010.8 Import Kontakte

Version 31.1 von Katharina Prummer am 2024/12/19 09:50

Der Menüpunkt Import Kontakte im Überblick:

Kontakte via Excel importieren
Optionen Excel-Import der Kontakte
Optionen Excel-Import der Kontakte im Detail

Ab Version V23.2SP00 verfügbar

Kontakte via Excel importieren

Möchte man die Zuwendungen via Excel importieren, sollte die Excelliste einem bestimmten Aufbau folgen.
Eine Musterdatei befindet sich bei den Anhängen dieser Wiki-Seite (Dateiname: 20230828_Aufbau_ Datenfelder_ Import_Kontakte.xlsx)

Auf Pfeile neben Modul Import klicken

Die Menüpunkte vom Modul Import werden sichtbar.

Menüpunkt Excel-Import auswählen

Ein Fenster zur Auswahl des Importes wird geöffnet.

Auf das + Icon klicken

Das Suchfenster Neuer Excel-Import wird geöffnet.

Bei den Auswahloptionen die Option Kontakte auswählen
In der Zeile Suchzeile auf Durchsuchen klicken

Die Ordner des Explorers werden angezeigt.

Gewünschte Datei auswählen

Die Excel-Datei wird in der b4-Anwendung geöffnet und ist nun für weitere Einstellungen bereit.

Jetzt muss die Feldzuordnung getätigt werden
Disketten-Icon Speichern klicken
Neuanlage-Importdefinition eintragen
Mit Ok-Button bestätigen
Button Feldzuordnungen klicken
Gewünschte Feldzuordnungen via Dropdown den jeweiligen Excelspalten zuordnen
Eingaben mit OK-Button bestätigen

Die Anzahl der gemachten Feldzuordnungen wird nun im Button Feldzuordnungen in Klammern angezeigt.

Auf Play-Start-Button links unten klicken

Die Job-Status-Anzeige wird angezeigt.
Informationen über Warnungen, Fehler, Endzeitpunkt werden angezeigt.

Auf Beenden-Button rechts unten des Fensters Job-Status-Anzeige klicken

Im Kapitel unterhalb sind noch weitere Optionen erläutert.

Optionen Excel-Import der Kontakte

Nummer	Beschreibung
1	Über den Start-Button startet man den Excel-Import.
2	Sobald der Import erfolgt ist, wird ein Protokoll erstellt welches man einsehen kann. In diesem wird mit Startzeitpunkten und Dauer jeder einzelne Schritt aufgeführt, den das System bei der Prüfung durchgegangen ist. Links unten kann man auch durch Häkchen setzen festlegen, ob man sich Informationen, Fehler oder Warnungen anzeigen lassen will oder ob eine Filterzeile vorhanden sein soll.
3	Jeder Import prüft automatisch Dubletten. Diese Prüfung kann aber auch separat vor dem Start des Imports getätigt werden. Die Erkennung der Dubletten führt man über diesen Button aus. Bei einer Dublettenprüfung wird überprüft, ob bereits etwas importiert ist, das aber schon im System drin ist. Findet das System bei der Prüfung eine Dublette, informiert eine Meldung darüber, dass eine oder mehrere Dubletten vorlagen und hebt diese im System gelb hervor. Bei Organisationen und Haushalten wird die Bezeichnung geprüft und bei Personen Vor- und Nachname.
4	Klickt man diesen Button an, öffnen sich die Optionen. Man kann nach einer Excel-Datei suchen oder ein bestimmtes Tabellenblatt aussuchen. Außerdem kann man festlegen, in welcher Zeile die Überschriften stehen sollen, ab welcher Zeile der Import beginnt und ob man 1904-Datenwerte verwenden möchte (In diesem Fall muss man ein Häkchen bei dem Kästchen setzen). Bezüglich der 1904-Datenwerte ist zu beachten, dass die Option genauso gesetzt werden muss wie die gleichnamige Option im Excelblatt. Beachtet man diese Regel nicht, so sind die Datumeinträge später um 4 Jahre und 1 Tag verschoben. Dies ist besonders dann wichtig, wenn man mit einem Apple-Rechner arbeitet.
5	Hierüber gelangt man zu den Feldzuordnungen. Hier bestimmt man, welche Spalten aus der Excel-Datei mit welchen Felder in der Anwendung entsprechen sollen. Zusatzfelder kann man hier ebenfalls zuordnen. Bevor die Option Feldzuordnungen jedoch verfügbar wird, muss man mindestens einmal den Import der abgespeichert haben.
6	Über diesen Menüpunkt kann man noch die Zusatzfelder auswählen, die man hinzufügen möchte. Die Zusatzfelder müssen zuerst in der Anwendung definiert werden. Zusatzfelder findet man via Schnellsuche.
7	In der Prüfung testet das System, ob alle Einstellungen in Ordnung sind. Dabei arbeitet sich die Prüfung eine Checkliste durch. Unter anderem wird das Nummernschema für die Kontakttypen und die Feldzuordnungen geprüft. Die Analyse/Prüfung startet man mit dem Button Prüfung. Außerdem kann man sich mit dem Button Protokoll ein Protokoll über die Prüfung anzeigen lassen.
8	Über Dokumentation kann man sich eine PDF über die Möglichen Felder die Importiert werden können und deren Vorgaben anzeigen lassen.

Optionen Excel-Import der Kontakte im Detail

Nummer	Beschreibung
1	Hierüber wählt man das Tabellenblatt aus, das man importieren möchte. Über den Drop Down Pfeil lassen sich alle möglichen Tabellenblätter ansehen, die für den Import in Frage kommen würden.
2	Hier fügt man die Zeile ein, in der Überschriften in der Excel-Datei stehen.
3	Ab welcher Zeile der Import beginnen soll, wird hier eingetragen.
4	Hier kann man die 1904-Datumswerte verwenden. Wichtig: Diese Option muss unbedingt genau so wie die gleichnamige Option im Excelblatt gesetzt werden, Andernfalls sind die Datumseinträge später um 4 Jahre und 1 Tag verschoben. Besonders wichtig ist dieser Hinweis, wenn das Excelblatt auf einem Apple Rechner erstellt wurde.

Dublettenprüfung vor dem Import

x Auf was prüfen wir?

x Wie zeigen wir es an wenn eine Dublette gefunden wird?

Dublettenprüfung wären des Importes

x Was passiert wenn ich Kontakte importiere die bereits im System sind? Wir wird mir das nach dem Import angezigt?