1 405
Marco Bauer 53.1 406 = Aktivität suchen =
407
Marco Bauer 64.1 408 1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
Marco Bauer 55.1 409 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
Marco Bauer 148.1 410 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben. Alternativ kann man auch einen Begriff eingeben, der z.B. in einer Aktivität vom Typ E-Mail irgendwo in der E-Mail steht.
411 Die Suche kann also nach dem Betreff oder in z.B. einer E-Mail verwendeten Wörtern suchen
Marco Bauer 54.1 412 1. **Enter**-Taste drücken
Marco Bauer 53.1 413
Marco Bauer 54.1 414 (% style="list-style-type:circle" %)
415 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
416
Marco Bauer 64.1 417 (% class="box infomessage" %)
418 (((
Marco Bauer 65.1 419 Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
Marco Bauer 64.1 420 )))
421
Marco Bauer 14.1 422 = Löschvorgang einer Aktivität =
Marco Bauer 13.1 423
424 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
425
426 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
427
Katharina Prummer 40.1 428 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
Katharina Prummer 115.1 429 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eine Aktivität löschen
Katharina Prummer 59.1 430 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
Marco Bauer 13.1 431
Marco Bauer 52.1 432 (% class="box infomessage" %)
433 (((
Marco Bauer 91.1 434 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt.
435 Wenn man die Maus über das **!**-Icon bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
Katharina Prummer 59.1 436
Marco Bauer 51.1 437 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
438
439 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
Katharina Prummer 60.1 440 * es sich um eine Folgeaktivität
Marco Bauer 51.1 441 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
Marco Bauer 64.1 442 * eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
443 * eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
Marco Bauer 52.1 444 )))
Marco Bauer 51.1 445
Marco Bauer 52.1 446
Marco Bauer 14.1 447 == Aktivität löschen ==
Marco Bauer 10.1 448
Marco Bauer 11.1 449 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
Marco Bauer 10.1 450
Marco Bauer 15.1 451 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 11.1 452 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
Marco Bauer 10.1 453
Marco Bauer 15.1 454 (% start="2" %)
Marco Bauer 11.1 455 1. Button **Löschen **anklicken
Marco Bauer 10.1 456
Marco Bauer 15.1 457 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 11.1 458 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.