Wiki-Quellcode von 010.8 Import Kontakte

Version 24.1 von Katharina Prummer am 2024/04/05 14:53

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
5.1	3	Der Menüpunkt Import Kontakte im Überblick:
2.1	4
	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
18.1	8	(% class="box warningmessage" %)
	9	(((
	10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	11	)))
	12
6.1	13	= Kontakte via Excel importieren =
2.1	14
11.1	15	Möchte man die Zuwendungen via Excel importieren, sollte die Excelliste einem bestimmten Aufbau folgen.
13.1	16	Eine Musterdatei befindet sich bei den Anhängen dieser Wiki-Seite (Dateiname: [[20230828_Aufbau_ Datenfelder_ Import_Kontakte.xlsx>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/download/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/WebHome/20230828_Aufbau_%20Datenfelder_%20Import_Kontakte.xlsx?rev=1.1]])
11.1	17
2.1	18	1. (((
	19	Auf Pfeile neben Modul Import klicken
	20	)))
	21
	22	(% style="float:right" %)
	23	[[Das Fenster von Schritt 4 und 5 im Überblick: Auswahl, was man aus welcher Datei schließlich importieren möchte.>>image:Excel_Import_Look.png\|\|height="210" width="653"]]
	24
	25	(% style="list-style-type:circle" %)
	26	* Die Menüpunkte vom Modul Import werden sichtbar.
	27
4.1	28	(% start="2" %)
2.1	29	1. Menüpunkt Excel-Import auswählen
	30
	31	(% style="list-style-type:circle" %)
	32	* Ein Fenster zur Auswahl des Importes wird geöffnet.
	33
4.1	34	(% start="3" %)
2.1	35	1. Auf das + Icon klicken
	36
	37	(% style="list-style-type:circle" %)
	38	* Das Suchfenster Neuer Excel-Import wird geöffnet.
	39
4.1	40	(% start="4" %)
2.1	41	1. Bei den Auswahloptionen die Option Kontakte auswählen
	42	1. In der Zeile Suchzeile auf Durchsuchen klicken
	43
	44	(% style="list-style-type:circle" %)
	45	* Die Ordner des Explorers werden angezeigt.
	46
4.1	47	(% start="6" %)
2.1	48	1. Gewünschte Datei auswählen
	49
	50	(% style="list-style-type:circle" %)
15.1	51	* Die Excel-Datei wird in der b4-Anwendung geöffnet und ist nun für weitere Einstellungen bereit.
7.1	52
15.1	53	(% start="7" %)
16.1	54	1. Jetzt muss die Feldzuordnung getätigt werden
19.1	55	1. Disketten-Icon Speichern klicken
	56	1. Neuanlage-Importdefinition eintragen
	57	1. Mit Ok-Button bestätigen
	58	1. Button Feldzuordnungen klicken
	59	1. Gewünschte Feldzuordnungen via Dropdown den jeweiligen Excelspalten zuordnen
	60	1. Eingaben mit OK-Button bestätigen
7.1	61
19.1	62	(% style="list-style-type:circle" %)
	63	* Die Anzahl der gemachten Feldzuordnungen wird nun im Button Feldzuordnungen in Klammern angezeigt.
	64
	65	(% start="14" %)
	66	1. Auf Play-Start-Button links unten klicken
	67
	68	(% style="list-style-type:circle" %)
	69	* Die Job-Status-Anzeige wird angezeigt.
	70	* Informationen über Warnungen, Fehler, Endzeitpunkt werden angezeigt.
	71
	72	(% start="15" %)
	73	1. Auf Beenden-Button rechts unten des Fensters Job-Status-Anzeige klicken
	74
16.1	75	Im Kapitel unterhalb sind noch weitere Optionen erläutert.
	76
15.1	77	= Optionen Excel-Import der Kontakte =
	78
8.1	79	[[image:image-20231102095237-1.png]]
7.1	80
22.1	81	(% style="width:1115px" %)
	82	\|=Nummer\|=(% style="width: 1036px;" %)Beschreibung
	83	\|1\|(% style="width:1036px" %)Über den Start-Button startet man den Excel-Import.
24.1	84	\|2\|(% style="width:1036px" %)Sobald der Import erfolgt ist, wird ein Protokoll erstellt welches über diesen Button aufgerufen wird. WAS WIRD IM PROTOKOLL AUSGEGEBEN?
22.1	85	\|3\|(% style="width:1036px" %)(((
7.1	86	Jeder Import prüft automatisch Dubletten. Diese Prüfung kann aber auch seperat vor dem Start des Imports getätigt werden.
24.1	87	Die Erkennung der Dubletten führt man über diesen Button aus. WAS GENAU PASSIERT DANN?
7.1	88	)))
23.1	89	\|4\|(% style="width:1036px" %)(((
	90	Klickt man diesen Button an, öffnen sich die Optionen. Man kann nach einer Excel-Datei suchen oder ein bestimmtes Tabellenblatt aussuchen.
	91	Außerdem kann man festlegen, in welcher Zeile die Überschriften stehen sollen, ab welcher Zeile der Import beginnt und ob man 1904-Datenwerte verwenden möchte (In diesem Fall muss man ein Häkchen bei dem Kästchen setzen).
	92
	93	Bezüglich der 1904-Datenwerte ist zu beachten, dass die Option genauso gesetzt werden muss wie die gleichnamige Option im Excelblatt.
	94	Beachtet man diese Regel nicht, so sind die Datumeinträge später um 4 Jahre und 1 Tag verschoben.
	95	Dies ist besonders dann wichtig, wenn man mit einem Apple-Rechner arbeitet.
	96	)))
22.1	97	\|5\|(% style="width:1036px" %)Hierüber gelangt man zu den Feldzuordnungen. Hier bestimmt man, welche Tabellen aus der eigenen Excel-Datei den Spalten aus der Ansicht entsprechen sollen. Zusatzfelder kann man hier ebenfalls zuordnen. Bevor die Option Feldzuordnungen jedoch verfügbar wird, muss man mindestens einmal den Import der Zuwendungen im Windows Client abgespeichert haben.
24.1	98	\|6\|(% style="width:1036px" %)Über diesen Menüpunkt kann man noch die Zusatzfelder auswählen, die man im System hat und durch den Import befüllen möchte.
22.1	99	\|7\|(% style="width:1036px" %)In der Analyse (nun Prüfung) testet das System, ob alle Einstellungen in Ordnung sind. Dabei arbeitet sich die Prüfung eine Checkliste durch. Unter anderem wird das Nummernschema für die Kontakttypen und die Feldzuordnungen geprüft. Die Analyse/Prüfung startet man mit dem Button Prüfung starten. Außerdem kann man sich mit dem Button Protokoll ein Protokoll über die Prüfung anzeigen lassen.
24.1	100	\|8\|(% style="width:1036px" %)Über Dokumentation kann man sich eine PDF über die Möglichen Felder die Importiert werden können und deren Vorgaben anzeigen lassen.
7.1	101
20.1	102
	103	= Optionen Excel-Import der Kontakte im Detail =
	104
21.1	105	[[image:Excel_Import_Optionen.png\|\|height="426" width="933"]]
20.1	106
21.1	107	(% style="width:930px" %)
	108	\|=(% style="width: 72px;" %)Nummer\|=(% style="width: 853px;" %)Beschreibung
	109	\|(% style="width:72px" %)1\|(% style="width:853px" %)Hierüber wählt man das Tabellenblatt aus, das man importieren möchte. Über den Drop Down Pfeil lassen sich alle möglichen Tabellenblätter ansehen, die für den Import in Frage kommen würden.
	110	\|(% style="width:72px" %)2\|(% style="width:853px" %)Hier fügt man die Zeile ein, in der Überschriften stehen.
	111	\|(% style="width:72px" %)3\|(% style="width:853px" %)Ab welcher Zeile der Import beginnen soll, wird hier eingetragen.
	112	\|(% style="width:72px" %)4\|(% style="width:853px" %)(((
	113	Hier kann man die 1904-Datumswerte verwenden.
	114	Wichtig:
	115	Diese Option muss unbedingt genau so wie die gleichnamige Option im Excelblatt gesetzt werden,
	116	Andernfalls sind die Datumseinträge später um 4 Jahre und 1 Tag verschoben.
	117	Besonders wichtig ist dieser Hinweis, wenn das Excelblatt auf einem Apple Rechner erstellt wurde.
	118	)))
20.1	119
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	129	xx