010.6 Aktivitäten
Version 58.1 von Katharina Prummer am 2024/06/06 13:12
Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
Bedeutung von Aktivitäten
Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.
Aktivitätstypen
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen. |
| 2 | Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert. |
| 3 | Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. |
| 4 | Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt. |
| 5 | In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen. Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: Anwendungsbeispiel Checkliste). |
| 6 | Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen. |
| 7 | Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten. |
| 8 | Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen. |
Aktivität erstellen
- + Icon auswählen
- Die Aktivitätstypen werden gelistet.
- Gewünschte Aktivität auswählen
- Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
- Betreff angeben
- Auf Diskette-Icon Speichern klicken
- Eine neue Aktivität wird erstellt.
Checkliste erstellen
+ Icon unter Aktivitäten anklicken
Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen"
- Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
- Option Checkliste auswählen
- Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
- Pflichtfeld Betreff eingeben
- Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
- In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
- Thema für Checkliste eingeben
- Auf + Icon klicken
- Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
- Weiteres freies Feld ausfüllen
- Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
- Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 0 | Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden. Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt. |
| 1 | Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. |
| 2 | Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt. |
| 3 | Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird. |
| 4 | Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde. |
| 5 | Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein. |
| 6 | Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld. |
| 7 | Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man hier. |
| 8 | Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. |
| 9 | Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität. |
Brief erstellen
+ Icon unter Aktivitäten anklicken
- Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
- Option Brief auswählen
- Eingabeformular für die Neuanlage eines Briefs wird geöffnet.
- Pflichtfeld Betreff eingeben
- Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
- Optional eine Dokumentvorlage vom Typ Brief auswählen
- Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
- Der Brief wird gespeichert und angelegt.
E-Mail erstellen und versenden
+ Icon unter Aktivitäten anklicken
- Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
- Option E-Mail auswählen
- Eingabeformular für die Neuanlage einer E-Mail wird geöffnet.
- Pflichtfeld Betreff eingeben
- Pflichtfeld Von ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
- Pflichtfeld An ausfüllen
- Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
- Optional eine Dokumentvorlage vom Typ E-Mail auswählen
- Auf Sende-Icon rechts unten versendet man die E-Mail
- Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
- Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen
+ Icon unter Aktivitäten anklicken
- Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
- Option Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe auswählen
- Eingabeformular für die Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird geöffnet.
- Pflichtfeld Betreff eingeben
- Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
- Festlegen, wann (Am) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (Bis)
- Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
- Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
Weitere Funktionen einer Aktivität
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung. |
| 2 | Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. |
| 3 | Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt weiterleiten. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist. |
| 4 | Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen. |
| 5 | Eine Druckansicht zur jeweiligen Aktivität findet man hier. |
| 6 | Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun. |
Aktivität weiterleiten
- In Mein Desktop oder aus den anderen Desktops auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
- Die Aktivität wird geöffnet.
- Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer 3)
- Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
- Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
- Auswahl mit OK-Button bestätigen
Aktivität erledigen
- n Mein Desktop oder aus den anderen Desktops auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
- Häkchen bei Erledigt setzen
- Auf Diskette-Icon Speichern klicken
- Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
Aktivitätsvorlagen erstellen
Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
- Begriff Aktivitätsvorlagen in Schnellsuche eingeben
Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder
- Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
- Suchergebnis Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen doppelklicken
- Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
- + Icon rechts unten auswählen
- Das Eingabeformular für Neuanlage Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
- Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
- Auf Disketten-Icon Speichern klicken
- Ein Texteditor zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
- Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
- Auf Disketten-Icon Speichern klicken
- Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen
- In Mein Desktop das + Icon anklicken
- Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
- Auf Option Vorlagen gehen
- Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
- Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
- Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
- Eingaben tätigen
- Auf Disketten Icon Speichern klicken
- Die Aktivität wird erstellt.
Aktivität suchen
- Gewünschtes Modul auswählen
- In der Übersicht gewünschten Kontakt, Förderung etc. doppelklicken
- In der rechten Hälfte des Desktops im Bereich Aktivitäten das Lupen-Icon anklicken
- In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
- Enter-Taste drücken
- Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
Löschvorgang einer Aktivität
Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität
Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
- Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
- Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eben diese Aktivität löschen
- Einstellung in der Aktivitätsvorlage (Revisionsicherheit) Checkbox Löschen erlaubt = Nein wurde gesetzt
Aktivität löschen
- In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
- Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
- Button Löschen anklicken
- Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.