Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 16.1 von Marco Bauer am 2023/10/27 18:36

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
	8	= Bedeutung von Aktivitäten =
	9
	10	Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
	11	Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
	12	Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.
	13
	14
	15	= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
	16
	17	[[image:Mein_Desktop.png\|\|height="469" style="float:left" width="809"]]
	18
	19	(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
	20	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
	21	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem Hilfe und Infos zum Programm aus
	22	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:594px" %)Der Reiter Kontaktmanagement
	23	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:594px" %)Eine neue __Aktivität erstellen__
	24	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:594px" %)Zur __Kalenderansicht __wechseln.
	25	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität suchen
	26	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:594px" %)Aktivitäten aktualisieren
	27	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:594px" %)Aktivitäten anderer Kontakte anzeigen lassen
	28	\|(% style="width:77px" %)8\|(% style="width:594px" %)Aktivitäten weiterleiten oder weitergeleitete Aktivitäten anzeigen lassen.
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	30
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	35
3.1	36	= Kalenderansicht =
2.1	37
3.1	38	[[image:Kalender_Ansicht.png\|\|height="407" style="float:left" width="728"]]
2.1	39
3.1	40	(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
	41	\|=(% style="width: 68px;" %)Nummer\|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
	42	\|(% style="width:68px" %)1\|(% style="width:678px" %)Zwischen Kalender- und Listenansicht wechseln.
	43	\|(% style="width:68px" %)2\|(% style="width:678px" %)Gewünschte Zeiteinheit, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
	44	\|(% style="width:68px" %)3\|(% style="width:678px" %)Aktuell anvisierter Zeitabschnitt im Kalender.
	45	\|(% style="width:68px" %)4\|(% style="width:678px" %)Monatsbeschriftung am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
	46	\|(% style="width:68px" %)5\|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des nicht ausgewählten Monats.
	47	\|(% style="width:68px" %)6\|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des ausgewählten Monats.
	48	\|(% style="width:68px" %)7\|(% style="width:678px" %)Ausgewählter Kalendertag.
	49	\|(% style="width:68px" %)8\|(% style="width:678px" %)In den Kalender eingefügte Aktivität.
2.1	50
3.1	51
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	68
3.1	69	= Aktivitätstypen =
	70
4.1	71	[[image:Aktivitäten_Optionen.png\|\|height="408" style="float:left" width="319"]]
3.1	72
	73	(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
	74	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
	75	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:1080px" %)Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen.
	76	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert.
	77	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
	78	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt.
	79	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen.
	80	Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: __Aktivität Checkliste__).
	81	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen.
	82	\|(% style="width:78px" %)7\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten.
	83	\|(% style="width:78px" %)8\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen.
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15.1	91
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3.1	98	= Aktivität erstellen =
	99
	100	1. + Symbol auswählen
	101
15.1	102	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	103	* Die Aktivitäten werden gelistet.
	104
15.1	105	(% start="2" %)
3.1	106	1. Gewünschte Aktivität auswählen
	107	1. Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
	108	1. Betreff angeben
15.1	109	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
3.1	110
15.1	111	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	112	* Eine neue Aktivität wird erstellt.
	113
2.1	114	xx
	115
3.1	116	= Anwendungsbeispiel Checkliste =
2.1	117
9.1	118	== Checkliste erstellen ==
2.1	119
9.1	120	1. (((
	121	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	122
	123	(((
5.1	124	(% style="float:right" %)
	125	[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png\|\|height="278" width="485"]]
	126	)))
9.1	127	)))
5.1	128
15.1	129	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	130	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
	131
15.1	132	(% start="2" %)
5.1	133	1. Option Checkliste auswählen
	134
15.1	135	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	136	* Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
	137
15.1	138	(% start="3" %)
5.1	139	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	140	1. Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
	141	1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
	142	1. Thema für Checkliste eingeben
	143	1. Auf + Icon klicken
	144
15.1	145	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	146	* Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
	147
15.1	148	(% start="8" %)
5.1	149	1. Weiteres freies Feld ausfüllen
	150	1. Auf Disketten-Icon rechts unten klicken
	151
15.1	152	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	153	* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
	154
12.1	155	(% class="box infomessage" %)
	156	(((
	157	Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine Aktivitätsvorlage erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
	158	Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
	159	)))
	160
3.1	161	== Checkliste in der Übersicht ==
2.1	162
6.1	163	[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png\|\|height="535" style="float:left" width="564"]]
2.1	164
6.1	165	(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
	166	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
	167	\|(% style="width:75px" %)0\|(% style="width:840px" %)Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
	168	Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
	169	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:840px" %)Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
	170	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:840px" %)Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
	171	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:840px" %)Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird.
	172	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde.
	173	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
	174	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:840px" %)Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld.
	175	\|(% style="width:75px" %)7\|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
	176	\|(% style="width:75px" %)8\|(% style="width:840px" %)Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
	177	\|(% style="width:75px" %)9\|(% style="width:840px" %)Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität.
2.1	178
3.1	179
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6.1	187
2.1	188	xx
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10.1	192	= Bearbeitung einer Aktivität =
2.1	193
10.1	194	[[image:Screenshot (968).png\|\|height="325" style="float:left" width="576"]]
2.1	195
10.1	196	(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
	197	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
	198	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:830px" %)Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen.
	199	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:830px" %)Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen.
	200	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:830px" %)Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt weiterleiten.
	201	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen.
	202	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:830px" %)Eine Druckansicht zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
	203	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:830px" %)Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun.
2.1	204
	205
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10.1	207
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15.1	216
14.1	217	= Aktivität erledigen =
10.1	218
15.1	219	1. Gewünschte Aktivität in Mein Desktop auswählen und öffnen
	220	1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Nummer 4: __Aktivität Übersicht (Beispiel Checkliste)__)
	221	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
13.1	222
15.1	223	(% style="list-style-type:circle" %)
13.1	224	* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
	225
14.1	226	= Löschvorgang einer Aktivität =
13.1	227
	228	== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
	229
	230	Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
	231
	232	* Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
	233	* Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eben diese Aktivität löschen
	234
	235	(% class="box infomessage" %)
	236	(((
	237	Das Löschen von Aktivitäten kann man schon beim Schritt der Aktivitätsvorlagen steuern.
	238	In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten nur noch für den base4IT-Support möglich machen:
	239	- Entsprechende Checkbox setzen (Revisionssicherheit)
	240	- Checkbox Löschen erlaubt = Nein wurde gesetzt
	241	)))
	242
	243
	244
14.1	245	== Aktivität löschen ==
10.1	246
11.1	247	1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
10.1	248
15.1	249	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	250	* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
10.1	251
15.1	252	(% start="2" %)
11.1	253	1. Button Löschen anklicken
10.1	254
15.1	255	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	256	* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
10.1	257
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3.1	272	xx
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