Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 33.1 von Marco Bauer am 2023/11/03 11:36

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
	8	= Bedeutung von Aktivitäten =
	9
	10	Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
	11	Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
	12	Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.
	13
	14
3.1	15	= Aktivitätstypen =
	16
4.1	17	[[image:Aktivitäten_Optionen.png\|\|height="408" style="float:left" width="319"]]
3.1	18
	19	(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
	20	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
	21	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:1080px" %)Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen.
	22	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert.
	23	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
	24	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt.
	25	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen.
19.1	26	Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
3.1	27	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen.
	28	\|(% style="width:78px" %)7\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten.
	29	\|(% style="width:78px" %)8\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen.
	30
	31
	32
	33
	34	= Aktivität erstellen =
	35
23.1	36	1. + Icon auswählen
3.1	37
15.1	38	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	39	* Die Aktivitäten werden gelistet.
	40
15.1	41	(% start="2" %)
3.1	42	1. Gewünschte Aktivität auswählen
	43	1. Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
	44	1. Betreff angeben
15.1	45	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
3.1	46
15.1	47	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	48	* Eine neue Aktivität wird erstellt.
	49
2.1	50	xx
	51
3.1	52	= Anwendungsbeispiel Checkliste =
2.1	53
9.1	54	== Checkliste erstellen ==
2.1	55
9.1	56	1. (((
	57	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	58
	59	(((
5.1	60	(% style="float:right" %)
	61	[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png\|\|height="278" width="485"]]
	62	)))
9.1	63	)))
5.1	64
15.1	65	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	66	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
	67
15.1	68	(% start="2" %)
5.1	69	1. Option Checkliste auswählen
	70
15.1	71	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	72	* Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
	73
15.1	74	(% start="3" %)
5.1	75	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	76	1. Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
	77	1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
	78	1. Thema für Checkliste eingeben
	79	1. Auf + Icon klicken
	80
15.1	81	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	82	* Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
	83
15.1	84	(% start="8" %)
5.1	85	1. Weiteres freies Feld ausfüllen
	86	1. Auf Disketten-Icon rechts unten klicken
	87
15.1	88	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	89	* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
	90
12.1	91	(% class="box infomessage" %)
	92	(((
	93	Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine Aktivitätsvorlage erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
24.1	94	Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
12.1	95	)))
	96
3.1	97	== Checkliste in der Übersicht ==
2.1	98
6.1	99	[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png\|\|height="535" style="float:left" width="564"]]
2.1	100
6.1	101	(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
	102	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
	103	\|(% style="width:75px" %)0\|(% style="width:840px" %)Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
	104	Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
	105	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:840px" %)Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
	106	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:840px" %)Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
	107	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:840px" %)Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird.
	108	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde.
	109	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
	110	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:840px" %)Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld.
	111	\|(% style="width:75px" %)7\|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
	112	\|(% style="width:75px" %)8\|(% style="width:840px" %)Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
	113	\|(% style="width:75px" %)9\|(% style="width:840px" %)Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität.
2.1	114
	115	xx
	116
	117
	118
27.1	119	= Weitere Funktionen einer Aktivität =
2.1	120
10.1	121	[[image:Screenshot (968).png\|\|height="325" style="float:left" width="576"]]
2.1	122
10.1	123	(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
	124	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
28.1	125	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:830px" %)Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
	126	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:830px" %)Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
	127	Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
	128	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:830px" %)(((
32.1	129	Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
30.1	130	Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
28.1	131	)))
10.1	132	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen.
	133	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:830px" %)Eine Druckansicht zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
	134	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:830px" %)Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun.
2.1	135
	136
	137
10.1	138
	139
	140
	141
22.1	142	= Aktivitätsvorlagen erstellen =
	143
26.1	144	Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
	145	Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
	146
23.1	147	1. Begriff Aktivitätsvorlagen in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
22.1	148	(% style="float:right" %)
	149	[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png\|\|height="294" width="519"]]
	150	)))
	151
	152	(% style="list-style-type:circle" %)
	153	* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
	154
	155	(% start="2" %)
	156	1. Suchergebnis Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen doppelklicken
	157
	158	(% style="list-style-type:circle" %)
	159	* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
	160
	161	(% start="3" %)
	162	1. + Icon rechts unten auswählen
	163
	164	(% style="list-style-type:circle" %)
	165	* Das Eingabeformular für Neuanlage Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
	166
	167	(% start="4" %)
	168	1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
23.1	169	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	170
	171	(% style="list-style-type:circle" %)
	172	* Ein Texteditor zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
	173
	174	(% start="6" %)
	175	1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
23.1	176	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	177
	178	(% style="list-style-type:circle" %)
	179	* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
	180
31.1	181	= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
	182
	183	In Mein Desktop das + Icon anklicken
	184
	185	Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
	186
	187	Auf Option Vorlagen gehen
	188
	189	Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
	190
	191	Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
	192
	193	Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
	194
	195	Eingaben tätigen
	196
	197	Auf Disketten Icon Speichern klicken
	198
	199	Die Aktivität wird erstellt.
	200
	201	= Aktivität weiterleiten =
	202
	203	In mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
	204
	205	Die Aktivität wird geöffnet.
	206
33.1	207	Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
31.1	208
	209	Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
	210
	211	Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
	212
	213	Auswahl mit OK-Button bestätigen
	214
14.1	215	= Aktivität erledigen =
10.1	216
15.1	217	1. Gewünschte Aktivität in Mein Desktop auswählen und öffnen
21.1	218	1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Ziffer 4: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
15.1	219	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
13.1	220
15.1	221	(% style="list-style-type:circle" %)
13.1	222	* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
	223
14.1	224	= Löschvorgang einer Aktivität =
13.1	225
	226	== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
	227
	228	Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
	229
	230	* Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
	231	* Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eben diese Aktivität löschen
	232
	233	(% class="box infomessage" %)
	234	(((
	235	Das Löschen von Aktivitäten kann man schon beim Schritt der Aktivitätsvorlagen steuern.
	236	In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten nur noch für den base4IT-Support möglich machen:
	237	- Entsprechende Checkbox setzen (Revisionssicherheit)
	238	- Checkbox Löschen erlaubt = Nein wurde gesetzt
	239	)))
	240
	241
	242
14.1	243	== Aktivität löschen ==
10.1	244
11.1	245	1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
10.1	246
15.1	247	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	248	* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
10.1	249
15.1	250	(% start="2" %)
11.1	251	1. Button Löschen anklicken
10.1	252
15.1	253	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	254	* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
10.1	255
11.1	256	xxx
	257
	258
	259
	260
	261
	262
	263
3.1	264	xx
2.1	265
3.1	266
	267
	268
	269
	270
	271
	272
	273
2.1	274	xx
	275
	276
	277
	278
	279
	280
	281
	282
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	284
	285
	286
	287	xx
	288
	289
	290
	291
	292
	293
	294
	295
	296
	297
	298	xx