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Änderungen von Dokument 010.8 Import Kontakte

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/08/20 08:53
Von Version 32.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/12/19 10:21
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Auf Version 24.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/04/05 14:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -19,6 +19,9 @@
19 19  Auf Pfeile neben Modul **Import **klicken
20 20  )))
21 21  
22 +(% style="float:right" %)
23 +[[Das Fenster von Schritt 4 und 5 im Überblick: Auswahl, was man aus welcher Datei schließlich importieren möchte.>>image:Excel_Import_Look.png||height="210" width="653"]]
24 +
22 22  (% style="list-style-type:circle" %)
23 23  * Die Menüpunkte vom Modul **Import **werden sichtbar.
24 24  
... ... @@ -78,13 +78,13 @@
78 78  (% style="width:1115px" %)
79 79  |=Nummer|=(% style="width: 1036px;" %)Beschreibung
80 80  |**1**|(% style="width:1036px" %)Über den **Start**-Button startet man den Excel-Import.
81 -|**2**|(% style="width:1036px" %)Sobald der Import erfolgt ist, wird ein **Protokoll erstellt **welches man einsehen kann. In diesem wird mit Startzeitpunkten und Dauer jeder einzelne Schritt aufgeführt, den das System bei der Prüfung durchgegangen ist. Links unten kann man auch durch Häkchen setzen festlegen, ob man sich Informationen, Fehler oder Warnungen anzeigen lassen will oder ob eine Filterzeile vorhanden sein soll.
84 +|**2**|(% style="width:1036px" %)Sobald der Import erfolgt ist, wird ein **Protokoll erstellt **welches über diesen Button aufgerufen wird. WAS WIRD IM PROTOKOLL AUSGEGEBEN?
82 82  |**3**|(% style="width:1036px" %)(((
83 -Jeder Import prüft automatisch Dubletten. Diese Prüfung kann aber auch separat vor dem Start des Imports getätigt werden.
84 -Die Erkennung der **Dubletten **führt man über diesen Button aus. Bei einer Dublettenprüfung wird überprüft, ob bereits etwas importiert ist, das aber schon im System drin ist. Findet das System bei der Prüfung eine Dublette, informiert eine Meldung darüber, dass eine oder mehrere Dubletten vorlagen und hebt diese im System gelb hervor. Bei Organisationen und Haushalten wird die Bezeichnung geprüft und bei Personen Vor- und Nachname.
86 +Jeder Import prüft automatisch Dubletten. Diese Prüfung kann aber auch seperat vor dem Start des Imports getätigt werden.
87 +Die Erkennung der **Dubletten **führt man über diesen Button aus. WAS GENAU PASSIERT DANN?
85 85  )))
86 86  |**4**|(% style="width:1036px" %)(((
87 -Klickt man diesen Button an, öffnen sich die [[**Optionen**>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/#HOptionenExcel-ImportderKontakteimDetail]]. Man kann nach einer Excel-Datei suchen oder ein bestimmtes Tabellenblatt aussuchen.
90 +Klickt man diesen Button an, öffnen sich die **Optionen**. Man kann nach einer Excel-Datei suchen oder ein bestimmtes Tabellenblatt aussuchen.
88 88  Außerdem kann man festlegen, in welcher Zeile die Überschriften stehen sollen, ab welcher Zeile der Import beginnt und ob man 1904-Datenwerte verwenden möchte (In diesem Fall muss man ein Häkchen bei dem Kästchen setzen).
89 89  
90 90  Bezüglich der **1904-Datenwerte** ist zu **beachten**, dass die Option genauso gesetzt werden muss wie die gleichnamige Option im Excelblatt.
... ... @@ -91,11 +91,12 @@
91 91  Beachtet man diese Regel nicht, so sind die Datumeinträge später um 4 Jahre und 1 Tag verschoben.
92 92  Dies ist besonders dann wichtig, wenn man mit einem Apple-Rechner arbeitet.
93 93  )))
94 -|**5**|(% style="width:1036px" %)Hierüber gelangt man zu den **Feldzuordnungen**. Hier bestimmt man, welche Spalten aus der Excel-Datei mit welchen Felder in der Anwendung  entsprechen sollen. Zusatzfelder kann man hier ebenfalls zuordnen. **Bevor **die Option Feldzuordnungen jedoch verfügbar wird, muss man **mindestens einmal **den Import der **abgespeichert **haben.
95 -|**6**|(% style="width:1036px" %)Über diesen Menüpunkt kann man noch die **Zusatzfelder auswählen**, die man hinzufügen möchte. Die Zusatzfelder müssen zuerst in der Anwendung definiert werden. [[Zusatzfelder>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HZusatzfelder]] findet man via [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].
96 -|**7**|(% style="width:1036px" %)In der **Prüfung **testet das System, ob alle Einstellungen in Ordnung sind. Dabei arbeitet sich die Prüfung eine Checkliste durch. Unter anderem wird das Nummernschema für die Kontakttypen und die Feldzuordnungen geprüft. Die Analyse/Prüfung startet man mit dem Button **Prüfung**. Außerdem kann man sich mit dem Button **Protokoll **ein Protokoll über die Prüfung anzeigen lassen.
97 +|**5**|(% style="width:1036px" %)Hierüber gelangt man zu den **Feldzuordnungen**. Hier bestimmt man, welche Tabellen aus der eigenen Excel-Datei den Spalten aus der Ansicht entsprechen sollen. Zusatzfelder kann man hier ebenfalls zuordnen. **Bevor **die Option Feldzuordnungen jedoch verfügbar wird, muss man **mindestens einmal **den Import der Zuwendungen im Windows Client **abgespeichert **haben.
98 +|**6**|(% style="width:1036px" %)Über diesen Menüpunkt kann man noch die **Zusatzfelder auswählen**, die man im System hat und durch den Import befüllen möchte.
99 +|**7**|(% style="width:1036px" %)In der **Analyse (nun Prüfung) **testet das System, ob alle Einstellungen in Ordnung sind. Dabei arbeitet sich die Prüfung eine Checkliste durch. Unter anderem wird das Nummernschema für die Kontakttypen und die Feldzuordnungen geprüft. Die Analyse/Prüfung startet man mit dem Button **Prüfung starten**. Außerdem kann man sich mit dem Button **Protokoll **ein Protokoll über die Prüfung anzeigen lassen.
97 97  |**8**|(% style="width:1036px" %)Über **Dokumentation **kann man sich eine PDF über die Möglichen Felder die Importiert werden können und deren Vorgaben anzeigen lassen.
98 98  
102 +
99 99  = Optionen Excel-Import der Kontakte im Detail =
100 100  
101 101  [[image:Excel_Import_Optionen.png||height="426" width="933"]]
... ... @@ -103,7 +103,7 @@
103 103  (% style="width:930px" %)
104 104  |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 853px;" %)Beschreibung
105 105  |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:853px" %)Hierüber wählt man das **Tabellenblatt **aus, das man importieren möchte. Über den Drop Down Pfeil lassen sich alle möglichen Tabellenblätter ansehen, die für den Import in Frage kommen würden.
106 -|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:853px" %)Hier fügt man die Zeile ein, in der **Überschriften **in der Excel-Datei stehen.
110 +|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:853px" %)Hier fügt man die Zeile ein, in der **Überschriften **stehen.
107 107  |(% style="width:72px" %)**3**|(% style="width:853px" %)**Ab **welcher **Zeile **der Import beginnen soll, wird hier eingetragen.
108 108  |(% style="width:72px" %)**4**|(% style="width:853px" %)(((
109 109  Hier kann man die **1904-Datumswerte** verwenden.
... ... @@ -113,26 +113,13 @@
113 113  Besonders wichtig ist dieser Hinweis, wenn das Excelblatt auf einem Apple Rechner erstellt wurde.
114 114  )))
115 115  
116 -Dublettenprüfung vor dem Import
117 117  
118 -x Auf was prüfen wir?
119 119  
120 -x Wie zeigen wir es an wenn eine Dublette gefunden wird?
121 121  
122 -x
123 123  
124 124  
125 -Dublettenprüfung wären des Importes
126 126  
127 -x Was passiert wenn ich Kontakte importiere die bereits im System sind? Wir wird mir das nach dem Import angezigt?
128 128  
129 -x
130 130  
131 -Organisation werden anhand der Bezeichnung geprüft und erkannt
132 132  
133 -* Personen anhand von Vorname + Nachname
134 -* E-Mail Adresse
135 -* Postalische Adresse
136 -
137 -
138 -
129 +xx