Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 26.1 von Katharina Prummer am 2023/11/03 09:33

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
	8	= Bedeutung von Aktivitäten =
	9
	10	Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
	11	Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
	12	Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.
	13
	14
3.1	15	= Aktivitätstypen =
	16
4.1	17	[[image:Aktivitäten_Optionen.png\|\|height="408" style="float:left" width="319"]]
3.1	18
	19	(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
	20	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
	21	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:1080px" %)Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen.
	22	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert.
	23	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
	24	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt.
	25	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen.
19.1	26	Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
3.1	27	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen.
	28	\|(% style="width:78px" %)7\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten.
	29	\|(% style="width:78px" %)8\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen.
	30
	31
	32
	33
	34
	35
	36
15.1	37
	38
	39
21.1	40
3.1	41	= Aktivität erstellen =
	42
23.1	43	1. + Icon auswählen
3.1	44
15.1	45	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	46	* Die Aktivitäten werden gelistet.
	47
15.1	48	(% start="2" %)
3.1	49	1. Gewünschte Aktivität auswählen
	50	1. Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
	51	1. Betreff angeben
15.1	52	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
3.1	53
15.1	54	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	55	* Eine neue Aktivität wird erstellt.
	56
2.1	57	xx
	58
3.1	59	= Anwendungsbeispiel Checkliste =
2.1	60
9.1	61	== Checkliste erstellen ==
2.1	62
9.1	63	1. (((
	64	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	65
	66	(((
5.1	67	(% style="float:right" %)
	68	[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png\|\|height="278" width="485"]]
	69	)))
9.1	70	)))
5.1	71
15.1	72	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	73	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
	74
15.1	75	(% start="2" %)
5.1	76	1. Option Checkliste auswählen
	77
15.1	78	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	79	* Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
	80
15.1	81	(% start="3" %)
5.1	82	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	83	1. Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
	84	1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
	85	1. Thema für Checkliste eingeben
	86	1. Auf + Icon klicken
	87
15.1	88	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	89	* Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
	90
15.1	91	(% start="8" %)
5.1	92	1. Weiteres freies Feld ausfüllen
	93	1. Auf Disketten-Icon rechts unten klicken
	94
15.1	95	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	96	* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
	97
12.1	98	(% class="box infomessage" %)
	99	(((
	100	Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine Aktivitätsvorlage erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
24.1	101	Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
12.1	102	)))
	103
3.1	104	== Checkliste in der Übersicht ==
2.1	105
6.1	106	[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png\|\|height="535" style="float:left" width="564"]]
2.1	107
6.1	108	(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
	109	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
	110	\|(% style="width:75px" %)0\|(% style="width:840px" %)Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
	111	Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
	112	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:840px" %)Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
	113	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:840px" %)Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
	114	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:840px" %)Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird.
	115	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde.
	116	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
	117	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:840px" %)Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld.
	118	\|(% style="width:75px" %)7\|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
	119	\|(% style="width:75px" %)8\|(% style="width:840px" %)Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
	120	\|(% style="width:75px" %)9\|(% style="width:840px" %)Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität.
2.1	121
	122	xx
	123
	124
	125
10.1	126	= Bearbeitung einer Aktivität =
2.1	127
10.1	128	[[image:Screenshot (968).png\|\|height="325" style="float:left" width="576"]]
2.1	129
10.1	130	(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
	131	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
	132	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:830px" %)Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen.
	133	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:830px" %)Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen.
	134	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:830px" %)Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt weiterleiten.
	135	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen.
	136	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:830px" %)Eine Druckansicht zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
	137	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:830px" %)Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun.
2.1	138
	139
	140
10.1	141
	142
	143
	144
	145
	146
21.1	147
	148
26.1	149
	150
	151
22.1	152	= Aktivitätsvorlagen erstellen =
	153
26.1	154	Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
	155	Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
	156
23.1	157	1. Begriff Aktivitätsvorlagen in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
22.1	158	(% style="float:right" %)
	159	[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png\|\|height="294" width="519"]]
	160	)))
	161
	162	(% style="list-style-type:circle" %)
	163	* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
	164
	165	(% start="2" %)
	166	1. Suchergebnis Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen doppelklicken
	167
	168	(% style="list-style-type:circle" %)
	169	* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
	170
	171	(% start="3" %)
	172	1. + Icon rechts unten auswählen
	173
	174	(% style="list-style-type:circle" %)
	175	* Das Eingabeformular für Neuanlage Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
	176
	177	(% start="4" %)
	178	1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
23.1	179	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	180
	181	(% style="list-style-type:circle" %)
	182	* Ein Texteditor zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
	183
	184	(% start="6" %)
	185	1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
23.1	186	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	187
	188	(% style="list-style-type:circle" %)
	189	* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
	190
	191
	192
	193
14.1	194	= Aktivität erledigen =
10.1	195
15.1	196	1. Gewünschte Aktivität in Mein Desktop auswählen und öffnen
21.1	197	1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Ziffer 4: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
15.1	198	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
13.1	199
15.1	200	(% style="list-style-type:circle" %)
13.1	201	* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
	202
14.1	203	= Löschvorgang einer Aktivität =
13.1	204
	205	== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
	206
	207	Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
	208
	209	* Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
	210	* Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eben diese Aktivität löschen
	211
	212	(% class="box infomessage" %)
	213	(((
	214	Das Löschen von Aktivitäten kann man schon beim Schritt der Aktivitätsvorlagen steuern.
	215	In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten nur noch für den base4IT-Support möglich machen:
	216	- Entsprechende Checkbox setzen (Revisionssicherheit)
	217	- Checkbox Löschen erlaubt = Nein wurde gesetzt
	218	)))
	219
	220
	221
14.1	222	== Aktivität löschen ==
10.1	223
11.1	224	1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
10.1	225
15.1	226	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	227	* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
10.1	228
15.1	229	(% start="2" %)
11.1	230	1. Button Löschen anklicken
10.1	231
15.1	232	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	233	* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
10.1	234
11.1	235	xxx
	236
	237
	238
	239
	240
	241
	242
3.1	243	xx
2.1	244
3.1	245
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2.1	253	xx
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