Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 44.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 08:58

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
	8	= Bedeutung von Aktivitäten =
	9
	10	Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
	11	Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
	12	Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.
	13
3.1	14	= Aktivitätstypen =
	15
4.1	16	[[image:Aktivitäten_Optionen.png\|\|height="408" style="float:left" width="319"]]
3.1	17
	18	(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
	19	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
	20	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:1080px" %)Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen.
	21	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert.
	22	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
	23	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt.
	24	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen.
19.1	25	Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
3.1	26	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen.
	27	\|(% style="width:78px" %)7\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten.
	28	\|(% style="width:78px" %)8\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen.
	29
39.1	30
	31
	32
	33
	34
	35
3.1	36	= Aktivität erstellen =
	37
23.1	38	1. + Icon auswählen
3.1	39
15.1	40	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	41	* Die Aktivitäten werden gelistet.
	42
15.1	43	(% start="2" %)
3.1	44	1. Gewünschte Aktivität auswählen
	45	1. Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
	46	1. Betreff angeben
15.1	47	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
3.1	48
15.1	49	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	50	* Eine neue Aktivität wird erstellt.
	51
41.1	52	(% class="box infomessage" %)
	53	(((
	54	Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine Aktivitätsvorlage erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
	55	Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
	56	)))
	57
9.1	58	== Checkliste erstellen ==
2.1	59
9.1	60	1. (((
	61	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	62
	63	(((
5.1	64	(% style="float:right" %)
	65	[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png\|\|height="278" width="485"]]
	66	)))
9.1	67	)))
5.1	68
15.1	69	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	70	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
	71
15.1	72	(% start="2" %)
5.1	73	1. Option Checkliste auswählen
	74
15.1	75	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	76	* Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
	77
15.1	78	(% start="3" %)
5.1	79	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	80	1. Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
	81	1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
	82	1. Thema für Checkliste eingeben
	83	1. Auf + Icon klicken
	84
15.1	85	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	86	* Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
	87
15.1	88	(% start="8" %)
5.1	89	1. Weiteres freies Feld ausfüllen
38.1	90	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
5.1	91
15.1	92	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	93	* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
	94
6.1	95	[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png\|\|height="535" style="float:left" width="564"]]
2.1	96
6.1	97	(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
	98	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
	99	\|(% style="width:75px" %)0\|(% style="width:840px" %)Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
	100	Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
	101	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:840px" %)Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
	102	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:840px" %)Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
	103	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:840px" %)Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird.
	104	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde.
	105	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
	106	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:840px" %)Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld.
	107	\|(% style="width:75px" %)7\|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
	108	\|(% style="width:75px" %)8\|(% style="width:840px" %)Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
	109	\|(% style="width:75px" %)9\|(% style="width:840px" %)Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität.
2.1	110
37.1	111
	112
	113
	114
	115
	116
	117
39.1	118	== Brief erstellen ==
37.1	119
38.1	120	1. (((
	121	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	122	)))
2.1	123
38.1	124	(% style="list-style-type:circle" %)
	125	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
2.1	126
38.1	127	(% start="2" %)
	128	1. Option Brief auswählen
37.1	129
38.1	130	(% style="list-style-type:circle" %)
	131	* Eingabeformular für die Neuanlage eines Briefs wird geöffnet.
	132
	133	(% start="3" %)
	134	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	135	1. Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
41.1	136	1. Optional eine Dokumentvorlage vom Typ Brief auswählen
38.1	137	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
	138
	139	(% style="list-style-type:circle" %)
	140	* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
	141
41.1	142	== E-Mail erstellen und versenden ==
37.1	143
38.1	144	1. (((
	145	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	146	)))
37.1	147
38.1	148	(% style="list-style-type:circle" %)
	149	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
37.1	150
38.1	151	(% start="2" %)
	152	1. Option E-Mail auswählen
37.1	153
38.1	154	(% style="list-style-type:circle" %)
	155	* Eingabeformular für die Neuanlage einer E-Mail wird geöffnet.
37.1	156
38.1	157	(% start="3" %)
	158	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
41.1	159	1. Pflichtfeld Von ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
38.1	160	1. Pflichtfeld An ausfüllen
	161	1. Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
41.1	162	1. Optional eine Dokumentvorlage vom Typ E-Mail auswählen
	163	1. Auf Sende-Icon rchts unten versendet man die E-Mail
38.1	164	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
	165
	166	(% style="list-style-type:circle" %)
	167	* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
	168
39.1	169	== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
37.1	170
38.1	171	1. (((
	172	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	173	)))
37.1	174
38.1	175	(% style="list-style-type:circle" %)
	176	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
37.1	177
38.1	178	(% start="2" %)
	179	1. Option Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe auswählen
37.1	180
38.1	181	(% style="list-style-type:circle" %)
	182	* Eingabeformular für die Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird geöffnet.
37.1	183
38.1	184	(% start="3" %)
	185	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	186	1. Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
	187	1. Festlegen, wann (Am) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (Bis)
	188	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
37.1	189
38.1	190	(% style="list-style-type:circle" %)
	191	* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
37.1	192
38.1	193	(% class="box infomessage" %)
	194	(((
	195	Tipp:
	196	Durch zusätzliche Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man Rahmenbedingungen noch genauer festlegen.
	197	So kann man beispielsweise bei der E-Mail einen konkreten Absender und Empfänger festlegen, den Brief bei der Aktivität Brief hingegen kann man ausdrucken.
	198	Möchte man für bestimmte Aufgaben oder Termine eine bestimmte Frist hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster Am und Bis einrichten.
	199	)))
	200
27.1	201	= Weitere Funktionen einer Aktivität =
2.1	202
10.1	203	[[image:Screenshot (968).png\|\|height="325" style="float:left" width="576"]]
2.1	204
10.1	205	(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
	206	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
28.1	207	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:830px" %)Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
	208	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:830px" %)Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
	209	Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
	210	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:830px" %)(((
32.1	211	Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
30.1	212	Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
28.1	213	)))
10.1	214	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen.
	215	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:830px" %)Eine Druckansicht zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
	216	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:830px" %)Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun.
2.1	217
22.1	218	= Aktivitätsvorlagen erstellen =
	219
26.1	220	Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
	221	Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
	222
23.1	223	1. Begriff Aktivitätsvorlagen in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
22.1	224	(% style="float:right" %)
	225	[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png\|\|height="294" width="519"]]
	226	)))
	227
	228	(% style="list-style-type:circle" %)
	229	* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
	230
	231	(% start="2" %)
	232	1. Suchergebnis Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen doppelklicken
	233
	234	(% style="list-style-type:circle" %)
	235	* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
	236
	237	(% start="3" %)
	238	1. + Icon rechts unten auswählen
	239
	240	(% style="list-style-type:circle" %)
	241	* Das Eingabeformular für Neuanlage Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
	242
	243	(% start="4" %)
	244	1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
23.1	245	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	246
	247	(% style="list-style-type:circle" %)
	248	* Ein Texteditor zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
	249
	250	(% start="6" %)
	251	1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
23.1	252	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	253
	254	(% style="list-style-type:circle" %)
	255	* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
	256
31.1	257	= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
	258
34.1	259	1. In Mein Desktop das + Icon anklicken
31.1	260
34.1	261	(% style="list-style-type:circle" %)
	262	* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
31.1	263
34.1	264	(% start="2" %)
	265	1. Auf Option Vorlagen gehen
31.1	266
34.1	267	(% style="list-style-type:circle" %)
	268	* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
31.1	269
34.1	270	(% start="3" %)
	271	1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
31.1	272
34.1	273	(% style="list-style-type:circle" %)
	274	* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
31.1	275
34.1	276	(% start="4" %)
	277	1. Eingaben tätigen
	278	1. Auf Disketten Icon Speichern klicken
31.1	279
34.1	280	(% style="list-style-type:circle" %)
	281	* Die Aktivität wird erstellt.
31.1	282
	283	= Aktivität weiterleiten =
	284
34.1	285	1. In Mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
31.1	286
34.1	287	(% style="list-style-type:circle" %)
	288	* Die Aktivität wird geöffnet.
31.1	289
34.1	290	(% start="2" %)
	291	1. Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
31.1	292
34.1	293	(% style="list-style-type:circle" %)
	294	* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
31.1	295
34.1	296	(% start="3" %)
	297	1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
	298	1. Auswahl mit OK-Button bestätigen
31.1	299
14.1	300	= Aktivität erledigen =
10.1	301
15.1	302	1. Gewünschte Aktivität in Mein Desktop auswählen und öffnen
21.1	303	1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Ziffer 4: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
15.1	304	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
13.1	305
15.1	306	(% style="list-style-type:circle" %)
13.1	307	* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
	308
14.1	309	= Löschvorgang einer Aktivität =
13.1	310
	311	== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
	312
	313	Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
	314
40.1	315	* Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
13.1	316	* Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eben diese Aktivität löschen
40.1	317	* Einstellung in der Aktivitätsvorlage (Revisionsicherheit) Checkbox Löschen erlaubt = Nein wurde gesetzt
13.1	318
14.1	319	== Aktivität löschen ==
10.1	320
11.1	321	1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
10.1	322
15.1	323	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	324	* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
10.1	325
15.1	326	(% start="2" %)
11.1	327	1. Button Löschen anklicken
10.1	328
15.1	329	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	330	* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
10.1	331
40.1	332